强化“五种意识”，确立“五种观念”,做好大学档案工作

文/宝鸡文理学院档案馆 朱伟 杨科正

一、引言

主体的行为由意识驱动，行为的性质由观念决定，观念的形成来自思想。简而言之，意识决定思想观念，观念决定行为习惯。因此，开展大学档案管理工作需要具备一定的意识观念，确保档案信息的完整性和规范性。

（一）档案意识。档案意识是指对大学档案信息的认识和管理，大学档案管理工作需要充分认识到档案信息的重要性，加强对档案信息的收集、整理、保管、利用等方面的意识。

（二）规范意识。规范意识是指大学档案管理工作要符合相关法律法规和政策要求。大学档案管理工作需要遵循相关法律法规和政策，确保档案信息的安全性和完整性，保护个人隐私和机密信息。

（三）数据意识。数据意识是指大学档案管理工作需要关注数据技术和大数据分析。大学档案管理工作需要充分利用大数据技术和人工智能技术，提高工作效率和质量。

（四）创新意识。创新意识是指大学档案管理工作需要紧跟时代发展趋势，不断创新和改进。大学档案馆需要积极探索新的方法和模式，不断创新和改进大学档案管理工作。

（五）服务意识。服务意识是指大学档案管理工作需要为师生提供便捷、高效、优质的服务。大学档案馆需要增强服务意识，提高服务质量和效率，为师生提供更加便捷、高效、优质的服务。做好大学档案工作，档案管理部门及人员必须树立正确的思想意识，确立科学的思想观念[1]。

二、强化角色定位意识，确立“有为才能有位”的岗位观

习近平总书记强调，档案工作是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业[2]。目前，随着各地高校办学规模的扩大，其职责功能更加多元，组织结构更为复杂，校内外各组织机构之间联系也更加广泛密切[3]。高校档案工作是高等学校重要的基础性工作[4]，主要服务学校人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等，其基本职责是服务学校日常管理、文化建设等日常事务，服务师生、校友及社会机构等。可以说，档案工作围绕中心、服务大局是出发点。

当前，许多高校的档案管理机构及档案管理人员在角色定位中存在着诸多不当之处，“部门边缘化、人员边缘化、工作边缘化、地位边缘化”的特征较为明显。从一些高校的机构设置来看，将档案管理机构定位为附属机构，与党群组织部门、行政部门、教学科研部门相比，与附属中小学等归为附属机构一类，甚至还有一些高校的档案管理机构尚未独立，隶属于党政办、图书馆等相关部门。由此，一些档案管理人员感觉不被重视，档案工作开展不顺，工作效果不佳。要树立“有为才能有位”的岗位观，一方面，明确档案管理的部门职责，不缺位、不错位。大学里，档案工作不仅可以记录历史，还可以直接促进教学、科研、社会服务等工作的开展。同时，挖掘历史，开展档案编研，帮助学校立足于实际，定位发展方向。另一方面，积极作为。“有为才能有位”是基本规律，档案部门虽然是学校的附属机构，但无高低贵贱之分，部门和个人的地位取决于自身作为和贡献。大学内部各二级单位部门之间的工作相互联系，密不可分，导致档案工作与所有部门工作都相关。档案部门只要认真负责履职尽责，积极服务学校师生，促进学校各项事业发展，共同构建美好未来，彰显自身岗位价值，其地位自然会得到学校师生的认同与肯定。

三、强化使命责任意识，确立“留史鉴未来”的事业观

档案工作具有记载历史、传承文明、服务未来的重要意义。档案工作不仅具有重要的基础性，还具有鲜明的历史性，其历史价值是档案价值的基本形态。档案工作应立足当下，着眼未来，既是对学校发展历史的写照，也在一定程度上指引着学校未来的发展方向。

当前，一些高校档案管理部门人员档案管理理念有待进一步完善，有必要确立“留史鉴未来”的事业观，充分认识到档案工作的意义，树立强烈的历史使命感和责任心。牢记“存凭留史，资政育人”的初心，怀着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的使命感，不仅把工作看成谋生的手段，更看成一种理想、一种使命，档案管理人员要努力践行为党管档、为国守史、为民服务的神圣职责，对待档案工作认真负责，积极奉献，在平凡而伟大的工作中成就自己。在日常工作中，档案管理部门要加强监管，确保档案信息的真实和完整，为今后的发展打下坚实的基础。

四、强化学科专业意识，确立“求真求实”的发展观

“学科为王，学术为要”是大学发展的基本逻辑，由此可知，学科实力、学术水平的高低在很大程度上决定其在学校事务中的话语权。档案学是一门学科，档案工作具有严格的专业规范要求、研究领域及功能价值。加强档案学学科建设，既是大学研究创新职能的体现，也是提升日常工作质量层次的关键。积极开展档案学专业探索，既是提升档案部门工作质量的关键，也是促进档案管理人员个体发展的有效途径。严格说来，档案部门是专业的管理组织，但当前一些高校档案管理者的专业性不是很强。大多数档案管理人员非档案学专业出身，高校在招聘档案管理工作者的过程中招聘门槛较低，没有给档案管理人员提供进修和学习机会，导致他们的专业发展受限。加之一些人员学习意识不强，创新意识欠缺，档案管理工作难以开展[5]。另外，一些高校档案系列专业技术职称评定隔年一次，有的甚至不允许档案管理人员晋升正高级职称，从而导致档案管理人员专业发展动力不足、积极性不高，“学科创新求真，工作实践求实”的专业发展观亟待建设。因此，工作中要按照专业规范来做，注重学科研究，提升档案学科专业水平。大学本质上是一个学术组织，学科是其存在的基本形式，学科实力属于大学核心竞争力。提升工作人员专业素养，按照档案学学科规范、有关法规标准科学地开展日常工作是基本要求。依照相关法律法规、政策规定科学构建学校档案管理的规章制度，不断提高档案工作规范化、科学化水平[6]。除此之外，要加强学校历史研究和校史编研等应用性研究，增强资政、辅政能力。大学档案对学校在各个阶段的路线方针、基本设施、办学理念、师资发展、学生管理等都有着直接、客观、全面、真实的记录，在这些资料的基础上，由专人进行精炼和整理，最终生成能够反映高校历史价值的校史校志，是学校发展经验、教训的典型表现。通过研究院校历史，为学校未来发展建言献策，进一步提升档案工作质量、特有价值以及其不可替代性。

