新时代事业单位人事档案存在的问题与优化路径

摘  要：人事档案是事业单位档案管理的重要方面，对组织和个人都具有重要作用。新时代，人事档案管理存在着收集归档不及时、专项审核质量不高、信息化水平参差不齐、保管利用流程不严密的问题，要从加强收集前端控制、常态化开展专项审核、加强资源开发、提升信息化水平、加强档案安全建设等方面持续用力，推动干部人事工作迈上新台阶。

关键词：事业单位；人事档案；优化路径

2018年，中办印发《干部人事档案管理条例》（以下简称《条例》）指出：干部人事档案是维护干部合法权益的重要依据，是党的重要执政资源。这一论断鲜明地指出了干部人事档案的重要作用。2014年，开展的干部人事档案专项审核工作中，事业单位人事档案管理存在一系列普遍问题，要针对管理存在的漏洞，优化管理路径，为组织选人用人奠定坚实基础。

1 事业单位人事档案管理的特点和意义

事业单位人事档案是个人政治思想、学习经历、工作成绩和荣誉的真实记录，是考察选用干部的第一手资料。人事档案管理是指对人事档案进行整理、收集、保管、利用、审核的专业性工作。这项工作既有档案管理的普遍规律，也有人事档案的特色，需要深刻把握其特点和意义。

1.1 事业单位人事档案的特点

一是专业性。事业单位大多属于教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织，其职能决定了大部分人员属于专门性人才，因此其档案大多具有专业属性。比如，档案中多数包括专业技术职务材料、科研成果或重大影响的论文成果。二是动态性。人事档案形成后，档案内容会随着当事人的发展不断补充新材料，尤其是事业单位人员职称的变化、荣誉和成果，需要及时上传更新。三是保密性。人事档案属于国家机密，《条例》规定了人事档案查阅的条件和程序，不能随意向社会提供服务，需要进行妥善保管，防止文档失泄密，杜绝随意篡改人事档案内容，保证档案内容的真实性。

1.2 做好事业单位人事档案管理的意义

一是必要性。对于个人来说，人事档案涉及职务晋升、职称评定、福利待遇，是国家、社会和单位进行人事管理的最重要凭证。对于单位来说，人事档案是职工个人情况的历史记录，标准化科学化的档案管理对人事工作具有至关重要的作用。2020年，为贯彻好《条例》，全国开展大规模的人事档案专项审核全覆盖工作，对干部人事档案不齐全、不规范的，根据材料内容和性质的不同，采取补充收集、完善手续等方式进行补充和规范；对档案重要材料缺失、记载信息相互矛盾的进行重点查核。每卷档案必须经过初审和复审，保证人事档案作用的正确发挥。因此，研究如何做好人事档案管理工作至关重要。二是重要性。人事档案是事业单位进行人员考核、职位评定、干部任用的主要依据，是人才结构优化管理的参考值。人事档案资源也是重要的社会资源，合理地使用人事档案，能够为人才强国战略、加快建设世界重要人才中心和创新高地提供数据支撑。

2 新时代事业单位人事档案存在的问题

2.1 收集归档及时有效性不够

及时有效是《归档文件整理规则》的基本要求，指的是文件需要按照统一的时间规定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整理和及时归档。人事档案材料归档不及时的问题较为突出，主要表现在：一是学习、工作经历等重要材料归档不够及时。任命文件、荣誉表彰等材料收集不全现象普遍，造成了干部履历不完整，佐证材料不足，追补材料较为困难。二是材料归档不完整。事业单位人员科研成果较为丰富、荣誉表彰多，《条例》对归档有专门要求：科研成果的论文目录、表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号等都需要纳入归档范围。但是归档不齐全的问题时有发生，比如，有的科研成果缺乏鉴定结论、表彰文件；有的荣誉未归档正式文件，为后期干部荣誉认定带来困难。

2.2 专项审核质量不高

根据干部人事档案审核工作进程和要求，事业单位人事档案管理中存在着补充材料不及時不重视、管理人员素质不高，影响了整体管理效果。有的单位对专项审核流于形式，是否存在造假情况、成长经历中是否存在违规情形审核把关不严格，造成人事档案“三龄二历一身份”信息准确性不高，在干部调动、晋升、提拔使用等环节需要重复认定、补充。佐证材料补充不完整，对干部年龄、学习经历、工作时间的认定，有的缺乏足够支撑，档案材料关联性不够、难以辨别真伪，出现这种问题的根本原因在于人事档案管理和审核的规范性不够。

