人力资源开发视角下医院人事档案管理探究

2024-03-24王旭

兰台内外 2024年1期

作者简介：王旭（1991—），男，汉族，山东莒南人，本科，馆员，研究方向：档案管理。

摘要：醫院作为提供关键医疗服务的机构，在维护患者健康和安全的同时，也需要有效管理其内部人力资源。医院人事档案管理起着至关重要的作用。随着信息技术的不断进步，电子化人事档案管理已成为现代医院管理中的一项关键举措。文章将探究医院人事档案管理的重要性，并阐述人力资源开发视角下医院人事档案管理的策略。

关键词：人力资源开发视角；人事档案管理；策略探究

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的不断发展，传统的纸质档案管理逐渐变得过时和低效。纸质档案管理可能导致文件丢失、破坏、难以检索以及风险管理问题。因此，越来越多的医院转向电子化人事档案管理系统，以克服这些问题。电子化人事档案管理在医院人力资源开发中发挥着至关重要的作用，有助于确保档案管理的合规性，提高了档案管理的效率和水平，促进医疗服务质量的提升。

一、医院人事档案管理的重要性

医院作为一个特殊的组织，有大量的人事档案需要管理和保存。医院人事档案管理的重要性体现在以下三个方面：

1.法律合规性

医院人事档案管理与法律法规的合规性相关。根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规规定，医院必须建立健全人事档案管理制度，并按照规定保存和管理档案。医院的人事档案中包含了员工的个人信息、工作经历、学历证明和职称评定等重要信息，未经过合法授权的查阅、使用或泄露，将会涉嫌侵犯个人隐私权和医院的保密制度。

2.信息化管理

随着信息化时代的发展，医院人事档案管理的方式也逐渐向电子化、数字化转变。通过电子化管理，医院更加方便地存储、检索和利用人事档案信息。传统的纸质档案管理需要耗费大量的时间和空间，且容易出现档案遗失、损坏等问题，给医院的日常运营和管理带来困扰。现代化的电子化管理提高了档案管理的效率和准确性，降低了人力成本，方便医院随时随地查询和利用人事档案信息。

3.绩效考核与人才管理

人事档案管理对于医院绩效考核和人才管理具有重要意义。通过人事档案中的工作经历、培训记录和荣誉评定等信息，医院对员工的工作表现实施评估和考核。档案管理还有助于医院的人才储备和后继交接，通过分析档案中的信息，医院了解员工的能力和潜力，制订更加科学的人才培养和激励计划，合理安排和调整人员编制和岗位配置。

综上所述，医院人事档案管理的重要性在于保障医院的合法性、合规性，实现人事信息的合理管理和利用，促进绩效考核和人才管理的科学化。医院应高度重视人事档案的管理，建立健全档案管理制度和信息化管理系统，有效保护医院和员工的权益，推动医院人事工作的规范化和科学化开展。

二、医院人事档案管理存在的问题

人事档案管理是医院管理工作中至关重要的一项工作，关系到医院的人力资源管理、合规性以及患者的安全。然而，许多医院在人事档案管理方面还存在一些问题和挑战。

1.不完善的电子化管理系统

许多医院仍然依赖传统的纸质档案管理系统，或者使用过时的电子化系统，导致了一系列问题。首先，纸质档案容易遗失、损坏或被盗，可能导致人事记录的不完整和不安全；其次，过时的电子化系统可能缺乏必要的功能，如数据备份、安全性和权限管理，从而增加了信息被泄露和滥用的风险。现代医院需要构建全面的电子化档案管理系统，以提高工作效率、数据安全性和合规性。

2.数据准确性和更新不及时

由于医院人事档案通常包含大量员工的个人和职业信息，如聘用合同、培训记录、资格证书以及健康档案等，如果这些数据不准确，可能对医院的合规性和员工管理产生严重影响。例如，由于疏忽或管理不善，一些员工档案可能会丢失或不完整，导致合规性问题；错误的员工信息可能会导致工资计算错误、健康记录混乱等问题；员工的聘用、晋升和辞职等信息没有及时更新，导致工资计算错误和不合规问题。

