数字化转型背景下RPA在财务共享服务中心的应用

谢紫微

【摘  要】机器人、大语言模型、生成式人工智能等现代信息技术的出现不断推动财务的数智化转型与发展，同时，深刻改变着财务会计、管理会计等财务管理工作的模式与方法。论文探讨了机器人流程自动化（RPA）技术在财务共享服务中心的应用场景，聚焦于费用业务，揭示了RPA在优化财务流程、提升数据处理效率和精确性方面的显著优势，同时，突显了其在释放人力资源、增强财务合规性和降低操作风险方面的潜力。随着技术的进一步发展和应用深入，RPA将在推动财务流程自动化、提高运营效率等方面发挥更加关键的作用，为财务共享服务中心的未来发展开辟更广阔的视野。

【关键词】RPA;财务共享服务中心;费用业务;内部控制

【中图分类号】F270.7;F275                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2024）01-0139-03

1 研究背景

DT（Data Technology，数据技术）时代发展与日俱进，伴随着“大智移云物”等新兴技术的快速发展，企业在生产运营过程中产生并积累了大量的数据，数据已经变成非常重要的生产要素。激发数据创新驱动潜能，为企业经营决策提供有价值的信息，实现数字化转型升级，是DT时代企业面对竞争激烈的市场环境、塑造高质量发展新动能的必然选择。

特许公认会计师公会（ACCA）发布的《2020年中国共享服务领域调研报告》中，95.2%的受调研企业已经有初步或成熟的财务数字化战略和计划。财务数字化转型成为财务发展的新趋势，共享服务中心将转变成为企业数据中心，为企业打造竞争优势。同时，共享服务中心将积极探索新兴技术的应用。报告中提及，有55.2%的被调研者在财务共享服務领域使用或将要投入使用RPA技术。RPA（Robotic Process Automation）即机器人流程自动化，是智能财会领域新兴的“数字劳动力”。越来越多的企业在共享服务中心内部应用RPA等技术来进一步提升业务处理效率、加强风险管控，以提供卓越的客户服务和高质量的决策支持。

RPA技术在财务领域的出现，为财务共享服务中心达到数字化、智能化业务流程优化引入了新的研究方向。RPA技术具有自动从外部系统获取数据后自动录入数据和合并汇总的功能，同时，能够代替会计人员完成一些具有重复易错性质的工作，并且其准确度高的特质能够解决部分企业所存在的内外部信息系统交互困难和自动化程度低等问题。在审计行业，借助RPA技术，某些因工作量大而抽查审计的科目也可以进行全部抽查。RPA技术的优点可以与财务共享服务中心完美契合，解决现有业务流程存在的问题。运用RPA技术是优化财务共享服务中心的重要方法，基于RPA技术的智能财务共享平台也是加速企业数字化转型的重要手段。因此，研究RPA技术在财务共享服务中心的应用具有重要意义。

2 RPA在财务共享服务中心的应用场景

2.1 业务流程自动化

财务共享服务中心在完成业务财务、共享财务、战略财务划分后，使用RPA技术来模拟人工操作交互行为，通过机器人的形式来自动执行那些规则明确、重复性高的标准化业务流程，如发票采集、单据填制等。同时，通过预设业务规则自动匹配和核对账目数据等，大幅度减少基础人工的介入，在降低错误率的同时提高工作效率。

2.2 实时生成报表数据

在考虑现有架构与RPA兼容性的基础上，通过预设规则，RPA可以从ERP系统、电子表格和第三方应用程序等多个系统来提取必要数据，以相关格式要求来清洗整理数据，实时处理和分析业务活动中产生的财务数据，这种自动化不仅提高了报表的生成效率，而且确保了业务数据与财务数据的一致性和准确性。

2.3 合规性监控和风险预警

在RPA流程中配置异常交易识别模式或不符合标准的预警警告，能够识别潜在的业务风险与财务风险。一旦业务处理过程中发现异常，RPA能够自动预警，并关联相关人员。同时，RPA可以自动化编制和提交必要的合规和税务报告，减少人工错误，提高报告的准确性和及时性。企业可利用人工智能（AI）赋予机器人类智慧，让机器学会规则、判断。通过RPA+AI，企业可以实现对业财交易的实时监控，及时识别和纠正不符合政策和法规的活动，确保业财交易符合内部控制和外部法规的要求。

2.4 上下游账户管理

企业可以将客户和供应商等相关信息的录入流程自动化，以此提高数据处理的速度和准确性。通过RPA技术，上下游账户管理可实现常规查询响应及需求更新的自动化，能够缩短对客户和供应商需求的响应时间，提高服务质量，同时，自动跟踪和管理与客户和供应商相关的合同条款，确保合规性和减少合规风险。通过监控异常活动和模式，RPA可以帮助识别潜在的风险和欺诈行为，保护企业免受财务损失。

