城建档案信息交互平台建设及开放共享挑战与解决方案

摘 要：城市是一个系统，城建是一项系统工程，决定了城建档案具有的广泛性、复杂性和系统性。近年来，随着城市化进程的加快，城市建设的数量和规模都呈现出较大幅度的增长，城建档案查询、利用的需求主体越来越多元，应用领域越来越广泛，迫切需要搭建信息交互平台，推动实现城建档案开放共享。本文从信息交互平台建设与城建档案开放共享背景、必要性进行了探讨，分析了城建档案信息交互平台建设与开放共享面临的挑战，据此，进一步提出城建档案信息交互平臺建设与开放共享路径策略，为推动城建档案数字化、智能化发展，有利于城建档案在城市建设中作用的发挥，具有积极的现实指导意义和参考价值。

关键词：档案开放共享；信息交互；城建档案

近年来，随着城市化进程加快，城市建设规模持续增长。根据《2022年中国城市建设状况公报》公布的数据显示，截至2022年底，全国城市建成区面积6.37万平方千米，同比增长2.01%。惠州市城市建成区面积达313.61平方千米，同比增长1.31%。城市建设规模的不断增长，产生了大量城乡规划、建设档案，做好城建档案管理意义重大。为进一步做好城建档案管理，推动城建档案管理规范化制度化。2021年，惠州市政府常务会议通过《惠州市城乡建设档案管理办法》（以下简称《办法》）。《办法》共计26条。其中第十七条规定：“市城建档案馆应当建立全市城建档案目录数据库，整合城建档案信息资源，构建互联互通、资源共享的城建档案信息网络。”已于2021年10月1日正式施行，成为全市城建档案管理工作的重要依据。

城市是一个系统，城建是一项系统工程，决定了城建档案的广泛性、复杂性和系统性。城建档案包括城乡建设工程档案，地下管线工程档案，城市规划、建设和管理各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，城乡基础资料，古旧地图、历史建筑等珍贵实物档案。《档案法》和《办法》都对档案信息化作出了具体规定和要求，信息化建设也是城建档案主动适应信息时代发展的必然选择。《办法》提出“各级城建档案管理机构应当加强信息化建设”“要建立城建档案目录数据库和数字城建档案管理信息系统”“市城建档案馆应当建立全市城建档案目录数据库”。在此过程中，规划、环卫、交通等部门需要在规定时间内将城建档案移交至城建档案馆，城建档案馆接收并管理档案，利用大数据、云计算等信息技术，实现城建档案开放共享，满足城建查档需要。

1 信息交互平台建设与城建档案开放共享背景

信息化、数字化时代，城建档案开放共享的实质就是数据信息的开放共享。信息交互，即信息发出和接收信息的过程，由信息源、信息、通道或网络、接收者、反馈、噪声等六个部分组成。其中，反馈是检验信息交互质量的重要手段。信息交互是实现档案开放共享的前提和基础，没有信息交互，城建档案开放共享就成为无本之木、无源之水，而且信息交互质量也会直接影响到开放共享的质量和水平。近年来，安监系统[1]、卫生系统[2]、档案馆系统[3]等陆续建立起档案信息交互平台（见图1[4]），为系统档案开放共享提供了有力支撑，提升了档案开放共享的能力和现代化水平。

2021年1月1日正式实施的《档案法》明确规定，“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”“档案馆应当对接收的电子档案进行检测”，确保电子档案满足“四性”要求。为推动“十四五”时期档案事业高质量发展，2021年发布了《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）。《规划》明确提出“十四五”时期，要推动档案工作“走向依法治理、走向开放、走向现代化”，实现“档案利用服务达到新水平”“档案信息化建设再上新台阶”“推进档案信息资源共享平台建设”。《办法》指出，“市城建档案馆应当建立全市城建档案目录数据库，整合城建档案信息资源，构建互联互通、资源共享的城建档案信息网络”。2010年《数字档案馆建设指南》明确把“分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务”作为数字档案馆建设的目标。可见，无论是法律法规，还是顶层的规划设计、部门出台的规章，均将档案开放共享利用作为重要目标内容，这也是城建档案馆建设的目标之一，为新时代城建档案建设和管理提供了科学指导。

