推进高校数字档案室建设的思考

施舰航

关键词：高校；数字档案室；建设；信息化

  一、引言

  （一）研究背景

数字档案室的兴起带来了电子化存储和全文搜索等新增值服务，为高校信息管理注入了新的活力。然而，数字档案室的建设并非一帆风顺，面临着一系列挑战。在数字档案室的可持续发展方面，长期维护、更新、适应环境变化都需要认真思考和解决。

  （二）研究目的

数字档案室的建设需要深入研究构建要素、数字化档案过程以及服务功能与应用。通过系统性的研究与改进，数字档案室将更好地適应数字技术的快速发展，提升管理效率和服务水平，为信息管理领域带来更加先进和智能的解决方案。

  二、数字档案室建设方法

（一）信息技术基础设施：数字档案室的建设是数字化时代信息管理的重要一环，而其信息技术基础设施的合理构建至关重要。首先，是建立一个完备的硬件基础，包括高性能服务器、大容量存储设备以及稳定的网络设施。服务器的选择应考虑处理速度、扩展性和安全性，以确保数字档案的高效存储和检索。大容量的存储设备能够应对日益增长的数字档案数据量，确保长期稳定的数据存储。其次，在信息技术基础设施中，网络的建设更是至关重要。一个高效、稳定的网络是数字档案室正常运作的基石，可以实现远程访问、协同办公等功能，提升工作效率。

（二）数据安全与保护数字档案室的建设是一项涉及大量敏感信息的任务，因此数据安全与保护至关重要。首先，建设者应采用先进的加密技术，确保数字档案在传输和存储过程中得到有效保护，防范信息被非法获取和篡改的风险。此外，建设数字档案室时，应制定完善的权限管理系统，确保只有经过授权的人员才能访问特定信息。

（三）数字化协作与共享高校数字档案室建设的核心方法之一是数字化协作与共享，这得益于信息技术的迅猛发展，使得数字档案室建设成为高校亟需应对的紧迫任务。通过采用扫描、拍摄等方式将纸质档案转化为数字格式，不仅提高了管理效率，也为建立数字化档案管理系统奠定了基础，实现了档案的集中管理和统一共享。这一系统不仅使得各部门能够高效管理自身的档案信息，更实现了部门间的共享。

  三、数字档案室建设影响因素

（一）组织文化数字档案室建设涉及众多因素，其中组织文化无疑是一个至关重要的方面。首先，组织文化决定了数字档案室的目标和取向。一个以创新为导向的组织文化可能会倾向于构建更先进、智能化的数字档案室，以推动信息管理的前沿发展；而一个注重传统的组织文化可能更侧重于建设符合传统管理模式的数字档案室。这种取向的不同直接影响了数字档案室的功能和特性。其次，组织文化还影响着数字档案室的用户接受和使用情况。一个注重开放与分享的组织文化有助于培养员工对数字档案室的积极认同，促使他们更主动地使用和参与数字档案室系统。

（二）人员培训与素质提升数字档案室建设的成功与否直接受到人员培训与素质提升的影响。在数字时代，数字档案室作为信息管理的核心，其建设不仅依赖于先进的技术设备，更需要具备高素质的人才团队。首要的影响因素之一是人员培训，因为只有经过系统、全面的培训，工作人员才能熟练掌握数字档案室的操作和管理技能。

  四、策略与建议

数字档案室建设的成功需要系统而全面地规划，其中关键在于明确目标、时间表、预算，并在此基础上明确责任和任务分工。制定明确规划是确保数字档案室建设顺利进行的基础，通过清晰的目标设定和详细的时间表，组织能够更好地掌握建设进度，确保在预算范围内完成任务。同时，责任的明确和任务的分工有助于形成高效的工作机制，提高工作效率。为了保障数字档案室的高效运作，必须加强师生培训，提高其数字档案室使用能力和意识。充分利用资源，如专业培训机构和数字化技术供应商，将有助于增强培训效果。通过培训，师生将更好地理解数字档案室的重要性，并能够充分发挥其在学校管理和教学支持方面的作用。与此同时，注重与其他高校和行业合作，共同研究最佳实践和经验，也是数字档案室建设中的关键一环。

  五、推进高校数字档案室建设的思考

数字档案室的建设需要高校不断加大力度，以提升技术与管理水平，实现数字档案室的现代化、智能化发展。通过引入先进的信息技术，如云计算、大数据分析等，可以提高档案的存储安全性和检索效率，确保信息的可靠性和及时性。为了更好地利用数字档案，高校应提供便捷的检索工具，加强培训和推广工作，以提高师生对数字档案的认知和使用能力。鼓励全校共建共享的理念有助于形成高效的数字档案管理体系，促进信息的流通和共享。政府和学校应共同努力，加大对数字档案室建设的支持力度。制定相关政策规范，提供必要的投资和资源支持，为高校数字档案室的建设创造良好的环境和条件。

参考文献：

[1]王亚敏.高校档案管理的数字化建设[J].高等建筑教育，2007（04）：158-161.

[2]孙红英.大学生应从中华民族优良道德传统中汲取营养[J].发展，2010（04）：84-85.

（作者单位：江苏警官学院）