关于数字化档案管理工作的思考

吴凡媛

摘要：档案资料中所记录内容非常详细，单位在开展各项工作中，这些资料都是非常重要的依据，其所发挥的作用是不可替代的。当前各个领域规模化发展，每天都有大量的资料产生，导致归档处理工作日益繁重，因此造成一些问题，这就需要将数字技术合理应用，保证档案管理规范运行，资料真实、完整，对各项工作顺利展开起到一定的促进作用，本论文着重于研究档案管理数字化的有效策略。

关键词：档案管理；数字技术；工作思考

引言

档案管理部门在开展工作的过程中，对于资料经过处理之后还要实现数字化管理，保证档案管理质量。进行数字化管理过程中，能够促进单位维持稳定的运行状态，这也是对用户需求充分满足的途径。档案管理部门进行数字化档案管理中，将数字技术与档案管理充分结合，档案管理人员要端正态度，认真履行职责，才能将这项工作的价值体现出来。

一、数字化档案管理工作的价值

数字化档案管理工作所具备的价值主要体现为三个方面，即保护档案原件、节省档案存储空间、档案管理成本降低，具体如下：

（一）保护档案原件

其一，纸质档案数字化转化，可以保存多个副本，使用便利不需要多次重复使用纸质档案，档案原件得以有效保护。

其二，纸质档案经过多年之后，字迹逐渐模糊，或者纸质变质、污损，导致自己以及图像无法清晰辨认，数字化档案则可以避免这种现象发生，保证档案信息的完整性。

其三，数字化档案的一个重要特点是应用现代技术修复纸质图片档案，防止纸质图片档案随着时间的推移而老化，导致信息失真[1]。

（二）节省档案存储空间

传统纸质档案需要大量空间存储，管理工作中，人力成本增加。当数字档案管理使用先进数字存储技术，可以加快工程效率，保证质量，存储档案资源占用空间减少。此外，建立数字档案之后，就会增大存储容量，而且有很强的通用性，且能够保证安全。

（三）档案管理成本降低

在传统的档案管理工作中，由于纸质档案管理的流程比较复杂，包括录入、分类、归档、借阅等。管理工作需要人工操作，不仅效率低，而且管理难度大。随着数字档案管理进程不断加快，档案管理过程中应用数字技术，档案资料的应用实现智能化，档案管理员与用户应用智能技术检索，就能够很快找到需要的档案。

二、数字化档案的优缺点分析

（一）优势分析

提高工作效率是数字档案管理的优势，在招聘工作中有很多员工，为了减少繁琐的工作任务，实施档案管理统一化。数字档案管理可以提高管理效率，实施信息化管理，促使数字档案管理模式发生转变。数字档案管理主要使用的设备是计算机，运行档案管理软件，可以防止纸质文件遭到破坏而导致信息丢失。

文件管理人员实施数字化档案数据管理，数字管理技能要提高，使得信息数字化档案管理技能优秀，档案管理工作實现高质量、高效率。所以，合理应用纸质档案，结合数字档案，使得档案服务效率提高。

（二）劣势分析

其一，数字档案管理工作容易操作，能够快速搜索，资料存储可以节省空间。数字文件的原始信息可以数字技术处理，数字文件的原始内容准确可靠。数字文件管理系统运行的过程中，对数字文件实施管理，没有专业的档案管理人员，数字文件管理工作缺乏完善性，人才培养能力严重不足。所以，数字文件问题已经出现辨识速度慢，不能更新专业知识，数字意识薄弱。

其二，档案管理设备陈旧，不能满足需求。档案管理部门没有采用先进的技术实施管理，管理人员习惯于采用纸质记录，很容易导致档案丢失。由于档案工作不到位，所造成的损害无法弥补。另外，档案管理环境的要求也很高，而在设备陈旧的情况下，档案管理工作不能满足需求。

其三，网络事件使文件管理存在风险。如果没有专业管理人员实施管理，没有采用严密的保护措施，机密资料传输过程中就会被窃取，或者恶意破坏。即使公众配备了防火墙，依然需要定期观看，发生紧急情况的时候能够及时应对。

三、数字化档案管理的现状分析

从当前数字化档案管理情况来看，依然存在不足之处，主要体现为档案管理制度没有基于数字环境及时更新，对数字化档案管理工作没有高度重视，数字化档案管理工作缺乏规范性，档案管理人员职业水平不高，具体如下：

