标准化视域下工程档案管理利用策略分析

戴岚岚

（厦门市机场片区指挥部，福建 厦门 361000）

工程档案收集、管理与利用贯穿工程建设的全过程，是反映工程实体实施的重要性文件，是工程建设过程的佐证材料和后期维修、扩建、改造、更新的重要依据。建立系统、规范、完整的档案管理体系既能够为后期养护、改建提供良好服务，也方便查证资料及上级单位、纪检等部门随时调取印证资料。2024年，《档案法实施条例》正式施行，为工程档案标准化建设指明了新方向。

1 新时代工程档案标准化管理利用的时代要求

伴随档案事业发展环境的变化，为工程档案标准化管理提出了新课题。

1.1 制度建设规范化

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，制定和实施引领高质量发展的档案标准体系方案，加大对不同业务领域的档案标准供给。将制度建设提升到国家治理能力和治理体系现代化的高度。近年来，工程档案领域指导性发挥不断完善，比如《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019）、《建设工程质量管理条例》《水利工程建设项目档案管理规定》等，为工程企业制度化建设提供了基本遵循。工程档案管理是一项功在当代、利在千秋、造福子孙的崇高事业，要延伸制度链条，探索在线接收、在线节点验收、分部验收后接收等制度化工作，进一步提高工程档案资料的完整性、真实性。

1.2 资源建设丰富化

《档案法实施条例》指出，机关、团体、企业事业单位和其他组织应当采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规。随着信息化建设的深入推进，工程档案部门要收集好各类电子档案，为档案利用奠定坚实基础。实践中，各类工程资料大多主要分散在建设单位、施工单位、监理单位、设计单位等单位的资料员手中。工程项目竣工验收后，建设单位负责汇总、收集、整理各单位形成的工程资料。根据《建设工程质量管理条例》，建设单位应当自建设工程竣工验收合格之日起15日内，将已形成的项目档案向城建档案馆移交。工程建设部门要将标准化建设放在首位，提升资源收集的规范化，构建结构更为合理、形式更为多样的工程档案管理体系。

1.3 开发利用多样化

工程档案多涉及经济社会发展和民生建设，伴随人工智能、大数据、“互联网+”等新技术的融入，工程档案查询利用方式多样化趋势明显，主要表现在：档案共享平台建设加速推进，工程档案管理系统与综合管理系统贯通性越来越强，档案价值发挥空间扩大化；档案资源互联互通效率加快，工程档案与其他业务档案黏性加强，使档案利用主体决策更加科学。档案利用方式现代化，数据多跑路、群众少跑腿成为现实，工程档案赋能建设效率提升的作用更加凸显。

2 工程档案标准化管理利用的实践困境

在实践中，工程档案标准化建设还面临着一定的问题，主要表现在以下几个方面。

2.1 治理体系不够优化

工程档案信息化量大、涉及部门多，根据《城市建设档案管理规定》要求，工程档案部门要优化档案管理体制机制，加强组织领导，畅通档案管理路径。但是，受传统思维影响，工程档案治理体系尚不健全。一是组织框架问题。档案组织管理体系薄弱，工程档案事前管理不够，事后收集机制较弱，治理能力与现代化要求差距较大。二是制度建设较为滞后。档案管理制度不够健全，制度标准化、规范化、延伸性不强，执行环节落实不够有力，造成各参与单位归档能力参差不齐，容易出现收集不齐全、归档范围交叉、移交不及时等问题，相关档案征集、整合、管理、利用工作难以高效开展，导致最终工程档案材料完整性、规范性程度大打折扣。

2.2 资源体系不够完善

新《档案法》规定，要规范档案收集工作。随着档案载体形式的多样化，档案资源建设也要同步提升。信息化时代，工程档案需要实现实体档案向数据档案收集的转变，建立结构合理的档案资源体系。但是电子档案收集不齐全的问题成为工程档案管理的重要阻碍。主要有：档案的种类收集不齐全，收集的多数是项目、会计、声像、电子和实物等方面，新媒体、新建介质档案收集不足；存量档案信息化程度不一，标准化力度不够，对重要图纸、竣工档案信息加工不及时，为共享利用带来困难；数据保护力度不够，电子档案防篡改能力不足，严重制约了电子档案的跨界融合。