2.3 信息化水平参差不齐

信息化是提升档案真实性准确性，实现干部档案信息互联互通的主渠道。中共中央组织部《关于进一步从严管理干部档案的通知》中指出：“要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管理工作水平”。事业单位人事档案信息化水平地区、行业、部门之间差距较大。主要表现在：一是系统重复搭建现象突出。有的单位单独建立人事档案管理系统，与组织或上级部门系统不兼容，信息互联互通难以有效共享；有的单位系统质量不高，安全措施不到位，人事信息泄露风险较高。二是信息化管理能力不足。管理人员接受信息化培训不足，以信息化手段管理利用档案能力较弱，有的仅仅满足于查询和利用，对人事信息的统计、分析技能不足，限制了信息化效能发挥。

2.4 保管利用流程不严密

人事档案存在的档案材料缺失等问题，根源在于档案利用流程不规范。有的档案人员将档案材料“张冠李戴”，材料归档时责任心不强，未认真审核就放入档案袋，造成档案材料内容混乱。档案的收集鉴别、查借阅、转递、保管保密等制度落实不严格，审批登记手续执行力度不强。同时，受限于资金投入，实体档案保管条件不达标，消防、防盗、湿度调节机等技防设施缺失，库房温湿度、光照强度等动态测控缺乏常态化。

3 新时代事业单位人事档案存在的优化路径

长期以来，人事档案管理受思维、制度等因素的制约难以适应新时代要求，要重塑档案管理流程，优化组织体系，打造高质量工作模式。

3.1 加强收集前端控制

档案收集不全、资料缺失、认定困难等问题都是由于收集环节不到位造成的。首先，要强化管理人员的归档意识，把《条例》内容和精神吃准吃透，熟悉《干部人事档案材料收集归档规定》中的范围和标准，从源头上校准收集方向。同时，要加强管理对象的档案知识普及。人事档案需要具有连贯性和一致性，干部的年龄、经历等都需要与档案、学籍、户籍等符合，当事人在填写时要保持前后的一致性，避免出现相关问题。其次，要加强指导服务。填写错误、涂改等问题影响个人“三龄两历一身份”等信息认定，档案管理部门有责任对个人在填写中进行指导，规范个人填写内容。要对归档内容进行认真审核，规避问题档案产生。再次，要优化归集方式，细化管理标准，做好档案接收、转递、查阅、整理、保密等日常管理工作。对年度考核、工资变动等一些普遍材料，采取坚持档案管理经常、定期、集中收集，通过多种形式收集完善档案材料，防止缺漏；对等级评定、晋升、干部任免等一些阶段性材料，采取与有关工作同步进行的方法，统一收集，确保成套材料头尾完整，不缺页。

3.2 常态化开展专项审核

专项审核是推动人事档案管理科学化、规范化、标准化的引擎。要在日常工作中前置档案审核环节，落实落细任前档案审核把关制度，将专审结果作为基本遵循，出现干部人事档案涂改、缺少重要原始依据材料等情况，及时核准存疑信息。要建立档案信息动态更新机制，及时对干部奖励惩处、家庭成员和主要社会关系等信息进行维护和更新。坚持档案审核与信息反馈和收集材料同步进行，针对材料不全的干部档案逐一进行登记销号，对缺失的材料由单位和个人共同搜集归档，确保做到材料收集完整性、信息登记准确性，严格审核补充入档材料的完整性、真实性、准确性、规范性，对于材料不完整、手续不完备、无法鉴别的不予入档，保障管理工作的严谨规范。

3.3 加强资源开发

人事档案蕴含着干部的成长过程、家庭情况和思想状态，深入研究开发档案资源能够全面了解其综合素质，选优配强干部队伍。一是做好编研利用。事业单位劳动模范、专家技术人才多，宣传他们的优秀事迹有助于弘扬社会主义核心价值观，提升单位影响力。比如，通过档案中的学习经历、论文成果、荣誉奖励等，展示优秀人物事迹，以档案真实性讲述科研精神、爱国精神在后辈身上的赓续传承，发挥档案育人作用。二是做好规律提炼。培育人才队伍最紧要的是把握和尊重人才培养规律，这些规律蕴含在档案之中，是最有价值的研究素材。要深入研究档案中的人才成长道路和结构，总结提炼人才发展和培养路径，为科学制定中长期人才培养规划和健全培养制度体系提供智力支持。三是强化结果运用。从档案中分析人才实际情况，充分了解其爱好、特长、意愿等，充分释放人才创新活力，为人才施展才华畅通渠道、搭建平台，真正让人才创新创造活力得到充分迸发，把人才放在合适的岗位上，让优秀人才充分发挥潜能和作用，实现档案开发利用效应最大化。

