新媒体时代城建档案管理信息化现状及对策研究

2024-03-17史建阳

新闻研究导刊 2024年4期

摘要：城建档案是城市记忆的载体，记载了城市的发展轨迹和时代变迁，在新时期的城市建设与发展中发挥着重要作用。基于城建档案的这一重要属性，应当积极推进新媒体技术在城建档案管理中的应用，以此提升城建档案管理的信息化水平，以更加丰富多样的形式呈现城建档案，更好地记录城市的发展与建设状况。对此，文章采取文献资料分析、理论研究、案例分析等方法，研究城建档案信息化管理的可行性、重要性，分析城建档案管理信息化的现实状况，而后提出相应的优化对策。研究发现，新媒体时代推动城建档案信息化管理能显著提升城建档案的管理效率，推动档案的开发利用，为城市建设添砖加瓦。同时，现阶段一些城市在城建档案管理方面仍存在档案数字化转型不足、管理队伍建设不到位、信息安全与数据防护不足、数据整合与共享水平不高等问题，降低了城建档案管理的信息化水平。在未来的管理工作中，主管部门应强化共识、制定城建档案管理的信息化与数字化规划、主动搭建统一高效的数字化档案管理平台、加强数据信息整合与开发利用、打造专业化的城建档案管理工作队伍、做好信息安全与数据防护工作，多措并举提升档案管理信息化水平，使城建档案在新媒体技术的赋能下发挥应有价值。

关键词：新媒体时代；城建档案管理；信息化；现状分析；对策研究

中图分类号：F299.2；G270.7 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2024）04-0057-03

课题项目：本论文为2023年度全国教育科研“十四五”规划教育部重点课题“数字化背景下城建档案管理建设与发展调查研究”成果，项目编号：JYKY233973

城建档案对于城市决策规划、留存城市记忆、保护城市文脉及保障社会公众利益具有重要意义。在新媒体技术快速发展和得到广泛应用的大背景下，传统的城建档案管理已无法满足实际的工作需求，因此，亟须推动新媒体技术在城建档案管理中的应用，通过先进的信息技术、数字技术为城建档案管理赋能，使城建档案管理朝信息化和数字化方向发展，推动城建档案的数字化转型。

一、新媒体时代城建档案信息化管理的可行性与重要性

（一）可行性研究

一方面，当前城建档案馆大多配备相应的信息化设备，可以实现信息化、自动化办公，为档案管理信息化提供物质保障。工作人员可以通过信息化设备，采用新媒体技术，对档案资料进行信息化、智能化管理。另一方面，档案管理领域的学者与一线工作人员展开研究，并且提出相应观点，如新形势下的城建档案信息化管理关键在于打造一支专业化、高水平的档案管理队伍，以最大限度发挥信息技术的价值[1]，这既为新媒体时代的城建档案信息化管理提供了参考，也为本文研究提供了相应帮助。

（二）重要性分析

首先，丰富档案管理形式。在新媒体技术的帮助下，城建档案馆可以通过文字、图片、音频、视频等多种形式记录城市建设状况和发展历史，进而根据用户的实际需求提供各种形式的档案资源，让用户能够以更加多样化、人性化的方式获取档案资料[2]。其次，提升档案管理水平。通过应用新媒体技术，馆内工作人员和用户可以更加快捷高效地检索信息，节省时间和精力。具体来看，工作人员或用户输入关键词进行检索即可获得所需信息，并不需要像以前那样全方位检索某一领域的档案资料。同时，新媒体技术的应用使档案检索具有智能化推送功能，可以向馆内人员或用户推送与关键词相关的档案资料。最后，提升城建档案服务水平。和传统的档案检索相比，依托新媒體技术能实现在线检索、微信端口检索或APP检索，打破时空限制，使档案检索更加智能和便捷，能让用户获得更好的档案服务[3]。

二、城建档案信息化管理现状分析

（一）城建档案数字化转型不到位

现阶段，一些城建档案馆面临档案数字化转型的现实困境，导致城建档案管理的信息化水平不高，具体表现以下几方面。第一，档案馆及馆内工作人员对信息化、数字化认识不到位，工作人员对于参与信息化管理、数字化转型缺乏足够的积极性[4]；第二，缺乏城建档案管理信息化的顶层设计，导致档案管理信息化的总体目标不够明确、思路不够清晰，而且导致相关措施的可行性不强。

