高校实验教学秘书管理工作探析

王继伟

山东建筑大学土木工程学院，山东 济南 250101

高校的根本任务是立德树人，教学工作始终是高校的中心工作。随着高校办学规模的日益扩大，教学管理工作在保障高校教学工作顺利开展的过程中起着越来越重要的作用，作为教学管理的具体执行人员和实施人员，实验教学秘书对于维护教学秩序，保障教学质量起着不可替代的作用。但由于目前很多高校对实验教学秘书的岗位认识不足，要求不高，导致实验教学秘书的作用没有得到很好的发挥，而且工作积极性越来越低。因此，高校应采取相应措施，改变实验教学秘书的工作现状，进而提升高校教学的整体质量。

一、实验教学秘书的主要作用

（一）参谋和助手的作用

实验教学秘书的工作涉及教学运行的各个环节，接触的人员较多，了解的情况比较全面及时，因此是院系领导优秀的参谋和助手，在很多时候可以协助院系领导落实各项已制定的教学政策和措施，并对实施过程进行监控和协助管理；同时，也要根据学校相关职能部门的教学要求，协助领导制定学期实验教学计划，并落实实验教学任务、实验教师和场地等，给领导决策提供必要的信息，当好领导的参谋和助手。

（二）沟通和协调的作用

实验教学秘书是联系学校职能部门与其他学院之间，学院和教师之间，教师与学生之间的桥梁和纽带，具有沟通协调的重要作用。实验教学秘书应能够及时准确地将学校相关职能部门的通知和政策传达给院系领导和学院师生，同时将师生的工作状态、诉求等向上级部门和领导反映，起到上传下达的作用［1-2］。

（三）服务与监督的作用

在高校的教学管理中，做好服务是对实验教学秘书最基本的要求，全心全意为教学服务，为广大师生服务。实验教学秘书需要配合实验与设备处组织实验工作量拆分核对、实验开放项目申报、实验室安全教育与考试和实验相关数据采集上报工作等［3］，配合院系领导和教务处制定、修订实验教学大纲，为教师做好调停代课服务并通知到每一位学生。为了提高教学质量，实验教学秘书还要对教学过程、教学质量进行监督管理，经常了解实验教学过程中的问题并向领导汇报，同时还要协助领导进行教学质量检查并定期开展教学评价等。

二、实验教学秘书的现状分析

（一）地位低，待遇差，晋升难

高校普遍不够重视教学管理队伍建设，认为教学管理是日常事务性工作，实验教学秘书的工作谁都可以从事。实验教学秘书属于教学辅助人员，与高校专任教师相比，在工资收入和职业前景上远不如高校专任教师，收入和付出不成比例。实验教学秘书的工作可以用“繁”和“杂”两个字来描述［4］。由于每天忙于繁杂的事务性的工作，根本没有时间和精力从事教学科研工作，因此评聘高一级职称非常困难。同时，由于学院的教学副院长一般需要高学历、高职称，实验教学秘书在行政职务上晋升的可能性也很小。实验教学秘书属于高校底层教学管理人员，地位低，待遇差，晋升难。

（二）编制少，责任重，压力大

高校实验教学秘书行政上归属学院管理，业务上归属所在学院、教务处、实验设备处、人事处等学校职能部门的多重领导，经常会出现多个部门集中下发工作任务的情况，有时也会有些工作繁杂而且责任重大，要求的时间又很紧，但是实验教学秘书人员编制少，必须经常加班加点才能完成。很多工作还不能出现一点问题疏忽，否则会造成教学事故的发生［5］，例如排课中出现差错，可能会造成教师找不到实验场地，或者学生找不到实验教师的情况；实验器材、低值易耗品如果出现少订或者错订，就会造成学生无法正常开展实验的情况发生，这就使得实验教学秘书承担了很大的心理压力和精神负担。