2.5 预测分析和决策支持

通过分析历史数据，RPA可以辅助财务共享服务中心进行预测分析，为管理层提供更有价值的业务洞察，支持决策制定。

这些应用场景体现了RPA在提高财务共享服务中心效率和效能方面的关键作用，特别是在标准化流程、提高数据质量和增强合规性方面。通过这些应用，RPA有助于释放财务专业人员的时间，使他们能够专注于更具战略性的任务。

3 RPA在费用业务流程的运用

在财务共享服务中心，费用业务的一般流程通常包括：员工因出差或采购而产生相关费用;收集并保存所有相关费用的凭证，如发票、收据等;事后填写费用报销单，详细列出各项费用，并附上相应凭证;员工将填写好的报销单及附件提交给直接上级或指定部门审批，确认费用的合理性与合规性;财务部门对审批通过的报销单进行再次审核，确保费用的准确性，判断其是否符合财务政策;财务部门在审核无误后，进行费用支付，将报销金额汇入员工指定账户;财务部门将报销记录入账，并对相关报销单据进行归档保存，以便未来的查询和审计。

在上述流程中存在一些数据录入的错误和不一致性问题，例如，部分需要手动输入的数据会增加错误率、业务财务数据口径的不一致。缺乏自动化的审批流程可能导致审批缓慢，这不仅延迟了付款进程，还可能影响员工的满意度和生产效率。在大型或分散的组织中，确保所有费用报销环节遵守公司政策和规定是对公司内部控制的较大挑战。不同的财务系统和工具之间缺乏有效集成可能导致数据孤岛，影响效率和报告的准确性等。本文对未运用RPA技术的费用业务流程与运用RPA技术的费用业务流程进行了简单的比较，并对一般业务流程的步骤进行了分解，如表1所示。

3.1 自动化收集凭证

RPA在自动化收集凭证上可以采用多种技术，如电子邮件解析、光学字符识别（OCR）技术、API集成、智能文档识别。对于来自供应商或员工的电子邮件中包含的发票或费用报告等，RPA可以自动扫描和解析这些附件以提取相关数据。光学字符识别（OCR）技术能够让RPA机器人从扫描的文档、PDF文件或图片中读取相关文本，如金额、日期、供应商名称等，这在处理纸质发票或收据时十分有效。RPA可以与其他系统，如企业资源计划（ERP）系统、财务管理软件等，通过应用程序编程接口（API）集成。通过配置特定的规则来识别凭证并对其分类，RPA机器人可以直接从这些系统中提取所需的凭证信息，例如，基于供应商名称、金额范围或发票日期等标准来自动识别文档并完成分类。不仅如此，利用AI賦能RPA，使用机器学习和人工智能技术来提高RPA的文档识别准确性，能够帮助RPA机器人理解和区分更为复杂或非标准格式的文档。

3.2 自动化填写报销单

通过上述自动化收集凭证的流程，RPA技术能够在纸质或电子格式的文档中提取所需关键信息，通过预设好各单据填写流程，RPA可以识别原始凭证中的金额、单价、商品名称、产品规格等信息，并通过预设自动录入凭证程序，实现结构化数据的自动录入，从而达到快速批量生成凭证的目的，还可提高费用业务单据填写的规范性与准确性。语音识别技术同样可作用于填写流程，如遇到特殊业务，需要财务人员手动填写，语音识别功能可以帮助实现财务人员描述业务、RPA填充信息的人机交互。

3.3 自动化审批流程

费用的财务审核离不开业务的审批，通过RPA将业务和财务流程中的重复性任务自动化，能够确保信息流在不同部门间流畅无缝，提高业务与财务的数据一致性，同时，能够实时处理和分析业务活动中产生的财务数据，如销售数据、成本数据等。这种实时分析有助于管理层作出更快更准确的决策。3.4 自动化财务审核

将RPA集成到财务共享服务中心的工作流程管理系统中，自动化整个审批流程，包括文档转发、状态跟踪和通知发送，这种自动化确保了审批过程的连贯性和透明性。同时，与ERP系统和其他财务软件集成，自动检索和匹配凭证数据，例如，将发票与采购订单或合同进行匹配，这种集成有助于自动验证凭证的准确性和合规性。在识别异常或可疑的交易方面，RPA系统可以使用预定义的逻辑，例如，超出预算限额的费用或不符合财务政策的支出，当检测到这样的异常时，RPA可以自动标记这些事项并通知相关人员进行进一步审查。

