计量标准档案信息化管理模式的探索与应用

赵晶

摘 要：信息时代，计量标准档案信息化管理是保证产品质量、促进科技创新、推动国民经济发展的重要环节。文章对计量标准档案信息化管理模式的探索与应用展开了研究，提出计量标准档案信息化管理模式的理论基础，并对计量标准档案信息化管理模式的作用展开分析，阐述了计量标准档案信息化管理模式的实践原则及其应用策略，以期为相关人员提供参考。

关键词：计量标准；档案信息化；管理模式

中图分类号：G270；TB9文献标识码：A

计量标准档案信息化管理模式的探索与应用，是一项长期而又不断发展、完善的过程。在信息时代，积极推进计量标准档案管理工作，对提高管理效率、优化资源配置、保证数据安全性、提高服务质量起着至关重要的作用。

一、计量标准档案信息化管理模式的理论基础

计量标准档案管理是对计量基准活动中产生、采集、处理以及使用等过程中所发生的各种文件实行全面管理的一种方法。档案管理的理论依据主要有档案管理、计量学和标准化等。计量学为测量、检查和校准提供了理论依据；标准化理论为标准的开发与应用提供了理论依据；信息化管理就是利用信息技术来支持和优化组织的业务过程、资源分配和决策过程。信息化管理理论是信息系统理论、组织行为理论和信息资源管理理论的重要组成部分。其中，MIS理论为信息系统的开发、运行与维护提供了理論依据；组织行为理论为组织的合作交流与决策提供了理论依据；信息资源管理理论为信息资源的获取集成和利用提供了理论依据。计量标准档案信息化管理就是以信息化为基础，把计量基准档案管理和信息化管理有机结合起来的一种管理模式。其理论依据主要有档案信息化、电子档案管理和数字化转型等。档案信息化理论为档案信息化的实施提供了理论依据，电子文件管理理论为电子文件的获取、保存、检索与保护提供了理论依据，数字化转型理论为企业数字化转型提供了理论依据。

二、计量标准档案信息化管理模式的作用

1.促进计量标准档案信息化管理规范化开展

计量标准档案信息化管理模式的功能在于推动其标准化开展，利用信息化对计量标准档案开展电子或数字化的管理，能够提高档案管理的效率。数字档案能够实现对档案的快速存取、储存、检索与传递，极大地降低了传统纸质档案的实体操作与人力成本，提高了管理效率。通过建立标准化的档案管理程序与标准规范，保证了计量标准档案管理工作的规范化，可以使档案管理行为规范化，减少人为因素造成的失误操作，提高档案管理的规范性、可控性。通过合理的权限设置、数据加密、备份等手段，保证了计量标准档案的安全与完整。对档案资料的加密、备份，可以有效防止档案资料遗失或被非法篡改，保证档案资料的安全。

同时，实现了对档案访问、修改等权限的管理，保证了档案数据的完整、可靠。建立计量标准档案信息化管理模式，还能够实现计量标准档案信息的共享与交流。通过建立统一的档案管理平台或系统，使各部门、各单位可以实现档案信息的共享与交换，避免出现“信息孤岛”“重复建档”等现象，有利于提高各方对档案信息资源的利用效率，促进合作与共同发展。信息化管理模式能更及时、准确地掌握档案信息，实现了对档案信息的实时监控与分析，并将其转化为决策依据。该研究有助于提高管理决策的科学性与准确性，促进计量标准工作的进一步发展与优化。

总而言之，计量标准档案信息化管理模式的功能主要体现在推动计量标准档案信息化管理的标准，提高管理效率，增强规范性，保证档案信息安全完整，支持共享和交流，提高决策支撑能力。

2.提高计量标准档案信息化管理的科学性

计量标准档案信息化管理模式的重要功能就是提高其科学管理水平。采用信息化管理方式，可以对计量标准档案资料展开电子化或数字化的记录、存储与处理，避免人为操作可能出现的误差，提高档案资料的准确度，避免因资料错误而造成不必要的麻烦与损失。通过数据备份、数据加密等手段，实现了计量标准档案数据的安全与完整，防止资料遗失或被非法篡改，并保证资料的可靠性。信息化管理模式为档案管理提供了实时、准确的档案信息，为决策提供了科学的依据。通过对档案信息的分析与评价，在客观数据的基础上作出科学的决策，提高管理的科学性与有效性，实现了计量标准档案管理的标准化、自动化和可追溯性。通过优化流程，消除冗余环节，提高工作效率与质量，降低人为干扰，使管理更加科学。信息化管理模式有利于知识的积累与共享，建立档案管理系统或平台，方便各部门及工作人员共享与传递经验与知识，提升队伍整体素质，促进计量标准档案管理工作科学化开展。

