加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

2024-05-17王海琴

管理学家 2024年9期

王海琴

[摘要]随着信息技术的飞速发展，档案管理已经逐步实现了数字化、信息化。然而，档案信息化管理中保密与安全管理问题一直是管理者和用户关注的重点。如何平衡档案资源的共享利用与安全保密，是当前档案管理面临的一大挑战。文章围绕档案管理安全保密及信息化档案管理，探讨了档案管理安全保密的重要性，并提出了相应的对策和建议，以供参考。

[关键词]档案管理；安全保密；信息化档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）09-0034-03

档案是记录历史、传承文明的重要载体，也是国家和社会发展的重要信息资源，档案管理是其他工作开展的重要基础与前提，在社会整体发展中占据重要地位。

信息化的发展，尤其是档案管理工作的信息化发展，让档案管理与保密工作变得困难。信息化发展提高了档案管理效率，丰富了档案资源的开发利用方式，但与此同时，档案信息化管理中的安全保密问题也日益凸显。如何在确保档案信息安全的前提下，推进档案信息化建设，提高档案管理水平，成为当前亟待解决的问题。

一、档案管理工作的特点

专业性：档案管理需要具备专业的知识和技能，包括档案分类、编目、整理、保存、利用等。管理人员需要经过专业培训，才能有效地管理和保护档案。

规范性：档案管理工作必须遵循一定的规范和标准，如档案的分类方法、保存方式、保密规定等[ 1 ]。这些规范和标准是开展档案管理工作的基础。

历史性：档案是历史的记录，具有重要的历史价值。档案管理不仅是对档案的保存，更是对历史的尊重和保护。

系统性：档案管理工作是一个系统工程，涉及档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等多个环节。这些环节相互关联，构成了完整的档案管理体系。

保密性：许多档案涉及国家机密、商业秘密或个人隐私，因此档案管理工作必须严格遵守保密规定，确保档案的安全。

服务性：档案管理的最终目的是为社会和公众提供服务。管理人员需要积极开发档案资源，为利用者提供便捷、高效的档案服务。

二、档案管理安全保密及信息化档案管理的意义

档案管理作为企业和组织运营中的重要环节，安全保密及信息化管理对于维护档案的真实性、完整性和可用性具有至关重要的作用。随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理模式已无法满足现代企业和组织的需求，实施信息化档案管理成为必然选择[ 2 ]。

（一）档案管理安全保密的意义

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录价值的固化信息。档案管理安全保密工作对于维护国家安全、保障社会稳定、促进经济发展具有重要意义。

首先，档案管理安全保密是维护国家安全的重要组成部分。档案中往往包含国家政治、经济、军事、文化等方面的重要信息，一旦泄露，就可能对国家的安全造成严重威胁。因此，加强档案管理安全保密工作是保障国家安全的重要举措[ 3 ]。

其次，档案管理安全保密对于保障社会稳定具有重要意义。档案是社会历史发展的重要见证，是维护社会公平正义的重要依据。如果档案管理不善，导致档案丢失、损毁或篡改，就可能产生不稳定因素，甚至引发社会动荡。

最后，档案管理安全保密对于促进经济发展也具有重要意义。档案中往往包含企业的商业秘密、技术研发成果等重要信息，是企业核心竞争力的重要组成部分。加强档案管理安全保密工作，保障企业核心信息的安全，对于维护企业利益、促进经济发展具有重要作用。

檔案管理安全保密工作是一项长期而艰巨的任务，需要全社会的共同努力。全社会应增强档案管理安全保密意识，建立健全档案管理制度，加强技术防范和人才队伍建设，切实保障档案的安全和保密。

（二）信息化档案管理的意义

信息化档案管理具有深远的意义，它不仅改变了传统档案管理的方式，还极大地提高了档案管理的效率和安全性。

首先，提高效率。传统的档案管理通常依赖于纸质文档和人工操作，查找、存储和分享信息的过程烦琐且耗时。而信息化档案管理通过数字化技术，将纸质文档转化为电子文档，实现了快速、准确的信息检索和共享，极大地提高了工作效率，节省了时间和人力成本。