作为未来发展的新趋势，RPA的4.0阶段涵盖了下一代RPA的所有功能，能够运用人工智能技术和自然语言处理来分析非结构化数据。这些技术可以使RPA在处理凭证时学习和适应新的模式和异常情况，从而随着时间的推移提高其判断的准确性，由此基于RPA的审核可以扩展到更广泛的财务管理领域。

通过自动化数据收集和流程整合，RPA可以监控实际支出与预算之间的差异，及时提供偏差分析，帮助管理层作出调整。对于资金管理，RPA可以自动执行日常的现金流管理任务，如监控银行账户余额、预测现金需求、优化资金配置。RPA可以强化内部控制流程，自动监控和报告潜在的内部控制问题，如不合规交易或异常活动，并且可以协助执行内部审计流程，自动收集和准备所需的审计资料。RPA可以帮助企业自动跟踪和遵守各种财务法规和政策，减少合规风险，同时，可以持续监控财务风险指标，及时预警潜在风险，帮助企业采取预防措施。

3.5 自动化费用支付

财务人员在处理批量付款业务时，比较耗费精力的是核对相关信息，所以可通过RPA技术在批量付款前完成付款等关键信息数据的标准化处理，如个人账户信息等。核对完成后，可由RPA机器人自动处理支付流程，将款项转入员工账户，同时，可以由人工加以监控。

3.6 自动化记录和归档

费用业务会涉及大量的原始凭证，如发票、合同等。企业可以设定明确的数据归档规则，如何种类的数据需要归档、归档的时间周期、保存的格式和期限等，以这些规则为RPA的操作提供指导。以现已投入使用的费用报销机器人为例，其可以将员工出差费用报销后的单据通过图1的费用业务流程，扫描递交审批流程后自动归档，并在累积到一定限额后，把所存储的相关纸质凭证自动整理装盒，并在每个盒子上附二维码，以便后续归档。但未来数据资源会越来越多，数据的保存归档存储愈发重要。企业可利用RPA自动提取不同系统和格式的数据，如电子表格、PDF文件、数据库记录等，并将其转换为所规定的格式进行存档，以及完成数据的备份，且定期备份重要数据，确保数据在不同的存储位置之间保持同步，以防数据丢失或损坏。利用RPA技术来加密数据、控制访问权限，以及记录数据处理的日志，能够保障数据安全和合规。

4 结语

在费用业务领域，RPA技术的应用可以突显其对提高业务效率、减少人工错误和增强数据一致性的重要性。通过自动执行日常的、重复性高的业务，RPA使财务专业人员能够将更多精力投入更具战略意义的任务上，如财务分析和决策支持。此外，RPA在确保财务流程的合规性和透明度方面展现了其不可或缺的价值。

随着技术创新的不断推进，RPA与人工智能、机器学习等前沿技术相结合，能够进一步提升自动化流程的智能化和复杂性处理能力。人工智能赋予机器人类智慧，让机器学会观察、说话和思考，系统通过自发学习甚至可以帮助解决人不能解决的问题。这种技术融合不仅能够应对更加复杂的财务操作，还能为企业提供深层次的业务见解，从而在竞争激烈的市场环境中保持竞争优势。

此外，随着企业对RPA技术的深入理解和实践经验的积累，其能够更有效地将RPA技术整合到财务共享服务中心的战略规划中。随之而来的是对RPA相关专业知识和技能的需求的持续增长，这不仅促进了专业人才的培养，也推动了专业领域的发展。预计随着技术的进一步发展及其应用的逐步深入，RPA将在优化财务流程、提高运营效率方面发挥更大、更关键的作用，为未来财务共享服务中心的发展提供更多的可能性。

【参考文献】

【1】陈虎，郭奕.数据价值体系推动财务数字化转型[J].财会月刊，2022（8）：37-42.

【2】赵天捷.财务共享中心模式下企业内部控制问题与优化思路探究[J].商场现代化，2023（21）：156-158.

【3】ACCA.为财务通向数字化“探路”——《2020年中国共享服务领域调研报告》[J].新理财，2021（Z1）：75-76.

【4】吴昊繁，邹澍华，陆群.基于RPA技术的智能财务共享平台设计——以代理记账公司为例[J].国际商务财会，2022（8）：56-59.

【基金项目】广东财贸职业学院2023级校级科研项目“数字化转型背景下RPA在财务共享服务中心的应用研究”（项目编号：20230205）。

【作者简介】谢紫微（1991-），女，湖南常德人，讲师，研究方向：会计信息化。