做好中学档案管理开发与利用的若干思考

文/连素敏

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。中学档案管理是学校管理的重要组成部分，是记录学生成长历程、教师教研过程、学校发展历史的重要载体。做好中学档案管理工作具有特殊意义，是推动学生、教师、学校“三位一体”发展的重要环节，事关学生成才、教师成长、学校发展。当前，中学档案管理水平逐步提升，但开发与利用程度稍显不足，需要学校不断推动档案管理工作，多措并举，提高档案管理开发与利用水平。

中学档案管理的基本特征和作用

档案管理指的是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。中学档案管理作为档案管理的一个细分领域，其工作范围限定为中学，面向学生、教师及学校。基于中学档案管理的特殊属性及面向群体，中学档案管理具有保密性、阶段性、综合性等特征。

中学档案管理开发与利用是一项复杂的系统工程，既包括对档案的管理，也包括基于有效管理的更高层次的开发与利用。管理、开发与利用三者构成中学档案管理工作的核心环节。其中，管理是基础，其管理效率直接影响档案开发与利用的程度；开发与利用是对档案管理结果的再挖掘，开发与利用的水平高低直接关乎档案价值挖掘的深度。在做好中学档案管理的基础上，合理开发与充分利用是为学校决策提供依据的现实需要，是为咨询服务提供依据的必然要求，是为教学研究提供第一手材料的迫切需要。而做好中学档案管理工作可以为学校决策提供参考。档案记载着一所学校的发展情况，对档案进行科学管理、有效开发与利用，是促进学校科学决策的前提。中学档案内容丰富、类型多样，反映了学校的历史及现状。通过信息技术手段对数据进行整理，合理利用档案，能为学校发展提供支持。同时，也可以把握学校发展趋势，为管理层决策、开展教研工作提供参考。学校决策要以学校的办学历史为基础，以学校发展的实际情况为依据。档案是了解学校历史的重要素材，对档案进行开发利用则是分析学校当前发展状况的重要来源。因此，做好档案管理及其开发利用是为学校决策提供依据的现实需要。中学档案管理还能为教学研究提供第一手材料。中学档案管理包括对教师教研材料的管理，对这些材料依据不同学科、不同学段进行分类整理，使之成为精准分类的素材库，将对教学创新、课程建设提供丰富素材、奠定基础。分享性是档案信息固有的属性，它为实现教研信息共享打下了基础。因此，建立教学教研素材库是档案分享属性的充分体现，也是充分挖掘档案价值的体现。各校以档案管理、开发与利用为基础建立素材库，不仅能为本校教师教学教研提供便利，也能建设学校教育教学品牌，使其成为校与校沟通交流的素材。

中学档案管理开发与利用应遵循的原则

坚持以安全保密性为前提。无论何种类型的档案，安全保密性原则是档案管理的首要原则。中学档案管理与其他类型的档案管理相比，具有特殊属性。其中包括对学生个人信息的收集与整理，对教师工作、职称评聘材料的管理，对学校相关文件的管理。故而，在档案开发利用的过程中要确保其安全保密性，做到安全保密性与共享性的有机平衡，不能以安全保密性为由，拒绝档案开发与利用。同时要清楚分辨档案的性质，在开发与利用的过程中兼顾安全保密性。

坚持管理与开发利用相结合。对档案进行精准分类、全面收集，是对档案进行合理开发与利用的基础工作。开发与利用是进一步挖掘档案价值的必然要求，要通过信息化手段进行数据分析，以更好地服务学校发展。只管理、不开发利用或只开发利用而不进行档案管理均是对档案管理工作的片面理解。

中学档案管理开发与利用的现实困境

中学档案管理开发与利用的意识不足。中学档案管理工作涉及的内容复杂、种类多样，包括党政类、教学类、教师业务类、学生类等。当前，一些中学档案管理工作只是对档案进行收集、整理与分类，对档案进一步开发与利用的意识不足。

中学档案管理开发与利用的手段落后。中学档案管理开发与利用工作的流程复杂，是多环节的集合体，涉及档案的分类、整理、录入、分析。尽管当前部分中学档案管理工作者尝试以信息化手段赋能档案管理工作，但对信息化手段的使用不熟练，影响了开发与利用的效率与水平。

缺乏档案管理开发与利用的专业人才。做好档案管理工作需要扎实的专业能力作支撑。在技术高速发展的时代，做好档案管理工作需要较强的学习能力。然而，当前许多中学档案管理开发与利用面临缺乏专业人才的问题。一是部分学校的中学档案管理工作者多以兼职为主，人员流动性大。二是相关人员专业不对口，工作能力待提升。三是中学档案管理工作队伍中存在“老龄化”现象，这不利于人才培养与学习新技术，影响档案管理信息化进程及相关技能培训进度。

中学档案管理开发与利用的实践路径

转变工作理念，强化档案管理开发与利用的意识。理念是行动的先导，树立创新理念是高效开展工作的前提。要合理开发、高效利用档案，需转变工作理念，强化意识。一是中学档案工作既包含管理也包含开发、利用的工作理念。当前，部分中学档案管理工作者认为档案管理工作仅需做好档案收集与整理，对档案开发与利用缺乏积极主动性。因此，要转变档案管理人员的工作理念，引导其认识到管理、开发与利用均是广义档案管理的重要内容。二是树立主动运用信息化助力档案管理工作的理念。相较于传统的档案管理方式，运用信息技术，使之赋能档案管理具有更高的效率、更好的效果。要积极引导中学档案管理工作者树立学习新技术、运用新技术的工作意识，自觉主动提高信息化技术运用的能力与水平。

加强技能培训，增强档案管理开发与利用的能力。档案管理及其开发利用是一项复杂的系统工程，其中涉及信息管理、档案管理、计算机技术等，专业基础过硬、专业能力扎实的人才队伍将有利于档案管理工作的高效开展。因此，推动中学档案管理工作更好发展，要着力建设专业过硬的工作队伍。一是要聚焦基础知识的培训，通过系统培训，增强档案管理工作人员对档案管理知识的理解，为工作开展奠定基础。二是要聚焦技术能力的培训。基础知识为档案管理工作人员提供理论上的认识，而实践操作则引领档案管理工作人员深入档案管理工作的内核。随着新兴技术的发展，档案管理方式逐步优化升级。要对档案管理工作人员进行技术能力的培训，使之掌握新技术、新手段，提高档案管理工作的能力与水平。三是要多与其他单位进行交流，从其他行业、其他领域的档案管理中汲取有益经验。

创设有利环境，为档案管理开发与利用提供条件。中学档案管理工作内容复杂、种类繁多，对工作环境与设施设备具有一定要求。因此，学校要积极创设有利于开展档案管理工作的环境，为档案管理、开发与利用提供便利条件。一是学校有关部门要高度重视档案管理工作，制定符合学校发展目标、立足学校发展实情的档案管理制度，为学校档案管理的开发与利用提供制度支持，营造良好工作氛围。二是学校要统筹规划档案管理与开发利用工作，将其纳入学校年度发展规划中，使其发挥出为学生服务、为学校服务的价值。三是学校要依据实际情况，划拨专门场地、专门经费与专门人员，为档案管理与开发利用提供场地支持、经费保障与人员保障。同时，依据新技术的要求，配备相关的软硬件设施。

做好中学档案管理开发与利用工作事关学生、教师与学校，因此，中学需要树立科学的工作理念、营造良好环境、优化技术手段，在做好档案管理的基础上，充分挖掘档案的价值。