基于云计算技术的电子档案安全管理研究

文/廊坊睿利保温材料有限公司 卢碧云

近年来，云计算技术逐渐被引入电子档案管理中，成为电子档案安全管理的新手段和新方向。云计算是指通过网络将计算资源（包括硬件、软件和数据等）提供给用户使用的一种新型计算模式。具有成本低、灵活性强、扩展性好等特点，为电子档案安全管理提供了新的思路和方法[1]。通过本文的研究，可以有效提高电子档案管理的安全性和可靠性，并为相关领域的实践应用提供一定的参考和指导。

一、电子档案管理现状和存在的安全问题

（一）电子档案管理现状。在电子档案管理领域，尽管已经出现了大量的电子档案管理系统和相关技术，但仍然存在着一些困扰和挑战。主要表现在以下几个方面：1.电子档案数量大，且数据规模庞大。随着信息时代的到来和信息技术的不断发展，电子档案数量呈现指数级增长，数据规模庞大。据统计，截至2021年底，国家档案馆已经保存了超过140亿页的电子档案，数据总量达到了数千亿个。这些电子档案不仅包括文本、图片、音频、视频等多种格式，而且还包含大量的元数据和索引信息，使得数据规模更加庞大。2.电子档案类型多样化，形式复杂。电子档案来源于各种渠道，形式也极其多样化。例如，美国国家档案馆中保存的电子档案包括政府机构、企业和个人的各种档案资料，涉及的领域非常广泛，包括政治、经济、社会、文化等多个方面。这些电子档案的形式也非常复杂，既包括文本、图片、音频、视频等传统的媒体形式，也包括电子邮件、社交媒体、移动应用等新兴的媒体形式。3.电子档案管理安全保护意识不足，管理规范化程度较低。在电子档案管理中，仍然存在着安全保护意识不足、管理规范化程度不高的问题。有些机构甚至没有制定严格的电子档案管理制度和规范，从而导致电子档案的管理和安全存在风险。如，2021年，全国电子政务文件遭受黑客攻击事件共计27起，其中16起涉及到数据泄露。

（二）存在的安全问题。电子档案在管理和传递过程中也面临着一些安全问题。主要包括以下几个方面：1.存储安全问题。（1）数据备份不及时或不完整。数据备份是保障电子档案安全不可或缺的一步，但若备份不及时或不完整，则可能导致数据丢失或损坏；（2）存储设备受到恶意攻击，如病毒、木马、黑客攻击等。这些攻击可能导致存储设备的瘫痪、数据删除或篡改等安全问题；（3）存储设备物理故障。存储设备在运行过程中也可能出现硬件故障，如断电、损坏等，从而导致数据丢失或损坏。2.传输安全问题。（1）数据传输过程中被窃听或截获。传输过程中的数据可能会受到网络窃听、拦截等攻击，从而导致数据泄露或篡改；（2）传输通道不安全。网络传输通道缺乏安全保障，可能导致数据受到网络攻击或泄露。3.访问安全问题。（1）用户身份验证不严格或不完整。如果用户身份认证不严格或者验证不完整，则有可能存在非法用户进入电子档案系统，进行窃取、破坏等安全活动；（2）用户权限控制不精细。如果用户权限控制不精细，则可能会导致非法用户获取到高权限的操作权，进而导致电子档案系统整体的安全风险提高；（3）数据访问日志不完备。电子档案系统应具备完备的访问日志，以便于及时查找违规事件和恶意行为。

二、云计算技术的特点和应用

（一）云计算技术的定义和特点。云计算技术是一种基于计算机网络的新型计算模式，主要通过将大规模的计算和存储资源集中托管在互联网上，以服务的形式向用户提供计算和存储等各种应用服务。云计算技术的核心理念是“共享”，它通过将计算和存储资源在网络上进行共享，可以实现可靠、高效、安全的计算和存储服务[2]。