2 信息交互平台建设与城建档案开放共享的必要性

2.1 信息化建设的现实需要

无论是《档案法》《规划》，还是《办法》，都明确提出要加强档案信息化建设，尤其《规划》明确了档案信息化建设路线图、时间表。即“到2025年，档案工作走向开放取得实质性进展”“到2035年，档案利用服务水平进入世界前列”。从我国档案信息化发展历程来看，先后经历了档案网络化、数字化和智能化，由最初的电子数据处理（EDP）、事务处理（TPS）、管理信息系统（MIS）到决策支持（DSS）四个主要阶段，在此过程中，城建档案共建开放共享体系日益完善，档案利用服务更加便捷普惠。信息交互推动城建档案共享开放从传统的信息技术应用向档案信息内容利用服务为主导转变，带动了档案信息化与档案服务体系深度融合，并与城建档案资源体系、安全管理体系实现良性互动，实现档案事业信息化发展迈入新水平。

2.2 智能化利用的客观需要

随着大数据、云计算、物联网和人工智能为核心的新一代信息技术的发展和应用，城建档案管理及利用方式都发生了巨大变化。档案查询不仅要求速度快、效率高，还要达到精准度，满足个性化需求。运用先进的信息交互平台，快速、完整、准确地将城建档案信息传输至城建档案馆智慧网络平台及数据库，实现城建档案集成化、数字化管理。可根据平台权限设置享受查询利用城建的档案范围和类型，突破了传统档案查询在时间和空间上的限制，实现了24小时随时随地查询，满足广大市民城建档案查询、检索利用服务需求。

2.3 安全性应对的迫切需要

城建档案馆作为专门提供城建档案信息服务机构，确保其所拥有的信息资源安全，不仅影响机构的影响力和美誉度，还影响着城建档案馆信息的完整度。《规划》明确提出要“深入推进档案安全体系建设，筑牢平安中国的档案安全防线”。《办法》提出要“实现城建档案信息资源的安全、高效管理”。可见，信息时代，城建档案的移交、传递主要是信息与实体档案相结合，在信息交互过程中要确保六个组成部分的安全和高质量，这也直接决定了城建档案信息交互的成败。此外，城建档案开放共享，城建档案管理的理念、技术、方法和模式均发生了巨大变化，城建档案需求更加多样、内容更加丰富、作用更为重要。因此，为有效应对这些新形势新情况，就需要从城建档案开放共享与信息交互关键环节入手，充分利用现代信息网络技术，建立城建档案信息服务交互平台，借助信息网络技术、人工智能技术、虚拟现实技术等提供更加安全、高效的城建档案开放共享服务。

3 信息交互平台建设与城建档案开放共享挑战

近年来，随着计算机、互联网等技术的快速发展和云计算时代的来临，数据的创新运用给档案工作带来了机遇和挑战[5]。城建档案馆数字化建设稳步推进，兼容性、可靠性、易管理的云技术应用有效解决了城建档案存储容量需求大、存储兼容性以及协同管理与集成服务等。但也面临着经费投入不足、数据格式异构、管理标准不一等相关问题。

3.1 基础设施承载力制约

城建檔案信息交互以及开放共享都需要做好信息化硬件及相关的配套软件等基础设施建设，用以满足和保障城建档案数字化转换、发布、管理以及数据库、WEB管理、城建业务档案数据管理等需要。从城建档案馆的实际情况来看，在信息交互方面，由于城建档案数据信息来源于自然资源、城管执法、能源和重点项目、市政园林、市容环卫、供电、供水等相关部门的档案移交，通过信息交互，将分散于各相关职能部门的城建档案信息传输至城建档案馆统一平台，对外开放，实现开放共享。但从现有的基础设施情况来看，由于城建档案的规模和数量大幅度增长，分散于各职能部门的档案管理基础设施在规模、效用上受用户需求制约，软硬件承载力制约了信息交互及开放共享工作，亟待更新扩容和升级。

3.2 档案资源多元化壁垒

城建档案在信息资源管理过程中，由于信息资源存在着跨系统、跨部门分布的原因，使城建档案信息资源来源更加多元化，如城乡建设工程类档案包括工业、民用建筑类档案；市政基础设施工程档案；公用基础设施工程档案；交通基础设施工程档案；园林建设、风景名胜工程档案；市容环卫设施建设工程档案等等，每一类又包含若干子内容，如公用基础设施工程档案又包括供水、供电、轻轨、电信、邮政等建设工程档案。需要将这些档案资料及信息内容统一移交至城建档案馆，由城建档案馆进行统一的编目、著录，建立全市的城建档案目录数据库，构建互联互通、资源共享的城建档案信息网络。城建档案信息资源来源及类型的多元化现实特点，与城建档案信息资源整合与组织的部门化、单一化之间需要协调，让多元信息最终达到标准统一、集成有序、协同高效。城建档案信息资源开放共享空间的相对独立和多元主体之间的信息交互不畅，也是亟待打破的壁垒问题。

