电子档案在学校档案管理中的运用

文/于尼

学校档案具有数量多、内容杂的特点，应用传统纸质档案储存管理的效率往往较低，在传输过程中易缺失损坏。随着信息技术的不断发展，近年来电子档案被广泛应用。在学校档案管理中引入电子档案系统，运用信息技术与管理系统完成档案的管理，可进一步提升档案管理效率。

电子档案在学校档案管理中的应用价值

提高档案管理效率。电子档案能够提升学校档案管理的效率，有助于学校高效率完成各项归档工作，便于信息的交流和分享，充分发挥档案的作用。学校传统的档案管理工作中需要录入纸质档案，对大量纸质实物进行核对和分辨，要花费大量时间和精力，效率不高。而电子档案的引入，能够借助计算机、信息系统等进行档案信息的录入、处理、储存与传输，提升工作效率。电子档案管理能够随时随地进行档案的查询、检索、修正以及打印，提高档案管理的便捷性，具有较高的应用价值。电子档案管理也让学校档案管理向着准确性、全面性方向发展，有助于提高档案管理工作的质量。

确保档案管理安全。档案作为记录各项资料信息的文件，其安全性影响着学校后续工作能否稳定顺利推进。传统档案管理依靠人工对纸质资料进行管理，在管理过程中可能会出现纸质资料丢失、霉变等问题，人工管理过程中偶尔也会出现失误的情况，这些都会影响档案的准确性。而电子档案依靠计算机硬件、软件系统进行管理，可以通过信息技术进行资料录入，帮助学校记录各项数据内容，学校的电子档案管理系统可以根据管理人员权责设置访问权限，确保不同管理级别人员能够进行对应的档案管理。还可进行云端备份，每一次修改与更新都可被系统追溯，能够提高档案的安全性与准确性。

提升管理的灵活性。学校进行档案管理需要完成档案编制、格式规范、档案收集以及档案查询等一系列工作，相对复杂。电子档案在进行格式归档、储存等方面具有更高的灵活性，可以按照工作需要及时进行格式修整，并通过邮件、网络传输等方式进行档案的传输，按照不同工作需求进行整理与修改，不仅提高了管理工作的效率，也为档案的高效利用奠定了良好的基础。学校应用电子档案系统管理档案，可以对不同年级的学生资料进行调取与分析，通过档案分类和档案资料处理等方式，了解学校生源变化，汇总学校的各项教育资源，让学校能够基于准确的数据信息谋划下一步工作。

节约档案管理成本。传统的档案管理工作需要依靠纸质材料进行档案记录，在这一过程中要消耗纸张、印刷、装订等成本，且纸质档案储存的档案室也需要进行规范化建设，避免档案受潮或损坏。电子档案则可以通过计算机以及其他办公设备进行信息录入，将各项资料数据录入到档案管理系统当中，档案管理系统可通过硬件或云端方式储存数据，节约了档案管理的人力物力资源，节约档案管理成本。随着储存技术与信息技术的发展，计算机的存储量不断扩大，可以实现更多资料的汇总，节约储存资源的同时，也有利于对海量数据进行分析和处理。

电子档案在学校档案管理中的运用策略

构建电子档案管理制度。一是规范操作流程。学校在运用电子档案管理时，需要结合实际规范操作流程，要求档案管理人员按照相关流程进行操作。在设计电子档案管理流程时，要明确电子档案常见的档案格式、储存方式、档案安全以及档案调用等各项工作流程，从档案管理规范化的角度出发，做好各项规定，要求管理人员按规范完成档案录入，并对档案资料进行有效管理。在制定工作流程时，需要考虑到档案查询便捷性、档案信息隐私性等各项内容，对不同类型电子档案的录入、备份、恢复等工作提出要求，有效保存和利用各项档案资料。二是完善管理制度。学校要考虑到管理人员的能力与素质，结合存在的问题和短板优化管理制度。要重视电子档案管理系统的管理要求，根据不同管理人员的职位、责任等划分管理权限，并在管理系统中设置信息管理权限，要求管理人员遵循电子档案的管理规范，开展电子档案录入、查询、修正等工作，确保电子档案的规范性、准确性与可靠性。要在管理系统中建设电子档案监督员、使用者实名验证等机制，提升计算机设备的安全性、电子档案的有效性。

加强电子档案设备建设。一是加强硬件设施建设。学校应该结合实际做好电子档案设备的建设，增加对硬件设施的资金投入，通过硬件设施建设为档案管理提供设备基础，确保电子档案及时录入到信息系统当中，并通过各项设备进行数据传输以及资料共享，满足学校档案管理的需求。二是加强软件系统建设。学校应该注重软件系统的建设，在实际工作中不断更新升级信息系统，丰富档案管理的功能性，加强档案的安全性。学校在引入电子档案管理时，要关注软件的选择与升级，结合现有档案数据的特点，选择能够与数据处理相适应的软件系统，批量完成学校档案数据的汇总与分析；定期进行软件系统升级，弥补信息系统漏洞，提高电子档案管理的安全性。

拓宽电子档案管理功能。一是拓展档案归类功能。学校应该积极拓展电子档案的归类功能，引入相应的软件处理系统，进行算法研究，利用信息技术对电子档案进行分类和归档，便于按照索引查找各类资料内容。在电子档案归类过程中，需要合理设计资料录入与检索功能，在资料录入时应该将文档、图片、声像等各类资料信息录入，确保档案录入完整性。还要注意档案资料的准确性，便于后续归类与储存的合理应用。二是拓展档案共享功能。学校要做好档案共享功能的拓展，考虑到学校档案利用的各项要求，在系统建设时对数据共享与传输功能进行优化。还要重视数据传输与档案共享时的安全性，通过操作流程的规范与权限设计，确保档案共享的规范性。三是拓展档案储存安全。学校应该加强信息安全建设，不断升级电子档案安全系统，保证档案资料的安全性。学校在建立电子档案管理系统时，要格外重视安全管理的需求，考虑到数据安全性、隐私性的要求，引入防火墙、病毒查杀软件等各项功能，对内部资料进行有效保护，避免出现档案资料泄露等问题。此外，学校也要重视档案的备份与恢复，避免电子档案在管理过程中出现损坏、丢失等问题。四是要拓展档案的综合利用。学校在运用电子档案时要关注档案的综合利用，借助电子档案管理的优势，发挥各类档案资料的作用，助力学校工作的开展。学校在通过档案管理对电子档案进行归类和处理时，需要做好信息资料分析的相关工作，了解学生成绩、师资力量等各项资源变化，借助信息系统分析历年来学校各项工作开展情况，为学校后续教学方案、发展方向规划提供数据和资料，从而更好地制定方案和规划。

提高管理人员的业务能力和专业水平。学校在运用电子档案进行档案管理时，要考虑到管理人员专业水平的提升，积极引进复合型人才，定期开展专业人才培训，提升档案管理质量。学校应该重视信息技术人才的引进，在进行档案管理时能够根据工作要求完成数据录入、资料归档、档案储存以及档案调取等各项工作。此外，学校还要加强对管理人员的培训，定期开展信息技术与信息安全意识培训工作，提升管理人员工作能力。

信息化时代，电子档案以其高效、便捷的优势，在档案管理中发挥着重要的作用，学校运用电子档案可以更全面汇总各类信息，提升档案管理的效率。值得注意的是，学校在应用电子档案管理时，应该结合自身需求做好电子档案管理系统的建设工作，建立完善的档案管理制度，加大档案管理的硬件与软件系统投入，不断拓宽电子档案管理功能，提高档案管理人员的专业化水平，让电子档案管理能够为学校各项工作提供有效的支持。