综上所述，计量标准档案信息化管理模式的一个重要功能就是提高其科学管理水平，不仅能提高档案数据的准确性和可靠性，为决策提供支持，优化工作流程，促进知识管理，还能使档案工作向科学化、规范化、高效化方向发展。

3.增强计量标准档案信息化管理的有效性

计量标准档案信息化管理模式的重要功能就是提高档案管理的效率。采用信息化管理模式，实现了计量标准档案的集中存储与管理，实现了各部门、各单位间资源的集成与共享。建立统一的档案管理平台或系统，能有效解决“信息孤岛”“重复建档”等问题，提高资源利用率和管理效率。

采用信息化管理模式，实现了计量标准档案的存取与检索，方便快捷，效率高。档案信息化管理模式可以利用关键字检索、分类检索等功能，迅速找到需要的档案，省时省力，帮助管理者更有效地获取和使用档案信息，提高管理效率。

此外，还应建立计量标准档案管理系统，实现计量标准档案管理规范化、程序化。通过标准化工作程序的制定与应用，明确各岗位的职责、标准化操作与协作，避免在工作中出现混乱与重复，提高工作效率与质量。采用信息化管理模式，还可以实现对计量标准档案状态及变化情况的实时监测与分析。

通过数据指标、报表和曲线图等功能，管理者能够及时了解档案管理的状况，发现并解决问题，提高管理反应速度和决策效果。信息化管理模式为计量标准档案的信息化管理提供了数据支撑与基础，实现了绩效考核与持续改善。通过对档案管理指标的监控与分析，能够评估管理成效，针对存在的问题加以改进与优化，持续提高管理的效能与水平。

综上所述，计量标准档案信息化管理模式的重要功能就是提高计量标准档案的信息化管理效能，在资源的集成与共享、数据的便捷获取与检索、工作流程的系统化、实时监测与分析以及绩效评价与持续改进等方面发挥着重要的作用。

三、计量标准档案信息化管理模式的实践原则

1.统一性原则

建立统一的档案管理平台或系统，以保证档案信息的完整性、一致性。通过统一的标准与规范，使档案数据的格式、命名和存储方式得到统一，实现不同部门、单位间档案管理工作的相互配合与衔接。

2.标准化原则

建立并运用标准化的档案管理程序与标准，保证计量标准档案的标准化、可控化。明确各岗位职责，标准化操作与协作，避免重复劳动，提高工作效率与质量。

3.安全原则

为了保证计量标准档案信息的安全、完整，可以采取合理的数据保密措施。包括权限管理、数据加密、备份和恢复等措施，保证档案信息的安全性。

4.效率原则

通过优化工作流程，运用信息化手段，提高计量标准档案的信息化管理效率。通过对档案数字化的记录、存储和处理，可以实现对数据的快速存取、检索和传输，降低了工作量，提高了管理效率。

5.可持续发展原则

保证计量标准档案信息化管理模式的可持续性。包括持续维护与更新系统，使之能适应新技术与新环境的变化，确保系统稳定、可靠。在此基础上，构建知识管理机制，积累并传承相应的经验与技术，为企业管理持续改善提供支撑。

6.使用者参与原则

重视使用者的参与和回馈，将使用者的需求与意见纳入设计与执行。通过使用者的培训与交流，提高使用者了解与运用档案管理系统的能力，提升其满意度与效能。

四、计量标准档案信息化管理模式的实践应用策略

1.建立健全计量标准档案信息化管理制度

要完善计量标准档案信息化管理体系，各单位要成立专门的档案管理组织机构或队伍，负责组织实施。这个组织或小组要有相应的技术与管理能力，协调各种资源，以促进档案管理工作顺利开展。在此基础上，结合实际，制定统一的档案管理流程及操作规范。在建立、录入、存储、检索、维护以及销毁等各环节中，要规范管理人员的操作行为，保证信息化管理工作的标准化、可控化。为了满足计量标准档案信息化管理的需要，必须建立一个信息化的管理系统。该系统应该具有数据的存储、检索、共享和安全保障等功能，能够实现各种业务过程的自动化与协同工作。

