诉讼档案数字化省级统建实践

王莉?霍佳欣

摘 要：内蒙古自治区检察机关为贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》提出的“加快档案资源数字转型，推进档案信息资源共享平台建设”主要任务，深化实施数字检察战略，立足全区检察机关档案工作实际，探索统筹建设全区检察机关纸质档案数字化。本文就诉讼档案数字化省级统建的背景、目标和实践中发现的问题进行探究，旨在探索一套高质、高效、高利用率的省级档案统一建设和管理模式，有效克服所属各地数字化资金申请难、档案数据共享难的问题，有效避免各自为政、重复建设，档案系统林立、信息合力不足等现象出现。

关键词：数字检察；诉讼档案；省级统建

项目基金：本文系2023年度内蒙古自治区人民检察院重点调研课题《纸质档案数字化升级统建实践——以内蒙古检察机关为例》（NJ202351）的阶段性研究成果。

近年来，最高人民检察院深化实施数字检察战略，构建检察一体化履职数字模式。“存量数字化、增量电子化”是“业务主导、数据整合、技术支撑、重在应用”的数字检察工作机制[1]在档案管理中的具体体现。内蒙古自治区检察机关持续贯彻落实《“十四五”全国档案事业发展规划》提出的“加快档案资源数字转型，推进档案信息资源共享平台建设”主要任务[2]，充分认识传统载体档案数字化工作的重要性与紧迫性，立足全区检察机关发展需要，切实将数字检察战略落到实处、见到实效，不断夯实档案信息化建设基础。自2021年起，内蒙古自治区检察院对纸质档案数字化工作进行统筹部署，在全区范围内开展档案数字化统建工程。全区103个项目实施检察院[3]聚焦聚力，一体推进，电子档案在档案资源体系中占比明显提升，为全区检察机关档案共享平台建设夯实数据基础。全区检察机关档案数字化一期项目完成后，诉讼档案数字化率从7%跃升至83.92%。

1  强化系统观念，顶层设计助推档案数字化建设一体推进

1.1 全区统建的综合考量

截至2021年，全區126家检察院中仅有23家（占比18.2%）开展了诉讼档案数字化工作，诉讼档案数字化率仅为7%，远低于全国检察机关平均水平，与《“十四五”全国档案事业发展规划》中“传统载体档案数字化率达到80%”的目标还有较大差距。建设起步迟滞、区域发展不平衡等现状严重制约着全区检察机关档案信息化发展。为加快数字化工作进展、提升全区检察机关传统载体档案数字化率，经自治区检察院党组研究，决定在内蒙古自治区检察机关统建诉讼档案数字化工作，将“信息化＋规范化”作为核心要求，高质效打造现代化检察档案管理模式、构建协同共享的档案管理格局，全面提升全区检察机关档案工作的数字化、规范化、智能化和科学化水平。

1.2 全区统建的既有基础

一是司法体制改革以来，实施省以下地方检察院人、财、物统一管理，为全区检察机关统筹建设档案数字化工作提供了理论支持和资金保障。2022年3月，自治区检察院将全区检察机关档案数字化工程纳入2022年度自治区检察院信息化项目进行统一报批、统筹建设，既有效避免全区各基层检察院多头立项、管理混乱，又可以统一建设标准，确保建设方提供性价比较高的数字化产品和服务。二是业务需求是档案工作服务的核心。上级人民检察院领导下级人民检察院的工作[4]，在实践中，业务部门调取辖区内下级检察院诉讼档案的情况比较常见，或者上级检察院指定管辖，基层检察院有跨市县调取诉讼档案的需求。为便捷案卷调阅流程，提高案件办理、案件质量评查等工作效率，提升档案服务水平，2019年，由自治区检察院统一建设、三级院部署运行的“内蒙古检察机关档案管理系统”正式上线运行。该系统采用B/S架构[5]，在自治区检察院统一部署应用服务器、数据库服务器、存储服务器，实现电子档案集中管理，通过检察专网，供全区125个盟市基层检察院共同使用。通过“数据物理集中、权限逻辑分离”的构建思路，实现“大档案”管理模式，达到跨全宗借阅档案的目的。

