公立医院人员兼任科技社团职务管理信息化平台的构建与应用

韩亮 胡锦梁 赵汗青 曾虹铭 丁如容

关键词：公立医院；科技社团；兼任职务；信息化；管理平台

近年来，我国科技社团数量保持高速增长态势，其中，仅2011年底至2021年底的10年间，就增加了11.6万个，总数达到37.1万个。科技社团主要活动领域涵盖科学研究、教育、卫生、社会服务、文化、体育、农村及农村发展等，几乎涉及公立医院所有从业人员，而且在科技社团兼任职务个数也不断攀升。医疗卫生领域的科技社团已经发展成为促进医学科学技术和卫生事业高质量发展的重要社会力量，部分科技社团的学术影响力已被广泛认可，加之中国医院科技量值（STEM）等榜单将重要学会任职作为医院、学科影响力的主要考核指标之一，因此科技社团兼职备受医院和社会关注。

一、信息化管理的现状与问题

（一）医院缺乏合理的兼职引导机制和信息化管理平台

科技社团兼职行为纯粹依靠自愿，缺乏合理的引导。一些科技人员兼任过多的社会职务，有的甚至忘记了参加过哪些科技社团。科技社团不断壮大，在发展过程中设立了诸多不同专业的分会和专业委员会等分支机构。不同的科技社团还设立了专业相近甚至完全相同的二级分支机构。此外，医疗机构也没有引导科技人员兼任科技社团职务的机制和信息化平台，导致同一专业科技人员可能参加多个科技社团组建的相近或相同專业的二级分支机构。有些重要的社会职务则集中在个别科技专家身上，导致中高级科技人才梯队后继力量不足，中层干部兼职过于集中等不合理现象。这些科技人员在履行单位工作职责的同时，还要完成科技社团赋予的任务，容易出现工作任务冲突、时间分配困难和精力分散等问题，严重时还会影响本职工作的正常开展，不利于医院学科发展和科技人才梯队建设。

（二）科技社团信息化建设水平较低和对兼职人员管理的权威约束力较弱，管理难度大

在信息化时代，不少科技社团虽然在信息化建设方面下了功夫，但由于信息化建设起步较晚，建设资金不足，缺乏专业技术人才支撑，信息化实施过程中存在建设不规范、网站运营更新滞后、业务系统单一、缺乏创新意识等问题。这导致我国科技社团总体上信息化水平不高，与发达国家的NCJO相比存在较大差距。信息化建设总体架构一般包括基础设施、数据存储与管理、应用系统、业务战略、标准与规范、安全与维护等六个部分，没有与医院对接的兼职技术人员从推荐审批到结束任职全生命周期的管理模块。同时，分支机构兼职人员一般不在科技社团领取报酬，不与组织签订劳动合同，常常仅持有一纸聘书，甚至仅与组织达成口头服务协议，使得科技社团对兼职人员的管理较为被动，管理难度高于全职员工。

（三）公立医院对在科技社团兼任职务的科技人员管理意识不强，管理手段、方法落后

经文献检索分析和对部分公立医院科研管理人员的交流了解，有些医院还在采用手工或单机电子表单的原始管理方式，存在工作效率低下，数据完整性、一致性差，容易出错等缺点。有些医院虽然在科研管理系统中整合了科技社团兼职管理功能模块或者搭建了独立的管理系统，比如重庆医科大学附属第二医院搭建了学会登记系统，但这些系统仅聚焦科技人员在科技社团兼任职务信息的登记管理，没有申请、审批等环节，缺乏对兼职科技人员的监管机制和兼任职务的全生命周期管理。因此，亟须借助计算机和网络技术建立信息化管理平台，来实现医院科技人员兼任科技社团职务动态全流程化、全生命周期的规范管理。

在医院科技人员兼任科技社团职务信息化管理的现状存在诸多问题的现实背景下，公立医院利用个人对单位组织具有更强的忠诚度和依附感的紧密性人力资源特点，通过建立和完善管理制度、建立信息化管理平台等手段，加强对医院科技人员在科技社团兼职的管理，有利于医疗卫生行业的可持续健康发展。

研究团队全面梳理管理过程中的业务流程和功能需求，完善配套的管理制度，充分利用计算机及网络技术，将科技人员兼职信息集中存储、分层管理和利用。全国首创公立医院科技人员科技社团兼任职务管理信息化平台，实现公立医院科技人员兼任科技社团职务动态全流程、全生命周期的高效规范管理，解决公立医院科技人员科技社团兼职管理方面存在的突出问题。

