医院办公品耗材的管理问题及措施探析

王雯 张荟 李宁

摘要：办公耗材由于单价金额不高，重视程度不足，存在管理体系不完善，资源利用率低等问题。为规范全院科室使用，降低医院运营成本，最大限度发挥物资保障作用，提高物资使用效率。本文对办公耗材管理上存在的问题进行分析，针对上述问题采取完善管理制度，优化库存结构，设置物资闭环管理流程，建立奖励机制等措施。为医院办公耗材的科学管理，提高物资使用率打下基础，提高资金运转率，实现降本增效，助力医院高质量、可持续发展。

关键词：办公耗材；医院；库存；物资

DOI：10.12433/zgkjtz.20240334

随着医疗体制改革的不断深入，要求医院保障医疗服务的同时，提高管理水平，加强成本控制，提升运营能力。目前国内各大医疗机构在物资管理上更偏向于金额大、涉及医疗服务的医用耗材和固定资产，对其他易耗品的管理较为松散和粗放。以西安交通大学第一附属医院为例，目前易耗品大致可分为三大类型，分别为办公类、被服类和五金类。在上述三种类型中，办公耗材是年消费额最大的类型。因其具有种类多、数量大，易浪费、难管理等特点，一直处于管理的盲区，松散的管理容易产生漏洞和浪费，无形中增加医院运营成本。所以对院内办公耗材管理中存在问题整合，结合数据分析，完善管理流程，优化库存结构，设置物资闭环管理，建立奖励机制。通过办公耗材规范化管理，提高资金运转率，减少医院管理成本，提高运营效率。

一、办公品耗材管理存在的问题

（一）采购随意，成本把控不严

办公耗材涉及医院临床、医技、行政及后勤等多个部门，不同部门对领用物品的需求也不尽相同。为满足各个科室的日常需求，采购部门经常临时、紧急采购一些物资，零星采购不断。例如，打印机购置品牌经常发生变化，导致院内墨盒和硒鼓的型号一直处于逐年增加的态势。在这一流程中缺乏规范的监管环节，存在部分物资采购不合理、资金利用率低的情况。由于零星采购过于零散，要货数量较少，在议价过程很难掌握价格话语权，难以获得低廉的价格。有的由于采购时间紧，往往集中在固定一些厂家，价格缺少货比三家，成本控制效果不佳。除此之外，零星采购次数越多，供应商数量越大，管理难度越高，存在的风险也越大。甚至出现部分供应商借零星采购入院后，利用科室信息盲区，通过提升供货服务促使科室频繁使用高价位产品，从而导致办公耗材成本不断增加。

（二）管理混乱，多环节缺失

目前全院整体对办公耗材的重视程度较低，无论是物资领用科室还是物资发放科室都缺乏管理制度。对于领用科室，整个管理流程只有领用过程，而缺乏后续清查以及报废环节。医院物资的管理方式主要是基于预算管理，通过总金额的把控来限制物资的采购和领用。但预算管理模式的弊端在于缺乏前瞻性，导致各科室年初采购具有很强的随意性，而年终常出现预算不足的窘迫情况。这种粗放式预算管理模式并没有起到引导科室合理支出和科学管控医院资源的作用。

（三）数据共享差，管理手段落后

目前院内所有物资的领用和发放采用HRP（医院资源规划）物流系统，但该系统只能实时反映一级库房的数据，而无法监管各科室领用至二级库房的数据。所以各科室二级库在办公耗材的管理上还停留在纸质记录，人工纸质登记的阶段。这种方式存在着管理烦琐、需要消耗大量精力、后期数据统计麻烦和纸质材料保管时间短等问题。面对日益繁重的臨床工作，职工很难再花费更多时间和精力在低值易耗上的管理，因此引入信息化手段在加强物资管理、解放临床工作者、打破信息滞后性，改善管理环境具有重要的作用。

（四）物资积压，资金周转率低

库存物资是保证院内工作正常开展所必需的物资。作为存储物资，其不仅占用医院资金，还不可避

免地消耗院内人力、物力和仓库。通过对医院现有库存办公品的梳理，目前库存物资种类已达144种，部分物资存在着领用频率低、积压资金、占用库房面积等情况，如：大量纸质申请单、警戒线、稿纸、遥控器等。由于库存物资的划定并未设置专门标准，许多物资是特殊时期临床科室的临时需求，并不具有普适性，仅靠人为判断就加入库存物资，只会增加管理的难度和管理的成本。

（五）意识不足，物资使用率低

由于长期以来医用耗材和固定资产一直是医院管理的重点工作，导致各部门缺少一套完整的管理流程，基层人员对办公耗材管理思想意识淡薄，也没有专门放置统一管理的区域。经常出现领用的低值易耗品常随意堆放，随便领用，甚至出现物品的丢失、损坏或者积压等情况。由于出入库台账是手工登记，经常出现漏登、少记的情况，导致办公耗材不可避免的出现账实不相符的情况。

二、办公耗材管理措施

（一）规范采购流程，加强质量把关

在满足科室个性化需求的同时，加强零星采购风险防控，避免采购价格偏高，产品良莠不齐的情况。因此物资主管部门定期汇总零星采购物品类型，统计分析物资消耗情况，预测未来需求量。将常见的零星采购品种纳入集中采购项目，通过带量采购来获取更有优势的采购价格，提高采购效率，避免人力、物力和财力的浪费。