同时，为了保证系统或平台的稳定可靠，需要定期维护与升级。此外，还应加强计量标准档案管理人员的培训与教育工作，增强他们的信息管理技术与意识。培训内容应涵盖系统运行、数据管理、信息安全与隐私保护等方面的知识与技能，以帮助管理者更好地掌握信息技术与手段，提高管理水平与效果。还应建立计量标准档案信息化管理的监督与评估机制，定期开展计量标准档案信息化管理工作。在监控与评估过程中，找出存在的问题与不足，并及时加以修正与改善，以保证信息化管理体系的有效实施与持续改善。这些实践应用策略，有利于完善计量标准档案信息化管理体系，实现科学、规范、高效的管理目标。同时，应根据企业的实际情况，灵活调整与改进战略，使之适应企业经营管理的需要与技术的发展。

2.加强计量标准档案信息化人才建设

首先，要加强计量标准档案信息化人才的培养，必须对其开展专门的培训与教育，加强其专业知识与技能的培养。其中，包括档案管理理论、信息技术应用、资料分析与发掘等课程。在培訓过程中，员工应熟练掌握相关的工具与方法，从而提高自己的信息化管理水平。计量标准档案管理人员不仅要具备专业技能，还要具备良好的沟通技巧、团队合作精神以及解决问题的能力、创造性思维等。通过综合素质的培养，才能使员工更好地适应信息化管理的工作环境与要求。

其次，建立计量标准档案信息化管理的激励机制。通过薪酬激励、晋升机会以及荣誉认可等手段，充分调动员工的工作积极性与创造性，提高档案管理人员的实际操作能力。可以安排员工参加实际的信息管理项目，解决实际问题，从中获得经验教训。

最后，应加强计量标准档案管理人员的交流与协作，促进信息交流与共享。可以定期举办研讨会、培训班或论坛等，为其提供一个交流经验、研讨问题的平台，以集体的智慧不断提高管理水平。同时，还应加强与有关高校、科研院所以及行业协会等单位的合作，共同开展计量标准档案信息化管理人才培养计划。

通过上述措施，有利于加强计量标准档案信息化人才队伍的建设，促进计量标准档案工作人员的专业素质与实践能力的提高。

3.完善计量标准档案信息化管理平台

第一，为了进一步完善计量标准档案信息化管理平台，必须对其展开全面的规划与设计，明确其功能要求，如数据结构、接口设计等。根据计量标准档案管理工作的实际需要，合理规划各模块、部件，保证各模块之间无缝连接。第二，建立统一的数据标准与规范，实现不同部门、单位间档案数据的互通与共享。通过数据标准化与集成，提高数据质量与一致性，减少重复输入，提高管理效率与数据分析精度。第三，加强安全防范，保证档案资料的安全可靠性。使用合适的加密技术来阻止非法访问与被篡改。在此基础上，建立权限管理机制，实现对不同用户的权限划分与控制，保证档案信息只有被授权的人可以访问和处理。第四，注重用户体验，为用户提供友好的界面及操作过程。简化操作流程，提供可视化的浏览与检索功能，方便了用户对档案信息的输入、查询与管理。同时，为用户提供必要的培训与技术支持，使用户能够更好地掌握与使用管理平台。第五，建立定期备份与恢复机制，保证档案资料的安全可靠。有规律地备份数据，把备份数据存放在不同的地方和系统里，从而避免了数据的丢失和损毁。同时，还应建立数据快速恢复机制，保证发生突发事件后，系统能快速恢复正常运行。根据实际需要及技术的发展，不断优化、更新管理平台，及时修复与更新系统漏洞及缺陷，引进新技术与新功能，提高管理平台的适应能力，以适应变化中的管理需要。

计量标准档案信息化管理平台的建立，有利于提高管理效率和服务质量，促进计量标准档案管理科学化、规范化开展。同时，要密切注意用户的反馈与需求，持续优化与完善管理平台，使用户体验更加良好，工作效果更佳。

五、结论

在今后的发展过程中，要不断对计量标准档案的信息化管理模式展开深入的研究与探索，利用先进技术手段与管理理念，不断提高计量标准档案管理水平。只有不断创新与完善，才能使计量标准档案更具效率、方便、智能化，更好地服务于社会经济的发展与科技创新。

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作者单位：淄博市计量技术研究院