会计电算化到ERP 系统中的财务管理过程分析

2024-05-16朱云

市场周刊 2024年11期

朱云

(北京新能源汽车股份有限公司，北京 102600)

0 引言

企业财务管理方式从最初的纸质会计账簿，到现在的会计电算化和ERP 系统，财务管理变得越来越高效、精确和可控。通过将会计电算化与ERP 系统相结合，企业可以实现财务业务的自动化处理和管理，提高财务数据的准确性和及时性，为企业的决策提供科学依据。通过对会计电算化的分析，可以深入了解会计电算化和ERP 系统在财务管理中的作用和价值，为企业的财务管理提供有益的参考。

1 会计电算化的概述

会计电算化是指将传统的手工会计工作通过计算机技术来实现自动化处理的过程，它包括将会计凭证、账簿、报表等纸质资料转化为电子形式，并通过计算机系统进行数据录入、处理、存储和输出等操作，以提高会计工作效率和准确性。在财务管理中，会计电算化通过自动化处理，减少了人工操作的时间和工作量，提高了数据处理速度和精度，避免了手工记录和计算过程中的错误和漏洞，减少了人为因素对数据的影响，提高了财务数据的准确性和可靠性。通过数据库管理系统，实现了财务数据的集中管理和共享，部门之间可以快速获取和共享相关数据，提高了决策的及时性和准确性[1]。会计电算化系统可以生成各种财务报表和分析报告，为企业管理层提供准确的财务信息和决策依据，支持企业的战略规划和经营决策。

但是，会计电算化也存在一些局限性，会计电算化系统的采购、开发、实施和培训等成本较高，对中小型企业来说可能是一个经济负担。会计电算化需要企业具备一定的信息技术基础和人员技能，对技术水平较低的企业来说可能面临较大挑战。会计电算化系统的安全性是一个重要问题，需要采取相应的安全措施来保护财务数据免受恶意攻击和泄露的风险。

2 ERP 系统财务管理的特性分析

2.1 即时性:资料管理功能实现之基础

ERP 系统在财务管理中的即时性体现在资料管理功能的实现上，通过ERP 系统的资料管理功能，企业能够及时管理和更新财务数据，从而保证财务数据的准确性和及时性。 ERP 系统可以帮助企业建立完整的财务数据档案，包括客户档案、供应商档案、资产档案、费用档案等。这些档案的建立和更新都可以通过ERP 系统进行，确保数据的完整性和准确性。 ERP 系统可以实现即时的财务数据录入和处理。企业可以通过ERP 系统随时录入财务数据，包括销售收款、采购付款、费用报销等，同时ERP 系统也可以自动处理大量的财务数据，减少人工操作，提高工作效率。 ERP 系统可以生成即时的财务报表和分析报告，企业可以通过ERP 系统随时生成各种财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，以及各种财务分析报告。这些报表和分析报告可以帮助企业管理者及时了解企业的财务状况，做出正确的经营决策。企业可以通过ERP 系统随时查询和分析财务数据，比如按照时间、地区、部门等进行查询和分析，帮助企业管理者及时发现问题和优化经营策略。

2.2 集成性:财务管理数据可靠性之保证

ERP 系统财务管理的一个重要特性是集成性，即将企业各个部门的信息整合在一起，实现了资源的统一管理和监控。 ERP 系统中各个模块之间的数据流通是相互关联的，单据的录入和审核都在同一系统中进行。这样可以避免因数据来源不一致而导致的数据差异和不一致。 ERP 系统中对各个模块都有严格的权限控制和审计跟踪，确保数据的完整性和安全性。例如，系统可以设置审批流程和规则，防止重复录入、数据篡改等风险。系统各个模块之间的信息流通是实时的，数据的更新和处理都可以及时反映到整个系统中，这样可以保证财务数据的及时准确性，为企业管理层提供及时有效的决策依据。 ERP 系统中财务管理模块涉及的数据量比较大，且数据的处理涵盖了企业的各个领域，包括销售、采购、存货、资产等。在系统的管理下，可以有效地避免数据错误和漏洞，对数据的全面性、准确性进行追踪和分析，发现并及时纠正数据错误。

