综合类档案馆实物档案管理实践探析

文/天津市档案馆 王丹丹

实物档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。通常，综合类档案馆实物档案主要来源于国际事务合作和处理涉外事务的礼品实物档案；重大活动、重大事件形成的实物档案；社会征集的实物档案等。相较其他门类的档案，实物档案具有形象、直观、难管理等特点。机关、团体、企业事业单位和其他组织按照国家有关规定，应定期向档案馆移交实物档案。

为了扩大馆藏和提升档案宣传力度，近年来综合类档案在不同程度上加大了收集实物档案的力度，实物档案收集的门类越来越多样，载体越来越丰富，数量也越来越多。当前，国家尚未出台实物档案管理的相应规范标准，如何做好实物档案管理工作，推动实物档案管理进一步规范化、科学化和标准化是重点也是难点。

一、实物档案管理存在的问题

（一）实物档案收集难。机关、团体、企业事业单位和其他组织对实物档案的收集工作重视程度不够，实物档案的归档意识不强，导致收集速度和质量严重滞后。实物档案的来源及形成时间具有不确定性，造成实物档案归档不及时，容易出现实物档案破损和丢失等现象，以致实物档案的实体安全无法得到保障。实物档案收集工作还存在着“泛化”的趋势，从存量实物档案看，价值不高、重复件及电子垃圾的实物档案依然存在，占用了本就库容紧张的实物档案库资源。

（二）实物档案整理难。实物档案的整理与文书档案、会计档案等其他门类档案相比难度较大，至今还未有统一的标准，归档整理规则也不成熟。实物档案的整理不规范，表现在三方面：第一，分类不规范，全宗内档案并未按照载体形态进行分类；第二，编号不规范，编号张贴的位置不一致，编号的方式不统一；第三，目录著录不规范。移交的实物档案原始目录档号、题名、时间、责任者等著录项不规范，特别是时间、责任者等著录项大部分缺失。

（三）实物档案保管难。实物档案载体形式多样，其载体可由纸质、玻璃、金属和塑料等多种材料构成。载体为泥塑、木质的实物档案极易开裂；载体为银制、铜制的实物档案，易出现氧化、变色。这些特殊载体的实物档案需要极为严格的保管环境，以木制载体为例，木制品需要在温度5℃～35℃，湿度85%左右，较潮湿的存储环境。“档案在文”，文书档案库房依然是档案馆库房的主体，按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）中对档案库房温湿度的要求，档案库房温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%。这样的温度设置更适合文书档案的保管，但达不到不同类载体实物档案的保管环境要求。另外，木制品、铜制品还需要专业的定期养护，否则一旦破损，很难回到原始状态。由于实物档案多样性的特点，对其进行保管需要一定的空间和设施，综合类档案馆往往因库容所限，实物档案与传统纸质档案一同放置在密集架上保管，摆放较为随意，无法按照顺序排列，这也造成了实物档案保管难度较大。

（四）实物档案利用难。进入综合类档案馆的实物档案只有极少部分以展陈形式出现，导致综合类档案馆实物档案利用率低。用于展陈的实物档案除了具有观赏价值外，还需具有现实意义，然而进馆的实物档案很少有明确的背景及来源说明，造成一些珍贵实物档案无法作为展出使用，被永久尘封在档案库房。绝大部分实物档案进入库房保管后，长期被放置在档案柜或密集架上，利用率非常低，从而失去了背后所蕴含的价值和意义。

（五）实物档案数字化难。实物档案的数字化是实物档案管理的重要一环。在实物档案管理工作中，经常会出现重复题名的现象，如名为座钟的目录共有7条。如何将目录与实体档案一一对应，目录著录工作显然是没有办法解决的。实物档案数字化工作却可以解决这个问题，7个座钟外观形状、大小各不相同，可以将实物档案数字化，将数字化成果与目录一一对应。同时，通过数字化工作，在一定程度上可以实现对重要或价值较高的实物档案的有效监管。但实物档案数字化工作开展并非易事，首先综合档案馆保管的实物档案数量大，其次实物档案形式多种多样，载体形式也不尽相同，对数字化技术要求较高，综合类档案馆人力和数字化技术水平有限，实物档案数字化工作难以开展。

