电子凭证会计数据标准化改革助力会计信息化发展

王雨濛

［摘 要］推动电子凭证会计数据标准化，将能够为会计信息化发展提供有力的支持。但是，电子凭证会计数据标准化并不是一朝一夕就能够看到效果的。为了更好地推进电子凭证会计数据标准化，以北京某高校为例，就电子凭证会计数据标准化改革进行了探讨，希望可以为开机信息化发展提供借鉴。

［关键词］电子凭证；标准化；会计信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.017

［中图分类号］F232 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0056-04

0     引 言

按照《会计改革与发展“十四五”规划纲要》推进会计数字化转型的要求，财政部、国家税务总局、人民银行、国务院国资委、国家档案局标准委、国家电子文件管理部际联席会议办公室（密码局）、民航局、中国国家铁路集团有限公司联合组织开展电子凭证会计数据标准试点工作。电子凭证会计数据标准是会计信息化发展至关重要的一步，是会计行业无纸化发展进程中不可或缺的一步。

1     电子凭证概述

本次试点工作是按照国务院推行的会计数据标准及相关技术规范国家标准对软件进行配置，接收电子凭证并按照会计数据标准统一识别、自行解析，支持其会计核算系统智能记账处理和会计档案电子化归档。主要任务是按照会计数据标准，借助配套财政提供的XBRL工具包，完成系统电子凭证处理流程设计和系统改造，满足电子凭证试点工作需求［1］。

参加本次试点改革的有增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全面数字化的电子发票（以下简称“数电票”，含铁路电子客票、航空运输电子客票行程单）、财政电子票据、电子非税收入一般缴款书、银行电子回单和银行电子对账单等九类凭证。由于全电票、行政事业单位收据、银行回单、税收缴款书等各类电子凭证种类众多，且标准不统一，开具方非同源，所以在票据接收的环节需要逐一解析，尤其是行政事业单位。因此行政事业单位财务部门在会计信息化改革方面存在电子凭证“接收难、入账难、归档难”的问题。

2     智能报销系统架构

首先，建立智能报销系统，预约报销系统全部流程实现线上化，电子凭证全流程处理。通过智能报账模块进行报销票据的上传采集，实现待报销的电子凭证/电子发票的上传。其次，主动关联，构建电子数据间的钩稽关系，如：基于电子凭证/电子发票推荐可以报销的相关项目；基于差旅报销凭证计算相关行程、补贴信息；基于电子凭证/电子发票和报销项提示补充相关附件。升级改造财务核算系统，将电子发票、回单等原始凭证与报销单、记账凭证建立关联关系，实现制单扫码自动生成记账凭证、自动钩稽电子发票。通过财政部平台统一的XBRL数据包对报销系统模块、会计核算系统相关模块、电子档案系统模块进行升级改造，完成7种类型的电子凭证的获取、解析、入账，以及电子凭证入账归档全流程运用。上线后便于电子票据的收集、入账、报销、归档全流程查询。

《关于公布电子凭证会计数据标准的通知》规范了“结构化数据文件+版式文件封装+电子签名”的电子凭证标准，有效保障了数据来源的合法性、真实性以及数据的安全性，确保了电子凭证的法律效力，标志着真正“无纸化”时代的到来。依据会计电子档案管理规定，生成凭证电子文件，同时将相关附件打包生成待归档批次包。对待归档批次包进行真实性、完整性、可用性、安全性的“四性”检测。检测通過后，生成相关案卷及XML文件，同时将这些文件使用MinIO分布式存储技术进行保存，保证文件安全。生成和保存入账信息结构化数据文件。通过每个文件中的“唯一标识”与接收到的电子凭证建立对应关系。

