检验检测机构质量管理体系内部审核的方法

黄滨

摘要：质量管理体系内部审核是确保检验检测机构持续提供高质量服务的关键环节。本文首先阐述内部审核的策划，并根据实际情况指出实际工作过程中存在的问题，最后提出检验检测机构质量管理体系内部审核，旨在提高检验检测机构质量管理水平，提升服务质量和客户满意度，降低财产损失和出现突发事故的概率，以供参考。

关键词：检验检测机构；质量管理；内部审核

DOI：10.12433/zgkjtz.20240130

一、内部审核的策划

（一）确定审核目标和范围

审核目标是指对质量管理体系的特定方面或具体要求进行评估。例如，审核目标主要包括确认质量管理体系是否符合特定的质量标准（如ISO 9001）、评估关键流程的运行情况、确定质量目标是否被有效地追踪和实现等。在确定审核目标时，要明确目标的具体内容和达成标准，以便在实际审核中进行评估和判断。审核范围是指需要进行审核的具体部门、流程或文件等。确定审核范围可以帮助审核人员准确地确定需要审核的对象，并确保审核准备和执行的针对性。例如，审核范围包括质量管理手册、程序文件、关键流程或特定部门（如生产部门、质量控制部门）等，明确审核范围时，相关人员要充分考虑质量管理体系的全面性，确保重要方面得到适当的关注和评估。

（二）编制审核计划

人员需要根据组织的内部规定，确定内部审核的时间和地点。确保审核时间合理安排，不会对组织运营造成过大的干扰。选择适当的地点，使审核人员访问需要审核的部门或文件，同时注意选择合适的人员执行审核任务，审核人员应具备专业知识和经验，准确评估质量管理体系，如图1所示，注意避免审核人员与被审核对象存在利益冲突的情况，确保审核的客观性和公正性。另外，确定内部审核的具体流程和步骤，包括文件审查和实地检查的顺序、时长和内容，并编制详细的审核计划表，包括每个环节的具体时间安排和负责人。

（三）进行审核

实地检查是审核的重要环节。通过对现场的观察和检查，了解质量管理体系的具体执行情况。审核人员需要注意如下情况：

第一，检查各个部门的操作、设备、环境条件等，并与文件中规定的要求进行对比，确保实际操作的符合性和质量管理体系的有效性。

第二，与人员进行采访和访谈，了解人员对质量管理要求的理解和实施情况。通过与管理层、员工、操作人员等的交流，收集观点、意见和建议，以评估质量管理体系的有效性和改进空间。

第三，在审核过程中，首先，及时记录审核人员的观察、发现、疑虑和结论，包括符合性和非符合性的情况以及改进措施，确保记录的准确性、清晰性和客观性。其次，发现与质量管理体系不符合的情况，即非符合项时，审核人员要对上述问题进行确认、分类和分析，并确定改进措施。再次，注意识别潜在的改进机会和最佳实践，进一步提升质量管理体系的效能。最后，审核人员之间应保持良好的沟通和协作，及时共享发现、问题和建议，并就具体情况进行讨论和合理评判，确保审核结果的准确性和一致性。

第四，审核结束后，审核人员要将审核结果进行总结和编制审核报告。报告应包括审核目标和范围、详细的审核结果、发现的问题和建议的改进措施等，并及时提供给管理层和质量管理团队，以推动质量管理体系的改进和持续优化。

二、检验检测机构质量管理体系内部审核存在的问题

（一）不合理的审核安排

第一，审核人员的选择应基于自身的专业知识和经验与被审核部门的业务相匹配。如果选择的审核人员没有足够了解被审核部门的工作和流程，将会导致对问题的忽视或审核过程中出现误判，影响审核的有效性。第二，审核频率应根据被审核部门的特点和风险进行合理规划。如果审核频率过高，会给被审核部门造成负担，影响正常工作；如果审核频率过低，会错过及时发现问题和持续改进的机会。

