浅析智慧化背景下档案管理信息化建设的创新路径

文/韦富金

档案作为重要的信息凭证，具有独一无二的作用，档案管理则是单位各项工作的重中之重。随着科技进步，档案信息化逐渐成为各行各业普遍关注的话题。在智慧化背景下，借助互联网和大数据技术，档案信息化使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，解决了传统档案的弊端，档案管理工作实现自动化、统一化，提高了档案资源的利用效率，凸显档案管理效果。因此，提升档案管理的信息化就成为必然，可以使档案管理工作更好地推动企业的发展，发挥其高效、便捷的服务功能。在新形势下，采取积极有效的措施，加快档案管理信息化建设，使档案管理更加科学化、规范化，更好地适应新时代的发展。

智慧化背景下加强档案管理信息化建设的作用

提高档案数据的可用性。档案数据种类多样，在对档案数据进行分门别类的时候，若对数据类型的划分不够精确，就会造成档案数据混乱无章，增加档案管理工作的难度。在智慧化背景下，信息数据、档案数据不断增长，传统的档案管理方式难以对海量数据进行快速加工和存储。而在档案管理中应用信息技术，可以大范围收集有用数据，并对这些数据进行深加工，实现对大量档案信息的快速检索和分析，提高效率。

加强档案数据动态化管理。在智慧化背景下，以数据为载体的档案存储方式得到广泛运用，档案数据的存储容量较大，有效拓展数据管理的内容与空间。尤其是档案数据的管理和储存不会占用大量储存空间，增加了档案管理工作的灵活性，并实现数据信息的动态整理和存储。例如，员工在入职和离职工作中，会产生较多连续性、动态化的信息数据，这些人事档案数据都需及时进行收集和整理。而加强档案管理信息化建设，可以及时对数据信息进行收集和整理，使员工档案信息更详细，实现档案数据的动态化管理，从而使得档案管理变得更完整、更真实。

面临的挑战

档案信息安全问题成难点。随着信息化技术的发展和互联网的普及，越来越多的信息被存储在电子设备中，在给档案管理带来便利的同时，也面临一定的挑战，如储存设备上的数据面临着病毒攻击、黑客入侵、网络钓鱼等威胁。因此，保障档案信息安全成为档案管理人员必须面对的问题之一。

档案管理信息化功能较单一。如今，许多单位已经开始实行档案数据的信息化、数字化管理，可以对档案数据进行检索。但许多还停留在以档案著录信息为主的传统阶段，缺少对档案数据的信息化处理，档案管理信息化功能比较单一，对档案数据的保存、分析、共享以及监管等作用未能完全、有效发挥出来。

档案管理人员综合能力待加强。传统的档案管理大多以纸质化的形式记录档案信息，而智慧化背景下的档案管理工作离不开各种信息化、数字化技术的支撑，需要档案管理人员不断加强学习，增强安全防范意识，提升业务水平和综合能力。此外，部分单位的档案管理工作人员是兼职负责档案管理工作，事多且繁杂，也无太多精力去学习档案专业知识，导致相关业务能力不高。

创新路径

制定合理的档案管理信息化策略。对档案管理现状、存在的问题和难点进行深入了解、分析，明确档案管理信息化的目标和重点。根据分析结果，制定档案管理信息化规划（包括信息化建设的目标、技术路线、时间表、预算等内容），明确智能化技术的应用范围和实施步骤。优化档案管理工作流程。档案管理信息化不仅是技术层面的问题，更重要的是对档案管理流程进行优化和再造。因此，在制定信息化战略时，应该注重对档案管理流程的优化，提高档案管理的效率和质量。

健全档案管理制度。结合单位的实际情况，完善、健全档案管理制度，使档案管理更加规范、更加科学，做到有章可循、有法可依，进一步提高档案的服务功能和利用率。具体包括：一是制定档案管理信息化的基本原则、目标和要求等基本制度，明确智能化技术的应用范围和要求。二是建立档案数据管理制度，规范数据的采集、存储、使用和共享等方面的管理，确保数据的安全性、准确性和可靠性。三是制定档案信息安全制度，包括网络安全、数据安全、应用安全等方面，保障档案信息的安全性和保密性。四是建立档案利用服务制度，规范档案的查询、借阅等服务流程，确保档案利用服务的规范化和高效化。在建立档案管理制度的过程中，需要重点强调档案管理的科学性和合理性，同时还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

加强信息安全防护。档案信息化管理面临的安全威胁是多方面的，基础网络的安全防护涉及档案信息系统所在网络环境的安全，做好安全防护才能保证档案系统免遭跨域攻击、网络攻击等。档案管理部门要抓好信息安全防范工作，严格落实档案信息网络安全保密制度，认真落实各项技术安全防范措施，配齐网络安全保密设备，确保档案信息存储、传输和服务利用的安全。要加强网络安全管理和权限设置，对联网的核心计算机要安装杀毒软件和防火墙，堵住网络失泄密漏洞，防止越权使用和非法备份复制等问题发生。建立完善的数据备份系统，定期进行备份操作以保证资料不丢失或损坏。主动利用先进技术，确保与档案数据相关的数据交换与使用安全、有效。选用适当的备份介质、备份系统以及备份方式，达到多模式、宽范围存储的目的。加大档案监管力度。强化全过程档案数据管理，定期对档案数据进行检测，充分掌握数据的基本情况。运用检测工具，对一些突出问题进行剖析和研究，从制度、政策、业务等方面进行梳理和改进，确保档案数据的真实、有效、完整。抓好安全保密督查工作。要建立联管联查机制，定期邀请保密、机要等部门人员对日常档案保管、规章制度落实、网络信息安全等情况进行检查督导；对于检查中发现的问题，要拿出具体措施，实施具体指导，解决具体问题，抓好落实，消除隐患，确保档案安全保密工作万无一失。构建信息化平台。在建设数字化档案资源的基础上构建集成化的信息化服务平台，为用户提供高效率的信息检索与档案的有序管理。建立档案管理人员及用户双向反馈与沟通机制，使工作中存在的问题和使用专项模块的体验可以得到及时反馈，从而不断优化平台。

加强人才队伍培训。档案工作人员承担着收集、整理、保管、保护和开发利用这些宝贵资源的重要职责，其工作质量和工作效率直接关系到部门、单位档案资料的齐全、完整、安全和利用效果，所以档案工作人员必须具备强烈的责任感和事业心。要加强政治能力建设，锤炼档案管理人员忠诚干净担当的政治品格，着力提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力。在智慧化背景下，传统的纸质化管理转向信息化管理模式，这就要求档案管理人员提高档案管理信息化技术使用的熟练程度。因此，应该加大对档案管理人员的培训力度，通过交流会、专家讲座等方式提高档案管理人员的综合素质和专业能力，培养更多创新型、管理型人才。同时建立完善的奖惩制度，提高档案管理人员的主动性、积极性，从而提高档案管理水平与工作效率，提供更高质量的档案服务。要积极转变档案管理人员的观念，强化信息化管理意识，让现代化、数字化的档案管理概念深入档案管理人员的心中，使他们认识到档案工作的重要性。

档案信息化建设能够更加方便接收信息，为实现档案的数字化提供重要的作用，让档案管理更加科学化。在智慧化背景下，档案部门应该与时俱进，对档案管理要求进行重新定位，重视档案数据的安全、全程化监管、人才队伍建设、数据体系优化等方面，持续完善档案管理信息化工作。