1.3 全区统建的制度保障

从队伍建设来看，内蒙古自治区检察机关现有档案人员142名，其中47人在档案管理岗位工作满3年，仅1人为档案学专业。面对不断建立健全、修订完善的档案工作规范，就我区而言，理论储备不足、知识更新慢、实践经验匮乏是检察机关档案工作人员的通病，这在很大程度上造成了各地档案管理水平不一，甚至在新工作规定掌握上出现理论断层现象。在2021年度最高检的档案专项巡查中，专门指出了内蒙古检察机关“档号编撰不规范、整理工作不按规定执行”等问题。为提升全区诉讼档案规范化水平，自治区检察院依据国家档案局、最高检关于档案数字化工作的相关制度规定，立足全区检察机关档案工作实际和诉讼档案数字化统建的工作需要，制定《全区检察机关档案数字化服务项目实施细则》。将档案收集整理规范、数字化工作流程、数字化最新规范要求与档案管理系统对接标准等内容有机融合，用好系统方法、统一话语体系，把系统工程解决问题的方法、思路与数字化的一般特征紧密结合起来，确保档案管理工作制度化、标准化，推进诉讼档案数字化工作更加系统化、规范化。

2  强化问题导向，精准施策，破解档案数字化现实难题

传统载体档案数字化是档案信息化的基础性工作，是数字档案室建设的重要内容。为进一步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，加快档案信息化战略转型，自治区检察院立足数字化标准规范，结合全区检察机关档案工作特点，坚持问题导向，优化工作方法，全力以赴一一破解“疑难杂症”，确保诉讼档案数字化统建工作提质增效。

2.1 探索平衡专项资金和传统载体档案数字化需求之间的关系

受拨付的专项资金制约，将全区检察机关室藏传统载体档案数字化工作无法一次全部完成。自治区检察院经过前期“实地＋书面”调研，全面掌握全区检察机关室藏传统载体档案基本数量及实际利用情况，确定“利用率高的诉讼档案优先数字化”作为项目第一期先行先试，将6000万页的数字化目标分配到103家检察院，涵盖自治区级、盟市级的全部诉讼档案和基层检察院近12年的诉讼档案，有效盘活了诉讼档案信息资源。

2.2 探索统筹全区检察机关范围内全宗号重复的问题

基于档案工作属地管理的特性，各级检察院由本地区同级档案馆负责各机关单位的全宗号编制。从前期调研的结果来看，档案馆提供给各地检察院的全宗号多为两位数或三位数，体现在全区检察机关档案管理系统中存在较多全宗号重复的问题，对下一步档案信息资源共享产生阻碍。对此，自治区检察院依据“全国检察业务应用系统”赋予各院的代码作为机构代码，在诉讼档案数字化出库阶段为纸质案卷粘贴“机构代码+档号”的条形码，依据条形码内容识别区分档案管理系统内的各个全宗，有效避免上传至全区档案管理系统出现档号重号现象。

2.3 探索解决诉讼档案档号编制不规范的问题

基层检察院档案工作人员多为身兼数职，人员流动性大，导致室藏诉讼档案整理标准不一，给数字化加工造成一定困难。部分检察院对于档案管理工作习惯性使用旧模式、老办法，编号方式口口相传或者是新接手的档案工作人员通过室存已编号档案来推断编号方式。例如，有的基层检察院在诉讼档案“保管期限”“年度”两级分类下，按照本院内设机构对诉讼档案流水编号并分类排架，认为这样查找利用较为便捷。但在编制档号时并未设置机构代码，导致档号存在重号的问题。针对此类情况，自治区检察院明确要求各地检察院在档案数字化出库前，要加强档案整理工作，抽调专人修改存在此类问题的档号。结案日期为2016年以后的诉讼档案按照最高检《人民检察院诉讼档案管理办法》，以年度、保管期限分类，修正重复的诉讼档案档号。