（三）专业知识缺乏，缺少进修机会

实验教学秘书绝大多数未经历过教育学相关专业的学习，更没有教学管理经验，很多是军转人员、高层次人才随调人员或者是不能完成教学科研任务的专业教师转岗人员等［6］，一般没有经过任何培训直接上岗，专业知识缺乏，高校又很少提供让实验教学秘书外出参观学习或培训交流的机会，实验教学管理工作的流程等一般都是通过口口相传的方式或者平时工作经验的积累获得，知识更新不够，制约了教学管理水平的提高。

（四）管理水平一般，创新意识不强

实验教学管理工作大部分是日常性、事务性和经验性的工作。在长期工作中，实验教学秘书基本形成了按惯例、按领导要求做事的习惯，严重缺乏积极创新意识，造成实验教学管理工作只能停留在浅层次、低效率的管理水平上［7］。此外，实验教学秘书人员编制少，工作负担重，日常疲于应付事务性的工作，高校相关管理部门也很少召开针对教学秘书的工作集中讨论会。因此，实验教学秘书不能针对教学管理中出现的新问题、新情况进行系统深入的讨论和创新性的课题研究，只能凭经验摸着石头过河，闭门造车。

三、实验教学秘书应该具备的素质

（一）政治立场坚定，思想素质过硬

高校作为高素质人才培养的重要阵地，工作人员的思想政治素质显得尤为重要，特别是高校的实验教学管理人员，必须具备过硬的政治思想素质，才能在教学管理过程中更好地为师生服务，以身示范。由于实验教学秘书平时工作繁杂，需要经常加班加点，甚至节假日也不能休息，因此还要有奉献精神和敬业精神；教学无小事，牵一发而动全身，教学上出现一点小问题，都可能导致教学事故的发生。实验教学秘书需要经常从事一些敏感和需要保密的工作，例如毕业证书管理、成绩管理、试卷管理和各类监考工作等，这些工作都需要保持政治立场坚定，头脑清醒，否则都可能会出现教学事故，甚至会触及法律。

（二）善于沟通协调，文字功底较强

作为高校教学管理一线的实验教学秘书，必须具备良好的沟通协调能力，能够与领导、教师、学生以及其他院系和部门的工作人员进行良好的沟通与交流，充分发挥承上启下、协调沟通、化解矛盾的作用，确保教学活动能够顺利开展；实验教学秘书需要经常协助领导起草工作计划、制定各类教学文件，撰写工作总结等文字材料，这就要求具有较强的语言表达能力和文字撰写能力，才能将领导的想法准确无误地表达出来。因此，提高沟通协调能力和文字写作能力对提升工作效率具有非常重要的作用。

（三）熟悉专业知识，精通工具软件

高校实验教学秘书必须具备扎实的专业技能，熟悉所在院系的学科专业知识，熟悉专业培养方案和课程设置，才能根据设定的实验教学计划，更好地推进实验教学管理各项工作的落实；随着信息技术的发展，实验教学秘书的工作越来越离不开办公软件的使用，现在高校都有自己的教务管理信息系统，倡导无纸化办公，日常的排课、调停代课、选课、教材征订等都在线上进行，因此，实验教学秘书必须能够熟练独立操作计算机，熟悉各类办公软件和教务管理信息系统的操作，特别是一些常用的办公软件，例如Word、Excel、PPT 等。

（四）善于学习总结，创新意识较强

随着时代的不断发展，高校的实验教学管理工作也发生了很大的变化，传统的管理模式已经不能适应高校发展的需求，因此实验教学秘书需要提高自我学习能力，同时善于总结反思，不断调整、更新自己的知识结构。高校实验教学秘书应具备较强的创新意识，在互联网信息技术高速发展的今天，实验教学秘书应能够更好地运用所学知识和工作经验，创造性地解决实验教学管理工作中出现的一些新问题，提出一些创新性的建议，做一些力所能及的教学研究工作。同时还需要借助兄弟院校的一些教学管理做法，结合本校的实际情况，帮助领导完善教学环节中的一些短板，提出一些创新性的建议，从而可以更好地服务师生。