3.4 提升信息化水平

一是打牢信息化基础。要建立统一规范的数字化档案管理系统、查询平台，为实现干部人事档案数字化管理奠定软件基础。管理系统应具备具体完善的数据处理能力，具备录入、接收、整理、归档，查阅、检索和利用等功能，实现对人员基本信息、工作经历、奖惩记录等综合管理。根据《干部人事档案数字化技术规范》的基本程序和操作规范，进行档案信息采集和数字化加工，严把档案信息质量关，保证数字档案真实准确、完整规范；纸质档案与数字档案要分离管理双轨运行、相互印证，加强干部人事档案安全性。二是强化共享能力建设。探索建立信息互联互通工作机制，依托云平台、区块链等新技术，拓宽信息交换渠道，对上网的人事档案材料，采取密钥、身份验证等方式，制定权限审批规则，严格档案查询流程，持续推动干部人事档案管理效率提升。三是提高信息化应用水平。把提升档案信息化知识水平和业务素养作为目标，着力加强信息化培训，提高大数据、互联网+、区块链等新技术水平应用能力。加强实操培训，定期开展数据分析、标准规范等讲座，打造复合型人才队伍。

3.5 加强档案安全建设

实体和信息安全是人事档案管理的重中之重，要在硬软件上持续用力，筑牢安全防线。一是优化实体档案保管环境。要加强基础设施建设，严格按照标准化档案室建设要求，设置库房、查档室、办公室，配备电脑、高速扫描仪、打印机等设备，同步安装视频监控系统，为干部人事档案保管保护提供安全可靠的基础设施保障。条件不足、人员较少的单位，可探索联合保管方式， 实现科学保管效能的最大化。比如，内江市针对事业单位档案管理分散，管档質量参差不齐、设备设施落后的问题，规划人事档案管理中心进行集中保管。二是强化信息安全。构建安全有效地档案信息防护网络，适时更新病毒库，广泛采用数字证书、防护墙、加密技术，提高安全防护能力。要加强涉密电子设备的规范使用及管理，并定期开展保密和安全设备检查。加强安全制度建设和培训教育，坚持“安全第一、预防为主”的方针，明确权责体系，提升管理人员安全防范意识，持之以恒抓好档案安全和保密工作。三是做好转递安全管理。严格执行安全保密规定，形成出入库有标准、转递有程序、接收有手续的标准化工作流程，转递的干部人事档案必须通过机要交通或者人事档案管理部门专职人员专人送达，不得以快递、邮寄等形式进行公开邮寄和本人自带，进一步筑牢干部人事档案转递安全防线。

3.6 完善机制要素

一是选优配强管理队伍。人事档案工作单调、枯燥、乏味，是一项默默无闻的幕后工作，着重从细心、耐心和恒心方面，将政治素质高、保密观念强的干部选出来，通过强化培训，学习各项业务和政策，使档案管理人员成为干部工作的“活字典”和“百事通”。二是优化管理体制。逐步探索分类管理，对领导干部、专技人员、管理人员建立不同数据库，提高针对性和精准度。加大沟通力度，建立与组织、人社部门的常态化联系。三是强化资金支持。加大资金筹措力度，拿出专项资金支持库房、信息化建设，破解设施滞后的难题。

结语

传统的事业单位人事档案管理模式已不适应高质量发展要求，各单位要从政治高度和长远角度认识到做好人事档案的重要性，将人事档案管理规范化、科学化、标准化建设作为目标，充分释放资金、制度、信息化的动能，构建现代化的人事档案治理体系，全面提升档案管理质量，推动人事档案管理转型升级、高质量发展。

参考文献

[1]李静.新时代事业单位人事档案管理的现状及对策[J].《陕西档案》，2022（10）：23—25.

[2]金虹.实现干部人事档案信息化 促进人事管理创新[J].《视听纵横》，2017（06）：09—10.

[3]康婕.永葆“三心”，做干部人事档案的守护者[J].《四川劳动保障》，2023（07）：30—31.

作者简介：苏丹（1983— ），大学学历，山东省日照市结核病防治所工作人员，主要从事人事档案的管理工作。