2.3 远见性:先进财务管理思想之体现

首先，ERP 系统在财务管理中的远见性体现在它集成了先进的财务管理思想和方法，帮助企业实现未来的发展和规划。通过ERP 系统，企业可以对财务数据进行全面的分析和比较，包括不同时间段、不同部门、不同地区等的对比分析。这样的分析可以帮助企业发现潜在的经营问题和机会，并进行相应的调整和优化。其次，ERP 系统可以实现财务预测和预算，预测主要是针对历史财务数据的分析和模型建立，ERP 系统可以对未来的财务状况进行预测，并进行相应的预算和规划。这样的预测和预算可以帮助企业制定合理的财务目标，指导企业的经营决策和资源配置。再次，ERP 系统可以实现财务风险管理，通过对财务数据的实时监控和分析，ERP系统可以帮助企业及时发现和解决财务风险，预防和减少财务损失，ERP 系统也可以帮助企业实现风险管理的全面化和系统化，包括风险评估、风险控制和风险监测等环节。最后，ERP 系统在财务决策支持方面，提供全面、准确和及时的财务数据和分析报告，ERP 系统可以帮助企业管理者做出科学的财务决策，提高决策的准确性和效果，ERP 系统也可以提供多种决策支持工具和模型，帮助企业进行风险评估、投资分析、经营模拟等方面的决策[2]。

3 会计电算化与ERP 系统的比较

3.1 会计科目方面的比较

会计电算化一般遵循传统的会计科目设置方法，具有较为固定的科目结构，而ERP 系统可以根据企业需求进行科目的自定义设置，支持多级科目和灵活的科目结构设计。 ERP 系统可以将会计科目与其他模块进行关联，例如将销售收入与客户进行关联、将采购成本与供应商进行关联等，这样可以实现更精确的财务数据分析和绩效评估。 ERP 系统可以根据设定的科目规则，自动生成科目余额、损益表、现金流量表等财务报表，支持灵活的科目统计和汇总。 ERP 系统中的会计模块与其他模块相互关联和集成，各个模块之间的数据流通更加紧密，减少了数据重复录入和不一致的问题。会计电算化主要是针对会计工作的自动化处理，而ERP 系统在会计科目方面提供了更为全面和灵活的功能，能够更好地满足企业的需求，并实现科目与其他模块的关联和数据集成。

3.2 组织设置方面的比较

在会计电算化中，组织设置相对简单，一般来说，企业只需要设立一套会计部门，负责财务数据的录入、处理和报表编制等工作，会计部门的人员需要具备会计知识和电算化技术能力，能够熟练使用会计软件进行数据处理和分析。而在ERP 系统中，组织设置相对复杂，ERP 系统是一个集成化的软件系统，需要涵盖企业的各个部门和业务流程。在财务管理方面，ERP 系统需要设立财务部门、会计部门、成本控制部门等，分工明确，协同工作，还需要与其他部门进行信息共享和协同工作，如与采购部门对接、与销售部门结算等。因此，ERP 系统的组织设置需要更为细致和规范，要求各个部门之间的协调性和一致性更高。另外，会计电算化和ERP 系统在组织设置上也存在一些差异。在会计电算化中，会计部门是主要的数据处理和报表编制中心，其他部门的数据需要交由会计部门进行汇总和处理[3]。而在ERP 系统中，每个部门都有自己的权限和责任，可以直接录入和处理相关数据，实现信息共享和协同工作。 ERP 系统通过数据集成和流程管理，实现了各个部门的联动和协作。

3.3 两个系统在管理会计层面没有可比性

会计电算化和ERP 系统在管理会计层面具有不同功能和特点，因此它们在管理会计层面上没有可比性。会计电算化主要是指通过计算机和相关软件来辅助进行会计核算和财务管理的过程，它主要包括财务数据的录入、处理和报表编制等功能。会计电算化系统的主要目的是提高会计工作的效率和准确性，减少人工操作的错误和烦琐性。而ERP 系统是一个综合性的软件系统，包括各个部门和业务流程的管理和协调。在财务管理方面，ERP 系统涉及财务核算、成本控制、预算管理、资产管理等多个方面，它可以实现财务数据的实时记录、分析和报告，能够为企业的经营决策提供全面的财务信息。

