零售企业采购与付款循环内部控制研究

张亚?李凯悦?张永创

采购与付款循环内部控制是零售企业内部控制质量管理重要的环节，与企业的经济利益密切联系，值得零售企业特别关注。M商业广场作为新兴的零售企业，其采购与付款循环内部控制也处于起步阶段，采购与付款循环内部控制尚存在一定的问题。本文以M商业广场为研究对象，从采购与付款循环内部控制方面进行研究，找出其中关于采购计划环节、供应商评估和选择环节、仓储部門验收与入库环节、款项支付环节等方面的问题，并提出相应的对策，以实现商业广场健康稳定的发展。

一、M商业广场采购与付款循环内部控制现状

（一）M商业广场概况

M商业广场始于2016年9月，由资金实力雄厚的M商业连锁有限公司投资兴办，是以顾客自选方式经营食品、家庭日用品、果蔬等为主的大型综合性零售商场，又称自选商场。M商业广场是典型的事业部型组织结构，其组织结构如图1所示。

图1 商业广场的组织结构

（二）M商业广场采购与付款循环内部控制现状

1采购计划环节内部控制现状

M商业广场利用ERP系统对采购计划进行规范化管理，根据销售部门和仓库管理部门人员定期编制的采购计划，经相关负责人审批后报送采购部门。采购部门人员根据报送的采购计划，进行审核，对其可行性进行分析，并将结果反馈给相应的部门。

2 供应商评估和选择环节内部控制现状

选择合适的供应商可以使企业的采购资金得到有效使用，降低企业经营成本，直接关系到企业的经营效益。根据采购计划，M商业广场采购部门联系供应商，对供应商的资质进行查验，根据查验后的结果填写《供应商调研报告》，并对供应商进行筛选。同时，采购人员需要统计候选供应商的名称、地址、联系人、联系电话等基本信息以及提供商品的数量、报价、交货期、付款期等信息，根据了解的信息，填写《市场价格调查报告》。采购部门负责人根据《供应商调研报告》《市场价格调查报告》来确定合适的供应商。

3 仓储部门验收入库环节内部控制现状

供应商将订购的商品送达公司后，仓库验收人员需要根据订购单，对商品进行验收，核查商品与订购单上的品名、规格、数量、价格等是否一致，并对商品的质量进行检查，保证供应商提供的商品与订购单一致且无毁损。核查无误的商品，由仓库验收人员填写《商品验收单》，并通知仓库商品保管人员接收商品。仓库商品保管人员再次对供应商提供的商品进行核查，确认无误后填写《商品入库单》，并将《商品入库单》传递至财务部，财务人员根据商品入库单进行记账。

4 款项的支付环节内部控制现状

在按照合同约定日期需要向供应商进行商品款项支付时，由采购部门人员填写《商品采购及用款审批单》，列明供应商名称、开户银行、银行账户、商品类别、数量、单价等信息，并在其后附上《采购合同》《商品验收单》《商品入库单》等单据的原件或复印件。采购人员将《商品采购及用款审批单》及相关附件单据交由财务部门的付款会计，付款会计对相关单据进行严格的审核，再交由财务主管再次审核，审核无误后签字确认，并通知出纳进行付款。

此外，M商业广场的部分商品采用直接采购，直接采购多数以现场支付为主，这一环节采购人员将查验无误的商品验收后，就直接和供应商采用转账或现金支付的方式进行现场结算。

二、M商业广场采购与付款循环内部控制存在的问题

（一）缺乏科学采购计划

采购计划是企业开展采购活动的重要环节。企业在制定年度、季度、月采购计划时，需要考虑往期的销售情况以及企业库存和所在行业的情况，避免采购过多，或者采购过少，从而影响企业正常经营。M商业广场销售部门人员和仓库管理人员在编制采购计划时，通常会根据上期的销售总量制定下期的销售总目标，并将销售总目标下分到具体的商品品类，由商品品类负责人来确定具体商品的采购计划。这种情况将导致各个商品品类分配到的销售目标缺乏科学依据，并且商品品类负责人在制定采购计划时容易加入个人主观意见，最终极易出现公司存货周转率低、存货存在减值的可能、仓库空间未得到充分利用等问题。

（二）供应商评估与选择环节管理缺失

M商业广场采购人员对供应商进行初步筛选，并对有采购意向的供应商进行资质审查，但是对有意提供商品的供应商没有建立供应商档案，对其进行长期科学动态地评价。此外，采购部门负责人对采购人员提供的《供应商调研报告》《市场价格调查报告》并没有进行严格的审核，就直接据此确定供应商，这有可能存在采购人员与供应商串通舞弊，从中谋取私利，对企业经济利益造成损失。

（三）仓储部门验收与入库环节存在漏洞

仓库部门商品保管人员没有尽职尽责。仓库部门商品保管人员在根据验收人员提供的《商品验收单》对商品进行入库前的查验时，没有做到认真核对采购商品的品类、规格、质量等，而是直接按照《商品验收单》填列《商品入库单》。此外，即便仓库商品保管人员在对商品进行验收时，发现了问题，但因为怕给自己增加工作量，抱着息事宁人的态度，并没有及时上报。这两种情况很大可能会导致商品存在数量和质量的问题，等到实际销售的时候发现问题，已经错过最佳的退换货和索赔时间，或者供应商推卸责任，拒不承认，给公司造成一定的损失。

