新时代医疗保障业务档案管理实践探究

作者简介：信长玲（1974—），女，汉族，山东邹平人，本科，馆员，研究方向：档案管理。

摘 要：进入新时代，医疗保障业务档案管理工作面临着新的挑战和机遇。文章从新时代医疗保障业务档案管理创新的现实意义、医疗保障业务档案管理的痛点问题、新时代医疗保障业务档案管理创新的实践路径以及新时代医疗保障业务档案管理工作的思考等方面展开探讨，提出了以下建议：转变方式，引入现代化管理技术；优化制度，提供科学的管理环境；定期培训，提高工作人员的素质；宣传创新，确保档案保密工作落实；制定和实施统一的档案管理规范和标准；建立监督和评估机制；加强合作与交流等，旨在为提高医疗保障业务档案管理的水平和效率提供参考。

关键词：新时代；医疗保障业务；档案管理；实践路径；工作思考

中图分类号：R197.1；G271 文献标识码：A

引言

医疗保障业务档案是记录参保人医疗保障信息的重要载体，是医保管理服务工作的重要环节。随着社会信息化、数字化的加速发展，传统的医疗保障业务档案管理方式已经难以满足新时代的需要，因此，需要探索和实践新的管理方法和手段，以適应新时代的发展要求。

一、新时代医疗保障业务档案管理创新的现实意义

1.助力医保改革的深化

医疗保障制度是社会保障体系的重要组成部分，对于维护社会稳定和公平具有重要意义。新时代医疗保障业务档案管理创新，可以为医保改革提供有力的支持和依据。通过对参保人医疗保障信息的全面、准确记录和管理，可以更好地了解和掌握参保人的健康状况、医疗费用支出等情况，为医保政策的制定和调整提供科学依据，进而推动医保改革的深化。

2.符合信息化时代的发展趋势

信息化时代已经到来，数字化、网络化和智能化成为档案管理的重要发展方向。新时代医疗保障业务档案管理创新符合信息化时代的发展趋势，通过引入先进的信息技术和管理手段，可以实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化处理，提高档案管理的效率和质量，为参保人提供更加便捷、高效的服务。

3.更好地保障参保人的合法权益

医疗保障业务档案是参保人享受医保待遇的重要依据，也是处理医疗纠纷和司法鉴定的重要证据。新时代医疗保障业务档案管理创新，可更好地保障参保人的合法权益，通过对档案信息全面、准确的记录和管理，为参保人提供更加可靠的医疗保障服务，避免因档案管理不规范发生参保人权益受损的情况。

二、医疗保障业务档案管理的痛点问题

1.管理方式过于传统

目前，一些医疗保障业务档案管理方式仍然过于传统，主要采用纸质档案管理模式。该管理方式数字化、网络化程度较低，管理效率低下，并且增加了档案损坏和丢失的风险。

在纸质档案管理过程中，由于档案的物理特性，易受环境影响，如温度、湿度等，导致档案的保存和保护存在一定的难度和风险。此外，纸质档案在查阅和利用方面也存在不便，难以满足快速、高效的信息传输和共享需求。

2.管理制度存在缺失

部分医疗保障单位的业务档案管理制度存在缺失，尤其是在档案的收集、整理、存储和利用等方面缺乏规范和标准，导致档案管理混乱，出现了档案归类不清、整理不规范和存储环境不良等问题。相关问题的存在，不仅影响了档案的完整性和安全性，还可能影响到参保人的合法权益。此外，由于缺乏明确的档案管理职责划分和流程规范，也容易出现档案管理的漏洞和失误。

3.档案管理人员素质参差不齐

部分医疗保障业务档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业的档案管理知识和技能，对档案的重要性认识不足，导致档案管理水平低下，可能存在档案收集不全、整理不规范以及保密工作不到位等问题。同时，由于人员素质的差异，也可能出现对政策理解不准确、执行不到位等情况，影响到医疗保障业务的正常运转。

4.保密工作较为滞后

医疗保障业务档案涉及参保人的个人隐私和合法权益，保密工作至关重要。然而，一些医疗保障业务档案管理保密工作较为滞后，存在信息被泄露和安全风险，很可能源于保密制度不健全、保密意识不强以及技术手段不足等原因。一旦发生信息被泄露或被攻击，不仅会对参保人造成一定程度的困扰和损失，也会对医疗保障业务的公信力带来负面影响。

