学校优化内部控制的方法探究

刘亚玲/文

我国对教育的重视程度有目共睹,伴随着综合国力的不断提升,我国高等教育也进入高速发展阶段,取得了较为显著的成果。但同样,高速发展也导致学校规模的迅猛膨胀,除了反映在财政投入的大幅增长,还反映在学校内部经营管理的复杂性明显提高上。因此,学校不得不关注自身的内部控制管理,希望以此达到提升学校管理水平的目的。从外界政策颁布来看,从2012年财政部印发的《行政事业单位内部控制规范(试行)》,到2015年的《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》,再到2016年《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》,都充分验证了我国对学校内部控制管理的重视程度,相应地,学校在经过不断应用与优化后,也形成了一套个性鲜明的内部控制管理体系,但从其应用成果上来看,与预期尚存差距。本文从内部控制基本解释出发,结合学校内部控制现状,有针对性地提出相应的优化方法,希望能够帮助学校更好地应用内部控制,助力学校实现可持续发展。

我国的内部控制最早出现在20世纪末,经过长时间的发展与建设,我国关于内部控制的理论逐渐成熟,内容越发丰富,形成较为健全的理论体系。但就其适用对象来看,内部控制多以企业为主,面向学校这类行政事业单位的研究还较少,故而在学校优化内部控制时,其理论的指导作用不足。本文对相关内容的分析,旨在基于前人研究的基础上,从学校特性出发,完善学校内部控制理论,构建实用性更强的内部控制管理框架。同时从学校内部控制具体实践环节出发,能够更直观地发现其中存在的长短板,进而加以调整,保证内部控制的实行质量。

内部控制基本内容介绍

内部控制就是经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度,旨在实现企业的战略目标,保证经营效率和效果,为决策层和利益相关者提高真实准确的财务信息,并确保经济主体的一切活动都在国家法规和相关监管要求下进行。目前,较多认可的内控理念当属美国COSO委员会在1992年提出的《内部控制——整合框架》,其中明确指出了内部控制的五要素,即内控环境、风险管理、控制活动、信息沟通及内部监督。

就本文阐述的学校来看,其内部控制具有以下基本特征。

第一,内部控制覆盖面广。学校的经济活动虽不复杂,但其牵涉对象诸多,这使学校内部控制边界范围较为广泛。同时,如果学校与其他附属单位有合作,其内部控制边界需要进一步延展,如出版社(企业)、改扩建(政府)、采购(供应商)等。

第二,内部控制关注点较特殊。相较企业来说,学校实行的内部控制不以盈利为目的,对成本收益和财务管理较为松散,更重视内部控制在学校社会声誉、科研项目研究等方面带来的效益。

学校内部控制现状

内控环境不理想

内控环境是学校进行内部控制管理的基础,是决定内部控制管理是否有效的基石,但目前学校内控环境并不理想,主要表现如下:一是学校组织结构不健全。学校并未严格按照要求构建组织体系,且人员兼任现象明显,无法满足职能分离的基本原则,横向部门间和纵向上下层级间无法形成相互制衡的关系,不利于内部控制工作的下沉。二是学校教职工内控意识淡薄。尽管诸多学校在政策要求下纷纷开始了内部控制的探索,也逐渐形成了系列内部控制规章细则,但从内部控制意识的全面认识上来看,多数人员都认为其是管理层、财务部的工作,并未认识到自身在其中的角色与职责,导致其参与度不高,内部控制无法如实开展。

风险管理不到位

学校属于行政事业单位的一种,通常情况下都是根据政府要求开展教学或相关科研工作,随着行政事业单位改革进入深水区,学校的经济活动也发生较大变化,财政拨款不再为其兜底,学校势必面临一定的经营风险,但目前学校对大环境下的风险认识明显不足,因此,也未成立独立的风险管理组织,缺乏风险应对措施,无法充分识别学校潜在的各种风险因素,如资产盗失、财务信息失真、法律风险、监管风险等,一旦出现风险和危机,会直接影响学校的持续运作。

控制活动待强化

控制活动问题也是学校内部控制中较为突出的问题,各个学校的规模不同、实际需求不同,其控制活动也各有差异,总体来看,学校的控制活动问题表现如下:

