浅议新形势下如何做好医院人事档案管理工作

作者简介：韩冰（1985—），男，汉族，山东潍坊人，本科，馆员，研究方向：人力资源档案管理。

摘 要：随着我国新医改工作的不断深入，要求加快医院工作信息化、数字化进程，对医院的管理工作提出了新的要求。人事档案管理工作是医院改革工作的重要环节之一，对医院人才培养和利用有着重要意义。为了满足人们对医疗服务的需求，医院在不断培养和引进各类专业人才，汇集了大量高素质的人才。在这样的形势下，医院人事档案管理工作越发重要，人事档案管理如何跟随时代潮流现代化、科学化地开展，成为当前医院管理工作的重中之重，也是相关工作人员亟须解决的主要问题。文章通过探讨医院人事档案管理工作的重要意义、现状及存在的问题，提出了相应的改革措施，希望对医院人事档案管理工作有所帮助。

关键词：医院；人事档案；管理工作

中图分类号：G271；R197.32 文献标识码：A

人事档案是事业单位和企业对所属人员管理过程中形成并集中保管的专属档案，是企事业单位档案管理的重要组成部分。人事档案是记录每个人经历和发展的重要材料，是单位考察个人的基础资料。人事档案可以真实反映每个人各方面的情况，具体包括学历、专业、奖励、惩罚和能力等。

随着我国医改工作的深入，医院对人才的需求更加迫切。作为专业高端人才密集的地方，医院人事管理的核心任务就是在社会中识别人才，发现医院所需人才，并对所需人才培养，最终为医院所用，从而提升医院的综合实力并稳定持续发展。人事档案记录了人才的履历以及德、能、勤、绩等综合素质，为医院全面了解人才、选拔人才提供了最直接的依据。由此可见，医院人事档案管理工作不仅关系到医院稳定发展，更事关新医改大局。在新形势下，医院人事档案管理工作如何更加科学化、现代化地开展，如何顺应新时代发展的要求，是医院人事档案管理工作中亟须考虑的问题。

一、医院人事档案管理工作的重要意义

医院人事档案工作包括整理、保存医院在职、退休人员的档案、人员工资以及退休和养老保险等内容。尤其在新形势下，人事档案管理在医院选择人才、聘用人才时提供了有力的依据，对制定合理薪酬制度等方面发挥着重要作用。医院只有认识到人事档案管理工作的重要性，才能进一步科学、有效地开展档案管理工作，为医院现代化建设和发展提供有力的支持。

1.人事档案为医院提供完善的人才信息，是有力的用人依据

医院为了保证医疗服务质量，会建立由不同年龄、不同学历的专业人才以及辅助工作人员组成的医疗队伍，这样的医疗队伍服务对象范围更加广泛。因此，人事档案管理部门要深入了解医疗队伍中的组员，包括人员的年龄、学历、专业知识构成、人员素质、工作经验和业务能力等详细的信息。通过这些信息的支持，医院才能做到知人善用。

2.人事档案是医院制定人员薪酬的重要依据

医院在人员薪酬制定中主要经过前期讨论、中期调整和最终讨论才能实施。人员薪酬并不是固定不变的，医院每年会根据实际情况做出调整，这也是医院薪酬制度不断完善的过程。人员薪酬制定的依据主要是由人事管理部门通过相关人员人事档案中记录的工作能力、经验、学历和职务等翔实的资料组成，可以说，人事档案是医院制定人员薪酬的重要依据。

3.人事档案是医院选择、培养人才的重要依据

医院在人才的选择、培养以及引入的过程中，主要通过人事档案中具体的信息为基础参考资料。医院人事档案宏观上分析人才层次结构，微观上对个人全面综合素质的分析，有助于医院在培养、引进关键人才时做出正确的选择。

二、新形势下医院人事档案管理工作中存在的问题

人事档案管理工作在医院建设发展过程中具有极其重要的价值，加强对人事档案管理工作的重视，可以为医院制定各项人力资源管理决策时提供重要的参考依据。但是，医院人事档案管理工作也存在着一些问题，影响了人事档案发挥应有的作用。因此，在新形势下，就要借助科学的管理手段充分发挥人事档案的作用，提高人事档案资源的利用率，稳步提高医院人力资源管理水平。

1.医院人事档案管理制度未跟上时代的发展步伐

随着我国经济的快速发展，各行各业对专业人才的需求越发急迫，人才流动频繁。在新形势下，医院也在人才引进、医疗器械以及设备设施更新方面加紧了步伐。但一些医院在人事档案管理工作中依旧沿用旧有的制度，没有随着时代变革而更新，导致在人才引进的过程中未发挥出应有的重要作用。没有严格的管理制度，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，导致人事档案管理中容易出现档案随意存放、随便改动的不规范行为。甚至在制定人员薪酬时，人员薪酬和人事档案没有紧密联系，影响了人员薪酬的合理性。