二、建立健全科技社团兼职管理制度

科技社团兼职管理必须加强，必须建立健全制度，让制度发挥作用。

第一，要把“为医院发展战略服务”作为推荐原则。单位推荐科技人员到科技社团兼职的原则要服务于医院整体科技发展战略和重点学科建设，服务于学科发展规划。

第二，要积极引导、学术优先。对拔尖、骨干、青年三级科技人员分类施策，主动构建稳定健康的老、中、青科技人才梯队，鼓励各层次科技人才积极参与各类科技社团工作，参与同行交流、学习新技术和先进的管理经验，提升医院学术水平和业内学术影响力。

第三，要严控兼职数量，明确推荐人员范围。为了引导更多的科技人员参与科技社团工作，防止个人在社团兼职过多，影响本职工作，对科技人员的社团兼职数量，兼职人员的年龄，在职、返聘、退（离）休、离职人员是否推荐均作出严格而明确的规定。对于那些能代表行业学术水平的高质量科技社团，遵循社团兼职数量可适当放宽的原则，鼓励高质量人才兼职。对兼薪、兼酬，获得社会组织奖金、津贴等报酬或其他额外利益作严格规定，防止和杜绝腐败滋生。

第四，要健全兼职推荐流程和严格材料审核要求。对从申请、开始任职，到最后结束任职各个环节做全流程规范。完善申请的必备材料。被推荐人在线发起申请后需要上传的必备材料包括科技社团印发的兼任职务邀请函或通知。申请境外非政府组织兼职需上传该组织合法成立的证明性文件，或其在中国境内省级公安机关登记代表机构的登记证书，或通过临时活动备案审查证明文件。兼职科技人员直接提供的，应当对文件真实性负责。规范中层干部社团兼职流程、社团领导和非领导兼职的备案方式。职能部门严格把关。规范科技社团名称、对社团的合法性与运营状态进行审核，杜绝非法组织的参与渗透，同时对被推荐人的拟兼任职务、现兼任职务个数、年龄等条件进行核查，确保被推荐人符合要求。

第五，要对境外非政府组织兼职作出规定。不得接受未登记代表机构、开展临时活动未经备案的境外非政府组织的委托、资助，代理或者变相代理境外非政府组织在中国境内开展活动。不得成为境外非政府组织会员，国务院另有规定的除外。

三、科技社团兼职管理信息化平台构建

（一）用户角色与功能

该信息化平台聚焦医院科技人员在科技社团兼任职务的院内申请和推荐、任职及到期维护的全流程管理，涉及普通职工、中层干部、职能部门管理人员、院领导、系统超级管理员等5种有不同职责权限的角色。功能模块包括系统登入登出、本人任职信息维护、申请管理、审核管理、科技社团信息管理及数据统计等。所有角色均可操作系统登入登出、本人任职信息维护和任职申请；在申请管理中，中层干部增加了所在科室／部门人员的任职信息汇总操作；职能部门管理人员能管理全院任职信息，原则上可操作所有模块；院领导能浏览全院的任职信息和统计结果，可操作申请管理模块中的申请数据总表、审核管理模块中的已任职总表和数据统计模块。

在数据信息处理上，该信息化平台具有数据的导入、校验、审核、检索和统计等功能。其中，数据导入主要针对历史手工表单或外部数据；数据校验则对导人数据进行规范化校验，符合接口标准的数据方可导入系统；数据审核是职能部门管理人员对导人数据进行内容审核，符合内容标准的数据方可进入系统，不符合的可进行删除、修改、驳回等操作；数据统计是对个人、科室、医院、科技社团、职务等的多维度统计。

（二）业务流程

全流程管理包含申请审批、开始任职和结束任职三大流程（图1）。

1．申请审批

参照国家对事业单位在职人员科技社团兼任职务相关规定，由被推荐人在线发起申请，上传科技社团印发的兼任职务邀请函或通知等必备材料，填写个人基本信息和科技社团名称、拟兼任职务和届次等数据信息。经所在部门或科室领导确认，分管领导批准后，该申请进入待审状态。

职能部门管理人员对待审状态的申请，逐一核对上传材料与信息。重点核实被推荐人的拟兼任职务和现兼任职务个数、年龄等个人信息，以及科技社团名称、合法性与运营状态等。若出现不符信息或不合规情况，管理人员将与被推荐人、科技社团、主管部门等进一步核实，对该条申请信息进行修改或予以驳回。职能部门审核通过的申请进入待上会状态。

待上会申请经医院办公会、党委（常委）会议审议后，没有通过的申请流程终止，该条记录状态则切换为未推荐。会议通过的申请，按干部管理权限分类处理，需送上级主管部门审批的送上级主管部门，批复结果返回后分类处理，其余由医院推荐到科技社团参与竞聘。

