信息化智慧化时代电子档案标准化管理方式方法探析

马鹤嘉

（北京首创热力股份有限公司，北京 100044）

随着数字时代的到来，信息技术已经逐渐渗透到人类社会生产生活的各个领域，新档案载体呈现出的新特点亟待档案管理工作加快智能升级和数字化转型。新《档案法》规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，《档案法实施条例》的公布与实施，再次将依法管档治档推上了新台阶，《条例》对电子档案管理系统建设、归档条件、“收管用”要求、传统载体档案数字化、信息安全等做出详细规定，为新时代电子档案标准化管理提供遵循。

1 信息化智慧化时代电子档案管理新模式

信息化时代，电子档案管理新模式正逐步形成，以适应数字化、网络化和智能化的趋势。

1.1 档案资源体系数据治理

《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中，规定的电子文件归档范围包含各门类电子文件及其元数据等，更注重电子档案资源体系管理。构建流程规范、层层协同、互通透明的管理利用系统，适应电子档案管理新模式，要建设集成的电子档案管理系统，推动建设集档案的采集、分类、存储、检索和服务等功能模块为一体的档案收集整理平台体系化，实现档案资源的集中管理和高效利用，如当前业务常用的协同办公平台，基于微服务架构，采用模块化设计，支持容器化部署；通过实时监控与日志管理，提高系统运行稳定性和系统性能；通过自动化运维减少人工干预、降低出错风险、提高运维效率。要推动标准化建设，严格按照统一的档案管理标准和数据格式，确保电子档案的一致性和可交换性，并采取适当的长期保存策略和技术，如定期迁移到新的存储介质上，以应对技术过时风险，如采用PDF/A等长期档案格式来保证电子文件的持久性和兼容性。要遵循国家公文管理相关规范与标准，规范设计办文、办会、办事等政务业务功能，集成业务系统、定时任务、报表中心、OCR文字识别，流式组件让行政办公全程电子化，让管理制度有效落地执行。

1.2 档案安全保障更加重要

新《档案法》与《实施条例》着重强调档案安全。电子档案管理新模式的核心目标是实现档案资源的优化配置和高效利用，保障档案信息的长期可访问性和可靠性，同时满足社会公众和组织的多样化需求。

一是着力保障数据安全，从数据存储、数据传输、数据访问、数据处理四个方面进行安全管理，实现结构化数据和非结构化数据加密存储，数据自动备份和手动备份，附件按年存储；利用加密技术对数据进行加密，保护传输的数据安全；通过系统权限控制，保证数据访问的安全；数据脱敏处理，保护敏感数据不被泄露。

二是维护应用安全，系统登录多因子认证，通过账密登录、短信登录、扫码登录进行组合；通过IP访问限制，控制访问终端的安全；根据角色权限、用户定密、文件定密，保证系统数据的访问安全；开启三员管理，三员相互独立、相互制约，减少泄密风险。

三是规范开放鉴定，档案鉴定工作一直是档案馆工作的重点和难点，只有按照一定规则经过严格鉴定的档案才能够对外开放。电子档案要严格按照各单位《划控鉴定办法》等文件规范，依据《中华人民共和国政府信息公开条例》等进行开放鉴定，保障档案数据安全。

1.3 档案保管保护举足轻重

《档案法》强调监督检查，明晰法律责任，《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等标准性文件也对电子档案的保存、利用、处置、管理维护、安全可靠等做出规定。运用人工智能、机器学习和自然语言处理等技术，实现档案自动分类、智能检索、预测分析等功能，提高档案管理效率，实现档案管理的智能化；采用加密、备份、防篡改等技术手段，确保电子档案的安全性和完整性，同时遵守相关的法律法规和标准规范，将潜在的流程显性化，随意的流程固定化，固定的流程高效化，从系统的身份认证、授权、安全审计、数据加密、设备管理等多个方面建立完整的安全保密防护设计，规范流程使用，避免安全漏洞及风险，保障组织单位信息安全。