四、实验教学秘书做好教学管理工作的几点建议

（一）培养学生助手

实验教学秘书的工作不仅仅是简单的日常事务，同时也是教学管理者和执行者，很多时候需要为领导决策提供必要的信息，有时候还需要随时为师生答疑解惑，所以实验教学秘书不但要做好平时的管理工作，还要学习研究学校和上级部门的教学管理制度、文件规定等。因此，如果实验教学秘书所有工作都亲力亲为，肯定是干不完的，也不会干好，更没有时间和精力来思考和创新。目前，各高校都为学生提供了勤工助学的机会，实验教学秘书应充分利用学生资源，在平时的工作中积极培养学生助手，让他们协助完成收发文件、数据统计、资料整理，甚至可以让他们为学生解答一些简单的问题等工作，当然，这也给学生提供了锻炼的机会。

（二）养成随手记录的习惯

俗话说：“好记性不如烂笔头”。实验教学秘书的工作是繁杂的，经常会遇到正做着一项工作的时候，又安排了此外一项工作，或者周末、下班休息时间，也有上级部门或者老师、学生通过微信或QQ 等随时留言发资料等，针对这种情况，实验教学秘书可以通过智能手机的“便签”“记事本”的功能把相关事项记下来，到上班时统一处理，以免总是记在心里或者耽误重要工作。当然，在办公室上班的时候可以用电脑随时记录下一些工作上的大事件、工作经验和容易犯错的地方，为以后工作总结提供素材和积累经验。同时，实验教学秘书还要对常规性的工作做好规划，对于每年都要开展的工作，要做到心中有数。

（三）充分利用信息化管理

实验教学秘书不能总是按照传统的经验方法进行管理，要顺应时代发展、改变观念、创新管理。特别要注重信息技术在教学管理中的应用。随着“大数据技术”“云计算”等先进技术广泛应用于高等教育，高校教学管理模式也发生了根本性变革，以计算机网络、数据库为核心的信息技术管理方式在各高校教学管理工作中已逐渐普及。因此，实验教学秘书应改变观念，积极学习，特别是Office 办公软件的操作使用，熟练掌握后可以起到事半功倍的效果；同时，如果在工作中遇到疑问，还要学会通过互联网进行收集、查询有关教学管理方面的疑问；真正把信息技术运用到实际工作中，从而不断提高工作效率，实现管理的科学化和规范化。

（四）做好与辅导员的配合

在日常工作中，实验教学秘书主要负责学生的学业，辅导员主要负责学生的思想政治教育，实验教学秘书接触的一般是学业基础相对较差或者对自己学业不重视的学生。因此，这就需要实验教学秘书及时把学生的成绩和学分情况分享给辅导员，辅导员可以有针对性地解决个别学生在学习中遇到的问题，例如，每学期的学籍预警，虽然是教务处对学生每学期不及格课程门数的提示，但更需要实验教学秘书及时进行统计分析，针对不及格课程门数比较多的学生，应通过辅导员的协助配合，做好单独谈话，提醒警告，以免像滚雪球一样，把问题集中到毕业学期，从而为其正常毕业做好保障。

五、结语

在高等教育不断改革发展的今天，实验教学秘书在高校教学管理中扮演着越来越重要的角色，高校应充分认识实验教学秘书在教学管理中的作用，应在人员编制、工资待遇、教育培训和晋升通道上给予相应照顾，并制定长效管理机制，建设好这支不可或缺的教学管理队伍。与此同时，实验教学秘书自身也应加强服务意识和主动学习的能力，积极进取，增强个人能力，不断完善自我，提高个人职业能力，为教学管理工作的顺利开展提供保障。总之，随着高校教育事业的不断发展，实验教学秘书的重要性愈加明显，各大高校应重视实验教学秘书队伍建设，从而全方位提高教学管理工作水平。