大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新分析

牛福厚

摘 要：大数据背景下，机关事业单位在发展过程中应不断探索人事档案管理创新方案，充分发挥人事档案管理工作价值，有利于提高机关事业单位内部整体管理水平。基于此，文章将深入分析机关事业单位人事档案管理现状，并结合具体工作内容，提出合理化参考建议。

关键词：机关事业单位；人事档案管理；大数据；创新

中图分类号：G271文献标识码：A

在机关事业单位发展过程中人事管理工作是非常重要的内容，主要是开展干部职工档案管理工作，对于事业单位内部管理水平及其稳定发展等多方面都产生很大影响。机关事业单位在开展人事档案管理工作时，需要注重开展创新工作，不断提高人事档案管理水平与管理效率，更好顺应时代发展的步伐。机关事业单位应根据自身发展情况，合理应用大数据技术，不断优化人事档案管理创新策略，有助于促进机关事业单位的可持续发展。

一、机关事业单位在人事档案管理工作中应用大数据技术的意义

大数据技术主要是通过计算机虚拟化存储、使用信息咨询，充分展现出信息技术应用特点，更好地实现共享信息资源目标。随着科学技术的快速发展，大数据技术得到了不断完善，在数据分布式处理、数据挖掘等方面都有着不错的应用价值。同时，工作人员通过大数据技术综合性分析以往数据，并以此对未来工作展开科学预测。在工作中合理应用大数据，有效提高数据信息的可靠性與真实性，能够给机关事业单位开展人事档案管理工作提供可靠支持，满足机关事业单位发展需求。机关事业单位在实际开展人事档案管理过程中，应用大数据技术的意义主要体现在：

1.提高整体工作效率

当前，大数据技术作为先进、科学的数据处理技术，有效提升了数据收集与管理工作质量。在较为复杂的人事管理工作中应用大数据技术，能够整合与管理数据，并对数据信息充分运用。在人事档案管理中，合理应用大数据技术，可以确保人事档案信息的准确性与安全性，有效提升人事信息质量。通过大数据技术，构建完善的人事档案管理平台，有利于合理节约人事档案管理成本，使日常工作内容更具规范化，在此基础上有序开展日常工作。人事档案管理中合理应用大数据技术，呈现出共享化、现代化、便捷化与实时化特征，满足人事档案管理工作的使用需求，充分展现出大数据技术的应用价值，有效提高整体工作效率与工作质量。

2.创新人事档案管理工作模式

机关事业单位在发展过程中，合理应用大数据技术能够创新与优化人事档案管理工作模式。大数据技术呈现出数据分布式存储与管理工作特征，使机关事业单位各个部门积极参与和配合人事档案管理工作，确保收集与整理人事档案管理工作更具有效性。在人事档案管理中，通过大数据技术可以有序开展人事档案管理工作，防止工作中出现数据存储混乱、数据录入错误等问题，为提高人事档案管理水平打下良好基础。

3.推动机关事业单位的发展

合理应用大数据技术，可以构建安全、便捷的人事档案管理环境，实际满足人事档案管理信息需求。通过应用大数据技术，深入分析当前机关事业单位人才配置情况、工作中存在的问题等相关内容，结合实际情况，合理调整工作内容，有利于促进机关事业单位的可持续发展。

二、分析机关事业单位人事档案管理工作现状

1.人事档案管理思维相对落后

随着社会的发展，机关事业单位在管理工作上面临很多的挑战。在人事档案管理工作中，很多工作人员的思维模式固化，面对新时代的发展，没有及时开展创新工作，直接影响档案管理工作效率与质量。及时更新人事档案管理工作思维，可以对日常工作起到正确的引导作用，规范档案管理工作内容，全面提高人事档案管理水平。然而，当前人事档案管理人员存在着管理思维相对落后的问题，对于人事档案管理工作的时效性造成很大影响，并对机关事业单位的发展造成很大阻碍。

