路灯工程档案归档工作的重要性及对策研究

摘要：路灯作为夜间照明的重要设备，工程规模较大，而且分布较为广泛，影响夜间出行人员的安全，需要人员加强对路灯工程档案归档工作的重视，对路灯状况详细分析，以保证路灯的合理配置。在实际作业环节，对路灯档案归档的重要性进行研究，并且分析归档环节存在的难点，再结合实际需求进行针对性的解决，精准地完善路灯归档作业，从而保证路灯工程的合理推进。

关键词：路灯；工程；人员；技术；策略

DOI：10.12433/zgkjtz.20240342

路灯档案归档作为路灯工程的记录工具，直观展示路灯状况，对路灯养护和安排具有重要影响。随着城市化进程的加快，路灯的规模迅速扩大，其分布也十分广泛，显著增加档案的记录和归档难度，在一定程度上增加档案管理的难度。在此背景下，相关人员结合实际发展加强对路灯档案归档的重视，保证归档作业的顺利落实。

一、路灯工程档案归档工作的重要性

路灯工程档案的归档工作是将路灯工程相关的文件和资料整理、归档和保存，在实际作业环节，归档具有重要作用。

首先，作为法律的依据，它记录了工程的设计、施工、验收等各个阶段的文件和资料，对验证工程的合法性、合规性及可能涉及的责任和权益保护具有重要作用。

其次，信息的保留。保留工程的完整信息，这些信息对后续的维护、管理和改进工程至关重要，可以提供历史记录，为工程的运维和维修提供指导和依据。

再次，证明和评估的作用，路灯工程档案可以作为工程完成情况的证明和评估依据，用于评估工程的效果，提供对工程质量和性能的评价。

最后，责任追究。在工程发生问题或纠纷时，档案中的合同、设计文件、施工记录等可以作为证据，明确相关责任方的权责，避免争议和纠纷。所以，归档工作对保障工程的合规性、工程管理的精细化以及城市发展的可持续性都具有重要意义。

二、路灯工程档案的基本类型

（一）日常管理

日常管理是路灯档案归档的主要组成部分，也是归档的主要类型之一，在实际管理环节，日常管理主要包括巡检记录、维修记录更换记录、维护合同和报告、故障处理记录、定期检查报告、工程整改记录以及工程验收记录等多个环节。对于每个档案文件，都要记录相关的信息和数据，确保档案的完整性和可读性。

（二）新建改造工程

路灯新建改造工程档案是指记录和管理路灯新建和改造项目的文件和资料的档案文件，主要内容包括设计文件、施工文件、施工记录、合同文件、验收文件、报告和评估文件、安全文件、变更文件以及知识产权文件等，涉及新建路灯的整个流程，要求人员加强对其的重视与研究。

（三）技术变更

在路灯作业环节，经常会由于一些意外状况产生技术变更，人员对变更作业的归档必须引起重视。路灯工程技术变更档案是记录和管理路灯工程在设计、施工、维护等阶段发生的文件。主要内容包括变更申请、变更设计文件、变更施工文件、变更影响分析、变更记录和报告以及变更评估和总结等。

（四）巡视记录

路灯工程巡检记录档案是记录和管理路灯工程巡检活动的文件，其主要内容包括巡检日期和时间、巡检人员、巡检内容、巡检结果、维修记录、巡检报告以及图片和视频记录等。在实际作业环节，巡检记录档案有助于管理人员了解路灯工程的运行状况、发现问题并及时处理。

（五）年度汇总

路灯工程年度汇总档案是指对每年的工程进行综合汇总和归档的文件。该档案是一年内的档案综合，内容多且整理困难。主要内容包括工程概况、验收文件、维护和巡检记录、故障处理记录、维修和更换记录、档案目录和索引以及报告和总结等，有助于管理人员了解和评估该年度路灯工程的整体情况。

三、路灯工程档案归档工作的不足之处

（一）重视程度不足

路灯工程档案的归档工作存在重视度不足的問题，在很大程度上制约工作的落实。一方面，意识和培训的欠缺，管理人员和工作人员缺乏对工作重要性的认知，对档案管理的知识和方法了解不足，导致重视程度不够。另一方面，人力和资源有限，有限的人员难以进行充分的归档工作，制约工作的落实。此外，在工程管理中，常常会面临时间紧迫、任务繁重的情况，导致档案归档工作被放在次要的位置，优先处理紧急任务和问题，影响归档工作的落实。

（二）缺少严谨性及规范性

路灯工程档案归档存在严谨性和规范性不足的问题。在工作中缺乏统一的标准和规范，导致归档方式、命名规则等不统一，难以进行数据的比较与分析。其难点主要有以下三个方面：一是归档文件质量不高，由于档案人员在整理和归档文件时疏忽大意或不专注，文件存在不准确、不完整或缺失的情况；二是档案质量控制机制的欠缺，导致无法有效地发现和纠正错误；三是不合理的档案存储和管理，导致档案的混乱、丢失或无法访问。

（三）人员专业技能欠缺

在实际档案归档环节，管理人员缺乏相关的知识和技能，不了解档案归档的标准和流程，也不熟悉档案管理软件等工具，制约归档工作的顺利落实。部分管理人员缺乏对相关法律法规的了解，不清楚档案归档的合规要求和保密制度，出现信息缺失及泄露问题。

四、路灯工程档案归档工作的应对策略

（一）强化管理意识

强化路灯工程档案归档环节的管理意识，可以采取以下措施。

首先，宣传和培训。归档单位向人员宣传档案的重要性和归档环节的管理意识，加强对归档工作的重视。组织培训，提供档案管理知识和技能的培训课程，使人员了解归档工作的标准、流程和要求。

