智慧校园背景下高校综合档案信息化建设路径分析

陈航

摘 要：做好高校综合档案信息化是高等教育发展和智慧校园建设的必然要求，本文从时代背景出发，认为信息建设存在着质量参差不齐、价值挖掘不足、安全风险较高、建设体系落后等问题，要着力在思想认识、设施配套、资源建设、共享利用、安全建设等方面加强。

关键词：智慧校园；高校档案；档案信息化

目前，智慧校园建设应用互联网、大数据、人工智能等先进技术，将校园内部的各项管理、服务和教育工作更加智能化、高效化和便捷化。档案作为智慧校园建设重要数据源，其信息化建设对提升智慧校园建设具有重要作用。《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要推进档案信息化建设，实施好“强基工程”，以信息化赋能档案事业高质量发展。因此，探讨新形势高校综合档案信息化建设显得至关重要。

1 信息化建设是高校综合档案管理的时代要求

1.1 信息化是提升高校综合档案管理效率的关键环节

在高校行政事务中，高校综合档案具有举足轻重的作用，是将学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录保存下来[1]，成为决策参考的重要依据。随着高校职能的细化，传统的档案管理模式不但需要投入大量的人力和物力，还面临着档案实体遭受破坏等情况，信息化有效地解决这个问题。目前，大多数高校已完成存量数字化工作任务，电子档案利用实现线上操作，不断丰富的档案数据和优化的基础设施，为智慧校园建设打下了良好基础。有的高校强化档案数据治理效率建设，建立覆盖局域网、校园网、档案专网的独立办公自动化系统，将不相连的网络模块转化为彼此链接的数据库，管理人员的“收、管、存、用”等环节全部流程化操作，有效地提升了档案管理效率。

1.2 信息化是高校高质量发展的现实需要

档案工作反映学校各个时期的各项工作和活动，是学校工作活动的真实记录，是衡量一个大学办学成绩与管理水平的重要尺度，是今后进行科学决策和管理的重要信息资源，具有很高的利用价值。随着时代的进步，高校办学规模迅速扩大，产生有保存价值的资料也越来越多，特别是智慧校园建设后，教学资源、档案数据海量式增长，开展数据归集、数据治理工作，着力打破堵点难点，解决各部门间“数据孤岛”的难题成为新的课题。教育部等六部门于2021年7月印发《关于推进教育新型基础设施建设构建高质量教育支撑体系的指导意见》（以下简称《意见》）提出，建设智慧校园新型基础设施，支持有条件的学校利用信息技术升级教学设施、科研设施和公共设施，促进学校物理空间与网络空间一体化建设。学校档案管理模式只有紧跟时代发展，依托现代化信息数字技术建成数字档案馆，才能进一步推动档案管理现代化。

1.3 信息化是挖掘综合档案潜能的必然要求

综合档案包含着教学、科研、生产等重要数据，是高校软实力的重要象征。信息化在提高利用效率的基础上，建立高效的文件归档和存储体系，从档案的查询、利用、开发，实现了数据全过程治理，保证资源的准确性、完整性和及时性。透过数据化治理，信息技术将综合档案的原生价值要素进行优化配置，有助于科研人员对档案资源进行深加工，更好地发挥档案在推动学校科研进步、教学改革和服务师生的作用，彰显数据化赋能档案的独特优势。

2 智慧校园背景下高校综合档案信息化的短板弱项

2.1 档案信息化质量参差不齐

高校综合档案来源广泛、结构多样，比如文书、财务、基建、学籍等都纳入了信息化范畴。高校档案资源多重，有的是二级单位自行进行加工，或者是档案以数据体留存，但是缺乏统一的数据质量标准，增加档案数据整合和利用的难度，使得档案资源结构各异。科研档案是以电子文档形式，多数未进行格式转化，有的二级单位直接进行归档，质量难以达到要求。档案质量的差异直接影响后续档案利用和开发，增加信息化管理的成本效应。

2.2 档案信息价值挖掘不足

档案价值意识不足，高校各部门保存着大量、珍贵的档案资源，但是对档案缺乏价值论认识，受传统保管理念的影响，档案主动开发的意识缺乏，大部分资源处于浪费或者沉睡状态，未能充分发挥其价值作用。高校科研档案中包含着研发过程、项目验收、实践应用等好经验好做法，这些对高校提高科研水平和实践能力具有重要作用，但是这些档案往往束之高阁，难以发挥在实践中的经验作用，从而降低档案价值效应的发挥。信息技术在档案价值挖掘和阐释中的运用不充分，虽然大数据、人工智能技术在智慧校园建设中发挥着重要作用，但是档案价值开发的手段和方式较为陈旧，还处于建立简单的信息模块、举办展览等，知识学习、数据挖掘、个性化服务等技术应用不足，未能充分助推学校改革发展。