2.人事档案管理人员专业素养有待提升

在机关事业单位发展过程中，人事档案管理人员存在着专业素质有待提高的情况，主要原因在于档案管理人员出现频繁调动的情况。一些新入职人员在日常工作中需要一段时间适应与熟悉岗位工作内容，对于有序开展人事档案管理工作会产生很多不利影响。同时，在日常工作交接时存在一些不规范现象，这些情况都会影响人事档案管理工作的系统性与完整性。此外，一些机关事业单位没有组织档案管理人员开展系统性专业培训，导致专业素养很难满足该岗位工作要求。

3.人事档案管理制度不完善

当前，机关事业单位存在不够重视人事档案管理制度建设的情况，导致人事档案管理制度相对落后，很难充分展现出人事档案管理工作的价值。随着社会的快速发展，如果仍然采用传统的档案管理模式，就很难满足当前社会发展的需求。同时，以往人事档案管理流程比较烦琐，不利于科学使用人事档案管理信息资源，导致人事档案管理工作效果不佳。

4.人事档案管理信息化设备设施配置不完善

机关事业单位在开展人事档案管理信息化建设期间，会投入大量的时间与资金成本，采购相关设备设施，并构建完善的信息化管理系统，合理引进大量的优秀专业人才，以确保人事档案管理工作能够顺利开展，这些工作都需要花费大量的成本与精力。然而，结合目前机关事业单位具体发展情况可以了解到，一些机关事业单位领导并没有充分认知人事档案管理信息化建设的意义，导致信息化设备设施存在配置不完善的情况，给日常开展人事档案管理工作造成很大的限制，很难满足当前机关事业单位实际发展的需求。

三、大数据背景下机关事业单位人事档案管理创新策略

1.及时更新人事档案管理思维

机关事业单位通过不断优化人事档案管理工作，可以给人事考察工作提供可靠的数据作为主要参考依据，有效提高人事管理部门的工作质量。机关事业单位在发展期间应全面落实人事档案管理工作，并合理构建完善的员工激励机制，以调动工作人员参与人事档案管理工作的热情。日常开展人事档案管理工作期间，需要机关事业单位展开定期指导与测评工作，确保人事档案管理工作的规范化与信息化，满足机关事业单位发展需求。随着社会的快速发展，机关事业单位需要及时更新人事档案管理人员的工作思维，加强对人事档案管理工作的重视程度，有效提高人力资源管理水平。此外，机关事业单位领导需要充分展现出榜样的作用，正确引导档案管理人员的工作思维，为有序开展人事档案管理工作提供更多支持。

2.全面提升人事档案管理人员专业素养

机关事业单位应定期组织人事档案管理人员开展相关培训，并邀请专业讲师开展人事档案管理相关教育工作，幫助充分认知档案管理工作的重要性。第一，在专业培训与教育中，应引导档案管理人员结合实际工作情况，全面了解和掌握人事档案管理特点以及当前产生的问题，在此基础上整合机关事业单位内部资源，不断优化与完善人事档案管理工作；第二，招聘人事档案管理优秀人才。机关事业单位应招聘具备较高专业素养、管理能力的人员，并不断优化机关事业单位人事档案管理队伍结构，全面提高队伍整体业务能力与专业素养，满足日常岗位工作要求；第三，全面落实专业培训与指导工作。机关事业单位应结合档案人员自身实际情况，不断优化培训内容。培训内容主要涉及数据整理、收集等相关工作，同时加强培养档案人员交流、保密以及服务等相关培训，防止档案人员在实际工作中出现问题。通过组织档案管理人员积极开展系统性专业培训活动，有利于全面提高档案管理人员专业能力与专业素养，可以确保其出色完成日常工作任务。

3.优化人事档案管理制度

机关事业单位在优化人事档案管理制度过程中，需要根据自身发展情况，不断完善人事档案管理制度。统一人事档案管理工作标准，监督与管理人事档案管理工作情况，有利于充分展现人事档案管理在人才管理与人才配置中的作用。建立健全人事档案管理制度以后，应提高制度整体的执行力度，以约束与规范档案人员日常工作行为，有效提高人事档案管理水平。值得注意的是，事业单位应注重优化与完善人事档案调转、录入等相关管理制度。应做好人事档案转入、录入与转出等管理工作，结合机关事业单位规定的流程有序开展相关操作，能够更加规范与约束档案人员日常操作行为。通过制定完善的责任追究制度与自我控制等相关制度，科学管控人事档案加工、调用和整理等工作，使人事档案管理信息更具安全性与完整性。此外，机关事业单位需要注重开展信息化改革工作，合理构建信息一体化人事档案管理平台，不断优化人事档案管理制度，有效提高信息整体利用率，有利于促进机关事业单位的稳定发展。