云计算技术具有以下几个显著特点：1.高度灵活的扩展性。云计算可以根据实际需要随时增加或减少计算和存储资源，从而满足用户的动态需求。2.巨大的计算能力。云计算可以快速获取海量的计算和存储资源，从而满足大规模数据处理和分析的需求。3.可靠的数据安全保障。云计算厂商通常会采用多种安全措施，来确保用户数据的安全性和可靠性。例如，数据备份、数据加密等安全技术，能够有效降低数据泄露和篡改的风险。4.简单易用的操作界面。云计算提供简单易用的操作界面，用户只需通过浏览器或移动端设备即可轻松完成各种计算和存储操作。5.高度可靠的服务保障。云计算技术通常具有高度可靠性和安全性，能够保障服务的连续性和可用性，从而极大地提升了用户的服务体验。

（二）云计算技术在电子档案领域的应用。云计算技术在电子档案领域的应用广泛而深入，主要可以归结为以下四个方面：1.数据存储。传统的电子档案管理，通过专门的硬盘或存储设备来进行文档的备份和存储。这种方式存在着易损坏、毁灭性且不便于管理等缺点。而云计算技术可以提供分布式的云存储服务，将电子档案数据保存到云端，实现数据的快速备份和恢复，同时保证数据的可靠性和完整性，从而大大提升了数据安全和可靠性[3]。2.数据传输。在传统的电子档案管理中，用户需要通过手动复制或移动等方式将数据从一台设备转移到另外一台设备，这样操作的容错性和安全性都较低。而在云计算技术的支持下，用户可以利用云存储服务，在不同设备之间自由传输和访问数据，极大地提高了数据的传输安全和访问效率[4]。3.数据分析。云计算技术具有强大的计算能力和分析能力，可以对大规模的数据进行处理和分析。在电子档案管理中，用户可以利用云计算技术进行数据挖掘、内容分析等操作，从而更好地支持电子档案的管理和利用。4.安全保障。云计算技术具有多重安全机制，能够保障电子档案数据的安全性。例如，云计算提供的虚拟化技术，可以将不同的操作系统和应用程序隔离运行，避免恶意攻击对整个系统造成影响。同时，云计算技术也可以实现数据加密、网络防火墙等安全措施，为电子档案保驾护航。

三、基于云计算技术的电子档案安全管理策略和建议

（一）电子档案存储安全管理方面。电子档案是现代化信息技术在档案管理中的应用，它的存储安全管理策略对于保障档案的完整性、可靠性和安全性至关重要。数据备份是电子档案存储安全管理的重要环节，建立备份机制可以在遭受意外损失时快速恢复数据。首先要制定电子档案备份和恢复机制，以确保备份频率和备份完整性，同时，要保证备份数据存放在不同的地方，并建立相应的应急预案，应对各种突发事件。特别是在电子档案管理系统中，要定期备份数据库文件和配置文件，保证数据库数据的完整性和稳定性。

高可靠性的存储设备和技术是保障电子档案存储安全的基础要素。为了避免因存储设备故障或数据丢失而带来的损失，需要选择具有高稳定性和高可靠性的存储设备和技术。一是在存储介质方面。传统的硬盘、磁带等介质可能会存在磁头损坏或数据丢失等问题，而SSD、SD卡等固态存储设备则相对更加可靠；二是存储技术方面。采用RAID阵列技术可以提高数据的容错性和可靠性，同时进行冗余备份。此外，还可以考虑采取分布式存储技术来确保数据保存在不同的节点上，避免数据损失。

随着互联网技术的发展，网络安全问题越来越受到重视。为了保证电子档案的数据安全性，需要使用合适的数据加密技术，增强数据的安全性，降低数据泄露和篡改的风险。一是使用对称加密算法。对称加密算法使用同一个密钥进行加解密，具有速度快、效率高等优点，但是密钥的管理难度较大；二是使用非对称加密算法。非对称加密算法使用公钥和私钥进行加解密，公钥公开，私钥只有拥有者知道，具有较高的安全性；三是使用散列算法。散列算法可以将任意长度的输入变换成固定长度的输出，具有不可逆性和唯一性，可以用于数字签名、消息认证等方面，可在数据传输过程中保证其安全性。

电子档案的网络安全也是存储安全管理的关键。要保证服务器和数据库等网络设备的安全性，需要采取相应的网络安全措施，如使用网络防火墙、设置访问控制策略、加强系统日志管理等措施来降低网络攻击的风险。