三、新时代医疗保障业务档案管理创新的实践路径

1.转变方式，引入现代化管理技术

在推进数字化进程时，应当将传统的纸质档案逐步转化为数字档案，利用先进的技术展开扫描、转换和处理，实现档案信息的快速、高效传输和处理。数字化进程不仅可以提高档案管理的效率，还可以减少档案的损坏和丢失风险。相关工作人员应当积极引入智能化技术，基于人工智能、大数据等技术的应用，实现对档案信息的智能分类、检索和利用。例如，利用人工智能技术对大量的医疗保障业务档案自动分类，方便后续的查询和利用或利用大数据技术对参保人的医疗保障需求深入分析，为制定更加精准的医疗保障政策提供数据支持。此外，相关单位应当建立电子档案系统，实现档案信息的在线收集、整理、存储和利用。电子档案系统可以提供便捷的档案检索、查询和下载等功能，提高档案管理的工作效率和服务质量。

例如，某地区医疗保障局面临着庞大的纸质档案管理和查询难题。由于医疗保障业务涉及大量的个人信息和医疗记录，传统的纸质档案管理方式不仅效率低下，在存储、检索和利用方面还存在许多不便。为了解决这些问题，该局决定引入现代化管理技术，推动医疗保障业务档案管理数字化进程。经过数字化管理和智能化技术的应用，该地区医疗保障局的档案管理水平得到了显著提升。

在数字化管理之前，该地区医疗保障局共存储了超过10万份纸质档案，种类繁多，包括病历、报销记录和保险合同等。数字化管理后，所有的档案都被转化为数字档案，种类和数量得到了显著增加。数字档案的数量已经超过了100万份，种类也更为丰富多样。以前处理一份纸质档案需要经过多个环节，包括收集、整理、存储、检索和利用等，平均处理时间约为3天。数字化管理后，处理时间显著缩短。利用电子档案系统和智能化技术，一份数字档案的处理时间只需要不到1小时，效率提高了近30倍。同时，由于人工处理和纸质档案的局限性，该局在处理档案时经常出现错误，错误率一度高达5%。数字化管理后，利用智能化技术自动分类、检索和校对，错误率降低到了0.5%，准确性提高了近10倍。

鉴于传统业务档案管理模式的特殊性，在查询和利用纸质档案时，需要人工翻阅和筛选，效率低下。数字化管理后，通过电子档案系统和智能化技术，查询和利用效率得到了显著提高。现在，只需通过系统展开简单的关键词搜索或条件筛选，就可以快速找到所需档案，查询时间缩短了90%。为推动医疗服务的升级，数字化管理和智能化技术为相关政策制定和决策提供了更准确、更及时的数据支持。通过对大量数字档案的分析和处理，可以深入了解参保人的医疗保障需求、疾病趋势等关键信息，为政策制定提供了重要参考。据统计，数字化管理后，该局的政策制定效率和准确性提高了20%。

为了保证所有业务档案数据的安全性，该局采取了多重安全措施来保障档案信息的安全性和完整性，包括数据加密、访问控制和备份恢复等。这些措施的有效性得到了验证，未发现任何安全漏洞或问题。同时，由于数字档案的特性，信息的完整性也得到了更好的保障。总的来说，数字化管理对该局的预算产生了积极影响，虽然初期引入数字化技术和设备设施需要一定的资金投入，但随着运营的稳定和效率的提高，人力成本、存储成本和其他相关成本都显著降低。与传统的纸质档案管理相比，数字化管理的成本降低了近20%。

2.优化制度，提供科学的管理环境

首先，建立健全档案管理制度，包括制定明确的档案收集、整理、存储和利用等方面的規范和标准。在收集方面，要明确档案收集的范围、方式和时间，确保档案的完整性和及时性。在整理方面，要制定统一的分类标准、整理规则和排列顺序，以便于后续的查询和利用；其次，在存储方面要建立科学的存储制度和规范，包括存储介质的选择、备份和保护等，确保档案的安全性和可靠性；最后，在利用方面要制定合理的利用规则和程序，包括查询、复制和借阅等方面的规定，以满足不同部门和参保人员的需求。

档案的保管和保密是档案管理的重要环节，必须引起高度重视。要建立专门的档案保管场所和设备设施，确保档案的安全性和保密性。同时，要制定相应的保密措施和管理制度，对档案的密级开展科学划分和严格管理，防止档案信息被泄露和损坏。笔者认为，医疗保障业务档案是一种重要的信息资源，为政策制定、学术研究和历史传承等方面提供了有力支持。因此，要建立科学的档案利用制度，为参保人提供更加便捷、高效的档案服务。具体来说，可以通过建立数字化档案系统、提供在线查询和下载服务、设置自助查询终端等方式，方便参保人和其他相关部门获取所需的档案信息。同时，还可以开展档案编研工作，将零散的档案信息展开系统的整理和归纳，形成专题性的研究资料，为政策制定者和研究人员提供更加全面和准确的信息支持。