二、改进实物档案管理的措施

（一）完善实物档案收集的规范制度。完善的制度是所有档案管理工作的基础，实物档案也同其他类型的档案一样，需要相应的标准和管理制度。实物档案的广谱性给其收集工作带来很大的困难，有必要明确实物档案收集的标准和规范。从实物档案的来源看，接收是综合类档案馆实物档案的主要来源。因此，立档单位移交实物档案的质量好坏直接决定了综合类档案馆的实物档案的质量。这就要求，立档单位要根据本单位实际工作，将能够反映本单位职能活动和历史真实面貌且具有保存价值的特定有形物品安全、及时归档。为此，立档单位应建立健全实物档案管理制度，以明确本单位实物档案的收集时间、归档要求、归档范围等要求。立档单位按规定制定本单位的《实物档案归档范围和档案保管期限表》，档案部门要严格按照《实物档案归档范围和档案保管期限表》收集实物档案，并采取定期、不定期收集及主动追踪等多种方式，加强对实物档案的收集力度。

除此之外，社会征集档案是综合类档案馆实物档案的又一来源，综合类档案馆应制定实物档案征集相关办法，并根据馆藏情况，确定实物档案征集主题，并在入馆前对征集档案进行鉴定，对存有真伪疑义的实物，采取必要的措施对实物档案进行真实性、原始性再鉴定，以确保实物档案的质量。实物档案鉴定，特别是对较珍贵且具有历史价值的实物档案鉴定时，要加强与文物部门的信息衔接、沟通，整合内部资源，打破部门壁垒。收集实物档案时，还有一个重要环节不能忽视，要将实物档案的历史背景、文化渊源、档案来源等内容收集齐全、完整。

（二）统一实物档案的整理方法。1991年《天津档案》第一期上登载了《实物档案初探》一文，第一次明确提出了实物档案的概念。三十多年来，档案界对实物档案这一提法始终争议不断。但随着档案实践工作的拓展和档案外延的扩大，实物档案已成为档案体系的重要组成部分。然而，实物档案收集、整理工作虽然如火如荼地开展起来，但背后却潜藏着不少问题。尤其是各单位各自为政，以致实物档案整理的形式五花八门、质量参差不齐。究其原因，是由缺乏实物档案整理的统一标准造成的。目前，各地区、各单位在整理实物档案时主要参考《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《印章档案整理规则》（DA/T 40-2008）。《归档文件整理规则》明确指出该规则是作为文书档案保存归档文件的整理原则和方法。文书档案在分类、编号、编目方面和实物档案有很大的区别。《印章档案整理规则》规定了印章档案的整理方法和原则，但印章档案作为实物档案的一类，不能作为指导实物档案整理的规则。制定统一标准的实物档案整理标准迫在眉睫，实物档案整理的科学、统一、有序，才是开展其他实物档案工作的基础。

（三）加强实物档案的安全保管。根据2020年6月新修订《中华人民共和国档案法》第三章，新增第十九条提出“按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采取先进技术，实现档案管理的现代化”。实物档案具有稀有性和唯一性，若破损将不可逆，安全保管更应引起重视。实物档案更适合在一个独立、安全的空间集中保管。《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）中4.2.1条款中规定“档案库可包括纸质档案库、音像档案库、光盘库、缩微拷贝片库、母片库、特藏库、实物档案库、图书资料库、其他特殊载体档案库等，并应根据档案馆的等级、规模和实际需要选择设置或合并设置”。目前，很多综合类档案馆即使设立了专门存放实物档案的库房，但库容有限，也仅存放一些较为重要或有展示价值的实物档案。分散的实物档案管理模式，给实物档案带来很大的安全隐患。综合类档案馆应根据实物档案的馆藏量，建立实物档案库房，统一、集中保管实物档案。对珍贵实物档案进行分类分级管理，利用科技手段，采取不同的保管措施。同时，实物档案库房应配备专业的档案管理人员，档案库房管理人员要严格遵守相关的制度规范和工作流程，对实物档案进行保管的过程中，必须具有保护意识，熟悉不同载体特性的实物档案维护方式、方法，不断更新实物档案保管、保护的新知识。同时，综合类档案馆还要加大资金投入，购置保管实物档案的相应设备，从而使实物档案得到更好地保管和保护，实现实物档案的长久保存。