其次，保护档案安全[ 4 ]。纸质档案容易受到自然因素（如火灾、水灾）和人为因素（如损坏、丢失）的影响，电子档案通过数据备份和加密技术等手段，能够更好地保护档案的安全。此外，信息化档案管理系统还可以设置权限，防止未经授权的人员访问或修改档案，确保档案的安全性和保密性。

最后，推动绿色环保。通过减少纸质文档的使用，信息化档案管理有助于减少树木砍伐和纸张浪费，减轻对环境的压力。同时，电子档案的存储和处理过程中产生的碳排放也相对较低，有利于实现绿色办公和可持续发展。在信息化时代，各级组织和机构应积极推动档案管理的信息化建设，以适应时代发展的需要。

三、档案管理安全保密及信息化档案管理的对策

（一）开展信息化资源建设

信息化资源建设实际上就是以档案信息内容为基础，将其转变为信息资源，从政治、经济、人文、历史等多层面出发，实现档案信息的规划与控制，确保档案资源得到科学的开发利用，完成档案管理的输入与输出工作[ 5 ]。档案管理的输入与输出工作是档案工作的核心部分，只有保证这两项工作的有效实施，才能充分发挥档案的价值作用。在输入过程中，要加强信息的收集和储备，通过多种渠道获取有价值的档案信息，进行有效监控和管理，确保档案信息的准确性和安全性。在输出过程中，要注重档案编目的专题整合与检索服务的深化，满足社会对档案信息的需求。

档案信息的价值体现在多个方面，包括行政作用和社会价值。在行政作用方面，档案可以为政府部门提供决策支持，促进政府工作的有效实施。在社会价值方面，档案可以为社会各界提供历史研究、文化传承、宣传教育等方面的服务，促进社会的发展和进步。

（二）完善管理制度

建立健全档案管理制度体系对于一个组织来说至关重要。档案是组织记忆和历史的载体，是决策、研究和日常工作的基础。为了确保档案的安全、完整和有效利用，必须明确各级档案管理部门的职责和权限，规范档案信息的收集、整理、存储和使用流程[ 6 ]。

首先，档案管理部门应承担起档案收集、整理、分类、编目、存储和提供利用等职责。不同层级的档案管理部门应有明确的权责界限，确保档案管理工作无缝对接，避免权责不清导致的管理混乱。例如，基层档案管理部门负责档案的初步收集和整理，而上级档案管理部门则负责档案的鉴定、保存和提供利用。

其次，档案信息的收集、整理、存储和使用流程需要严格规范。收集档案时应确保信息的真实性、完整性和可用性；整理档案应遵循科学的原则和方法，保持档案之间的历史联系和逻辑关系；存储档案应提供适宜的环境和设施，确保档案的安全和长期保存；使用档案则应依法依规，确保档案的机密性和安全性。

最后，为了加强档案保密宣传教育，组织应利用多种形式和渠道，提升全体人员的保密意识。可以通过开展专题培训、制作宣传资料、举办知识竞赛等方式，普及档案保密知识，使全体人员充分认识到档案保密的重要性，掌握基本的保密技能和方法。同时，可以结合典型案例进行宣传教育，使全体人员更加直观地了解档案泄密的危害和后果。

总之，建立健全档案管理制度体系并加强档案保密宣传教育，对于保障组织信息安全、促进组织发展具有重要意义。各级档案管理部门应切实履行职责，全体人员应增强保密意识，共同维护档案的安全性和机密性。

（三）依法依规推进档案管理信息化

为了确保档案管理工作在法治轨道上稳步前行，应严格遵守国家法律法规和相关政策要求。档案管理涉及国家安全、社会稳定和公民个人隐私等重要方面，因此必须始终保持高度警惕，切实加强对档案管理工作的规范监管。