通过以上措施的落实和执行，可有效优化医疗保障业务档案管理制度，提供科学的管理环境。不仅可以提高档案管理工作的质量和效率，还可以更好地满足参保人和其他相关部门对档案信息的需求，为医疗保障事业的发展提供有力支持。

3.定期培训，提高工作人员的素质

其一，加强专业知识和技能的培训。档案管理人员的专业知识和技能水平对于档案管理工作的质量和效率有着重要影响。因此，要加强对档案管理人员的专业知识和技能培训，包括档案管理的基本理论、实践操作技能和数字化技术应用等方面的知识和技能。通过培训，可以有效提高档案管理人员的专业水平，从而提高档案管理工作的质量和效率。

其二，加强职业道德教育。职业道德是档案管理人员必备的素质之一，是保证档案管理工作客观、公正、保密的基本要求。因此，要加强对档案管理人员的职业道德教育，包括档案管理的法律法规、职业道德规范和档案保密等方面的知识和要求。通过职业道德教育，可以有效提高档案管理人员的职业素养，增强其责任感和使命感，保证档案管理工作顺利开展。

其三，建立科学的考核和激励机制。通过建立科学的考核和激励机制，可以激发工作人员的积极性和创造性，提高工作效率和质量。因此，要建立科学的考核和激励机制，包括工作绩效评价、奖惩制度和晋升机制等方面的规定和制度。通过考核和激励机制的建立，可以有效激发工作人员的积极性和创造性，推动档案管理工作良好开展。

4.宣传创新，确保档案保密工作落实

相关单位需要加强网络安全管理，建立完善的网络安全管理制度，设置严格的网络安全防护措施，包括防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和非法访问。对重要的档案信息开展加密处理，确保即使在数据传输或存储过程中被非法窃取，也无法获取真实的信息。同时，需要建立安全的档案保管场所和库房，配备专业的安全设备设施，如监控摄像头、红外线报警器等，确保档案的安全性和保密性。此外，为避免恶意访问，必须严格控制访问权限。通过建立科学的访问控制机制，对不同的人员设置不同的访问权限和访问级别，确保只有经过授权的人员才能访问相关的档案信息，并建立定期安全检查和评估制度，发现问题及时整改，确保档案保密工作的落实。

四、新时代医疗保障业务档案管理工作的思考

1.制定和实施统一的档案管理规范和标准

制定档案管理规范和标准是推进档案管理规范化和标准化的重要步骤，包括明确规定档案管理的基本原则、管理范围和管理流程等。此外，还需要对档案的收集、整理、存储和利用等方面制定详细的规范和要求，以确保档案管理的科学性和高效性。例如，规定档案的分类方法、归档时间和存储格式等，制定相应的利用政策，明确档案的查询、借阅以及复制等操作流程。通过相关规范和标准的制定和实施，可以大幅提升档案管理的一致性和可操作性。

2.建立监督和评估机制

通过监督和评估机制的建立，可以全面监督和评估档案管理工作，及时发现和纠正档案管理中的问题。具体来说，可以定期评估检查档案管理工作，发现问题及时整改。同时，引入第三方机构展开监督和评估，以保证监督的公正性和客观性。

3.加强合作与交流

通过合作与交流，可以学习借鉴先进的档案管理经验和技术手段，了解最新的档案管理发展趋势和应用实践。例如，与当地的图书馆、博物馆等机构展开合作交流，分享彼此的档案管理经验和技术手段，共同提高档案管理的水平。同时，还可以参加国际性的档案管理交流会议等活动，了解国际档案管理的发展趋势和应用实践。

五、结束语

新时代，医疗保障业务档案管理面临着许多新的挑战和机遇。通过转变方式、优化制度、加强人员培训和管理等手段，可以推动医疗保障业务档案管理的创新和发展。同时，还需要加强信息化建设和管理、加强对参保人信息的保护、推进档案管理的规范化和标准化以及加强人员培训和管理等方面的工作，为参保人提供更加优质、高效、安全的档案管理服务。

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（作者单位：邹平市医疗保障局）