会计电算化系统主要关注财务核算和报表编制，功能比较单一，而ERP 系统则涉及多个领域的管理和协调，功能更为复杂和综合。因此，在管理会计层面上，会计电算化和ERP 系统的功能和应用场景有较大的差异，无法进行直接的对比分析。需要注意的是，尽管会计电算化和ERP 系统在管理会计层面上没有可比性，但它们可以相互配合使用，实现更加高效和全面的财务管理，企业可以根据自身的需求和情况，选择合适的系统来实施财务管理，并在实践中进行相应的优化和调整。

4 ERP 的技术创新财务系统管理

4.1 系统的实用性

ERP 系统中的成本控制功能能够协助企业监测和管理费用支出，提高审批效率和控制成本的能力。该功能可以根据企业的需求，设定费用预算、费用报销等规则，有效地规范费用的使用，并及时汇总和分析企业的财务数据。 ERP 系统中的预算管理功能可针对企业进行财务预算的制定、执行和分析[4]。通过该功能，企业能够快速、全面地了解预算执行情况，随时进行调整和优化，以实现更好的经营效益。 ERP 系统中的账户管理功能可以将企业的多个账户集成到一个平台上进行管理，避免因资金管理不善而产生的损失，该功能还能够帮助企业进行财务流程的自动化处理，并实现财务数据的准确性和安全性。 ERP 系统中的报表分析功能可以根据企业的需求灵活定制报表，例如各种会计报表、经营分析报表等。该功能还能够实现财务数据的多维度分析和对比，帮助企业进行全面、客观的决策分析。 ERP 系统中的税务管理功能可以协助企业快速、准确地实现纳税申报、税额计算，同时能够统计并汇总企业的纳税情况，为企业提供较为完整的税务咨询服务。在实际应用中，ERP 系统可为企业提供一系列高效的财务管理工具，相较于会计电算化而言，更具有实用性。

4.2 系统的专业性

首先，ERP 系统通过集成和自动化的方式，实现了财务数据的高效处理和管理，能够自动收集、记录和分类财务数据，并自动生成各种财务报表和分析报告，大大提高了财务数据的准确性和及时性，ERP 系统还能够自动进行财务核算、成本控制、预算管理等功能，更加全面和系统化地管理企业的财务。其次，ERP 系统在财务管理方面具有强大的数据分析能力，集成各个部门的数据和信息，ERP 系统能够进行全面的财务数据分析，并提供各种分析工具和报表，帮助企业发现经营问题、抓住机会，并进行相应的决策和优化。例如，ERP 系统可以对销售数据、成本数据、资产数据等进行分析，帮助企业识别利润点和成本控制的重点。再次，ERP 系统在财务管理方面还具备强大的风险管理能力，主要采用对财务数据的实时监测和预警的方式，可以及时发现和解决财务风险，预防和减少财务损失，同时，ERP 系统还能够进行风险评估、风险控制和风险监测，帮助企业制定相应的风险管理策略和措施。最后，ERP 系统还具备强大的决策支持能力，企业管理者可在系统中找到全面、准确和及时的财务数据和报表，ERP 系统可以帮助企业管理者做出科学的财务决策，提高决策的准确性。

4.3 科学性

首先，ERP 系统通过整合各个部门和功能模块的数据，实现了企业内部数据的集成管理。财务系统作为其中的一个核心模块，能够直接获取其他模块产生的数据，并将其自动归集和分析，确保数据的准确性和一致性。这种数据集成不仅减少了数据输入和转换的人为错误，还提高了数据处理的效率和可信度。其次，ERP 系统具备强大的流程管理功能，可以根据企业的需求和行业规范制定和优化各项财务流程。通过预设的规则和自动化的工作流程，确保各项财务操作按照标准化和合规性要求进行，避免人为因素对财务系统管理的影响，提高了科学性和规范性[5]。最后，ERP 系统提供了丰富的报表和分析工具，能够从多个维度对财务数据进行分析和评估，这些分析工具可以帮助企业进行财务风险预测、成本控制、利润分析等，为管理层提供科学的决策支持。