3.合规性和隐私问题

医院的人事档案管理需要严格遵守法律法规，尤其是涉及患者隐私和员工权益的法律。（1）患者隐私问题：医院员工能够访问包含患者信息的档案，如果不妥善管理，可能会导致患者隐私被泄露。（2）数据安全问题：员工档案可能包含敏感信息，如社会保障号码、银行信息等，如果不加以保护，可能会导致数据被泄露和身份信息被盗等问题。（3）法律问题：医院需要确保人事档案的管理符合适用的法律法规，包括雇佣法、健康信息法等，以免面临法律诉讼和罚款。

三、人力资源开发视角下医院人事档案管理策略

1.建立完善的档案管理制度

医院作为一个组织，拥有大量的人事档案需要管理和保存，需要建立健全人事档案管理制度，明确档案的录入、存储、检索和利用等各个环节的具体规定和流程。

档案种类：明确不同类型的人事档案，如员工个人信息档案、工作经历档案和培训记录档案等，并针对各种档案开展分类、归档和编号，便于管理和检索。

档案录入与编制：规定档案的录入时间、录入人员和录入方式。明确档案编制的要求和标准，包括档案资料的完整性、准确性和时效性。

档案整理与存储：确定档案整理的方法和流程，包括整理员的选拔和培训、整理标准和要求。明确档案的存储方式和地点，确保档案的安全性和完整性。

档案保存期限：根据相关法律法规和医院的实际情况，规定档案的保存期限。不同类型的档案可能有不同的保存期限，如个人信息档案可能需要永久保存，而培训记录档案可能只需要保存一定的年限。

档案检索与利用：明确档案的检索方式和权限控制。建立档案检索系统，包括关键词检索、索引体系等，便于查找和利用档案信息。同时，规定访问和借阅档案的权限和程序，确保档案的保密性。

档案管理的责任和监督：明确档案管理工作的责任人和职责。安排专门的档案管理人员，并设立档案管理部门或委员会，负责档案管理工作的组织、监督和评估。

医院人事档案管理制度的建立和执行，能够确保档案管理工作的规范性和一致性，不仅有助于提高档案管理工作的效率和质量，还能保障档案的安全性和可用性，促进医院人力资源的合理配置和开发利用。因此，医院应认识到人事档案管理制度的重要性，并根据实际情况制定和完善相应的制度和规定。

2.实施电子化管理

随着信息技术的不断发展，电子化管理已经逐渐成为医院人事档案管理的主流方式。传统的纸质档案管理方式通常需要大量的人力、物力和时间成本，但管理效率低、安全隐患大。电子化管理通过数字化转换、分类、索引和存储，能有效解决这些问题。电子化管理的首要任务是对纸质档案的数字化转换。数字化转换通过扫描或拍照等方式，将纸质档案转换成数字档案，再通过人事信息管理系统展开分类和索引。数字档案的优势在于容易存储、备份和恢复，不容易丢失或损坏，且能够随时随地检索和查询信息。人事信息管理系统是电子化管理的核心，通过该系统实现人事档案的管理、查询和统计等功能。人事信息管理系统一般包括数据库、应用程序和用户接口。数据库是存储和管理人事档案信息的核心，应用程序是人事档案管理的功能实现，用户接口是档案管理人员和用户与系统交互的界面。通过这些功能，人事信息管理系统实现档案信息的全面管理，提高档案的安全性和保密性。电子化管理的另一个重要任务是档案的分类、索引和存储。档案的分类是指将档案按照一定的标准来分类，方便管理和检索。索引是指对档案的关键词标注，使得档案能够被快速检索。存储是指将电子化档案数据备份，以防止数据的丢失和损坏。电子化管理的应用提高了档案管理的效率和质量。首先，电子化管理能够节省人力、物力和时间成本，减少纸质档案的存储和维护成本。其次，电子化管理能够提高档案信息的安全性和保密性，防止档案信息遗失、被泄露和损坏。最后，电子化管理能够实现档案信息的共享，方便医院的各个部门展开信息交流和协作。