2.医院人事档案管理方式没有及时更新

进入信息化时代，各种以互联网、大数据为代表的信息技术日益成熟，并得到了广泛的应用。医院人事档案管理方式没有随着时代的进步及时更新，依旧有很多医院在人事档案的收集、分类、归档和保存等方面采用传统的人工操作。这样的传统管理方式不仅容易造成人力、物力的浪费，还容易造成档案在传递过程中出现遗失、破损的情况。传统的人事档案管理方式已经落后，纸质化管理不利于医院人事档案管理水平的提高，不利于医院信息化建设，不符合新形势下对人事档案管理工作的要求。

3.医院人事档案资料缺乏真实性和完整性

医院人事档案是记录所有员工基本情况、工作经历、经验、学历和专业技能等详细信息的重要资料，其中收集人员的各类信息是人事檔案管理最重要的工作内容之一。但在信息收集过程中，不好把握员工之前的历史信息是否真实、准确和完整。这些问题无疑降低了人事档案的可靠性和真实性，无法客观、公正和完整地反映工作人员的工作能力和工作态度，也无法体现出医疗人员的医德、医风。医院在人才培养、选用等过程中，如果人事档案信息缺乏真实性和完整性，就会无法提供有力的依据。

4.医院人事档案管理人员的素质亟须提升

由于种种原因，很多医院对人事档案管理工作的认识不够清晰，定位不够专业，对人事档案管理工作简单地认定为收纳、归档，没有技术要求，导致医院人事档案管理人员的组成比较复杂，欠缺专业知识，人员年龄老化，未经过档案、人力资源管理、计算机技术以及保密工作等相关培训。医院没有将人事档案管理工作与选人用人、人才整合、人才开发和培养等人才应用有效结合起来。因此，在新形势下，医院人事档案管理工作无法达到全新的人事档案管理所要求的标准，造成人事档案管理水平不高。

三、新形势下做好医院人事档案管理工作的策略

在新形势下，医院应结合时代发展的特点，运用信息技术，通过科学制定完善的管理制度，调整和改进医院人事档案管理工作，有效保证医院的整体管理成效。现代医院应当具备科学的人事档案管理理念，通过全方位地对信息技术的运用，改变以往传统人工管理的方式，提高人事档案管理人员的综合素质，不断创新，促进人事档案管理工作的改革，全面提高工作效率。

1.医院要提高对人事档案管理工作的认识

我国医疗事业已取得了快速发展，医院之间的竞争也日益激烈，医院的竞争就是人才的竞争。人事档案能够充分反映每一位工作人员的全面信息，医院要充分利用好这些信息，做到人尽其才、知人善用。因此，医院要充分认识到人事档案对挑选、聘用人才的重要性，重视人事档案管理工作，树立现代化医院的人事档案管理工作理念，除了在资金、人员上大力支持，还应从软硬件等方面推进人事档案管理工作的开展，将医院人事档案管理与医院整体建设步伐相统一，在内部大力宣传人事档案管理工作的重要性。同时，还要强化人事档案管理工作人员的档案管理与法律意识，严格执行《档案法》，使人事档案管理进一步科学化、规范化和制度化。

2.医院要创新人事档案管理手段

在新形势下，现代医院要创新人事档案管理手段，在原有传统档案管理方式的基础上，应用现代信息技术，并积极吸收国内外先进管理经验，提高人事档案管理水平。

（1）组建专业团队，创新医院档案管理工作形式

人事档案所记录的人员信息关系到医院的人才选拔和聘用。医院要专门组建人事档案管理部门，选用受过档案管理、计算机技术等专业培训的人员组成专业团队，对人事档案开展科学管理、有效保管，确保人事档案信息的准确性和完整性，通过信息技术提升人事档案管理工作的质量和效率。

（2）制定科学、完善的管理制度

为了促进医院人事档案管理科学化、规范化和标准化开展，医院要制定科学、严密的人事档案管理制度，并在实施过程中不断完善。落实人事档案管理工作的具体工作步骤及相关规定，完善人事档案在收集、分类、保管和保密等方面的多项制度，明确员工的岗位职责，定期接受内部审查，促进医院人事档案制度化、标准化管理。

（3）充分运用信息技术，开展数字化管理

医院要紧跟时代潮流，运用信息技术升级人事档案管理方式。在将纸质档案转化为电子档案的基础上，运用互联网技术搭建医院内部信息沟通平台，实现不同部门之间的资源共享。同时，人事档案管理部门应及时公布人事变更、人员聘用和薪酬调整等信息，充分利用网络技术提升现代化管理进度。

