信息化时代档案管理与服务模式创新研究

摘 要：在信息化时代，档案管理与服务模式创新的必要性体现在提升档案管理效率与服务质量、加强档案信息安全与保密工作、推动档案管理跨界融合等方面。但从当前情况看，档案管理与服务模式存在一系列问题，对管理和服务效果产生不良影响。针对这些问题，可以采取相应策略应对，并结合信息化建设目标调整实际策略，使其发挥出更好的作用。

关键词：信息化；档案管理；服务模式

中图分类号： G271文献标识码：A

档案管理是一项重要的工作，关乎企事业单位的运营和决策。而随着信息化时代的到来，档案管理工作也要创新，才能与时俱进，继续发挥其功能与价值。为此，在创新过程中，要对当前的短板和不足展开深入研究，而后依托信息技术提出改革策略，使新的档案管理模式能够在提高信息化水平的同时，克服短板和不足。

一、信息化时代档案管理与服务模式创新的必要性

1.提升档案管理效率与服务质量

引入先进的信息技术是档案管理创新的重要途径，使得档案信息的存储、检索和利用更加便捷、高效。传统纸质档案容易遭受损坏和丢失的风险，且检索效率低下，难以满足快速变化的各种需求，而信息化档案管理模式的构建，可以实现档案信息的数字化存储，不仅能更好地保存档案，还能快速检索信息，使得档案信息的利用率得以提升，进而为企事业单位决策提供及时、准确的数据支持。同时，在服务模式上，传统的档案管理往往局限于简单的档案借阅和查询服务，难以满足用户多样化的需求，而引入互联网、大数据等技术创新服务模式后，能够为用户提供更加个性化和智能化的服务。例如，用户可以通过网络平台随时随地展开档案查询和下载，实现档案信息的即时获取和共享。另外，借助数据分析，档案管理部门还可以为用户提供更加精准的档案推荐和咨询服务，有助于提升用户的满意度和体验。

2.加强档案信息安全与保密工作

随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理方式已难以满足现代信息安全的需求，如纸质版材料不易保存、容易丟失，甚至造成数据被泄露。因此，不断探索和创新档案管理与服务模式极为必要，以便更好地适应信息化时代的发展要求。第一，创新档案管理模式有助于构建更加严密的安全防护体系。通过采用先进的信息技术手段，如云计算、大数据等，可以实现对档案信息的全面监控和实时防护，有效防止非法访问和恶意攻击，有助于及时发现并应对潜在的安全风险；第二，服务模式的创新也有助于提高档案信息安全保密工作的水平。档案管理部门可以利用互联网、移动应用等现代技术手段为用户提供更加便捷、高效的档案服务，还能通过加强用户身份认证、访问权限控制等措施，确保只有授权用户才能访问档案信息，从而有效防止档案信息被泄露和滥用。

3.推动档案管理跨界融合

档案管理与服务模式创新能促进档案管理的跨界融合，这不仅是“互联网+”时代的发展趋势，还是推动档案管理现代化、提升档案服务价值的关键途径。传统档案管理被视为一项孤立的工作，与其他领域交流和合作较少，而在信息化背景下，通过档案管理与服务模式创新，能够推动档案管理走出封闭体系，与其他领域实行广泛互动和合作，有利于借鉴其他领域的先进理念和技术手段，而其他领域也可以从档案管理中获取有价值的信息和资源，实现共赢发展。在这一基础上，档案管理的应用领域和服务范围也会大幅拓展，为社会的各个领域提供更加全面、深入的档案服务。比如档案管理可以与历史研究、文化传承以及社会调查等领域展开合作，共同挖掘档案中的历史价值和文化内涵，也可以与政府机构、企事业单位等展开合作，提供定制化的档案解决方案，满足其特定的需求。

二、档案管理与服务模式存在的问题

1.档案管理方面的问题

（1）管理意识薄弱。管理意识是在长期管理过程中逐步形成的，涵盖多方面内容，如对管理的重视程度、对管理原则的认知程度以及对管理思想的接受程度等。当前，一些企事业单位在档案管理方面存在管理意识薄弱的问题。一些企事业单位对档案管理重视程度不够，认为档案管理只是简单的收集、整理以及保管工作，没有意识到档案管理对于组织发展的重要性，往往忽视档案管理的规范化和标准化建设，进而导致档案信息的混乱和丢失。还有一些档案管理人员缺乏责任感和使命感，在工作中往往只是机械地执行工作任务，缺乏对档案信息的深入分析和挖掘，无法为组织提供有价值的决策支持。