2.4 探索解决档案管理工作认知差异导致标准不统一的问题

各基层检察院对于档案管理工作的相关要求理解不同，会出现制度解读偏差。例如，针对未成年人案卷封存机制，在2022年以前并没有明确规定如何“封存”诉讼档案。有的检察院认为“封存”就是物理封存，将未检诉讼档案整理装盒后，在卷盒粘贴封条。而部分检察院认为，当封存的未成年人犯罪记录为诉讼档案提供利用时，对该记录信息不予公开，对档案利用主体、内容和程序、具体的保密措施及相关责任加以规范，未成年人检察诉讼档案案卷实体可以与其他类型诉讼档案统一编制档号、共同存放管理。2022年，最高法、最高检、公安部、司法部会签下发《关于未成年人犯罪记录封存的实施办法》，对于未成年人犯罪记录封存进行了更为详尽的规定。自治区检察院为了避免这种认知差异影响数字化效果，在《全区检察机关档案数字化服务项目实施细则》中对有争议、易混淆的问题作出明确规定。对于此次数字化的未成年人检察诉讼档案，未检部门加盖“未检封存专用章”的案卷扫描后本院可自行留存图像数据，不挂接全区检察机关档案管理系统。

2.5 探索实现诉讼档案数字化全流程全过程保密管控

一是建制度。档案数字化公司具有涉密档案加工甲级资质，与自治区检察院签订保密协议，负责对接触档案的工作人员采取严格的监督和管理措施，工作时段多方位全时段的监控。各盟市地区（分）院牵总负责本地区数字化项目实施，制定具体实施方案报自治区检察院备案，定期保密检查是方案必设条款。采用“单管式”监理模式，委托独立于检察机关和外包公司以外的第三方为主体承担监理工作积极介入工程，协助档案部门加强与加工方的管理与协调，确保档案数字化项目的安全、顺利实施。制度上要求电脑硬盘、录像存储等各种记忆体部件工作完成后统一交由项目实施检察院保管。项目实施检察院设备调试完毕、进行第一次档案出库前，邀请当地保密局或本单位机要保密部门对现场设施进行保密检测。检测完成后出具报告，合格后方可开展数字化加工工作。二是管人员。各地区项目工作人员除实行保密审查、定期参加保密培训外，所有参与数字化加工的工作人员实行地域回避，当地人员禁止在本地工作。为解决各地在档案日常管理、数字化加工方面发现的问题，自治区检察院采用“现场参观＋现场培训＋实地督导＋视频解答”相结合的方式开展全区三级院档案培训小课堂，及时解决数字化过程中遇到的各种情况。诉讼档案数字化项目开工伊始，安排全区各盟市地区院办公室主任到自治区检察院档案数字化加工场地参观学习，讲解档案数字化加工全流程工序，重点强调实施过程中的保密要求，确保安全有序地推进各地区档案数字化工作。自治区检察院不定期派出工作组实地督导盟市地区检察（分）院档案数字化加工情况，对施工场所出入记录和实施设备保密措施实施情况进行专门检查，发现问题及时纠正。举办全区检察机关档案工作培训班，专题交流研讨档案数字化工作，共享共促工作开展。三是常监控。数字化加工场所专门分区设置，工作现场安装摄像头，安装位置及数量确保工作现场没有死角，实现24小时连续不间断录像和多路监控信号画面切换显示。项目实施檢察院定期对数字化加工场地视频监控进行回放检查。加工场地内区分无纸化加工区和有纸化加工区，缩短纸质卷宗流转路径。纸张不允许带出数字化加工场地，废纸需集中放置，每周清理不超过一次，并经项目实施检察院、承建方安排专人对纸张进行仔细检查，确保保密要求落地、保密措施落实、保密效果明显。

2.6 探索推进验收工作合理有序开展，确保数字化成效

为高效组织103个项目实施检察院同步进行数字化成果验收，实现错误数据少、扫描准确度高的目标，全区检察机关档案数字化项目采用阶段性验收和终验相结合的方式进行。在图像挂接档案管理系统前少量、多次对案卷进行抽检。数字化公司每完成一个批次的图像处理，经专业软件自检（分辨率、倾斜度）合格后，提交项目实施检察院进行阶段性验收，查看扫描图像效果、著录条目，是否满足各项目实施检察院使用需求。图像验收合格后方可挂接档案管理系统。