3.3 检索利用模式化束缚

随着城建档案数据量的快速增长以及城市建设的需要，城建档案检索利用既要注重效率，也要注重查准率、个性化服务。从城建档案馆的开放共享与信息交互现状来看，平台的全文检索功能较低，自然语言功能缺乏，检索效率不高，城建档案查询检索的精准性还需提升。例如，城建档案信息检索结果过于结构化，二次检索和可视化检索功能偏低等问题不同程度存在。主要提供的目录检索，全文检索较少，且城建档案服务利用缺少个性和定制化服务，城建档案馆提供服务的主动性有待加强。

4 信息交互平台建设与城建档案开放共享策略

信息交互平台建设是新时代城建档案开放共享的基础和手段，也是数字城建档案馆建设的一项重要内容。需要立足城建档案管理实际，采取有效措施，应对城建档案基础设施承载力不足，打通城建档案信息多元壁垒，创新城建档案检索利用模式。

4.1 优化城建档案基础设施

按照智慧城建档案馆建设的标准和要求，优化改造城建档案信息化管理基础。重点要做好信息交互平台建设，确保平台功能齐全（见表1）。积极打造具有共享功能的云基础设施，将原有的城建档案管理基础进行优化整合，做好分配，以底层技术平台的IaaS（硬件即服务）为基础。

表1：档案信息交互平台库功能

库名称 主要功能设置

文件登记库 按权限开放或授权的文书人员进行线上登录；未获授权的，实行线下数据采集。

预归档库 接收城建各职能部门城建业务信息推送，完成城建档案档号分配、保管期限确定，整理核对。

待归档库 城建档案馆应用系统对档案馆工作人员按权限开放，赋予审核权限，确认后归档。

档案库 存储正式城建电子档案数据信息。

构建虚拟资源池，支持城建档案互联网访问，并根据城建档案的职能部门需求实行存储空间的分配和档案信息资源的迁移、调度，优化城建档案基础设施。如将城建档案云存储中的日志服务器、数据库服务器和Web服务器集中起来，组建服务集群，并作为城建档案的主体进行资源分配，即使个别服务器存在问题，也不会影响整体响应和服务。

4.2 整合城建档案信息资源

城建档案资源来源主体多元、内容多元，要打破部门之间的信息不统一，城建档案馆要利用其专业优势，牵头做好档案资源的统一和整合。要以《办法》为依据，主动与市容、市政、电信等归档部门联系对接，细化并统一城建档案各细分领域的归档标准和规则，主动到相关部门开展档案业务知识辅导。按统一标准和要求细化交互平台建设，提供更为友好的网上档案查询服务体验。利用大数据、云计算和数据挖掘等功能，积极构建城建档案知识库以及支持基于多媒体内容检索、语义检索的新的信息检索平台，提高用户的检索质量和效率。

4.3 创新城建档案服务模式

以搜索引擎为切入点，优化整合服务内容和服务手段，运用分布式、并行计算、负载均衡等云计算技术，整合城建档案中相对独立的搜索引擎。城建档案管理部门要进一步做好城建档案元数据信息的深度加工标引、统一格式规范，建立专门的城建档案索引数据库。利用人工智能等技术，以引文量、匹配度及可视化等提高城建档案检索的可读性、可用性。此外，要针对城建档案查询的个性化需要，积极提供个性定制业务，加强城建档案编研，优化服务模式，提供更加广泛的档案信息增值服务，满足个性化、可定制的城建档案服务内容。强化城建档案队伍素质培训，增强服务意识和服务理念，不断提升城建档案服务的质量和水平。

参考文献

[1]肖鹏.档案数据信息交互平台的应用[J]中国档案，2015（6）：52-53.

[2]池捷，时长城，夏悦.区域性临床医疗与健康档案信息交互共享平台的建立和应用[J]中国卫生信息管理杂志，2009（2）：28-32.

[3]王璐璐.以用户为导向的数字档案馆信息服务研究[J]陕西档案，2011（4）：27-28.

[4]王成兴，许炎.档案信息服务交互平台建设初探[J]北京档案，2019（2）：7-10.

[5]刘永.档案信息资源共享云体系建设的思考[J]档案管理，2017（6）：25-29.

作者简介：张运（1982—），大学学历，惠州市城建档案馆馆员。主要从事城建档案研究。