（二）城建档案管理队伍建设不足

在城建档案管理方面，管理队伍建设状况直接影响城建档案管理信息化的效果。从目前的情况来看，一些城建档案馆在管理队伍建设方面存在较为明显的短板，具体表现为馆内工作人员的信息素养、新媒体技术水平参差不齐[5]，一些年龄较大的工作人员虽具备丰富的工作经验，但信息素养不高，而年轻的工作人员虽然接受新事物的能力较强，具备相应的信息素养，但工作能力有所欠缺，难以独立解决工作中的一些棘手问题，间接影响了城建档案管理信息化效果。

（三）信息安全建设不到位

新媒体技术的应用在给城建档案管理信息化带来巨大便利的同时也造成了潜在威胁。结合当前情况来看，一些城建档案馆没有对信息安全问题引起足够的重视，导致城建档案管理信息化过程中状况频发[6]。比如，电子档案容易出现信息丢失、信息泄露的问题，不仅给城建档案管理造成负面影响，甚至会阻碍城市建设与发展。此外，馆内工作人员操作失误也可能给城建档案管理带来不良影响，如档案资料转档期间，操作不当会导致档案资料损毁[7]。

（四）数据整合与共享程度不高

在城建档案信息化管理过程中，数据整合与共享是必须关注的重点，但一些城建档案馆仍存在“信息孤岛”现象，馆内数据信息共享程度不高，导致档案资料的开发利用受阻[8]。与此同时，数据整合共享不到位也容易导致馆内工作人员出现重复工作的情况，浪费时间、精力和财政资金。

三、新媒体时代城建档案管理信息化策略研究

（一）达成共识，构建完善的顶层设计

针对顶层设计方面存在的问题，城建档案馆应加强内部宣传动员，使馆内工作人员针对档案管理信息化建设达成共识，意识到城建档案管理信息化的重要意义，提高工作人员参与城建档案管理信息化的积极性，而后构建相应的顶层设计，规划好后续工作。具体来看，顶层设计主要涉及以下几方面：

一是明确城建档案管理信息化的总体目标和具体思路，为其提供正确的方向，具体要涵盖城建档案数字化转型、城建档案系统或管理平台建设、数据共享机制建设、城建档案管理队伍建设与数据信息安全建设等方面[9]。

二是加强馆内资源配置，确保经费充足、设备齐全、人员配置到位，如果缺乏足够的经费，应当及时联系当地住建部门、财政部门，争取财政拨款，还要科学合理应用新媒体技术，为城建档案管理信息化建设提供有力保障。

三是推进责任落实。应当通过相关的责任机制将城建档案管理信息化的责任落实到具体人员身上，这样既可以避免出现权责纠纷，方便追责，又能以责任落实激发工作人员的积极性，使其主动参与城建档案管理信息化[10]。

（二）打造一支专业化、高水平的档案管理队伍

前文提及，现阶段城建档案馆内的一些员工缺乏足够的信息素养和相应的新媒体技术应用能力，对城建档案管理信息化造成一定阻碍。针对这一现实问题，城建档案馆应主动推进档案管理队伍建设，尤其是加强信息技术、新媒体技术等方面的培训，打造一支高水平、专业化的档案管理队伍[11]。具体来看，应从三方面着手：

首先，加强对档案馆内部工作人员的技术培训，使其了解馆内使用的软件和新媒体技术，懂得如何操作软件以及应用相关技术开展档案管理工作。在这一过程中，应当邀请帮助档案馆搭建管理平台的企业对馆内人员进行培训，以确保培训的有效性[12]。

其次，组织新老员工搭建互助帮扶小组，充分发挥传帮带机制的作用，让老员工向年轻员工传授城建档案管理的工作经验，切实提升年轻员工的工作能力和水平，而后让信息素养、新媒体素养高的年轻员工帮助老员工掌握使用新媒体技术开展工作的方法，以提升城建档案管理信息化水平。