（四）拓宽实物档案的利用途径。在档案的整个生命周期中，最重要的环节和最终的目的就是档案的利用。目前，综合类档案馆实物档案的利用率不高，且利用实物档案的方式也较为单一。综合类档案馆应采取各种措施，拓宽实物档案的利用途径。首先，要树立主动服务意识，主动作为，为各单位和人民群众提供优质的查询利用服务。其次，展览陈列是让公众直接认识档案的最有效途径，要充分利用馆藏资源，围绕重大活动、社会热点，举办实物档案展览，传递实物档案带来的精神内涵，让群众走近实物档案、了解实物档案。除了传统的展陈方式以外，近年来，随着数字视觉技术的发展，数字展陈技术已在博物馆、纪念馆、美术馆等文化场馆得到广泛应用和实践，给档案展出提供了新的思路和方法，这种数字展览的视觉效果更适于实物档案载体多样性的特点。再次，深挖实物档案背后的故事，利用报纸、杂志、广播，抖音、微信公众号等平台，通过文章、短视频的方式对外宣传实物档案故事，把档案宣传到人民群众中去，让实物档案走进群众视野。最后，党的二十大报告提出“推进文化自信自强，铸就社会主义文化新辉煌”。《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出“加强档案文化创意产品开发，探索产业化路径”。档案文创产品的开发是创新档案信息资源开发利用的重要形式，目前档案文创产业尚处于探索起步阶段，数量和质量都还缺乏成功的实践案例。综合类档案馆应充分发挥馆藏文化资源优势，以文创为载体讲好档案故事、传播好档案声音。

（五）推进实物档案的数字化。我国一直高度重视档案建设工作，明确将档案数字化作为重要任务。最新修订的《中华人民共和国档案法》新增“档案信息化建设”章节，明确指出符合规范和标准的电子档案的效力等同于传统的其他载体档案，同时明确规定了各级政府要将档案信息化纳入信息化发展规划，并且鼓励、支持各级档案馆推进传统载体档案数字化。为实施国家档案局“存量数字化，增量电子化”战略，综合类档案馆一方面持续开展馆藏存量档案的数字化，另一方面持续推行“双套制”移交与接收工作，全面实行进馆纸质档案和数字化副本双套制接收。无论是存量数字化还是接收移交的数字化副本，数字化工作重点始终围绕在纸质档案和声像档案，实物档案几乎没有涉及。

综合类档案馆要启动存量实物档案数字化工作，实物档案的数字化可采取外包的形式，这种引入外包公司的模式，已经成为综合类档案馆一些档案业务工作的现实选择和通行做法。为保证存量实物档案数字化工作开展的合理、有序，按照《档案数字化外包安全管理规范》《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020），具体工作流程可参考纸质档案及声像档案数字化工作。实物档案技术方面，2022年4月7日，国家档案局发布《实物档案数字化规范》（DA/T 80-2022)，自2022年7月1日实施。《实物档案数字化规范》规定了实物档案数字化的组织与管理，确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理工作与实物档案验收、移交和入库要求，为实物档案数字化工作提供了技术支持。推动实物档案的“双套制”移交与接收工作，综合类档案馆要制定实物档案“双套制”的移交与接收工作细则，统一实物档案数字化技术标准的基础上，要有前瞻性预测，为实物档案的各项工作开展奠定更好的基础。

三、结语

实物档案所具有的多样性、复杂性和随机性，决定了实物档案与其他门类档案相比更难以管理的特点。为了做好实物档案管理工作，综合类档案馆应在完善实物档案收集的规范制度、统一实物档案的整理方法、加强实物档案的安全保管、拓宽实物档案的利用途径、推进实物档案的数字化几个方面下功夫，这样才能持续地丰富馆藏资源、优化馆藏结构、推动综合类档案馆馆藏资源体系建设，发挥实物档案的独特作用和应有价值，提升综合类档案馆的影响力和服务力。