第一,预算管理存在问题。一是学校预算编制规范性差,弹性过大,且学校每年的招生数量或其他经济活动的不确定性大,但大部分学校都以上一年度数据为预算参数,一定程度上虽能提高编制效率、节约时间,但由此得出的预算编制计划或无法满足学校的实际需求,降低了预算的实用性,不利于学校提高控制能力。二是预算执行不彻底,就学校而言,其控制活动仍以主观意识为主,预算编制的客观约束力不足,且部门分散严重,协调作用未发挥,不利于预算计划的如实开展。

第二,实物资产管理待提升。目前,学校并未就实物资产管理形成专业的管理体系,尤其是一些单价较低的资产,如打字机、饮水机等,且多部门都在使用,归属管理部门不明确,大量低价设备集合在一起的总价值较高,但学校并未重视该方面的管理,直接降低了实物资产核算的准确性,也不利于各项设备的日常维护。

信息沟通不通畅

良好的信息沟通能够帮助学校纵向、横向间保持高度的信息对称,提高学校整体的内部控制管理力度,但目前学校信息沟通呈现明显的局部流转,学校各部门间明显缺少信息沟通。一方面,在学校推进内部控制过程中,仅将相关的文件、政策等发布在学校内网上,却并未发挥学校的宣讲作用,导致很多人对相关制度理解不到位,再加上信息置换得不及时,内部控制效果大打折扣。另一方面,学校的信息披露工作不彻底。在信息沟通传递中,其信息质量是被逐层削弱的,且学校信息公开范围小,公开程度有限,像物资设备、财务信息等,并不会完全披露,导致外界难以了解学校的实际情况,也间接阻滞了内部控制工作的开展。

内部审计不专业

学校的内部监督就是对内部控制建立与实施的检查,对其有效性进行评价,并督促相关部门和人员及时改正。学校内部监督不专业主要表现在以下方面。

第一,学校内部审计监督独立性不够。独立性是保证内部审计监督结果公正有效的根本,但目前其受管理层的约束,依附于学校的行政权力,不具备较高的权威性,没有发挥内部审计应有的震慑力。再加上学校各部门也没有端正对内部审计的态度,配合度较弱,不利于内部审计的监督作用的完全发挥。

第二,学校内部审计专业性有待考察。就学校内部审计人才分布来看,其人员数量与质量与学校日渐扩大的规模和业务量不匹配,且因为内部审计的地位不高,现仍存在财务人员兼任行为,未严格秉持不相容职位相分离的原则,既是内部审计的执行者,又是审计内容的提供者,从根源上降低了内部审计的准确性。

学校优化内部控制的方法

优化学校内部控制环境

要想做好学校的内部控制管理工作,就必须从基础的内控环境建设入手,具体可从如下角度展开。

首先,完善学校的组织机构,明确权责分配。学校要根据自身的规模和实际需求,实行垂直化管理,减少上下管理层级,精简程序。同时,学校在横向部门设置上注重彼此间的制衡与牵制,明确具体部门、人员的职务职责。学校还可据此制订相应的手册、岗位说明书等,提高学校工作人员的理解力。

其次,提高学校全员对内部控制认知的准确性。内部控制是由人推动的,因此,准确客观的内控认知能更好地指导其行为,一方面,是管理层的理解,实践证明,任何得到管理层支出的决策、任务等其执行的成功率更高。学校可通过专家咨询、专题会议等,不断提高管理层在内部控制上的参与度,奠定学校内控环境基础。另一方面,学校要从具体的执行人员入手,做好内部控制的宣传工作,普及内部控制基本内容,可选择综合性强的人员率先进行培训,进而由点到面,逐步培养其学校整体范围内的内部控制管理氛围。

提高风险管理质量

风险管理也是学校内部控制中一项重要的工作,学校必须提高风险管理能力,构建科学实用的风险管理体系。

第一,切实制订学校发展目标。学校在进行风险管理之前,必须明确自身的发展目标,而风险就是影响这一目标顺利实现过程中的意外因素。因此,学校必须明确自身定位,确定其发展规划,制订发展战略,并在此战略引导下确定学校的业务活动,结合各部门具体职责进行分解。

第二,科学识别学校风险,即尽可能精准地发现风险。学校可设置风险管理委员会,全权负责收集和整理学校各类信息,并采用流程分析、调查分析等方法发现学校运转中存在的潜在风险,并与相关部门进行交流,置换风险信息,协助其进行业务梳理,将风险点对应到具体环节上,便于后续采取具体的风险应对措施。