（一）档案管理制度没有基于数字环境及时更新

时代不断发展，数字化档案管理工作要顺利展开，就要适应当前的环境更新管理体制，以更好地发挥其管理和控制作用。国家督促各个地区对于档案管理工作要数字化，以推进数字化档案改革。但是，从当前的相关规章制度以及规范来看，即便进行了修订和完善，但是依然存在不足之处，尤其是数字化档案管理制度，长期以来被忽视，并没有从时代特点出发及时更新，在各个方面发生了较大的变化，其中的一个重要原因是没有将工程档案管理列入到新管理机制中，导致数字化档案管理工作中存在一些问题，其没有采取科学有效的应对措施。

（二）对数字化档案管理工作没有高度重视

单位工作人员全身心地投入到业务工作中，却没有认识到档案管理的价值，不能充分发挥数字化档案管理的重要性。一些单位在开展数字化档案管理工作中没有设置专门的岗位，没有专职人员从事这项工作，或者对档案管理工作产生误解，局限于保留资料和保管资料，即便使用数字技术，也没有更新管理模式，包括建档、归档并对档案资料没有实现一体化，导致数字化档案管理存在滞后性。单位没有高度重视数字化档案管理工作，严重影响管理质量[2]。

（三）数字化档案管理工作缺乏规范性

单位在实施数字化档案管理工作中，要严格按照相关的制度展开，各项工作规范运行，但是，由于没有建立完善的数字化档案管理规范，导致数字化档案管理犯规不能切实地发挥作用，落实制度的时候没有运行监督机制，不能发挥其制约作用，缺乏执行制度的力度，导致档案管理工作缺乏严谨性，过于松散，对于工程建设不能起到促进作用。

（四）档案管理人员职业水平不高

数字化档案管理工作要保质保量完成，就需要专业人才从事这项工作。从当前的单位档案管理人员工作情况来看，明显职业水平不高，不能满足工程运行的要求，更无法跟得上时代发展步伐，主要体现为不能及时更新知识，对知识不能灵活运用[3]。单位通常会安排新人从事档案管理工作，其不能全面掌握档案知识，即便是掌握专业知识，但是对单位的实际运营情况不够熟悉，不能合理运用数字化档案管理制度，引进了信息技术却无法充分利用起来，导致管理效果不够理想。

四、数字化档案管理的策略

档案管理中应用数字技术，要提高管理质量和效率，需要建设数字化档案管理制度，规范数字化档案利用方式，落实纸质档案数字化外包，强化档案信息化管理工作，具体如下：

（一）建设数字化档案管理制度

在档案管理过程中，要从多个角度考虑档案工作，并合理应用数字技术开展工作。档案数字化管理，对于工作人员有了更高的要求，不仅具备档案管理能力，还要能够熟练操作数字技术，与有关部门积极配合，将各项工作做好，其中数字化档案管理制度发挥重要的作用[4]。比如，在工程档案管理过程中，档案管理人员要积极主动到现场收集信息，但是，工程进程快，档案管理人员如果采用传统方式，收集信息工作量大，而且无法保证档案资料的真实性和完整性，应用数字技术则可以解决这方面的问题，不仅可以远程管理，而且还能够做到管理统一化。整个工作过程中，要更好地展开工作并获得理想效果，就要发挥档案管理制度的控制和指导作用，对数字技术合理应用。各个部门所产生的资料实时传输到档案管理部门，还可以保证质量，避免出现资料不完整或者丢失的问题。监督管理部门还要将自身的审计职责充分发挥出来，对于档案质量全面审计，存在的问题如实反映，各项数据信息保证完整[5] 。要认真审查工程所有的档案资料内容，对于所有档案资料都要按照项目档案管理要求进行收集、分类、整理，业主则需要按照建立要求提高档案管理质量。

（二）规范数字化档案利用方式

档案管理部门在整理工程资料的时候应用数字技术，能够快速有效地将档案资料和次要档案资料区分开来，将更多的精力投入到主要资料整理工作中。一些领域存在特殊性，比如工程领域，就要将专项工程档案管理团队建立起来，同时对数字化档案利用方式予以规范，确保档案发挥其应有的立案机制[6]。