3     建设情况——以北京某高校为例

北京某高校于2023年12月前按照试点要求将符合电子凭证会计数据标准的电子凭证入账结构化的文件上报到财政部统一报表子系统。

依据试点工作的要求，结合该校现有建设情况，本次试点采取现有系统改造与新购相关模块结合的方式开展。

3.1   新增智能报销模块

教职工通过PC端或者微信端上传试点范围内的电子凭证，提交后，系统将对用户所提交的电子凭证信息进行验签、识别、解析，以保证电子票据信息的真实性。票据通过校验后，进入待报销票夹，教职工选择某批发票前往报销，智能报销模块自动生成相关报销单，并进行线上签批流转，签批结束，财务收到报销单及票据XML文件后入账。

3.2   升级电子回单/无现金报账

升级改造银行电子回单及无现金报账系统，对银行电子回单、银行对账单业务流程进行梳理，在产生电子材料环节进行系统改造。与3.1节相同，系统需提取文件的元数据，并对整批、单个文件进行电子签名，以保证数据的完整性和真实性。

3.3   升级账务系统

财务处将上述两部分信息在财务核算系统中生成财务凭证时，系统将自动建立凭证与上述电子发票、电子回单等数据的关联关系。审核生成的会计凭证， 进行会计账务处理及出具财务报表，定期对会计档案进行归档。

3.4   新增财务电子档案管理平台

3.4.1   档案归档

财务系统基于当期的财务凭证发起电子档案归档，归档后，将凭证相关的报销电子发票、收入电子发票、电子回单等数据生成归档批次。归档批次包含：基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件四个部分。

在待接收档案列表查看待归档的批次，选择待归档批次进行四性检测，四性检测包含人工检测和自动检测两部分内容。检测通过后，系统对检测批次标记已通过且记录四性检测单号，同时对该批次可以进行归档处理。

归档操作时，对归档的操作人、操作时间进行记录，显示批次生成的归档案卷，同时可以对归档报告进行显示打印。

3.4.2   档案接收

选择压缩文件进行上传，压缩文件中需要包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件四个部分。移入后生成待归档的档案批次，基于移入的待归的档案批次进行四性检测，四性检测规则同电子档案归档，四性检测完成后进行案卷归档，直接将导入的电子档案案卷进行归档。

3.4.3   归档历史

显示所有的归档批次，可以针对归档批次查看四性检测报告，归档报告，以及相关归档批次的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件，根据归档批次也可以查看该批次归档生成的案卷，以及案卷相关的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件。

3.4.4   档案管理

电子档案浏览：根据电子档案的案卷进行浏览，查看案卷相关的基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件。

电子档案移交：选择移交的范围（归档年月、档案类型），基于查询范围进行移交，移交时填写移交人、移交时间，生成移交批次，可以下载移交文件，文件包含基本信息.XML，流程信息.XML，文件清单.XML，相关电子文件。基于移交批次可以查看移交的内容（案卷汇总及明细），以及对相关汇总内容进行明细查看。对移交批次可以打印移交报告单。移交完成后，可以查看历史移交批次及内容。

在库电子档案统计：根据不同的归档类型、年份，接收人进行汇总统计，同时根据汇总记录进行相关明细查看。

3.4.5   电子档案利用

凭证检索：基于凭证进行查询（根据权限进行控制，管理员和相关负责人可以查询所有凭证，其他人员根据授权范围进行查询），显示相关凭证的案卷信息、相关电子文件信息。

电子文件号验证：对电子文件号进行验证，输入电子文件号，查看相关电子文件号的信息以及附件信息。

查询申请：基于凭证号，根据申请的凭证号范围，生成申请批次。

查询授权：基于申请的批次进行授权，授权完成后在凭证检索模块进行查询。

档案利用统计：汇总每个案卷、文件查看的次数。用于监控汇总哪些案卷、文件被频繁使用。

3.4.6   日常维护

四性检测：基于档案类型、时间进行筛选，进行四性检测（记录检测人、检测时间），生成四性检测编号，根据编号可以查看检测的汇总信息，根据汇总信息可以查看案卷及其内容的明细信息。同时可以打印四性检测报告，在档案管理模块也可以查看相关历史的四性检测记录。

档案销毁：基于档案类型、时间、是否超期进行筛选，进行销毁（记录销毁人、销毁时间），生成销毁批次，基于销毁批次进行销毁。同时可以根据销毁记录进行查看，根据销毁批次可以查看销毁的案卷及相关明细信息。

