新时期小学人事档案管理工作刍议

文/福州教育学院附属第三小学 林磊磊

作为教育系统的重要组成部分，小学单位的人事档案管理逐步成为学者们的研究重点。小学人事档案管理指的是对小学教职工等工作人员的综合素质开展详细记录，是小学单位开展人力资源管理工作的主要依据。目前，我国正处于社会转型新时期，传统的小学人事档案管理模式已无法满足新时代的新需求，因此，推动新时期小学人事档案管理工作新发展迫在眉睫。

一、小学人事档案管理的基本概念及重要性

（一）小学人事档案管理的基本概念。2020年6月20日颁发的《中华人民共和国档案法》所称档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。本文认为小学人事档案管理指的是小学单位的人事管理人员对员工档案开展整理、核查、转交接、保密等全流程精细化管理，以此全面了解员工的重要信息，为小学单位的岗位考核提供更多的参考，推动小学单位的用人管理更加合理合法合规。

小学人事档案管理工作主要包括以下内容：1.人事信息归档。在小学单位招聘后，要全面系统地对新招聘人员开展信息核对，并提交相关文件证明统一归档。同时，还需要及时更新小学单位的人事员工清单，确保后续查档的便利性。2.人事档案查验。定期对已整理的档案进行梳理，查阅档案是否存在遗漏，及时对遗漏的内容进行补充，尤其是针对历史久远的纸质类档案要进行修复或将其转为电子档案备存。3.人事档案转交。当小学单位的内部员工有调动时，要对相应人员的人事档案做好转移和交接，并做好内部记录。4.人事档案保密。针对人事档案的革新信息做好保密工作，确保不随意泄露或使用员工个人档案。

（二）小学人事档案管理的重要性。小学人事档案对小学单位的管理来说具有重要意义。1.个人的人事档案对员工具有重要意义。个人人事档案反映了个人的全部信息及相关经历，包含个人学习、培训、工作、党组织关系、绩效考核等详情，是个人职业生涯中的凭据。2.个人的人事档案对小学单位具有重要作用。对小学单位而言，人事档案是重要的信息来源，为开展人事测评提供了信息支持。通过人事档案可以充分了解每一名内部员工的工作信息，在员工竞聘与职级提升中便于单位作出科学的决策，推动单位更好地开展人力资源管理。3.人事档案对社会的人力资源发展具有重要意义。人事档案是社会重要的人力信息资源库，能使相关单位快速了解人才的个人经历和成长过程。同时，便于不同单位间、不同人员间达成有效的人力资源合作，推动人才信息化建设[1]。

（三）小学人事档案管理的要点。1.人事档案的真实性。人事档案记录的是每个人的档案信息，作为个人重要的信息依据，只有档案管理真实完整，才具有一定的法律保护效力。2.人事档案的完整性。人事档案必须完整，才能为内部员工参与竞聘、职称晋升等环节提供重要凭证。3.人事档案的动态性。对小学人事档案需要进行动态管理，在实际管理过程中要及时更新管理信息，补充和整理相关归档内容。

二、小学人事档案管理存在的问题

（一）对档案管理的认识不足。作为事业单位，尤其是小学单位，部分单位对人事档案缺乏统一的管理。部分单位的领导不重视人事档案工作，认为只要简单做好人事档案记录即可，忽略了人事档案管理体系的构建和管理设备的建设，使得小学人事档案管理出现了漏洞。尤其是部分领导认为小学人事档案管理并不能提供直接的教育成果，这一思想与现阶段的人事档案管理要求存在着较大的认知偏差。同时，在实际的管理过程中，参与档案管理的人员思维比较陈旧，管理人员的传统思维未得到转变，重视度不够高，降低了档案管理的效率。

（二）数字化管理水平较低。随着互联网技术的快速发展，各行各业正在向信息化管理进行转型。但部分小学单位开展人事档案管理仍以纸质材料为主，存在档案管理不规范、不全面等问题，管理的创新度不够高。在实际管理过程中，部分小学单位的人事档案管理创新意识不强，没有建立可执行的创新管理模式，档案管理工作没有足够的动力，部分单位虽然开展了信息化管理，但管理方式比较简单，仅仅是将原来的纸质档案材料录入电脑，其实质是纸质档案的电脑储存，缺乏统一的标准化管理制度。数字化管理水平较低常导致人事档案缺失或信息失真，不利于人事档案管理的安全和保密[2]。

（三）档案管理队伍不专业。当前，部分小学单位人事档案管理人员属于非专业岗位人员，开展人事档案管理过程时习惯沿用原岗位人员的管理系统或管理习惯，管理水平较低。这类档案管理人员的档案管理职责意识较为薄弱，业务能力较差，无法严格落实好档案管理要求，档案管理问题频出。同时，部分小学单位从事人事档案管理的人员是离退休人员或其他岗位的兼职人员，对管理工作的积极性较低，自身素质无法满足日益变化的人事档案管理要求，制约了小学人事档案管理的发展。