1.4 档案编研开发智能升级

《档案法实施条例》要求“采取各种形式研究、开发档案资源”，传统的档案编研是将纸质载体的档案信息通过人工方式进行编研，周期长、工作量大，传播方式仅限纸质出版物或书籍。电子档案管理过程中，持续技术创新，跟踪最新的信息技术发展，如云计算、区块链等，不断探索新技术在档案管理中的应用潜力，提升智能化水平，利用数据库管理系统对档案数据进行结构化管理，实现数据的标准化和规范化，方便进行数据分析和挖掘，如利用人工智能和机器学习算法对档案数据进行分析，实现智能分类、自动摘要和预测性维护等功能等。

1.5 档案开放利用便捷高效

现行的电子档案管理相关标准规范中，大都对电子档案的开放利用做出相关规定，总体可归纳为坚持高效便民原则。传统档案利用模式，依托实体档案馆与实体档案，档案馆智能服务系统是新时期档案馆提供档案信息利用服务的又一种方式，档案服务网络化，推进党政机关跨部门、跨层级、跨地区协同，实现业务系统融合与人的融合，打造共享公用、多级并用的一体化协同办公系统，通过互联网提供档案信息服务，支持远程访问和在线互动，满足用户随时随地获取档案信息的需求，用户可以通过电子阅览室或自助档案信息服务平台来查询自己所需的档案信息。跨部门跨领域合作成为可能，建立档案信息共享机制，促进不同机构、行业之间的档案资源互联互通，提高档案资源的社会价值。另外，档案利用者还可以通过定制个性化服务来实现档案信息资源的利用。通过合理的个人定制，极大增加档案利用效率。

2 新时代电子档案标准化管理的必要性、困境与突破

2.1 电子档案标准化管理的必要性

档案管理模式出现了较大的改变，数字化信息技术对档案管理产生了深远的影响，推动标准化建设成为档案工作转型升级的重中之重。一是对档案管理的成本进行有效控制，将档案的作用发挥到最大化。传统档案管理对人力的需求较大，而人为管理不仅管理质量和效率上都不高，而且还会对管理成本具有较大的需求，而电子档案管理节约了很多的人力需求还提高了档案管理的效率和质量，为档案的管理节约成本。使用电子档案管理方式，需要的设备有硬盘、云储存以及相关的媒介，因此对成本的需求较低，对档案管理的物理环境和化学环境的需求都较低；另外，传统档案管理的方法由于都是以纸质为主，因此在对档案进行查阅时难免造成破坏甚至出现丢失的现象。而电子档案的优势是以存储方式让档案实现备份，不仅可以避免对档案造成的破坏和丢失，还可以避免不法分子对档案进行非法篡改，档案的完整性、安全性和真实性都得到了保障。二是有效提高了档案管理的实效性和档案的共享功能。要想更好地实现档案的价值就要大力提高档案管理的效率，否则会直接影响到档案服务工作正常开展。首先，档案管理人员需要将数字化技术和档案管理充分地结合，将档案管理中众多的工作环节进行优化和缩减，将会大幅提高档案管理的效率，让档案在管理的过程中更加简便。

2.2 电子档案管理存在的困境

一是人员素质与管理要求不相适应。虽然在数字化技术的发展下电子档案管理水平也在逐渐提高，但仍存在很多缺点。如档案管理上下级单位之间与其他档案管理部门没有建立一个完整的档案信息贡献体系，档案部门之间想要实现档案分享仍然需要工作人员进行手动传输，但是这样的传输方式如果是在节假日等休息时间就不能实现，降低了档案信息的贡献效率，人工方式的传输方式也给档案的管理人员带来了较大的工作压力。此外，很多单位的档案管理部门在档案共享工作上并没有看到明显的进展，档案管理人员对档案共享方面还没有做到充分的认识，档案共享工作难以展开。二是电子档案管理标准化程度较低。标准化程度低，使得电子档案的管理效率和质量都受到了影响，如档案管理部门在对电子档案进行管理的时候没有对不同种类的档案进行分类处理，无论是针对不同档案的处理格式还是流程上都有设置详细的规定，档案在这样的管理方式下，不利于档案本身的后续工作也不利于后期对档案的利用，阻碍到档案一体化流程化的进程。