（2）管理制度不健全。档案管理存在管理制度不健全的问题，主要体现在以下几个方面：一是档案管理制度缺乏系统性。许多企事业单位在档案管理方面缺乏完整、统一的管理制度，不同部门各自为政，没有形成统一的管理规范，不仅导致档案管理流程混乱，还容易造成档案信息被遗漏和重复，严重影响档案管理效率和质量；二是档案管理制度缺乏针对性和可操作性。一些现有档案管理制度过于笼统和模糊，缺乏具体的操作指南和细则，使得档案管理人员在实际操作中难以准确把握和执行，容易出现偏差和失误。

（3）信息化程度低。当前，档案管理信息化建设程度低的问题表现在多个方面：首先，硬件设备设施配备不足。很多企事业单位在档案管理方面缺乏必要的信息化设备设施，如高性能的计算机、扫描仪以及打印机等，导致档案数字化进程缓慢，纸质档案仍然占据主导地位，无法快速实现档案信息电子化处理；其次，档案管理中软件应用落后。一些单位虽然配备了信息化设备设施，但档案管理软件却陈旧过时，功能单一，无法满足现代化档案管理的需求；最后，信息化意识不强。许多档案管理人员对信息技术的认识不够深入，缺乏信息化管理的主动性和积极性，导致档案管理信息化进程受阻。

2.服务模式方面的问题

（1）服务模式单一。首先，表现为服务对象单一。比如传统的服务模式往往只为组织内部的员工或特定部门提供服务，忽视了外部用户或更广泛的社会需求，导致档案信息的利用范围受到限制，无法充分发挥档案的价值；其次，表现为服务内容较为单一。在档案管理过程中，不同的用户可能有不同需求，如有的用户需要查询特定的档案信息，有的用户需要对档案实行数字化处理，而有的用户可能需要档案证明等，传统的服务模式往往无法根据用户的需求提供个性化的服务，导致用户体验不佳。

（2）服务效率低下。档案管理服务模式存在服务效率低的问题，已经成为制约档案管理工作顺利开展的重要因素。首先，传统的档案管理服务模式往往依赖于人工操作，无论是档案的收集、整理、分类还是查询，都需要档案管理人员大量的手工劳动，不仅耗时耗力，还容易出错，导致服务效率低下；其次，档案管理服务模式的信息化程度不足。许多单位的档案管理系统仍然停留在纸质档案阶段，缺乏电子化的档案管理平台，即使有些单位引入了档案管理系统，但由于其系统功能不完善、操作复杂等原因，也往往无法提高服务效率；最后，档案管理服务模式的标准化和规范化程度不够。由于缺乏统一的管理标准和操作规范，档案管理人员在处理档案时往往存在主观性和随意性，不仅降低了档案管理的专业性，还导致服务效率不高。

三、信息化时代档案管理与服务模式创新策略构建

1.档案管理方面的创新策略

（1）做好教育引导，增强管理意识。通过教育引导来增强管理意识，在信息化时代的档案管理中显得尤为关键。一是加强教育培训，提高认识水平。企事业单位可以定期组织教育培训活动，邀请档案管理领域的专家或学者授课，使档案管理人员深入了解档案管理信息化建设的重要性以及现代档案管理理念和方法。培训内容应涵盖档案管理信息化的基本理念、技术发展趋势以及最佳实践案例等，以提升档案管理人员的认识水平和专业素养；二是开展案例学习，激发创新思维。通过案例学习方式让档案管理人员了解和分析成功实施信息化档案管理的企业或机构的做法，深入感受档案管理信息化的实际效果和优势，进而激发档案管理人员的创新思维和学习热情。同时，也可以组织档案管理人员开展案例讨论和分享，以促进经验交流和知识共享；三是加强实践锻炼，提高应用能力。引导档案管理人员在实际工作中运用信息化档案管理知识和技能，如组织档案管理人员参与具体的档案管理项目，让他们在实践中不断积累经验，提高应用能力，并鼓励档案管理人员敢于尝试新的档案管理方法和技术，勇于面对挑战和解决问题。

（2）深入剖析漏洞，建立健全管理制度。深入剖析漏洞是建立健全管理制度不可或缺的一环，有助于精准定位问题，制定有效的改进措施，提升管理效率和安全性。首先，要对现有管理制度全面审视，识别其中存在的漏洞和不足，如审视管理制度的完整性、合理性、可操作性，并通过对比最佳实践、行业标准、法律法规等，发现制度中存在的缺陷和不合规之处；其次，要对漏洞展开深入剖析，找出问题产生的原因。为此，可以通过细致分析管理流程、人员操作、技术应用等多个维度。例如，分析管理制度的执行情况，以了解是否存在执行不力、监督缺失等问题。分析人员操作习惯来发现是否存在操作不规范、安全意识薄弱等问题。在深入剖析漏洞的基础上，制定针对性改进措施，完善管理流程，加强关键环节的监督和控制。通过培训和教育等方式增强人员操作规范和安全意识，进一步提高他们的专业素养，并引入先进的技术手段，提高管理的智能化和自动化水平。