2.3 档案数据安全风险较高

数据安全是信息化建设带来的负面效应，也是档案数据治理能力发挥的必要条件。在信息资源转移、复制、共享过程中引起信息丢失、泄露、篡改和其他不确定的问题，由于缺乏权属体系建设和知识产权保护，高校档案信息泄露和更改將造成更大的风险隐患。同时，信息技术的运用落后于时代发展，安全防护体系无法与安全漏洞治理同步，加之高校档案的价值高、影响大，极易受到不法分子的攻击。西北工业大学校内信息档案系统和广大师生的重要数据受到外部攻击。后经公安机关查实，此事件为境外黑客组织和不法分子发起的网络攻击。与此同时，许多网络攻击或者非法入侵大多悄无声息，加之档案预警系统不完善，重要档案数据被破坏后难以及时发展，反映了高校信息安全防护刻不容缓。

2.4 档案信息资源建设体系落后

资源建设有赖于各部门的通力协作和配合，但是仍面临着档案“三合一”制度不完善，档案资源收集体系不健全、规范化意识不强，导致数据资源结构不合理、收集不齐全等问题。视频资料归档不及时、音像档案处于无序或流失状态；科研、教学档案归集范围较窄，有的重要资料保管在个人手中。同时，有的档案形成周期较长，如学生档案、项目档案等，需要从源头抓起并持之以恒，但是归档意识的缺乏，造成有的档案缺乏连续性，对后期利用造成一定困难。

3 智慧校园背景下高校综合档案信息化建设优化路径

智慧校园建设背景下，要以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标[2]，实现档案资源的信息化、档案服务网络化、电子文件电子档案管理规范化。探索“互联网+档案”服务模式，促进档案管理和利用方式向智能化发展。

3.1 思想认识要到位

《高等学校档案管理办法》指出，要加强数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步。实施档案信息化战略是高校顺应时代发展大势，充分抓住信息化发展机遇，推进“智慧校园”建设，促进教学、科研、管理、服务高效规范，实现超常规、跨越式发展的一项基础性、全局性和长远性的重要战略。信息化建设是一项复杂的系统工程，涉及学校工作方方面面，需要学校各个部门共同参与，因此要从统一思想、更新理念，提高对信息化建设重要性、必要性、紧迫性的认识。要切实理顺信息化工作责任制，尤其要明确部门“一把手”主要责任，将信息化纳入考核范围，切实提升档案意识和责任意识，督促各部门建立完善、细致的信息化制度，明确人员、理顺流程、压实责任，汇聚信息化建设的强大合力。要加强思想理念教育，从根本上转变档案管理人员的认知观念，立足高校实际，建立相应的培训和激励机制，发挥管理人员工作潜能。要营造信息化建设氛围，吸引更多的信息化人才加入档案管理队伍，强力推进信息化政策落实，以良好的信息化环境塑造人才。

3.2 设施配套要到位

《档案法》规定：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。新形势下，高校档案管理要将档案信息化纳入智慧校园建设全过程，保障基础设施经费投入。档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等[3]。在网络建设方面，建立档案归集内网，并且与政务网、互联网实行物理隔离，形成三个相互独立的网络。在硬件建设方面，要配齐扫描仪、计算机等基础设备，并进行物理隔离和加密管理，及时更新老旧硬件设备，健全完善硬件防火墙，筑牢档案业务信息化硬件基础。在软件建设方面，要有前瞻性、战略性，与智慧校园建设结合起来，综合管理系统建设上要坚持标准，结合实际可自主研发也可选择有资质的公司，确保一次性达标，及时对电子设备及相关软件的不断升级、更新和完善；在功能上要兼容性强，与数字化校园同步吻合，实现一体化构建。