最后，引进高质量的城建档案管理人才，重点考查引进人才的档案管理理论水平、新媒体素养和职业素养，确保其能够胜任岗位要求。

（三）推进信息安全建设，提升档案管理安全性

针对一些城建档案馆忽视信息安全问题的情况，应积极推进信息安全建设，同时将信息安全的责任落实到具体人员身上。

一是应用技术手段为档案馆提供安全保障，如在访问阶段设置动态验证，有效规避非法访问，避免重要的城建档案数据泄露。再如，设置人工智能防火墙，自动识别网络攻击并采取对应的防御措施，确保档案馆内的数据信息安全，或者通过区块链、局域网等技术应用对城建档案数据进行加密处理[13]。

二是规范档案馆内工作人员的具体操作，尤其是利用新媒体技术对不同格式的档案资料进行转档操作时，更要做好备份工作和规范转档，避免档案资料损毁，即便出现异常情况，也能及时调出备份数据进行弥补。

三是推进责任机制的建设，使城建档案馆内的工作人员认识到信息安全建设的重要性，树立信息安全意识，在利用管理平台、新媒体技术开展工作时注意进行风险防范，确保城建档案的安全性、有效性[14]。

（四）建立一体化档案管理平台与数据共享机制

针对城建档案馆在档案数据整合共享方面存在的短板，应当主动构建一体化的档案管理平台，确保馆内各部门能利用该平台实现档案数据的整合与共享，馆外各方主体能通过该平台进行信息检索和查询。在平台建设之前，应做好相应的调研工作，明确馆内工作人员的具体需求、馆外主体的服务需要以及档案馆现阶段具备的新媒体技术条件，力求做到基于当前技术水平打造性能先进、功能齐全的档案管理平台[15]。在平台建成以后，一方面要加强对平台的运营和维护，确保平台能维持正常运转，另一方面要基于平台构建数据共享机制，推动馆内数据信息的融通共享，确保馆内工作人员在获取档案资料以后能在第一时间进行分析整理，而后加以存档。

四、结语

新媒体时代推动城建档案信息化管理具有可行性，且对于档案资源开发利用、提升档案管理水平具有积极意义。针对现阶段城建档案管理中存在的问题，城建档案馆应加强对新媒体技术的应用、档案管理信息化的宣传，使馆内人员对此达成共识，而后构建相应的顶层设计，明确档案管理信息化的总体目标、具体思路并编制可行方案。在接下来的工作中，城建档案馆应着眼于档案管理队伍建设与信息安全建设，打造一支高水平的管理队伍；应为城建档案管理信息化提供良好的环境；应主动构建功能完善、性能先进的档案管理平台，积极推动档案数据共享，使城建档案切实发挥应有价值，为城市建设发展赋能。

参考文献：

[1] 林军.新形势下城建档案管理的信息化建设与理论研究[J].佳木斯职业学院学报，2023，39（10）：199-201.

[2] 陈贞君.基于大数据背景下新媒体档案现代化管理[J].办公自动化，2023，28（17）：49-51.

[3] 聂晓枫.“互联网+新媒体”下档案管理策略研究[J].中国报业，2023（15）：208-209.

[4] 宋兆辉.信息化技术在城市建设档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案，2023（3）：88-90.

[5] 夏海燕.基于一体化信息管理平台的档案管理系统：城市轨道交通工程档案信息化建设的实践和探索[J].兰台世界，2023（S1）：175-177.

[6] 徐海琴.加强城建档案信息化管理助推现代城市建设发展[J].未来城市设计与运营，2023（3）：84-86.

[7] 赵丽，张雪.新媒体环境下的数字档案管理分析[J].兰台内外，2023（7）：22-24.

[8] 何佳文.城建档案信息资源建设创新的几点思考[J].文化产业，2022（28）：7-9.

[9] 周德雄.再谈城建档案管理数字化建设：以在建的海口市城建档案馆信息化建设项目为例[J].未来城市设计与运营，2022（8）：67-69.

[10] 张慧仙.城建档案信息化管理刍议[J].未来城市设计与运营，2022（2）：91-93.

[11] 刘湍.新媒体视域下档案管理工作方向的探析[J].文化产业，2021（35）：19-21.