首先，档案管理的法治化是不可或缺的[ 7 ]。随着《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的出台，档案管理工作的法律依据更加明确。应严格按照法律规定，确保档案的收集、整理、保管及利用等各个环节都符合法律要求。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，更应加密保管，防止信息泄露。

其次，加强档案管理部门与相关部门的沟通协调对于档案管理也至关重要。档案管理工作不是孤立的，它需要多个部门的协同合作。在实际工作中，档案管理部门应当积极加强与相关部门的沟通协调，争取政策支持和资源保障。比如，档案管理部门可与财政部门沟通，争取到必要的经费支持，用于档案的维护、保管和信息化建设，将档案管理经费纳入财政预算，确保档案管理工作有足够的资金支持。

同时，档案管理部门还可以与信息化管理部门合作，可以将先进的信息技术应用于档案管理中，推进档案管理信息化建设，提高档案管理工作的效率、便捷性和安全性。举例来说，可以采用数字化技术对档案进行扫描、存储和管理，实现档案信息的电子化和共享化，可以减少纸质档案的使用和存储成本，方便用户随时随地查询和使用档案信息，提高档案信息的利用价值。可以采用数据挖掘和分析技术，深度挖掘和分析档案信息，发现其中蕴含的历史、文化和科学价值，为学术研究和社会发展提供有力支持。

（四）组建信息化档案管理人才队伍

信息化档案管理是当今社会发展的重要趋势，而档案管理人员的专业知识结构、知识水平及业务能力则是影响信息化档案管理水平的关键因素[ 8 ]。为了确保信息化档案管理的有效推广和应用，必须注重组建专业的信息化档案管理队伍，不断提高管理人员的信息化技术水平。随着信息技术的迅猛发展，档案管理已经从传统的纸质管理模式转变为数字化、网络化的管理模式。在这一转变过程中，档案管理人员的角色和职责也发生了显著的变化。他们不仅需要具备扎实的档案管理基础知识，而且需要掌握现代信息技术，如数据处理、信息安全、云计算等。在专业知识结构方面，档案管理人员应具备多元化的知识体系。除了掌握档案管理的基本理论和方法外，档案管理人员还应了解相关学科的基础知识，如历史学、文献学、信息科学等。这些知识能够帮助管理人员更好地理解和分析档案内容，提高档案管理和利用的效率。

在专业知识水平方面，檔案管理人员需要不断学习和更新自己的知识库。随着信息技术的不断更新换代，新的管理理念和技术层出不穷。管理人员应积极参加各类培训和学习活动，了解最新的档案管理技术和标准，确保自己始终站在行业前沿。

在业务能力方面，档案管理人员需要具备高度的责任心和敬业精神。档案管理工作涉及大量珍贵的历史资料和文化遗产，任何疏忽都可能造成不可挽回的损失。因此，管理人员应时刻保持警惕，严格遵守档案管理规章制度，确保档案的安全和完整。为了提高管理人员的信息化技术水平，可以采取多种措施。同时，可以鼓励管理人员参加相关认证考试，如全国计算机等级考试、信息安全水平考试等，提升他们的信息化素养和综合能力。加强信息化档案管理的推广和应用，需要高度重视档案管理人员的培养和队伍建设[ 9 ]。只有不断优化他们的专业知识结构，提高他们的专业水平和业务能力，才能确保信息化档案管理的有效实施和持续发展。

四、结语

加强档案管理安全保密及信息化档案管理，是当前档案管理工作的重要任务。只有不断完善技术防护体系，建立健全管理制度，促进多方面措施齐头并进，才能实现档案信息资源的合理利用和保护，推动档案管理工作的持续发展。在这个过程中，应始终坚持以用户为中心的原则，在确保档案信息安全的同时，为用户提供更加便捷、高效的服务，满足用户的需求，推动档案管理工作的创新和发展。