3.3 资源建设要到位

资源建设是信息化建设的基础。《“十四五”全国档案事业发展规划》将“档案资源体系建设”作为“四个体系”的基础加以强调。一是加强实体档案信息化。加强存量数字化和增量电子化工作，在全文数字化基础上，加强语音识别、自然语言处理技术应用，对高校文书数字档案中的手写体、繁体字进行数据转换，构建现代化的档案数据体系。二是加强资源整合。打破条块化、各自为政的管理模式，针对不同类型数据资源，统一格式、制定元数据标准与政策，实施元数据管理，实现不同部门和数据资源的汇聚和融合，突破“数据孤岛”瓶颈。三是拓展归集体系。要借助数据挖掘、交换、仓储等大数据技术，整合学校、教师、师生亟须的档案数据和社会散存的关键资源，构建内容丰富、结构合理的集成性档案资源镇中心，为更好满足利用奠定基础。

3.4 共享利用要到位

信息化建设的主要目标是突破共享藩篱、实现数据流通和共享。《数字中国建设整体布局规划》提出，要夯实数字中国建设基础，畅通数据资源大循环。高校档案作为社会数据资源的重要组成部分，要树立共享共建共治理念，制定档案数据开放和利用政策，推动档案服务提档升级。高水平建设档案专题数据库，整合各类归档资源，根据档案分类方案，在利用平台上开辟专题模块，涵盖主要档案类型，为档案利用提供一站式精准服务。有的高校建立科研项目档案实时归档平台，管理者可将档案随时进行归集，待项目完成后一并提交数据库，既保证档案齐全完整，又保证数据库资源的丰富。要着眼长远，信息化系统要有预留接口，确保档案数据能够与外界资源无缝对接。比如，天津档案馆与天津开放大学签署了学籍档案共享利用协议。利用者通过天津市档案馆民生档案远程服务平台，可查询天津开放大学移交至市档案馆的学籍档案并办理出证手续[4]。

3.5 智能服务要到位

以高效利用为中心的档案信息化，目的在于为利用者提供更为丰富、优质、便捷的公共服务。一是加强挖掘与利用。树立主动服务理念，从档案数据的复杂性和多重性出发，积极利用大数据技术，融合数字人文理念，打造情景化、可视化的档案文化场域，使档案以鲜活形式展示出来，为学校发展和智慧校园建设赋能。二是提供个性化服务。利用人工智能优势，对用户的偏好精准画像，主动进行信息推送服务；进一步拓宽服务平台，利用微信平台、网站等开通便捷化查询路径，实现数据利用“零跑腿”；优化用户反馈机制，深入开展调研，对师生关心的重大问题和档案需求，结合公众利用的习惯和偏好，进一步改进服务方式，提升数据服务能力。

3.6 安全建设要到位

信息化安全管控主要是网络利用安全。《数据安全法》《信息安全技术大数据安全管理指南》等法规和规范都对信息安全建设提出了明确要求，高校档案要对照标准，构建数据治理安全管理体系。一是构建安全协同防护机制。加强安全预案制定，利用虚拟技术提高针对性，化解数据安全风险；建立学校、二级学院、管理员多重安全治理主体，形成多元共治的安全环境，比如，发挥高校科研优势，研发三网隔离与融合，强化病毒更新，加强对利用流程的安全控制。二是优化技术防护体系。要对档案数据合理分区分域，加强涉密档案划控，收敛互联网暴露面；将密码设置主动融入信息化发展全过程，深度支撑档案管理的各个环节；建立完善密码通报预警和监督检查协作机制，把密码应用安全性作为智能预警监测和安全评估的必选项，全面构建密码支撑体系[5]。

結语

信息资源已经成为高校发展的关键要素，档案作为信息资源的宝库，是实现高等教育高质量发展的助推器。面对新的挑战，要进一步强化信息化转型重要性和意义的认识，着力推进档案数字化工作转型的顶层设计和规划，提高新时代数字档案室的建设水平，提升档案数字资源的共享水平，实现档案数字化工作转型升级，真正发挥档案工作服务学校各项事业发展的重要作用。

参考文献

[1]唐斯斯.我国新型智慧城市发展现状、形势与政策建议[J].电子政务，2020（11）：14-15.

[2]王成东.高校档案信息化建设中的伦理问题剖析[J].哈尔滨学院学报，2014（08）：15-16.

[3]谢文茹.医院档案信息化建设的问题分析及努力方向[J].山东档案，2019（04）：14-15.

[4]唐斯斯.我国新型智慧城市发展现状、形势与政策建议[J].电子政务，2020（11）：14-15.

[5]郭倩.2020年中国网络安全大事评选揭晓[N].经济参考报，2021（02）：14-15.

作者简介：陈 航（1983— ），大学学历，菏泽医学专科学校馆员，主要从事档案管理研究。