3.医院要加强人事档案管理信息化建设

进入信息化时代，医院在发展建设中要充分认识到应用信息技术的重要性，通过信息技术对人事档案管理工作创新，提高医院档案管理的综合水平，满足医院在人才培养、引进方面的需求。为了适应新形势下人事档案管理工作的要求，医院要加大引入先进设备设施和技术的资金投入，让人事档案管理人员结合信息手段实现现代化人事档案的管理和利用。同时，还要建立人事档案管理信息系统，加强档案管理信息化安全建设，通过审批、权限设置等手段构建完善的信息安全防御体系，有效保护涉密信息的安全。

实现人事档案管理信息化，就是要在传统档案管理的基础上，通过对计算机、互联网的运用开展人事档案管理，达到信息储存、查询以及分析的目的，为医院人才选拔提供便捷、翔实的依据。

第一，为了满足新形势下的发展要求，医院要结合自身实际，建立完善的管理制度，确保所收集、整理的人事档案信息的真实性、有效性，并不断通过网络资源拓展收集信息渠道，不断扩充医院人才档案数据库。

第二，人事档案部门除了收集、整理各类专项人才的学历、履历和工作经验等信息外，还要加强汇总分析能力，对医院所需人才动态规划，充分挖掘其潜力，及时向医院推荐人才并提供相关依据。

第三，人事档案管理工作人员要通过所拓展的信息收集渠道，重点关注医院所需的学术骨干、学科项目带头人才的各类信息，为医院引进相关人才提供翔实的数据。人事档案管理要通过信息数据分析手段，对医院发展整体规划中所需的各项专业人才提前布局，有针对性地收集目标人才的信息，将所需人才信息随时提供给医院领导，以便更快地引入人才。

4.建立科学、完善的人事档案管理制度

科学、完善的人事档案管理制度，是保证医院档案管理工作有序开展的关键。结合新时期档案管理工作出现的新变化，应根据医院的具体情况适当调整现阶段的人事档案管理工作，制定科学、完善的管理制度，对人事档案管理工作有效规范和约束，统一管理医院内部所有人员的人事档案资料，统一标注方式，科学分类归档，方便使用者能够快捷检索到所需的人事档案资料。加强人事档案管理人员相关法律法规的培训，严格贯彻《档案法》相关规定。医院在制定人事档案管理制度时，也要倾听员工的合理建议，在建议基础上调整制度内容，提高人事档案管理制度的科学性，实现对人事档案的高效管理。

5.提高人事档案管理人员的综合素质

人事档案管理工作人员的素质，对医院人事档案管理工作是否能够有序、顺利开展有着直接的影响。在新形势下，全新的档案管理理念不断出现，对医院人事档案管理工作人员的综合素质也提出了新的要求。一是要定期对内部档案管理人员开展相关培训，强化档案管理人员信息技术的学习，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，全面提升档案管理人员的综合素质；二是医院要设置专门的管理岗位，对外招聘人事档案管理方面的高级专业人才，积极补充档案管理队伍的骨干力量。医院也要重视对人事档案管理人员法律法规的宣传教育，使其自觉遵纪守法，加强人事档案工作的规范化管理。

建立科學的人事档案管理体系，健全人事档案管理的规章制度，是人事档案管理的重要措施。随着科学技术的发展，人事档案管理手段不断更新，管理水平逐步提高，医院必须建立科学的档案管理体系，明确各项职能，使人事档案管理与医疗业务同步考核、共同发展。人事档案管理人员素质直接影响到档案管理水平，医院可以通过专业培训、继续教育和进修学习等提高其业务和知识水平，不断总结探索人事档案管理经验，进一步提高医院人事档案的管理水平。

四、结束语

综上所述，人事档案管理工作为医院培养、引进各类专业人才提供着重要的信息，也是医院各项工作开展的连接纽带。因此，医院要充分认识到人事档案管理工作的重要性，并通过人力、物力的投入，保证人事档案工作能够有序、健康开展。在新形势下，医院要通过制定科学的管理制度，加强信息化建设以及提高人事档案管理人员的综合素质，全面、有效地开展人事档案工作，促进我国医疗事业的发展。

参考文献：

[1]金丽丽，黄克君.新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].科学与信息化，2023（10）：184-186.

[2]孙 燕.新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].中国经贸，2017（15）：99.

[3]石晓东.新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].中国医师杂志，2011（z1）：206-207.

[4]边荣云.新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].山东档案，2012（5）：54-55.

[5]司磊蕾.浅议新形势下如何做好医院档案管理工作[J].兰台内外，2020（08）：20-21.

[6]董 欣，曲 静，张 真.新形势下医院档案管理现代化问题及相应对策[J].办公室业务，2017（01）：107.

（作者单位：潍坊市中医院）