2.3 电子档案标准化管理创新实践

在《电子档案管理系统通用功能要求》等现行标准要求下，相关科技企业进行了电子档案管理系统的开发，充分展示了新时代数字化工具的应用，实现了档案管理的高效、安全、规范化，进而为公司实现信息共享、节约资源。支持多种类型档案、全面实现档案电子化，实现全类型档案管理；规范档案管理平台、结构化与非结构化数据分离，保证数据统一性、规范性，实现规范化管理；自动生成档案盒背脊、封面、卷内备考表等信息，无需手动编写，实现自动化整理；自动化档案借阅、审批，实现对文档和档案的实时把控、科学管理，提高利用率；文件协同查看，高效检索，快速定位到所需档案信息，实现快速调取节省时间成本；多种备份机制，严格的权限把控，确保文档与档案安全无疏漏，实现安全保障。

3 电子档案标准化管理的基本路径

信息化智慧化时代，档案管理开始对信息化技术加以应用，档案管理必须根据当前数字化时代和档案管理的特点对档案管理途径进行创新和优化。

3.1 立足电子档案资源，共享电子档案价值

第一，推动档案数字化转型，对现有纸质档案进行数字化转换，采用扫描、OCR等技术将纸质档案转化为电子文档，并建立相应的元数据信息，以实现档案的高效管理和利用。第二，要进一步提升档案管理人员的共享意识以及开放意识。为工作人员提供必要的培训和技能提升，使其能够熟练操作档案管理系统，掌握相关的信息技术知识和安全防护意识，确保档案的有效管理和安全保障，通过对用户权限进行精细化管理，可以限制用户对档案的访问、下载、修改等操作，保护档案的完整性和机密性；数据备份和恢复机制，确保档案数据在意外损坏或丢失时能够及时恢复，通过定期进行数据备份和灾难恢复演练，可以减少数据丢失的风险，保障共享档案数据的安全性。

3.2 明确档案管理标准，推动档案标准化建设

当前档案管理工作实践中，针对不同主体，相关部门出台了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《政务服务事项电子文件归档规范》《党政机关电子公文归档规范》等多项国家标准，档案管理部门在日常管理过程中，可以依国家标准制定《电子档案管理标准》《电子档案建档规范》等规章制度，明确不同类型电子档案的基本格式，确保电子档案管理的统一性。最后，建立合规的数据安全管理体系，包括访问控制、加密技术、防火墙等方式，确保档案数据的安全性和机密性。同时，定期进行数据备份和灾难恢复演练，以应对突发事件。

3.3 把握数字科技前沿，试点智慧档案室建设

“十四五”档案事业发展规划强调“科技兴档”。智慧档案室是一种应用现代信息技术手段，提供标准化、便捷的档案管理服务的专业化机构，实现智慧档案室的建设标准需要采取一系列的具体措施，包括技术选型和系统集成，根据实际需求，选择适当的硬件设备、软件系统和网络设施，通过系统集成将各个组成部分无缝连接，形成一个高效、协同的智慧档案管理系统。其建设标准包括基础设施建设，包括安全可靠的机房、先进的通信设备、高速稳定的网络连接等，以保证数据的安全存储和传输；智能化档案管理系统，实现档案的数字化、自动化处理和管理，具备高效的检索、查询、分类、归档等功能，以提高档案管理的效率和准确性；多级权限控制，确保档案的安全性和保密性。

电子档案管理方式在一定程度上降低了档案管理的成本，提高档案室管理的实效性和利用价值。新时期的档案人员不仅要熟练掌握传统载体档案管理的方法，还必须不断强化信息技术水平，将档案管理工作和信息技术特点进行充分的结合，不断适应信息时代新型载体档案的管理对自己提出的要求，这样才能不断推进档案事业的向前发展，才能保证自己不会被淹没在信息社会发展的洪流中。