（3）培养人才和完善设备设施，提高信息化水平。在信息化时代，为了提升档案管理的信息化水平，需要注重培养人才和完善设备设施。在人才培养方面，企事业单位要重视档案管理人员的专业素养和信息化技能的提升，如采取定期举办专业培训课程的方式，使档案管理人员掌握最新的档案管理理念以及数字化处理、信息分类与检索等技能，还应加强与其他行业或领域的交流合作，引进具有丰富经验和创新思维的优秀人才，为档案管理团队注入新的活力。在设备设施完善方面，应积极引进先进的档案管理设备设施和技术，如引入最新的数字化扫描设备，将传统纸质档案转化为电子档案，便于存储、检索和共享。利用云计算、大数据等技术构建档案管理信息系统，实现档案的在线管理、远程访问和智能分析，提高档案管理效率。利用人工智能技术实现档案的自动分类、识别和整理，减轻档案管理人员的工作负担。利用物联网技术，对档案存储环境实时监控和调节，确保档案能够安全保存。

2.服务模式方面的创新策略

（1）增强服务意识。信息化时代，增强服务意识是实现档案管理服务模式创新的核心所在。首先，要深刻理解服务的重要性。档案管理人员需要意识到档案不仅仅是静态的信息记录，还是组织发展的宝贵财富。只有做好服务，才能充分满足用户的要求。只有档案管理人员深刻理解服务的重要性，才能在具体工作中更好地服务于用户，满足用户对档案信息的需求，并能以用户需求为导向，不断优化服务流程；其次，提升服务质量。包括提高档案检索的准确性和效率，确保档案信息的完整性和安全性以及提供便捷、友好的服务体验。为此，可以通过引进先进的档案管理系统来提高档案管理信息化水平，以便为用户提供更加高效、精准的服务；最后，加强与服务对象的沟通。档案管理人员应主动与用户建立联系，了解他们的需求和反馈，以便及时调整服务策略。为此，可以通过定期开展用户满意度调查，收集宝贵意见和建议，为改进服务模式提供依据。

（2）开发服务平台。档案管理服务模式创新要将开发高效、便捷的服务平台作为重点。首先，要明确服务平台功能定位。服务平台应集档案查询、借阅、归档和管理等功能于一体，为用户提供一站式服务。同时，平台还应具备数据分析和可视化功能，以便档案管理人员能够深入了解用户需求，优化服务流程；其次，要设计用户友好的界面。服务平台界面应简洁明了、易于操作，并要合理布局和搭配色彩，能够带给用户更优质的体验；再次，要加强平台的安全保障。档案涉及私人信息、保密信息等，为此，服务平台应提高安全性，避免信息被泄露。可以引入先进的安全技术，如数据加密、权限管理等，以确保档案信息完整性和安全性，还要注重定期对平台安全检查和漏洞修复，防止潜在的安全风险；最后，要注重平台的可扩展性和兼容性。档案的数量和用户需求是不断变化的，为此服务平台也需要具备强大的可扩展性，以适应未来的发展需求。同时，平台还应兼容不同的操作系统和设备设施，确保用户可以在多种终端上访问和使用。

（3）定期考核与评估。档案管理服务模式创新离不开定期考核与评估，目的是及时发现短板和不足，为调整和新一轮创新提供依據。首先，要设定明确的考核与评估标准。这些标准应该包括档案管理的规范性、信息化水平、服务质量等多个方面，并确保标准具有可操作性和可衡量性，以便客观、公正地评价档案管理工作；其次，要建立定期考核与评估机制。可以规定每季度或每年开展一次全面的考核与评估，以确保对档案管理工作的持续监督和改进。在考核与评估过程中，要充分利用信息化手段，如电子档案系统、数据分析工具等，提高考核与评估的效率和准确性；再次，要注重考核与评估结果的反馈与利用。考核与评估结果应及时反馈给档案管理人员，以便他们了解自己的工作表现及存在的问题，从而有针对性地改进；最后，要持续完善考核与评估体系。随着信息化时代不断发展，档案管理服务模式也需要不断创新，只有这样才能确保档案管理服务模式与时俱进，使创新成果切实发挥应有价值。

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作者单位：西安市学校后勤服务管理中心

作者简介：李婕（1981—），女，汉族，陕西延安人，本科，助理馆员，研究方向：档案。