（二）审核人员专业性不足

在实际工作过程中，第一，审核人员对相关领域的法律法规、技术标准、行业要求等知识了解不足，导致无法准确理解和应用专业知识进行审核工作，对被审核部门的具体工作特点和业务流程了解不全面，无法深入审查和评估，导致忽视重要细节或存在误判。第二，审核人员缺乏实际操作和审核经验，没有面对突发情况的处理能力和判断力，造成审核结果的不准确或不全面。第三，相关法规和标准也在不断发展和更新，部分审核人员尚未及时了解和掌握最新变化，无法按照最新标准进行审核，导致审核结果不准确或不合规。

（三）审核标准模糊

第一，审核标准缺乏明确规定具体的评估指标和要求，导致在审核过程中无法准确判断和评估被审核部门是否符合标准要求。第二，审核标准的表述存在较大的主观性，容易产生不同解读，导致审核结果不一致。第三，审核标准过于理论化或与实际需求不完全契合，导致审核人员难以准确判断被审核部门是否满足实际需求和实践标准，也没有提供足够的指导和解释说明，无法帮助审核人员理解和应用标准，容易产生误解或不完全理解标准的含义。

（四）审核结果反馈不及时或不明确

第一，审核人员和被审核部门之间缺乏明确的反馈机制，导致审核结果无法及时传达给被审核部门，或者反馈内容不够清晰明确，无法有效指导被审核部门的改进工作。第二，审核结果反馈中的信息也存在错误或不完整，无法准确描述审核的发现、问题和改进建议，导致被审核部门无法全面了解审核结果和需要改进的方面。第三，审核结果的反馈过程缺乏充分的沟通和交流，不同意见和解释无法及时得到澄清，进而造成审核结果的理解和应用存在偏差或误解。第四，审核结果的反馈时间过长，导致被审核部门无法及时了解审核结果和采取改进措施，影响问题的及时解决和工作的改进。第五，审核结果的反馈内容过于笼统，无法提供具体的问题描述、改进建议和可行的解决方案，导致被审核部门难以理解和实施改进。

（五）审核记录不完整或不准确

第一，审核记录的要求不明确或不充分，没有提供具体的指导和要求，导致在记录中遗漏重要信息或没有按照规定的格式进行记录。第二，存在错误、遗漏或信息不全面的情况，影响了记录的准确性和完整性，难以为后续的工作提供准确依据。第三，部分审核记录与实际情况不一致，存在主观偏差、不准确的陈述或不客观的描述，影响对审核过程和结果的理解和判断。第四，审核记录的方式和工具不够合理或不便于信息的准确记录，例如，手写记录容易出现模糊或遗漏，电子记录系统可能存在操作不当或技术问题。第五，审核记录的复核和验证环节不够严谨，缺乏审核结果和记录的再次核对，造成错误或不准确的记录，影响工作进一步开展。

（六）改进措施跟踪不到位

审核结束后，没有明确的改进计划和措施，会导致无法进行有效的改进跟踪和监督。同时，没有明确指定责任人和部门负责推动和跟踪改进措施的执行情况，导致改进措施的执行不到位，缺少有效的跟踪和监督机制，无法及时获取改进措施的进展情况以及及时发现和解决问题、纠正不足。改进措施的相关信息也没有进行及时和有效的沟通，进而造成推动改进的相关人员不清楚任务、目标和进度，影响改进措施的跟踪和执行。另外，缺乏有效的监督和反馈机制，无法及时对改进措施的执行情况进行评估和反馈意见，导致改进措施的效果不明显。

三、检验检测机构质量管理体系内部审核改进措施

（一）加强培训和意识提升

首先，制定详细的培训计划，包括培训内容、目标和时间表等，并根据审核人员的职责和需求，确定培训课程的种类和级别，例如，质量管理体系的知识、内审员技能和沟通技巧等。其次，组织专业的培训机构或邀请外部专家开展培训课程，确保审核人员掌握最新的质量管理标准和相关要求。培训内容包括质量管理体系的原理、内部审核程序、审核技巧和案例分析等。再次，安排有经验的审核人员对新任人员进行现场指导，帮助新员工理解审核要点、掌握审核技巧，并逐步提高独立判断能力和问题识别能力。最后，定期组织内部培训工作坊、经验分享会等形式的活动，鼓励审核人员相互交流、学习和分享经验，从而促进知识的传递和共享，提高整个团队的质量管理水平。