五、强化协同合作意识，确立“和谐互促”的工作观

分工协作是社会组织运行的基本规律。任何一所大学都是一个整体性组织，其人才培养、科学研究、社会服务等职能需要团体合作才能顺利进行，档案管理部门也不能缺席。同时，档案的形成特征要求档案部门积极主动与学校其他职能部门、院系、关键人物等团结协作，共同努力。一些高校的党政职能部门和院系的档案意识不强，平时只考虑部门的中心工作，无暇顾及档案归档工作，尤其在遇到重大、重要工作时，只注重工作业绩，较少关注资料的存留，有的部门领导甚至认为归档工作只是档案管理机构的事情，没有具体分配专门人员负责档案工作，在日常工作中不愿意与档案部门合作，导致档案管理工作陷入被动。

档案管理部门要加强日常沟通、业务指导及档案宣传，转变其他部门领导、兼职档案员及全体师生的档案工作观，强化部门归档意识，提高档案工作效能。可以利用特色档案、典型专卷的形成来拓展相关部门和档案部门通力合作的渠道，促进合作机制的建立和健全。同时，要加强校际、校地合作交流，积极向兄弟院校学习经验，探讨共同问题，和社会组织尤其是政府或企业的档案馆、博物馆、纪念馆等文化组织机构互通有无，不断提高工作效率和质量。不仅如此，创新档案管理办法可以提升大学档案管理工作的质量与效率，大学档案创新管理工作必须注意方式方法，循序渐进，以此促进档案管理人员创新意识的发展。要摒弃传统档案管理工作中的错误做法，汲取传统档案管理的优势和经验，逐步适应新的发展情况，为大学档案管理工作创新型发展提供有效的档案管理办法。

六、强化开拓服务意识，确立“保管为基、利用为要”的质量观

档案部门日常工作具有鲜明的服务性，是服务校内外的窗口单位之一，服务意识和服务质量是工作水平的重要表现。首先，一些高校档案管理人员故步自封，因循守旧，习惯于传统的服务形式，不主动服务，没有积极参与学校育人、管理、文化建设等方面的工作，不善于服务校外组织和人员。其次，服务手段更新不足，线上服务途径有限，开拓服务能力不足等问题。因此，应确立“保管为基利用为要”的工作质量观。档案工作质量的高低不仅体现在传统的档案归档方面，更体现在现代的档案资料利用服务方面，要努力让档案资源“活”起来，促进学校的未来发展。应坚持以人民为中心的档案服务理念，强化“全面服务”和“主动服务”意识，全方位服务校内外[7]。一方面，要紧紧围绕学校的中心工作，服务学校教学、科研、管理等工作领域，服务广大师生；另一方面，要树立以使用者需求为中心的理念，顺应社会需求，积极为地方政府、企业、团体和个体服务，助力大学服务社会职能的履行，扩大自身的社会影响力。尤其要顺应信息化社会的时代要求，加速数字档案部门建设，利用现代化信息技术手段，提升管理与服务效能。

在大学档案管理工作中，采用信息化管理手段可以提高管理效率、降低成本、提升服务质量。第一，建立数字档案系统。建立一个覆盖大学各部门、涵盖各种形式档案信息的数字档案系统，是实现信息化管理的重要基础。系统可以包括档案信息的收集、整理、归档、存储等步骤，还可以对档案信息进行分析和利用，以满足师生的不同需求；第二，提高档案管理效率。使用信息化管理手段可以让大学档案馆的工作人员更加便捷地处理档案信息，从而节省大量的时间和精力。此外，信息化管理手段还可以帮助档案馆工作人员更好地掌握档案信息，提高他们的工作能力和技能水平；第三，实现数据的分析和利用。信息化管理可以帮助大学档案馆更好地分析和利用数据，更好地为师生提供服务和支持。档案馆可以通过分析数据，了解师生的需求和关注点，为师生提供更加精准、有效的服务；第四，提高服务质量。信息化管理可以帮助档案馆提高服务质量和效率，通过使用数字化手段，更好地为学校师生提供便捷、高效、安全的服务，提高学校师生对档案馆的满意度。

信息化档案管理建设的最终目的是提高大学文书档案工作效率，使档案保管工作由纸质化转变为电子化，从而开发大学档案信息化管理的价值。因此，应当提升档案管理人员的信息化素质，增强管理人员的信息化能力，学习信息技术知识，利用大数据搜集各种资料以供查阅和使用。

七、结语

总之，思想观念决定行为习惯，要做好档案工作，需要树立科学的思想理念，铭记档案工作的使命责任，彰显“忠诚的信念、执着的态度、淡泊的心性、踏实的作风”的精神[8]，高质量地做好档案工作，不断提高档案工作的价值功能，更好地促进学校的人才培养、科学研究、社会服务、文化传承创新等中心工作，促进学校的高质量发展。