2．开始任职

被推荐人员在科技社团选举后，成功当选的将科技社团颁发的最高职务任职证书或任职证明材料上传系统；未担任职务的，被推荐人员也需将选举结果证明材料上传。职能部门管理人员对上传材料进行审核，未通过审核的材料将返回并通知被推荐人员重新上传；通过审核后，对上传材料进行核实并修改完善该条申报记录，进入在任或未任状态。

3．结束任职

任职期间，因故需要辞去在任职务的，被推荐人员向科技社团提交辞职申请，征得同意后，上传科技社团下发的同意辞职批复函。职能部门管理人员对上传信息进行审核，确认无误后将信息入库，该条任职记录将被设置为辞任状态。此外，系统根据现任职起止时间，将到期的任职记录自动变更为卸任状态。被推荐人员因特殊原因离开所在单位，其科技社团任职状态将由单位职能部门管理员修改为已离职状态，有多个任职记录的，仅修改一个记录的任职状态，其余记录任职状态由系统自动修改完成。

（三）系统架构

该信息化平台使用SQL Server关系型数据库系统持久化保存系统数据，对于存储数据的提取和应用效率更高，Redis缓存常用数据，减轻数据库读取压力。采用B/S（Browser/Server）架构设计和MVC（Model-View-Controller）的开发模式，运用C#语言在ASP.NET平台上进行系统开发。系统架构包含数据来源层、数据仓储层、管理层和应用层四个部分（圖2）。

四、讨论

（一）信息化平台建设的实现形式多元化

科技社团兼任职务管理是医院科技、人力资源管理的交叉领域。为推动该信息化平台的应用，厘清了医院内部管理部门，由医院科技部和人力资源部实行双部门联合管理。将兼职申报与会议审议前的流程交由院内办公系统（OA）实现，同时将个人查询与医院推荐后的证明材料上传流程与医院门户网站建设整合，不但实现了信息化建设资源整合，更重要的是实现了管理与数据应用的整合。

（二）完善制度规定，明确兼职人员要求

医院全面修订了与信息化平台配套的社会组织兼职管理办法，明确了兼职人员申请、审批、推荐、任职、退出等一系列制度要求，提出向科技社团推荐兼职人员的原则，即服务于医院整体发展战略和重点学科建设规划；鼓励科技骨干人才，特别是中青年科技人才更多地加入科技社团，学习新技术、交流管理经验，引导各学科逐步建立合理的科技人才梯队，避免出现科室内科技社团兼职过于集中的现象；对境外非政府组织兼职和兼薪兼酬等方面做出明确规定，规范各级领导干部科技社团兼职行为。

（三）建立信息分享和问题反馈机制

该信息化平台中设定申请人可见个人信息，科室管理人员可见本学科人员兼职信息，职能部门和院领导可见全院兼职人员信息，所有新旧个人兼职信息可在系统中查询下载，解决了原来由于个人信息集中在个别管理人员手中，导致的数据易遗失、不公开等弊端。同时，每一个环节处理都有信息提示，申请人可随时了解各环节通过或驳回情况和理由，若有疑问可通过系统预留联系电话随时沟通，搭建了信息分享和问题反馈平台与机制。

（四）配套信息库与标准库的建设

该信息化平台离不开配套信息库与标准库的支撑。一是历史数据库，强化了个人对系统信息核实维护的“第一责任人”意识，推进历史数据导人与清理工作。二是科技社团基础数据库，包括科技社团性质、管理级别和运营状况等，可以帮助实现申请录入与核对的自动匹配。对于系统不能匹配的科技社团或非政府组织可分别在民政部、公安部官方网站进行查询核实，若未查询到的需提供科技社团登记证书（或预登记证书）、NGO合法成立的证明性文件或境外非政府组织在中国境内公安机关登记代表机构的登记证书或通过临时活动备案审查的证明文件。三是数据标准库，信息分类标准如科室或学科分类、科技社团任职职务以及管理信息接口标准等；数据应用标准，包括统计、汇总或二次赋分标准等。

五、结束语

信息化平台的应用能够支撑医院管理科学决策，最大限度地提升人员数据资源开发利用效率。在该信息化平台运用初期，基于人员科技社团兼任职务的历史数据，经去重清洗与信息标化后导人数据库，通过网页开放个人账户，所涉人员上传任职证书、辞职批复函或未任职证明等材料，经审核后补充完善数据内容；在处理历史数据的同时，新的科技社团兼任职务申请记录同步产生，并行不悖。目前，该信息化平台运行稳定，在科室学科建设、医院评级审查、个人评聘考核等相关工作中，持续发挥作用。