2.3 开发利用创新不足

新《档案法》指出，要创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平。工程档案利用方式较为传统化，数据跑路未能充分发挥好。主要表现在：一是档案查询单一化。多数档案查询局限于局域网，功能设置较为单一。未能深度利用大数据、人工智能、云计算等技术发展新型检索平台。二是系统开发能力较弱。档案开发利用多是“单兵作战”，比如，档案资政服务只局限于个别环节，对经济社会发展辅助作用有限。三是档案服务精准化不够。档案资源服务中心大局、社会大众能力不足，被动服务理念占主流，主动服务意识不强。

2.4 档案专业人才缺失

工程档案工作是一项具有专业性、保密性、科学性的重要工作，加上档案载体、门类、内容的多种多样，这些都需要专业人员来开展。要做到科学、高效的管理档案，就要注重档案专业技术队伍建设，提高人员素质。目前，档案干部队伍不够优化的问题较为突出，主要表现在：一是兼职人员较多，信息化能力不足，专业素质亟待提升。二是继续教育机制缺失，档案人员外出培训不足，无法掌握现代化治理手段和管理理念。三是开放型意识不足，缺乏互联互通和共享思维，不能适应新形势下工程档案管理工作的需要。

3 新形势下工程档案管理的主要策略

要按照档案工作发展趋势，在治理体系和资源建设等方面下功夫，推动管理标准化体系建设走深走实。

3.1 构建现代化工程档案治理体系

按照《档案法》，完善档案管理体制，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应的要求，着力完善现代化档案治理结构。一是健全制度体系。参照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019）、《建设工程质量管理条例》要求，制定出台有关工程档案管理规范，为档案事业发展提供有力保障。二是优化管理体制。构建协商和会商机制，加强对档案工作重要事项的共同研究，做到工作上有统有分、协作上无缝对接。三是着力加强资金保障。工程建设部门要拿出专项资金支持档案工作转型，树立抓档案就是抓生产力的理念，在人工智能、大数据等新技术应用上给予倾斜，以信息化建设的高质量撬动工程管理提档升级，充分发挥档案管理价值。四是持续加强人才培养。要提升培训针对性，重点对工程档案管理的基本规定、竣工图编制等内容予以强化，提高工程资料编制、收集、移交等方面水平。加强人才培养，建设人才梯队，将档案资料征集、抢救保护、数字化及运行维护等工作落实好，以人才的高水平推动工程档案标准化。

3.2 持续加强工程档案资源体系建设

一是落实好“三合一”制度。结合工程档案实际，参考《建设项目档案管理规范》（DA/T28），努力建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护工程档案资源完整与安全，优化档案资源结构。二是加强电子档案规范化管理。严格按照《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021），提升工程电子档案互联互通能力，实现与政务服务系统的衔接，支持政务服务电子文件和电子档案全流程管理。推进电子档案业务标准化，提升工程档案各环节电子档案收集规范性，着力解决好缺乏操作流程、无法支撑全流程电子化和单套归档等难点问题。

3.3 着力加强档案归档整理规范化

一是提升档案整理标准化。根据“一类一档、一卷一盒”原则，做到各类工程档案应收尽收、应归尽归、归置有序。所有档案严格按照档案存放标准和要求，通过科学建档、规范立档、整理归档、统一标引，档案按每个工程项目建设单元装入专用档案盒，以年度为序，编号进行存放，做到材料“完整齐全，应归尽归”，完整展现工程建设的全貌，实现规范化管理目标。二是统一保管标准。建立存放台账，分类集中存放，采取计算机辅助归档管理，方便档案保管和使用，力求档案查阅时能一目了然，能够快速定位，实现了纸质和电子档案高标同步管理。三是加强库房规范化建设。按照“九防”要求，提升实体档案保管环境，逐步探索工程档案库房智慧化管理新模式。

