新媒体开辟档案资源信息整合新天地

李思南

新媒体环境下，档案资源信息整合迎来了新的发展机遇，新兴技术的出现有利于进一步推动档案资源信息整合与服务模式的创新。现通过对新媒体环境下档案资源信息整合的必要性进行分析，梳理当前档案资源信息整合过程中存在的目标不明确、标准不统一、数字化程度低、档案管理人员信息素养不高等问题。针对这些问题，需要从明确目标、制定标准、打造平台与提升人员信息素养四个方面入手，探索出档案资源信息整合的创新对策，以期不断提高档案资源信息整合的效率与质量。

中共中央辦公厅、国务院办公厅于2021年印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型与智能升级。面对媒体多样化的发展环境，档案资源信息整合工作迫切需要创新，以提高工作质量与服务水平。而如何在新媒体环境下进一步对档案资源信息整合进行创新是当前需要解决的重要课题。

新媒体环境下档案资源信息整合的必要性

社会信息化建设的客观要求

档案资源涉及社会生活的方方面面，如教育资源、财政资源、人才与技术资源等。档案资源的形成与社会生产力之间存在密切关系，对社会发展具有深远意义。新媒体环境下，将各种先进的信息技术应用在档案资源信息整合工作中是当下档案工作的必然发展趋势。新媒体环境下的档案资源信息整合就是利用各种先进的信息技术将社会各个层面的档案资源从纸质档案转化为电子档案，并对原有档案资源进行整合、更新与扩展，确保档案资源的全面性、完整性、及时性与准确性。在新媒体环境下进行档案资源信息整合有利于保障社会档案信息的完整性与有效性，有利于促进社会资源的开发与利用。

档案资源数字化的必然要求

随着新媒体技术的广泛应用，档案资源的传播范围不断扩大。新媒体环境下，档案资源呈现出海量化、多样化与复杂化的特征，在原有纸质档案的基础上出现了电子档案。然而在档案资源数字化发展的过程中，档案资源的数量快速增加，只有通过档案资源信息整合，才能将数量庞大、形式复杂的档案资源进行分类管理，以确保各种档案资源按照一定的标准进行分类。

提高档案管理与服务质量的必然选择

在传统的档案工作中，工作人员主要对纸质档案进行收集与整理，导致档案资源的安全性不高，档案查找也存在较大难度。尤其是跨区域档案查找，往往需要耗费大量的时间与人力。而新媒体环境下，各种信息技术的广泛应用给档案管理与服务工作带来了较大改变，促使档案管理工作朝着数字化方向发展，档案资源的整合更加便利与高效。这一变化不仅加快了档案资源的传播速度，还降低了档案查找的难度，使档案资源查找不受时空限制，档案工作人员可以对各种档案资源进行快速整合和处理。

当前档案资源信息整合面临的困境

档案资源信息整合的目标不明确

新媒体环境下，档案资源的形式更加复杂、数量更加庞大，档案工作人员需要制定明确的档案资源信息整合目标，才能对档案资源进行分类整理，避免出现档案资源重复、错漏等问题，最终影响档案资源的完整性与准确性。然而，在实际工作中，由于档案资源过于复杂，在对其进行整合时缺乏清晰的分类与整理标准以及明确的整合目标，导致档案资源整合工作无法达到理想的效果。

档案资源信息整合标准不统一

当前，档案资源信息整合工作缺乏统一的标准，影响了整合工作的进度。究其原因，主要是相关机构与管理人员没有充分认识到档案资源信息整合的重要性与必要性，没有形成一套完整的档案资源信息整合标准，导致整合工作缺乏依据，最终影响档案资源信息整合的效率与质量。同时，档案资源信息的存储、硬件设施、资源处理接口等也缺乏统一的标准，导致档案资源信息整合工作无法顺利开展，整合效果不佳。

档案资源信息整合的数字化程度低

一方面，当前大多数档案资源信息整合仍采取传统的工作模式，没有对档案资源进行数字化处理，导致档案资源信息整合需要耗费大量人力、物力，工作效率低下，且容易出现遗漏与错误。另一方面，档案资源信息整合工作对数字化技术的应用不足，同时档案资源信息整合的安全性不高。当前，大多数档案部门在数字化转型的过程中还未完善配套设备，也缺乏先进的数字化技术的支持，导致档案资源信息整合的数字化程度低。同时，在档案资源信息整合的过程中，工作人员缺乏安全意识，容易出现档案资源相关数据丢失或泄露等问题。

档案资源整合人员的信息素养不高

当前，档案工作人员普遍存在信息素养不高的问题。主要表现在以下几个方面。第一，数字化技术的应用能力不足。由于接触数字化技术的时间比较短，档案工作人员未能熟练地掌握数字化设备与软件的使用方法，导致其工作效率低，且容易出现失误。第二，档案工作人员的数据管理意识薄弱。档案工作人员对档案资源的数据管理重视程度不高，容易导致档案资源信息整合过程中出现数据混乱与遗漏等问题。