（二）电子档案传输安全管理方面。电子档案的传输安全管理是电子档案管理中不可或缺的一环。在传输过程中，如果不注意安全管理势必会导致数据的泄露或者损坏。为此，有必要对电子档案的传输安全进行详细阐述和建议。在电子档案传输中，采用可信的传输通道是保障数据传输安全的重要措施之一。一般情况下，采用加密技术和认证措施来确保数据在传输过程中不被窃听或截获。可以采用以下措施来加强传输安全：一是可以采用HTTPS协议。HTTPS协议比HTTP更具安全性，采用SSL/TLS加密机制保护传输的数据，并进行身份验证，避免数据被恶意篡改等风险；二是可以使用虚拟专用网络（VPN）。通过VPN建立安全的虚拟专用网络，将传输数据加密后传送到目标服务器上，这样可以避免数据在传输过程中被窃听和截获[3]。

要确保电子档案传输安全，还需要对传输权限进行严格的限制，保证只有授权用户才能进行传输操作。在传输安全管理中，应考虑以下几个方面：一是建立权限管理机制。建立相应的权限管理机制，制定详细的权限控制策略，包括用户权限、数据权限等，限制非授权用户的访问和传输；二是实施身份验证。在传输过程中对用户进行身份验证，确保传输的是合法用户，防止恶意篡改或者窃取数据，同时也可以追溯数据来源；三是记录传输日志。建立传输日志，并记录传输的时间、内容、来源以及目的地等信息，这样有助于发现异常的传输行为和数据泄露风险；四是建立传输规范。在传输安全管理中，还应建立相关的传输规范和流程，如文件传输格式、传输时限、检查机制等，从源头上保证传输的安全性。

（三）电子档案访问安全管理方面。电子档案访问安全管理策略应包括建立严格身份验证制度、实施分级授权制度、建立完备的访问日志和加强数据加密安全措施等多个方面。管理者需要制定详细的安全管理规范，采取技术手段和完备的管理体系，确保电子档案的访问安全性和可靠性。

电子档案的访问安全管理需要建立严格的身份验证制度。采取多重身份验证等手段，以降低非法用户进入电子档案系统的风险。常用的身份验证方式包括密码验证、指纹识别、刷脸等识别技术。由于密码验证存在密码破解等安全风险，建议采用多种身份验证方式进行组合验证，从而提高身份验证的安全性并避免密码泄露的风险。同时，定期更新密码、增加复杂度和长度也是保障密码安全的重要环节。

实施分级授权制度是保障电子档案访问安全的重要手段。分级授权制度根据用户角色和需要，对不同用户实施不同的权限控制，确保用户仅能访问其所需的数据。通过灵活设置权限控制策略，实现系统对访问者不同身份的管理，如管理员、普通用户等，对于重要数据实行更加严格的权限控制和访问审批机制，防止数据泄露或损坏。

电子档案访问安全管理需要建立完备的访问日志，记录访问的用户、时间、地点、操作类型、敏感信息访问等，及时发现并处理违规行为和恶意事件。访问日志是系统安全管理中的重要组成部分，可以为追溯事件提供重要参考，提高安全性能并有助于减少违规行为和恶意攻击[4]。

为保证电子档案的访问安全，还需要加强数据加密安全措施。在传输和存储过程中采用加密技术，保障数据的传输和存储安全。在通信安全方面，可选用SSL/TLS协议等安全传输协议；在存储安全方面，采用访问控制等手段限制非授权用户对数据的访问，并采取加密技术保障数据的安全。

四、结语

随着信息技术的飞速发展，电子档案的规模和数量越来越大，同时也面临着越来越严峻的安全挑战。本文通过对电子档案管理现状以及存在的安全问题进行分析，提出了基于云计算技术的电子档案安全管理策略和建议，包括电子档案存储安全管理方面、电子档案传输安全管理方面和电子档案访问安全管理方面。希望这些建议的实施能够提高电子档案管理的安全性和可靠性，为数字化时代的电子档案管理提供更好的技术支持和保障。