4 转型背景下工程档案利用的路径创新

要把档案利用作为工程档案价值发挥的重要抓手，创新思维，更新方式，为社会提供更优质的档案服务。

4.1 创新档案查询方式

积极利用人工智能、大模型等新技术，提升档案查询的智能化水平，提高档案利用效率。一是加强“一网通办”。以互联网为基础，将工程档案归档信息即时性统计、分析并入综合管理平台，方便工程建设部门利用。比如，南京市城投公司将工程档案嵌入城市大脑，档案数据流动性增强，便民利用更快捷。二是加强数据分析。根据大数据分析，把查询者感兴趣、需求较大、可向社会开放的数字档案信息，通过在线数据库实现共享。比如，借助政务服务平台，推出“码上办”“即时办”“零跑腿”等服务举措，通过网上受理审核、智能查档的绿色通道服务模式，简化办事流程，采取网上办公、智能查档、扫码告知等信息化技术手段，助力工程建设。三是加强档案数据化转型。在信息化建设基础上，扎实开展修裱、目录建库、图像处理、存储、数据验收备份的工作，打造专题档案数据库，比如，国网山东公司在工程建设环节建立勘察设计、工程监理、竣工验收等环节专题目录和数据单元，导入档案数字化成果，各子公司都能实现数据的互联互通，提升了档案利用价值。

4.2 夯实档案安全基础

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，强化档案安全保护工作和提升档案数字资源安全管理能力。针对工程档案安全基础薄弱、风险防控能力不足的问题，要持续加强安全防护能力建设。一是多举措确保网络与信息安全。把档案信息安全管理贯穿于工程档案接收、保管和利用工作的各个环节。利用区块链、加密等现代化手段全方位做好档案安全保密防护，加强档案数字化外包服务企业管理，建立档案数字化外包保密制度和档案数字化外包流程操作规程；落实技防措施，严格计算机设备、网络、数据光盘等载体管理，严防失密事件发生。二是落实安全防护责任。严格落实网络安全责任制，树牢总体国家安全观，明确工程档案管理各环节安全责任，定期对机房设备设施、存储、个人计算机、业务系统、门户网站及新媒体等开展网络安全风险排查，按需调整网络安全防护策略，及时修复漏洞，确保网络安全。三是着力提升安全意识。组织召开网络安全专题学习会，结合正反面案例，分析研判网络安全形势，让档案工作人员更加深刻认识到网络安全的重要性和紧迫性，提升网络安全风险防范意识。

4.3 提升档案资政水平

工程档案的价值在于利用资政服务，探索加强工程档案理论研究和宣传教育路径，发挥工程档案时代价值。一是加强工程档案宣传。要利用好新媒体、新平台拓展档案宣传质效。比如，工程建设完成后，利用照片、音视频档案等，拍摄专题片、短视频宣传工程档案建设成果，展示新时期工程人的新形象。二是加强资政服务。工程项目的勘探设计、施工方式、组织管理形成了一套可复制可推广的经验做法，是城市建设的重要参考。工程部门要对标党委政府中心工作，按照“四个好”“两个服务”的要求，提供精准的资政参考。比如，浙江档案部门结合工程设计中的难点，从档案史料的角度，为上级提报相关技术解决方案，取得了良好效果。

5 结语

做好工程项目档案是服务经济社会高质量发展的特色实践，是补齐项目建设短板的必要手段，是构建档案事业发展新格局的重要抓手。工程建设单位要准确把握项目档案的现实意义，提高政治站位，按照档案管理标准化和规范化建设要求，熟练掌握《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2019）各项要求，确保相关工作按规定严格执行提升档案收集、管理、利用和安全管理水平，确保工程建设档案完整、准确、系统，在现代化建设过程中贡献档案智慧和力量。