新媒体环境下档案资源信息整合的创新对策

明确档案资源信息整合的目标

针对当前档案资源信息整合目标不明确的问题，档案部门需要根据具体情况，明确档案资源信息整合的目标。

第一，明确档案资源信息整合的细节。档案资源信息整合的细节主要包含基础设施、数据、业务与公共服务等内容。基础设施主要包括档案资源信息整合的相关设备，如计算机、数据库存储资源等；数据主要包括与档案资源信息整合相关的数据信息；业务主要包括档案资源信息整合工作人员的分工；公共服务主要是为用户提供档案服务的接口。

第二，提升档案资源信息的获取率。新媒体环境下，各种数据信息得以快速传播，数据信息的获取更为便捷、快速。在此背景下，档案机构要建立全面且系统的档案资源数据库，以不断提高档案资源的获取率。

第三，保障档案资源信息整合的安全性与可信度。新媒体环境下，数据信息呈爆炸式增长，各类虚假信息层出不穷，数据信息存在较大的安全隐患。对此，档案资源信息整合工作要重视数据信息的安全性与可信度，利用数据信息安全技术保障档案资源的可靠性。

第四，促进档案资源信息的互通与共享。新媒体环境下，数据信息的碎片化程度较高，在整合档案资源信息的过程中，需要对各种形式、内容的档案资源信息进行有效整合与分类，并确保档案资源信息可以互通与共享。对此，档案部门需要建立开放式的档案资源信息整合平台，鼓励各部门与机构共享档案资源信息，并利用新媒体技术、数字化技术等打破信息孤岛现象，实现档案资源信息的互通与共享。

制定科学的档案资源信息整合标准

新媒体环境下，档案资源信息整合具有复杂性的特点，档案部门应综合考虑多方面的因素，制定具有严谨性、科学性、规范性与实用性的标准。

第一，制定档案资源信息整合标准与规范。新媒体环境下，档案资源信息十分丰富，对其进行整合需要按照一定的标准开展工作，以便为档案检索提供便利。例如，明确档案信息整合的流程、质量要求、格式、分类标准等，确保整合后的档案资源信息具有规范性，方便档案资源的查询、利用与共享。

第二，制定档案资源信息数据库的建设标准。新媒体环境下，档案部门需要制定相应的数据库建设标准。在建设数据库的过程中，档案部门需要对数据库的基本属性、结构、文件格式、安全性、跨平台数据兼容性等进行统一，确保用户可以通过档案资源信息数据库快速获取相关信息。

以数字技术搭建档案资源信息整合平台

新媒体环境下，档案部门还应充分利用数字技术搭建档案资源信息整合平台，辅助工作人员完成包括档案资源信息的接收、著录、整理、销毁等全周期的工作。对此，档案部门需要做好平台的架构设计，利用新媒体技术、数字技术与云计算技术等开发档案资源信息在线预览、文档转化、图片转化、扫描识别、音視频转换、跨平台传输共享等各项功能，确保档案资源信息整合工作更加高效。档案资源信息整合平台应分为公共平台、业务平台、支撑系统三个方面，具体如下图所示。

提高档案资源信息整合人员的信息素养

第一，档案部门的领导人员要重视档案资源信息整合人员的培训。领导人员应充分认识到当前档案资源信息整合正朝着数字化方向发展，档案资源信息整合人员需要掌握相关数字化技术，以更好地完成相关工作，积极推进档案资源信息整合的数字化进程。领导人员应在资金与基础设施等方面加大投入力度，设置专项资金用于档案资源信息整合人员的信息素养培训中，同时定期或不定期组织各种信息素养培训活动，提高各部门工作人员的档案资源信息整合能力与综合信息素养。

第二，开展多元化的培训活动。档案部门可以邀请上级档案部门的工作人员或高校的专业人才为现有档案工作人员开展专项培训，如讲座、一对一培训、线上培训等，帮助档案工作人员熟练掌握各种数据库、网络技术与计算机软件的操作方法。此外，还要加强对工作人员信息道德的培训。档案资源信息整合人员需要严格遵守信息道德规范，尊重知识产权，保护信息安全，避免档案资源信息被泄露或篡改。在每次培训结束后，档案部门可以采取考核上岗制度，对每次参与培训的人员进行考核，只有通过考核的工作人员才能正式上岗工作。

第三，建立激励机制。建立相应的激励机制可以有效调动档案资源信息整合人员的工作积极性与创新性，鼓励他们自主学习新知识与新技能，不断提升自身的信息素养。针对表现优异的人员，档案部门可以给予适当的奖励，例如，将工作人员的表现与评职称、绩效、工资等挂钩。

总之，新媒体环境下，做好档案资源信息整合工作不仅是社会信息化建设的客观要求，还是档案资源数字化、提升档案管理与服务的必然要求。通过梳理当前档案资源信息整合中存在的整合目标不明确、标准不统一、数字化程度低、人员信息素养不高等问题，本文提出了相应的解决方案，以期提高新媒体环境下档案资源信息整合的效率与质量，促使档案资源信息整合工作迈上新台阶。

（作者单位：大庆油田档案馆）