检测历史：查看四性检测的历史（检测编号、检测人、检测时间、检测范围），根据检测编号，查询相关检测案卷及其明细信息，同时可以打印四性检测报告。

3.4.7   系统管理

人员管理：对电子档案管理平台进行人员及角色管理。控制不同人员对系统的功能使用。

系统参数设置：设置电子档案管理系统的相关参数。

纸质档案库架管理：设置相关库架，用于纸质档案编目时的库架选择。

档案备份：基于电子档案管理平台的所有案卷数据生成备份批次，同时记录备份人、备份时间、备份范围，备份打包完成后，对相关备份批次数据可以进行下载。

备份历史：基于备份批次查看相关进度，同时可以对备份完成的批次进行下载，同时可以记录是否刻盘或者标记其他备份存储情况。

4     试点票种接收端获取渠道及获取格式

符合试点改革的票据格式主要为OFD（Open Fixed-layout Document）格式和XML（Extensible Markup Language）格式。

各单位可根据财政部提供的工具包自主研发适合自己的解析文件，提供票樣给各接收端单位完成软件接收解析的功能改造。

首先需申请成为开具端的白名单试点单位，成为试点单位后开具端单位交付不同类型的票据以不同形式推送给各接收端试点单位。增值税电子普票和专票仅以国家电网一家试点单位为准，提供的数据格式为SIGN、XML和PDF，并以邮件方式直接推送至白名单客户。财政电子票据和电子非税收入一般缴款书目前为邮件推送的PDF格式；电子回单及银行对账单为OFD及XML格式。OFD电子回单与银行电子对账单目前支持接口直连的两种方式，即央行统一的互联互通平台和各商行的银企直连平台端口，两种方式都可以推送符合财政试点的OFD格式的单据。

5     接收端电子回单和电子对账单的获取途径

财务系统从银行端推送的数据中获取电子回单或电子对账单后，提取电子回单和电子对账单的OFD格式文档，根据实际入账情况将银行推送的文件解析为符合电子凭证数据标准的XBRL结构化数据文件，将银行回传的回单信息通过回单编号关联对账单的每一笔数据，与已入账的信息相关联。生成结构化数据后将原始电子凭证、记账凭证与电子凭证结构化数据文件按相关要求通过电子档案系统进行电子归档处理［2］。

6     电子凭证改革助力会计信息化发展

电子凭证试点工作不仅可以提升会计基础工作的规范性和电子凭证的可追溯性，还提升了财政监管效能。

按照电子凭证会计数据标准的要求，我们将持续深化试点和电子会计档案管理，逐步实现会计核算和档案管理的全流程电子化工作，加强电子凭证接收、解析、报销、入账、保存等全流程处理的风险控制，确保电子凭证的安全性和可靠性。

目前对北京某高校接收到的凭证在接收、解析、报销、入账、归档等的每一个环节实现电子凭证全流程的常态化处理，进行全要素验证，确保数据的真实可靠和为未被篡改。同时，通过会计数据标准化改革的全流程处理，接收、解析、报销、入账处理电子凭证，验证相关会计数据标准的可行性，可推动该高校会计信息化发展，提升信息化水平服务，为解决师生报销难、查账难问题，提供有效的途径。

7     结束语

随着电子会计凭证标准应用全面推开，会计职能将从传统的核算、记账、核账、报账向财务管理、价值管理、决策辅助等持续转型升级，将信息化数字化技术和会计工作有效地结合，助力新时代高校信息化数字化建设，实现信息科技特色的会计电子数据数字化转型。

主要参考文献

［1］饶艳超，朱华.电子凭证会计数据标准应用：以普联东文试点经验为例［J］.财务与会计，2023（9）：59-63.

［2］徐菲，苗阳，王迪，等. 高校电子凭证会计数据标准实践研究

［C］//中国计算机用户协会网络应用分会.中国计算机用户协会网络应用分会2022年第二十六届网络新技术与应用年会论文集，2022：5.