档案管理人员在收集资料的过程中要做好核查工作，就要应用数字技术进行实地考察，及时了解现场情况，做到信息实时收集，由此全面了解工程情况。与此同时，还能够与管理人员线上交流，对于档案管理的合理性予以判断。

数字化档案的一个重要价值在于信息共享，但是档案资料都有保密性，档案管理部门还应对密级电子档案进行加密，经常更换“密钥”，以维护数字化档案安全。如果档案资料的借阅人员和利用人员采用不正确操作方式，很有可能导致电子档案损坏，甚至对档案内容进行更改[7]。此外，数字化档案管理工作不断深化数字化档案数据容量就会有所增加，储存设备就会面临压力。进行数字化档案管理过程中，还能够做到分级存储，使得用户需求得以满足，数字化档案存储成本降低。

（三）落实纸质档案数字化外包

档案管理中要改变传统的纸质管理模式，将先进的信息技术充分利用起来，包括云计算技术、大数据技术等等都要合理运用，做到档案管理数字化、远程化，档案管理人员不需要在工程现场也能够及时收集资料，需要资料的用户登录到指定档案管理平台就可以获得共享信息。考虑到档案管理内容多，压力大，实现档案数字化的同时，还可以将这项工作外包给专业的服务单位。档案管理部门从实际需求出发对外包商进行评估和审核，确保该单位的社会信誉好，且业务能力很强[8]。

（四）强化档案信息化管理工作

收集档案资料的时候应用信息技术，能够做到实时归档管理，使得这些资料保存下来[9]。档案管理中涉及诸多的内容，而且非常复杂，所以会存在多种档案载体，大量的档案资料数量都非常有保存价值。

社会环境不断发生变化，在开展档案资料管理工作中，要高度认识到数字技术应用特点，根据实际情况实施档案管理。档案管理中，风险问题是在所难免的，一些风险存在特殊性，档案管理人员要保证工作质量，提高工作效率，就需要相关部门提供必要帮助，信息技术发挥重要作用，尤其是进行档案信息核查的时候，要保证结果的真实可靠性。

具体的工作中，档案管理部门要派专门的人员与有关业务部门人员共同到建设现场展开调查研究工作，收集证据，可以采用在线交流的方式，针对风险内容展开询问，以及采用的处理方法、最终获得的结果等等，用以证实所获得的材料，明确其是否伪证[10]。在开展工程档案整理工作中，管理人员要基于自身的前置性经验，针对工程建设中的风险事件评级，如果所获得的结果是客观真实的，就可以评级为客观真实，也可以根据实际情况评级为部分客观真实以及无法评价客观真实性，如此可以获得有价值的参考信息，为后续档案管理工作的顺利展开提供条件。

结语

通过上面的研究可以明确，进行档案资料管理工作中，为了保证管理质量，就要将与实际相符合的档案资料管理体制构建起来，合理应用信息技术实施规范化管理，保证管理的实效性。档案管理人员要充分认识到数字技术所发挥的价值，提高档案的数字化管理的思想认识，对于管理观念不断更新，使得档案管理工作高效运行，还要积极创新，以推进档案管理工作持续健康发展。

参考文献：

[1]孙仕达.浅谈创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].工程与管理科学，2020，2（4）：17-18.

[2]王心芳.浅谈南钢档案管理发展方向——“数字化档案馆建设”[J].南钢科技与管理，2021，（2）：47-48.

[3]陶惠文.区块链技术下的数字化档案管理和档案资源利用[J].科学与信息化，2022，（10）：30-31.

[4]肖媛.軍工企业数字化档案工作中关键环节保密风险管控措施[J].机电兵船档案，2021，（3）：52-53.

[5]潘媛.数字化档案管理面临的制约因素及改进措施[J].兰台内外，2021，（27）：29-30.

[6]孙艳艳.数字化档案管理工作的问题及相关策略[J].移动信息，2021，（11）：77-78.

[7]龙世伟.数字化档案推动新时期档案管理工作的具体策略[J].休闲，2020，（5）：42-43.

[8]葛新.数字化档案管理中信息通信技术的应用[J].中国新技术新产品，2020，（23）：117-119.

[9]吴琼.数字化档案在档案管理工作中的作用[J].视界观，2020，（3）：91-92.

[10]周迅.关于数字化档案管理系统的几点认识[J].中国新通信，2020，022（9）：14-15.

（作者单位：贵阳市不动产登记中心）

（责任编辑：豆瑞超）