第三,根据风险的危险程度对其分类,构建学校风险数据库。在识别风险后学校就要对风险进行分析,明确风险的成因、发生概率及危害程度等,并将其录入风险数据库,对后续风险管控提供参考。学校可通过定性定量结合的方式对风险进行识别,将风险划分为极低、较低、中等、较高和极高5个档次,并设置针对性的风险对策。

第四,应对风险。在充分识别并精准定位风险后,学校要考虑风险可能造成的损失或带来的收益,并向各部门分配风险任务,强调部门协作能力,共同应对风险,同时对风险管理后的结果进行分析,汲取经验和不足,为后续的风险管理提供借鉴参考。

改进内部控制活动

内部控制活动是学校实行内部控制管理的重点,也是彰显内部控制是否有效的关键环节,学校可从以下方面进行优化。

首先,做好预算管理工作,提高学校内部资源的有效配置率,以此实现学校信息流、资金流及实物流的集中管理。其一,学校可成立与风险管理委员会并列的预算管理委员会,全权负责预算管理事宜,如预算方案的审核、预算执行监督及预算管理细则、制度等的制定与实施等。其二,提高预算编制的规范性、标准性,学校要根据实际需求采用实用性强的预算编制方法,保证预算的全覆盖性,同时督促各部门准确填写预算申请单,积极配合预算工作的开展。其三,加大预算执行力度,保证预算管理权威。学校各部门、各人员都必须按照预算计划切实执行,不得随意变更预算使用,严禁未经审批的预算支出,启用预算动态跟踪管理,并定期反馈预算执行效果,若存在偏差,也要及时调整。

其次,做好学校实物资产管理。实物资产管理完善需要启用全周期管理理念,从资产采购源头入手,到资产报废环节结束。实物资产采购环节要做好采购必要性评审工作,根据事业单位资产管理规定确定资产采购类别,配置专业采购人员,保证资产采购的性价比;验收入库环节,可启用条码化管理,一键更新资产状态,根据资产属性采用不同的管理模式,同时在储存过程中财务部门要定期进行资产盘点,若在盘点中发现问题,也要及时解决,保证学校资产的安全性与完整性;资产调配环节,学校的实物资产调配主要在各部门进行,部门提交资产申请后,由财务部门和资产管理部门审批通过,同时在线上更新资产状态,明确资产管理责任归属;资产报废环节,在进入资产报废处置阶段前,使用部门需要提交资产报废申请,财务部门及相关审核人员对资产价值进行核查,如实反映资产实际情况,若满足报废要求,则必须按照规定进入报废流程。

畅通信息交流渠道

信息沟通是连接各内部控制要素的重要纽带,充分高效的沟通能帮助学校人员明确自身的职责权利,更好地配合学校展开内部控制工作。就目前学校沟通现状来看,可从以下方面进行调整:其一,扩宽学校内部的沟通渠道,实现信息共享。学校可建立信息化平台,提供信息沟通置换载体,帮助学校教职工和外部社会人员更好地了解学校基本情况,但相应地也要做好信息保密工作,在此基础上不断延展学校信息共享边界,提高学校横向、纵向的信息透明度。其二,做好学校信息公示工作,加大信息公开力度,如学校的预算情况、财务状况、招生情况及经费收支情况等,满足基本的知情权,拉近学校与民众的关系,同时便于学校后续监督工作的开展。

保证内审专业独立

内部审计监督是个动态的过程,及时有效的监督能够帮助学校发现问题,进而解决问题,保证内部控制顺利运行的同时,维持学校的高速运转。配备专业度高的审计人员,以保证学校内部审计工作的独立性、专业性与权威性。学校必须注重提高内部审计在各部门间的地位,使全员充分认识到内部审计的重要性,在日常工作中积极配合内部审计工作的开展。此外,学校还要注重审计人员素质的持续提高,设置相应的培训计划,不断增强其专业技能,以此提高对学校内部监督的质量与有效性。

学校在我国教育事业上发挥了重要的作用,再加上近些年各项政策及资源等对学校的偏向力度不断加大,于是学校的内部控制管理等也逐渐提上日程。本文从内部控制五要素入手,就学校现状分别进行了分析,也从内部控制环境培养、强化风险管理、做好内部控制活动、提高信息沟通效率、保证内部审计监督质量等方面提出了相应的优化建议,希望能够达到提升学校整体内部管理质量、实现学校可持续发展的最终目的。