综上所述，医院应借助信息技术实施电子化的人事档案管理。通过建立和使用人事信息管理系统，将纸质档案数字化转换，并分类、索引和存储，便于檔案的追溯和检索。同时，电子化管理还能提高档案的安全性和保密性，减少档案遗失、损坏等风险。

3.加强档案的利用与共享

医院人事档案不仅是一种存储和管理工具，还是人力资源开发的重要依据。医院通过充分利用档案中的信息，开展人员培训、绩效评估和晋升选拔等工作，从而提高医院的绩效和发展。同时，医院还通过建立共享平台，将档案信息与其他部门互动共享，提高信息的整合和利用效率，促进医院人力资源的协同发展。

（1）通过人事档案信息来开展人员培训。档案中记录了员工的学历、培训经历和技术证书等信息，可以作为培训计划的参考依据。医院根据员工的特长和发展需求，制订有针对性的培训计划，提高员工的专业能力和综合素质。

（2）利用人事档案信息对绩效展开评估。档案中记录了员工的工作经历、职务变动和奖惩记录等信息，可以作为评估员工绩效的依据。医院根据档案的信息，制定科学的绩效评估体系，对员工的工作表现定期评估和激励，促进员工工作的积极性。

（3）通过人事档案信息来晋升选拔。档案中记录了员工的工作履历、岗位变动和专业技能等信息，能够作为选拔和晋升的参考依据。医院根据员工的绩效和能力，通过评估档案中的信息，选拔出具有潜力和能力的员工，提供晋升的机会，调动员工的积极性和创造力。

通过建立共享平台，医院将人事档案信息与其他部门互动共享，促进信息的整合和利用。例如，人力资源部门将档案信息与培训部门共享，以便于制订个性化的培训计划；与绩效考核部门共享，以便于开展科学的绩效评估；与人事部门共享，以便于员工招聘和晋升选拔。共享平台的建立提高了信息的流通速度和准确性，促进了医院人力资源的协同发展。

4.加强档案的保密与安全管理

医院人事档案作为涉及员工个人隐私和医院机密的重要资料，需要加强保密和安全管理。为了确保档案的机密性和完整性，医院应采取以下措施：

（1）建立权限管理制度。医院应明确规定档案的访问和借阅权限，制定具体的审批和申请程序。只有经过授权的人员才能访问和使用档案，以防止未经授权的人员获取敏感信息。

（2）控制档案的访问和借阅。医院应采取多个层次的访问控制措施，如制定访问规则、限制访问时间和地点，确保档案只能被授权人员在指定的环境中访问和借阅。

（3）加强档案的存储和保护。医院应选择安全可靠的档案存储设备设施，采用防火、防水、防盗等措施保障档案的安全。同时，还应定期对档案实行备份和归档，防止因意外事件导致档案损失。

（4）强化档案的传输和交换保护手段。医院在档案传输和交换过程中应采取加密和防窃听等安全技术手段，确保档案信息在传输和交换过程中不被非法获取。医院应加强员工保密意识的培训和教育，让员工充分了解档案保密的重要性，并制定相应的保密责任和制度。

（5）引入技术手段增强档案保密性和安全性。医院采用安全保密管理系统或信息安全管理系统来加强对档案的保密和安全控制，确保档案信息不被非法获取或篡改。

（6）建立事件追溯机制。医院应建立档案的操作追溯机制，记录每一次对档案的访问和操作情况，便于监测和追溯档案的使用情况。

通过加强保密和安全管理，医院可以有效防止档案被泄露、损毁或滥用，保护员工的个人隐私和医院机密档案的安全。医院应制定详细的保密和安全管理制度，并确保全体员工严格遵守，从而达到对档案的全面保护。

5.不断更新档案管理技术与方法

在信息技术不断发展的背景下，医院人事档案管理需要与时俱进，关注新技术和新方法，以提高管理效率和服务质量。

（1）引进先进的档案管理系统和设备设施。医院应定期关注市场上的新技术和系统，选择适合自身需求的档案管理系统和设备设施。