2.7 探索信创环境下档案信息系统共享平台建设

2022年，全国检察业务应用系统在检察工作网进行统一部署应用，检察机关实现从“纸上办案”到“网上办案”的进阶，四级检察机关的办案信息第一次实现互联互通，对全部办案活动和各类案件实现全程、统一、实时、动态管理和监督，充分发挥了信息化对检察工作的引领作用。在检察工作网、检察专网“双网运行”的条件下，非涉密业务和秘密、机密级业务分别在检察工作网和检察专网受理、办理和流转。绝密级业务按照2020年4月印发的《关于做好“线下”案件线上登记有关工作的提示》的有关要求做好案件登记和流转工作[6]。随着数字检察工作的发展，自治区检察院在检察专网统一部署档案管理系统的基础上，着手在检察工作网部署运行，实现“双网部署、数据分流”，积极响应国家档案局《数字档案室建设评价办法》关于“涉密与非涉密数字档案资源分别在对应安全保护级别的数字档案室应用系统中管理”的要求，将涉密和非涉密档案数据在不同档案管理系统中管理，为建设数字档案室奠定基础。如何在信创环境下建设适配且稳定的档案信息系统共享平台，保障电子档案数据安全，夯实档案信息安全基础，仍需更多实践探索。

3  强化效用发挥，多措并举地促进档案服务质效提档升级

3.1 技术加持提升利用效率

档案数字化实现了从载体维度到内容维度的转型，大幅提升了档案利用效率。借助OCR识别、PDF拆分合并辅助等数据处理工具，档案数字化不仅实现了对传统载体档案的有效管理，可管理、可追踪，还实现了对档案内容要素的充分抓取利用，如智能汇总、智能编研、智能鉴定等，对专业档案进行统计分析，总结本地区类案工作经验，彻底打破纸质载体对内容使用的限制，实现维度跨越与知识互通，真正发挥了档案的可查考价值，为机关内部决策发挥参谋助手作用。

3.2 系统互建赋能数字检察

由全国检察业务系统生成的案件相关数据，经归档模块整合打包，可传输或对接至档案管理系统，实现电子数据的高效利用。推动信创环境下省级院统建档案管理系统，融入大数据平台建设，全面实现远程在线统计、利用等功能，积极开展数据挖掘、数据碰撞，为类案监督提供数据支撑，赋能新时代法律监督[7]。结合业务数据在线归档工作的开展，进一步探索OA协同办公系统与档案管理系统对接，实现电子文件在线归档，全面提高档案管理工作效率，推动传统档案管理向信息化管理转型升级。

3.3 系统统一规范借阅流程

进一步深化研究和统筹协调，将 “全区档案管理系统”打造成档案信息资源共享利用平台，自治区、盟市、旗县三级档案互联互通，真正实现全区检察机关档案工作“一盘棋”。对档案信息使用流程进行统一规范。规范、优化借阅程序，结合全区检察机关工作实际，实现在严格的权限控制下，本院际、跨级别、跨区域一网借阅，实现“互联网+档案”模式下的全区检察机关档案信息资源共享利用。

参考文献

[1]桑先军.检察一体化履职数字模式的建构与运行[J].人民检察，2023（16）.

[2]中共中央办公厅、国务院办公厅：《“十四五”全国档案事业发展规划》，载国家档案局https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[3]項目实施检察院.内蒙古自治区检察机关共有三级126家检察院，其中23家检察院已先行开展档案数字化工作，其余103家检察院纳入“全区检察机关档案数字化”统建项目，本文称为“项目实施检察院”.

[4]参见《中华人民共和国人民检察院组织法》第十条、第二十四条.

[5] B/S架构.将软件的程序、数据、文档进行分配，数据分布到应用服务器或WEB服务器，客户端（浏览器）仅加载应用服务器的部分程序即可显示数据.

[6]申国军.《全国检察业务应用系统使用管理办法》的理解与适用[J].人民检察，2021（14）.

[7]胡铭.论数字时代的积极主义法律监督观[J].中国法学，2023（1）.

（作者单位：内蒙古自治区人民检察院  包头市人民检察院）