（四）人事档案繁杂。在实际的小学人事档案管理中，不仅要管理内部员工的基础信息，还要对内部员工的考核情况、培训教育情况、岗位经历等进行管理，档案的细项不断增多，为人事档案管理带来了诸多挑战。部分小学单位的人事档案管理因体制机制不健全，未及时对内部员工的资料进行更新，使得部分人事档案出现断档现象，导致资料混杂。

（五）安全水平较低。随着信息化的快速发展，信息安全性逐渐得到重视。但在当前的小学人事档案管理工作中，相关人员的安全意识不强。部分小学单位在开展人事档案管理时侧重于对档案进行存归档、排列名目，并未对容易引起危害的因素进行排查，如档案的管理系统是否存在漏洞、档案管理存放的位置是否安全等。

三、推动小学人事档案管理优化的对策建议

（一）提高对小学人事档案管理的重视度。加强对小学人事档案管理重要性的认识，将人事档案管理作为小学单位机构管理的重要组成部分，在实际的档案管理过程中，强化对档案管理工作的认识，逐步提升小学单位人事档案管理的效率，提升单位档案管理人员的管理意识，推动规范化、全面化、标准化的人事档案管理建设。同时，小学单位要配套专项的激励措施，对人事档案管理创新工作给予激励，可以将精神激励方式和物质奖励方式相结合，对人事档案管理人员实行考核，对考核结果优异的人员给予一定的物质和精神激励，多方面推动小学单位对人事档案管理的重视度，促进小学单位人事档案管理转型升级[3]。

（二）推动小学人事档案管理数字化。《中华人民共和国档案法》提出：“国家鼓励和支持档案科学研究和技术创新，促进科技成果在档案收集、整理、保护、利用等方面的转化和应用，推动档案科技进步。”可见，目前的档案管理需求逐步转向科学化管理，必须运用现代档案管理技术，开展档案管理的生命周期管理，特别是要在档案管理的收纳、储存、维护等环节实行数字化管理。要推动小学人事档案管理转变理念，与数字化接轨，实现数字化标准化的档案管理。一方面，要加大基础设施建设，根据数字化管理需要，添设数字化管理设备，实现硬件设施升级；另一方面，开展人事档案信息的数字化管理，可通过扫描仪等将纸质档案扫描入库，并建立数据库，实现按码找档，同时，要做好档案数据备份，并利用数字化手段及时排查档案中存在的缺漏，设定提示点，推动人事档案管理制度日益完善。

（三）进一步加强对档案管理人员的培训。加强对档案管理人员的技能培训是提升档案管理人员管理效率及管理水平的重要环节。一方面，要加大对人事档案管理基础技能尤其是信息化技能的培训，提升管理人员对档案管理系统的认知度和熟悉度；另一方面，加强对人事档案管理人员的意识培训，包括对其档案管理工作责任意识、涉密意识的培训，使其更加符合人事档案管理工作的要求。针对部分小学单位当前人事档案管理人员非专岗情况，应加大人才招聘力度，提高人事档案管理人员的管理水平，推动人事档案管理人员的角色转变，提高单位人事档案管理的综合素质[4]。

（四）完善人事档案管理思维。为解决人事档案繁杂的问题，人事档案管理人员要强化自身的管理意识，把好人事档案管理的录入关。在录入时，要根据人事档案管理的具体要求及时做好人事档案信息录入，杜绝张冠李戴、混乱管理的乱象。同时，还需定期学习新的档案管理要求、方式和方法，将先进的管理方法融入具体工作，建立分类完整、目录清晰的人事档案管理制度，为今后的人事档案管理提供依据。此外，应认真严格按照现有的档案管理规则，逐步完善档案管理措施，逐步提升人事档案管理水平。

（五）构建安全的档案管理体系。档案管理安全是开展人事档案管理的运维要求，是人事档案管理的红线。在日常人事档案管理时，要开展实时动态监管，建立网络防火墙，配套专业的安全设备。部分重要信息要专区专档保管，实施分区设密，确保人事档案管理信息的安全。同时，应及时安装杀毒软件，定期开展信息排查。除此之外，人事档案管理人员还需定期开展人事档案信息核查，确保人事档案信息的一致性，及时记录核查情况，以便后续跟踪溯源，构建更加完善的人事档案安全管理体系[5]。

四、结语

新时期，对小学人事档案管理提出了诸多新要求。小学要高度重视人事档案管理工作的重要性，针对当前人事档案管理中存在的重视度不高、管理水平较低、管理队伍不专业、档案繁杂及安全水平较低等问题，采取措施，逐一突破。小学要不断提高对人事档案管理的重视度，持续完善基础设施建设，逐步提升档案管理人员的管理能力，推动小学人事档案的规范化、制度化、标准化、数字化进程，最终实现与新时期小学人事档案管理要求相契合。