（二）完善管理制度，物资闭环管理

通过梳理现有管理制度，补充缺失环节，实现物资从预算、采购和领用的闭环管理。在预算方面基于以往的数据确定哪些为必需消耗，哪些为不必要损耗，具体细化到每个常用物资的大致用量，最后通过科务会议共同确定第二年科室预算和数量。由采购部门汇总全院各科室的大致用量，经可行性分析后上报给耗材委员会审批。在科室领用环节，由物资部门每月汇总各科室领用情况数据表，通过数据直观反映科室办公耗材使用情况以及预算剩余金额，从而促进各科室进行自我监督与审查，评估办公耗材的使用效率，延长耗材使用寿命，降低耗材成本。

（三）规范验货流程，制定标准化验收标准

医疗物资验收时一般需要授权、质检报告、随货同行单等多份资料来保障医疗物资的质量安全。由于缺乏统一的标准和行之有效的验收方式，办公物资的验收容易流于形式。库管人员的验收更加侧重于货物数量，而质量的检查一直处于滞后的状态，只有当使用科室反映质量问题时，物资管理部门才能意识到问题，这就使管理部门无法提前预防问题的发生。因此需规范办公物资的验货流程，加强质量报告等证件的核查，并定期记录重点物资的使用周期，侧面评估产品的质量。由物资部门组织人员定期前往科室对耗材使用感受进行打分，收集临床科室使用意见，并对打分较低的物资厂家进行约谈，从而建立一个全面有效的耗材质量管理机制。

（四）库存结构优化，提高库存周转率

零库存是目前物流行业的新趋势，库存降低可减少资金占用，但库存办公耗材是保障日常工作开展的必要物资，盲目地降低库存量，将把物流成本和供货风险转嫁给供应商。但以目前供应商的服务水平很难对标像京东、淘宝这样的大型物流平台。因此办公库存物资既要满足科室的日常需求，也要控制成本，避免因货物积压增加资金成本，降低仓储成本和人工服务成本。所以优化库存物资结构，对提高医院库存周转率显得尤为重要。

库存周转率是反映单位时间内库存周转的速度，可用来衡量库存物资是否合理的重要的指标之一。库存物资周转率越高，表明物资领用频率高，进货次数多，资金积压成本低。反之，周转率越低，物资采购周期长，出入库慢，会出现库存物资积压，提高资金占用率等问题。

库存周转率= 出庫总额/平均库存总额

以2022年办公品库存物资为例，计算各类物资的库存周转率（见表1）。库存周转率大于50的物资有7种，绝大多数物资周转率集中在1～50的区间，其中小于1的物资有21种，主要为临床科室使用的纸质版申请单、信封、稿纸、隔离带、输液卡等。后期通过对申领科室进行电子化申请培训，于2023年逐步取消周转率低于1的库存物资，从而提高库存物资的周转率和资金周转速度。

（五）加强耗材监督管理机制

相比于医用耗材，办公耗材长期一直处于管理的盲区，对内没有二级库的管理和检查制度，对外没有供应商产品监管制度。因此物资管理部门对办公耗材制定定期清查制度，确保账物相符，避免人为的浪费和公共资产的流失。再根据各科库存和使用情况，统计分析办公耗材的使用情况和使用效率，从数量、金额、使用周期等多个角度对耗材使用情况进行评估，减少闲置率，把钱用在刀刃上，避免不必要的支出和浪费。针对办公耗材种类繁多，质量监管滞后的问题，物资管理部门通过在招标现场保存所有中标物样品，并转交给办公库老师。由库管老师在收货时负责货品与中标样品的外包装和质量检验，从而实现质量监管的前置化管理。因此，开展供货物资质量认定以及科室使用情况满意度反馈机制，共同监管耗材的使用率，维护医院的资源。

（六）建立激励机制，促进经验分享

管理部门除了在制度上进行优化，还需要前往一线了解临床科室的使用需求，听取职工的意见和建议。通过定量分析各科室对办公耗材的使用情况以及使用周期，让耗材管理更加人性化、合理化，从而减少职工的抵触感。在日常工作中，通过培训宣讲增强职工的节约意识，转变以往粗放式管理的理念，树立科学化、精准化、人性化管理理念，在院内自上而下形成物尽其用的良好氛围。针对办公耗材存在的物品积压以及利用率低等情况，通过微信公众号、微博等新兴媒体搭建办公耗材共享使用小平台，各科室可通过上传闲置办公耗材来获得积分用于兑换其他科室的闲置物品，从而实现积压物品的盘活。定期对优秀部门进行评选和奖励，将优秀管理案例通过海报宣传，激发人员主观能动性，从而巩固工作成果，确保办公耗材管理的顺利开展和有效实施。

三、总结

办公耗材虽然只是医院物资管理中较小的一部分，但由于其种类繁多，涉及科室较多，且院内重视程度不够，管理方式较落后，导致该类物资一直存在较多问题。面对种类繁多、使用频次高的办公耗材，基层人员很容易在思想上放松，在管理上降低要求。针对上述问题，通过数据分析，完善流程，制定统一化管理标准，规范各部门管理，有效降低医院成本，为医院节省成本。除此之外，该套管理手段也可以有效运用在院内其他低值易耗上的管理，如五金、被服、小家具等，对于提高运营、逐步实现后勤精细化管理、提升公立医院服务具有重要意义。

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作者简介：王雯（1993），女，陕西省西安市人，硕士，工程师，研究方向为医院管理。