（二）完善审核程序

首先，明确内部审核的范围，包括涉及部门、流程和活动，以及审核的目的是评估质量管理体系的合规性、效果和持续改进能力等。其次，根据审核范围和目的，制定详细的审核计划和排程，确定审核的时间、地点、参与人员和所需资源等，确保审核的顺利进行和高效完成。同时，需要明确审核所需的标准、要求和准则，例如质量管理体系的国际标准、法规和内部规定等。最后，审核人员应清楚了解上述要求，正确评估质量管理体系的符合性，根据审核的目的和范围，采用多种审核方法进行评估，确保方法的有效性和可靠性，常用的方法包括文件审查、现场观察、员工访谈和记录分析等。

（三）提高审核人员的独立性

首先，明确审核人员的身份和角色，以及在审核过程中的独立地位。审核人员应被视为独立的评估者，而不是被审核部门的成员或上级，确保在审核过程中不存在利益冲突，例如，不能审核自己负责的部门或与自己有利益关联的项目。其次，机构应设立机制，考虑并防范潜在的利益冲突，为审核人员提供独立的工作环境，使审核人员独立思考、行动和作出决策，确保可以自由地表达意见和观点，而不受到外界压力或影响。同时，建立明确的审核程序和准则，规范审核人员的行为和判断，例如，遵循事实、不受偏见、不受干预等，维护审核人员的独立性。

（四）强化审核记录和报告的管理

首先，确定明确的审核记录要求，包括何时、何地、由谁负责记录审核过程中的关键信息。其次，确保记录的准确性和完整性，包括审核活动、发现的问题、提供的建议和问题的处理情况等，并使用标准化的审核记录表格或模板，确保所有审核人员在记录过程中遵循相同的格式，进而提高记录的一致性和可比性，便于后续参考和分析。再次，审核结束后，及时提交审核报告，报告要由审核人员和审核负责人一同审查并签署，确保其具有准确性和权威性。最后，单位要制定审核记录的存档和管理制度，确保所有审核记录安全存储、易于访问和保密。

（五）强化纠正和预防措施

首先，在内部审核过程中，准确识别和定位存在的问题，包括不符合质量管理体系要求、程序不当、错误记录等，采用五为法、鱼骨图等分析工具，找出导致问题的根本原因，而不仅仅是表面原因。其次，通过内部审核的结果和其他质量管理体系的信息，分析问题的趋势和风险，识别可能导致问题的因素，并提前采取预防措施进行干预。再次，将内部审核结果及时反馈给相关部门或人员，并确保问题的解决情况得到确认和证明。最后，鼓励被审核部门采取改进措施，并在内部审核中有所体现。

（六）进行外部审核和评估

首先，选择合适的外部审核机构进行审核和评估，确保具备独立性、专业性和可靠性，并考虑机构的声誉、资质认证、审核经验和专业领域等因素，确保外部审核机构提供高质量的评估。其次，制定详细的审核计划，与外部审核机构就审核的范围、目的和时间等进行充分的沟通和协商。再次，为审核做好准备工作，包括文件、数据、记录和人员配合等，以便外部审核机构进行评估。最后，外部审核机构应根据约定的审核计划，对检验检测机构的质量管理体系进行审核和评估，并采用类似内部审核的方法，例如，文件审查、现场观察、员工访谈等，进而评估质量管理体系的合规性和有效性，根据审核和评估的结果，编制详尽的评估报告和结论。

四、结语

内部审核作为一个重要的质量管理工具，在确保检验检测机构符合相关标准和要求方面发挥着重要作用。通过研究可以了解到内部审核应包括严格的计划、执行和整改环节，内部审核员应具备一定的专业知识和素质。只有通过持续的内部审核，检验检测机构才能实现持续改进和提高质量的目标。  （下转第97页）（上接第88页）

参考文献：

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[2]田小鹏.浅谈综合性检测校准机构如何构建编写质量管理体系文件[J].中国检验检测，2022，30（03）：79-82.

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