其次，设立管理责任。明确归档工作的管理责任和权限，确定主管部门和责任人，建立档案管理制度，并责令相关人员严格遵守和执行。

再次，建立规范流程，制定档案归档的规范流程和操作指南，明确每个环节的具体要求和责任，并确保人员了解和符合需求。

最后，强化质量控制。建立档案质量控制机制，包括审查、验证和监督归档文件的准确性、完整性和合规性。定期开展档案质量检查和评估，及时发现和纠正问题。

此外，加强监督和考核。建立归档环节的监督和考核机制，定期开展检查和评估，对工作表现良好的给予表扬和奖励，对问题较多的员工指导和改进。通过以上措施，确保档案的质量和可靠性，为工程管理和决策提供可靠的依据。

（二）构建制度化和标准化体系

路灯档案归档的落实需要构建制度化与标准化的归档体系，可以从以下四个方面入手。

一是制定档案管理制度。明确归档的标准、规范和流程。制度包括归档的责任、权限、流程、文件命名规则、档案分类和编号方法等方面的规定。

二是设立档案管理部门。确立专门负责档案管理的部门或岗位，明确其职责和权限。该部门要负责制定和推广档案管理制度，组织档案的整理、归档、检索、借阅和销毁等工作。规范文件归档流程，明确档案归档的流程和操作规程。具体内容包括文件接收与鉴定、整理与编目、归档与存储、档案检索与借阅、档案销毁等环节的具体要求和程序。

三是建立档案存储与保管制度。确立档案的存储和保管制度，包括文件的物理存放和电子存储，以及档案的安全保密措施。制定符合档案存储的环境要求，确保档案的安全、完整和可用性。

四是审核和监督。建立归档的审核和监督机制，定期检查和评估，确保归档工作的质量和符合要求。

通过以上步骤，逐步构建起制度化与标准化的路灯工程档案归档体系，确保档案的整理、归档、存储和管理工作按照规范进行，提高档案的质量、可靠性和可检索性。

（三）完善软件配置机制

完善档案归档工作还需要软件配置机制的支持，这要求相关人员加强重视。

一是选择合适的软件。根据归档的需求和规模，选择适合的档案管理软件。软件应具备存储、索引、检索、版本控制等功能，并能满足归档的标准和流程要求。

二是系统设置与配置。根据实际需求，对档案管理软件进行系统配置。具体内容包括建立用户权限管理体系、设定档案字段和属性、设计档案目录结构、定义档案编号规则等。

三是档案访问与检索。配置档案管理软件的访问和检索机制，确保只有授权用户可以访问和检索档案。根据需求设置不同的权限级别，管理用户的档案访问权限。

四是安全与备份。加强软件的安全配置，具体内容包括用户账号和密码管理、访问日志记录等。同时，建立档案数据的定期备份机制，以防止数据丢失或损坏。通过完善软件配置机制，提高归档工作的效率。

（四）强化人员专业素养

路灯档案归档工作要由专业人员负责，这就需要强化工作人员的专业素养。

一是培训和教育。为管理人员提供专业培训和教育，提升其档案管理知识和技能。培训内容包括档案管理原理、归档标准和规范、文件编目和检索方法等方面。

二是提供学习资源。提供学习资源，如档案管理书籍、学术论文、案例分析等，有助于管理人员深入了解和学习档案管理的理论和实践。鼓励管理人员参加档案管理资质认证考试，提升专业素养和资质认可度。

三是实践经验分享。组织管理人员之间的经验分享和交流，定期举办座谈会、工作坊或研讨会，促进彼此之间的学习和互动。

此外，需要规范培训计划，制定并落实管理人员的培训计划，确保其定期接受相关的培训和学习机会，不断提升专业素养。

（五）强化监督

路灯档案归档工作的监督是确保档案管理工作规范、高效运作的重要环节，需要单位建立健全专门的监督制度。

一是建立监督机制。制定档案管理制度和规章，明确责任分工和监督权限。设立专门的监督部门或指定专人负责对归档工作监督和检查。

二是定期检查和评估。定期對归档工作检查和评估，包括对档案整理、归类、存储等环节的合规性和效果评估，及时发现问题并采取措施。

三是实施抽样检查。随机选取一些路灯档案抽样检查，核实是否按照规定归档，确保档案的完整性和准确性。抽查结果可以作为绩效考核的参考依据。

四是强化内部控制。建立内部审计和风险控制机制，通过内部审核、自查、巡视等手段，及时发现并纠正问题和不足。

五是推行信息化管理。利用信息化技术建立档案管理系统，实时监控归档工作的状态和进展，保证档案信息的及时更新和准确性。

六是建立举报机制。鼓励并保护工作人员和公众对档案归档工作的举报，设立举报渠道，并及时处理和反馈问题，确保监督的广泛性和公正性。

通过以上监督措施和方法，可以全面监督和检查路灯档案归档工作的执行情况，并及时发现和解决问题，确保工作的质量和效果。

五、结语

随着建筑工程不断增多，城市照明快速发展，路灯档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和路灯档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥路灯档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。

参考文献：

[1]宁红卫.关于路灯工程档案归档工作的思考[J].办公室业务，2020（18）：133+139.

[2]傅应怡.路灯档案的建立和管理[J].中外企业家，2019

（21）：131+138.

[3]黎坤.从基层档案看城市路灯发展的进程——以湖南省湘潭市城市路灯发展进程为例[J].档案时空，2019

（05）：26-27.

作者简介：王红苗（1976），女，山西省孝义市人，本科，研究方向为档案管理。