4.优化人事档案信息化管理基础设施建设

机关事业单位为了确保人事档案管理信息化工作顺利开展，需要配置完善的基础设施。机关事业单位应结合人事档案管理工作需求，合理提升信息化建设整体预算比例，加大信息化资金投入力度，为机关事业单位配置完善的信息化人事档案管理硬件与软件设施。在配置过程中，机关事业单位应结合自身资金能力与人事档案管理工作需求等，做好人事档案业务需求的规划工作，配置齐全软硬件设备设施。在实际工作中，应安排专人对硬件定期更新与升级换代，以确保硬件设备设施能够更好地顺应时代发展需求。信息化建设软件配置期间，应构建完善的人事档案管理信息系统，如人事档案管理软件、信息安全系统与智能分类系统等。在全面调查与研究当前机关事业单位人事档案管理信息化建设需求前提下，合理引进科学的人事档案信息管理系统，充分展现信息技术的应用价值。机关事业单位需要将内部OA办公系统与人事档案管理信息系统有效地结合，能够在日常工作中合理应用业务数据、财务数据，使机关事业单位各部门之间加强沟通与交流，有效提高人事档案管理信息化水平。

5.优化人事档案管理内容

大数据时代背景下，为了充分展现人事档案管理工作的价值，需要机关事业单位注重创新与优化人事档案管理工作内容。在工作中需要梳理人事档案资料信息，通过信息技术筛选有用信息，为机关事业单位的人力资源管理与开发工作提供可靠的数据。机关事业单位应充分挖掘员工自身潜能，以促进员工与机关事业单位的共同发展。在开展人事档案管理过程中，应打破传统工作中存在的局限性，通过大数据技术备份相关的信息资料，防止出现信息丢失的问题，否则会对机关事业单位自身发展产生负面影响。

第一，提高数据检索能力。将人事档案管理工作与大数据技术相互结合，可以创新人事档案管理工作模式，合理搭建大数据平台，优化数据架构，实现数据共享目标。在人事档案管理中，通过应用大数据技术可以不断优化以往复杂的信息检索模式，有效提高信息查询的工作效率。工作中合理使用大数据技术，档案管理人员能够节约更多查找时间，确保档案检索工作更具高效性。机关事业单位应结合原有档案，积极探索适合机关事业单位的数据检索模式，有效地提高大数据分析结果的准确性。

第二，加强信息安全管理工作。机关事业单位应确保系统运行的稳定性，避免档案管理系统运行中遭受攻击。结合人事档案管理内容，合理构建信息安全防护系统，有利于全面落实信息安全管理工作。在开展信息安全管理工作期间，需要做好档案存储安全防护系统建设工作，通过去中心化技术、防火墙以及融合云存储等相关技术，可以确保人事档案信息更具安全性。以信息安全角度作为切入点，做好存储信息工作，有序完成收集与整合数据信息，确保人事档案管理更具完整性。值得注意的是，开展信息保密安全管理工作时，需要保障数据采集、整理以及存储等工作更具安全性。此外，还应全面落实人事档案管理审查与监督工作。通过现代化计算机信息技术，为人事档案管理工作提供安全、便捷的保障。例如，对于专利证书、个人情况以及科学研究等信息，应加强开展机密信息安全保护工作，避免对人事档案管理工作造成不良的影响。

四、结束语

综上所述，大数据背景下，机关事业单位在开展人事档案管理工作期间，应及时更新传统工作理念与模式，加强创新工作，有效提高人事档案管理水平。结合当前人事档案管理中存在的问题，积极探索机关事业单位人事档案管理创新途径。通过更新管理思维模式、全面提升管理人员专业素养、完善基础设施建设、创新人事档案管理内容等措施，能够有效提升人事档案管理工作效率与工作质量，从而促进机关事业单位的长远发展。

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作者单位：山东省滨州市博兴县政务服务中心