缺乏退换货内部控制。在对供应商提供的商品进行验收和入库环节，一旦出现商品数量和质量等问题，就要与供应商进行交涉，对商品进行退换货。M商业广场没有建立退换货严格的内部控制，缺少对这种极易发生的问题进行严格规范。没有严格的退换货内部控制，就会导致资金流失，甚至可能会出现公司内部人员与供应商串通一气，利用职务之便拿回扣，贪污公司资产，也会导致公司的信誉受到影响。

（四）款项的支付环节有待改善

由M商业广场的商品采购付款制度可知，应由财务部门付款会计人员核对《商品采购及用款审批单》与《采购合同》《商品验收单》《商品入库单》、采购发票等单据品类、数量和金额等是否一致，是否符合公司财务报销制度，审核后签字确认，然后再交由财务主管进行再次审核并签字确认。

然而在实际工作中，一些付款会计在对相关单据进行检查审核时，仅仅是草率地检查金额是否一致，对发票的真伪，采购的品类、数量、付款内容和采购合同等相关单据是否一致，并没有做到严格审核就签字确认。有些财务主管再次对付款内容进行审核时，过度依赖付款会计的审核，草率签字确认。

M商业广场采购人员在利用现金直接采购环节，存在很大的风险。在缺乏监督的情况下，采购人员和供应商容易串通，用次品代替良品、减少商品数量、虚报商品价格等手段从中骗取企业资金，导致商品成本增加，影响企业利润。此外，还存在企业财务人员不能对企业资金进项有效管理，降低企业资产的使用效率。

三、M商业广场采购与付款循环内部控制的改进策略

（一）科学制定采购计划

制定科学的采购计划，对零售企业有效控制成本，实现利润最大化非常重要。M商业广场在编制采购计划时，不能仅参考当期销售量，应综合考虑各个方面的因素，比如商品库存量情况、消费者对产品的需求、公司战略方向等，然后销售人员和仓库管理人员对商品采购进行定性和定量分析，制定科学的采购计划。

（二）规范供应商评估和选择管理

采购部门对提供商品的每个供应商单独建立一份档案，将供应商资质、产品质量、价格等信息详细记录下来，建立供应商评价管理体系，科学动态地对供应商进行管理，以便选择信用高、产品质量好、价格低的供应商商品。

采购部门负责人，不定时实地考察供应商，了解供应商相关资质、提供商品质量、价格等情况，与采购人员提供的情况进行对照，核实是否一致，针对不一致的情况进行调查处理。另外，不定时轮换采购人员负责的业务范围，防止采购人员长期与熟悉的供应商串通舞弊，谋取个人私利，造成公司利益损失。

（三）强化仓储部门验收与入库环节内部控制

为了防止仓庫部门商品保管人员玩忽职守，做到对供应商提供的商品严格审查，在入库前的商品查验环节，可以不向商品保管人员提供《商品验收单》，而是在商品查验后将填写的《商品入库单》和《商品验收单》进行核对，发现问题及时进行处理。同时品质部对即将入库的商品进行再次核查，针对数量小，金额大的商品采取全部查验；数量多、金额不高的商品采取抽样检测，发现问题及时上报，并进行处理。对于缺乏信誉的供应商报送采购部门，以便对供应商进行科学动态评审。

M商业广场应建立一定的退换货内部控制，具体的退换货流程如图2。在商品验收环节和商品入库前再次查验，发现供应商提供的商品存在数量和质量问题，及时通知供应商并要求其在规定的时间内进行解决，比如退货、换货或者价格折让等。

（四）完善款项支付内部控制

对付款业务体系进行改进，可以完善企业的内部控制流程体系，提高行业的竞争力，降低企业运营风险。针对财务部门付款会计没有严格按照规定审查商品采购及用款审批单、采购合同、采购发票，以及财务主管没有认真再次进行审核就草率签字等问题，公司内部审计人员应不定时进行抽查，发现问题及时进行处理，并严惩相应人员，避免类似情况再次发生。

对于M购物广场直接采购环节，公司内部审计部门、财务部门人员应当不定时亲临现场，针对采购过程当中的现金支付进行突击检查，发现问题及时处理、上报，这样就能在一定程度上有效减少现金支付环节串通舞弊的发生。公司应尽可能减少现金支付，更多采用线上支付方式，可以降低采购人员接触到现金的可能性，从而降低现金支付的风险。此外，还需要加强采购与付款内部控制、加强企业文化建设、加强员工的培训与教育、完善内外部信息沟通机制、进行岗位分工等，进一步完善M商业广场采购与付款循环内部控制。

结语：

采购与付款环节是零售企业内部控制质量管理最为重要的环节之一，通过加强这个环节的管理，能够有效控制企业成本，增强企业信誉，实现利润最大化。本文以零售企业的代表M商业广场一个事业分部为例，运用内部控制和采购与付款循环相关理论，对M商业广场在采购与付款环节存在的问题进行分析，发现其缺乏科学采购计划、供应商评估与选择环节管理缺失、仓储部门验收与入库环节存在漏洞、款项的支付环节有待改善等。并针对存在的问题提出行之有效的解决方案：科学制定采购计划、规范供应商评估和选择管理、强化仓储部门验收与入库环节、完善款项支付内部控制等，以期能够为其他零售企业的采购与付款环节内部控制质量管理提供参考。