事业单位档案管理信息化模式构建路径探析

2024-03-12潍坊市人民医院邓艺琳

办公室业务 2024年2期

文/潍坊市人民医院邓艺琳

事业单位在档案管理中融入信息化管理模式，需要与事业单位原有的档案管理要求相协调，利用信息技术解决以往档案管理中存在的各种问题，在内部匹配完善档案信息化管理机制，规范档案管理工作，以保证档案管理水平的稳步提升。

一、事业单位档案管理信息化模式构建的特点和价值

（一）特点。1.高效化。在事业单位中，档案管理是一个必不可少的环节。如何提升档案管理的效率，保证档案的完整性和准确性，成了档案工作人员必须思考的问题，凸显了档案信息化管理的高效化特征。（1）高效化特点使得档案管理更加便捷和快速。在传统的档案管理方式中，工作人员需要在大量的纸质档案中寻找信息，会浪费很多时间和精力。而利用档案信息化管理的高效化特点，如计算机和网络等技术，可以实现对档案信息的自动化管理、检索和归档，有效减少了对工作人员的依赖，利用自动化技术在短时间内完成档案管理的任务，也为档案的安全提供了保障[1]。（2）高效化特点可以大幅提升档案管理的准确性和可靠性。在纸质档案管理中，由于人为因素的影响，不可避免地会出现许多差错，比如错放、标错文件名等，可能会对档案的使用和管理造成极大的困扰。而采用高效化特点，比如数字化管理、智能化检索等，可以大大降低人为因素的干扰，为档案工作提供保障。（3）高效化特点可以实现档案管理的共享化和协同化。在传统的档案管理中，不同部门之间往往存在“信息孤岛”的问题，难以实现档案信息的共享和协同。而采用网络化管理、云存储等技术，可以实现档案信息之间的共享和协同，让不同部门之间能够更加有效地协调合作，从而提升工作效率和质量。2.便捷化。信息技术的便捷化特点在事业单位档案管理信息化模式中的应用无处不在：其一，信息化模式可以通过数字化、智能化手段让档案信息的录入、存储、检索和使用变得更加快捷、高效。其二，基于互联网技术的信息化模式还能通过网络和云存储等手段让档案信息的共享和利用更加便捷和高效。在实际应用中，部分事业单位充分发挥信息技术的便捷化特点，融合新型的技术方案，构建全新的管理体系。例如，部分单位在内部构建了功能齐全的档案管理模式，实现对档案资源的数字化处理，实现了档案信息的全面管理和高效利用。其三，一些政府部门通过实现档案管理系统网络化，加快档案信息的流通速度，为各项工作提供重要的支持。

（二）价值。档案管理作为一个历史悠久的行业，一直扮演着记录历史、保留文化遗产、维护社会秩序的重要角色。然而，长时间以来，档案管理一直依赖于传统的手工管理方式，由于信息化水平的滞后，劳动力和时间成本的增加，档案管理难以高效、精确地完成。面对这些问题，管理人员急需引入信息化建设，完善管理模式，提高档案管理水平[2]。信息化建设以其高效、准确、便捷、及时的特点，极大地提高了档案管理的效果。首先，利用信息技术将原有纸质档案转变为数字化档案进行储存，不仅可以节省大量人力、物力、时间等成本，还有助于根据实际需求快速地调取对应的档案信息，提高档案资源的利用率。其次，信息化建设可以密切各部门之间的沟通以及互动，共同整理和传递档案信息，通过互联网连接多个机构、部门、地区的档案数据，共享有价值的档案信息，加强档案信息的互通互联，提高档案管理效率。最后，在线应用和云存储技术的应用，扩展了档案储存空间。数据挖掘和机器学习等技术的应用，对档案管理过程进行全方位的监督，出现安全隐患时能够快速地反应相关信息，方便管理人员做出科学决策，提高档案的安全系数。

二、事业单位档案管理信息化模式构建存在的问题

档案管理是每个单位必要的管理工作之一，随着信息时代的到来，信息技术逐渐和事业单位各个管理模块相互融合，但事业单位在构建档案管理信息化模式中却存在不少问题，不仅影响到事业单位的正常运营，也影响到整个社会的发展。一方面，一些事业单位还没有完全理解档案管理信息化模式的意义和重要性。事业单位的档案管理往往采取人工作业，导致档案管理工作效率低，出现了很多问题，如档案遗失、档案数据不准确等，而通过信息化手段的整合，可以有效地解决这些问题。另一方面，档案管理信息化模式的构建面临着诸多问题。例如，基于信息化模式的档案管理需要配备先进的设备与软件，需要拥有专业人才以及大量的资金投入等，而一些事业单位并不具备这些条件，导致信息化模式的推进受到很大的阻力。

三、事业单位档案管理信息化模式的构建路径

（一）重视档案管理信息化模式的宣传。档案管理是一项重要的管理工作，它记录了一个单位的发展历程，对于单位的未来发展至关重要。事业单位档案管理作为重要的组成模块，记录了单位的发展历程，同时也可以为后续的决策提供重要的参考依据，再加上事业单位档案类型较为复杂，如果仍然采取人工方式，难免会出现失误，因此，要用信息技术来提高档案管理的效果[3]。1.注重宣传效果的提高。现代社会中，宣传手段的多样化为实际工作提供了发挥宣传作用的空间。在宣传档案信息化管理模式中，工作人员可以通过多种方式进行宣传。例如，通过互联网、微信公众号、新闻媒体等平台，将宣传信息化管理模式的内容推向大众。2.注重宣传的针对性。事业单位档案管理中，不同部门、不同档案的管理方式各不相同。因此，在宣传过程中需要针对不同部门、不同类型的档案进行分类宣传，以强化宣传效果，让更多的管理者和档案工作者更好地了解该模式，加快档案信息化的建设进程。3.要注重宣传的深度和广度。深度宣传是指通过对该模式的详细解释和推广，让管理者进一步了解信息化管理模式，从而逐步提高其在档案管理中的应用程度；广度宣传则是指针对不同部门、不同档案的管理方式进行广泛的宣传，让更多的管理者和档案工作者了解该模式的应用价值。

（二）融入先进的技术方案。1.大数据技术。大数据技术能够有效地存储、管理、分析和利用数据，使人们能够更好地理解、预测和应对各种现象。在事业单位档案管理信息化模式构建中，大数据技术的应用相当广泛。首先，在档案管理中，大数据技术能够为事业单位提供更加便捷、高效的信息管理方式。在传统的档案管理方式中，许多档案都需要手工处理和存储，这样会消耗大量的时间和精力[4]。但在大数据技术的支持下，事业单位可以将档案存储到云端数据库中，实现快速地访问和查询，从而大大提高档案管理的效率和质量。其次，在档案管理中，大数据技术还可以为事业单位提供更加准确、精细的数据分析和统计功能。通过利用大数技术，事业单位可以对档案中的数据进行分析和统计，从而得到更加详细和准确的信息，帮助管理人员更好地了解档案内容和特点，为相关工作提供更加科学和可靠的依据。最后，大数据技术还可以帮助事业单位更好地保证档案的安全和完整。在传统的档案管理方式中，档案往往存储在实体储物柜中，容易被破坏，而通过大数据技术，事业单位可以将档案数字化并存储在云端数据库，通过不同的防护技术，减少档案资源流失和泄漏问题的发生。2.云计算储存空间。在信息化时代，无论是企业还是事业单位，都面临着大量数据的积累和管理。而电子档案的存储和管理不仅是一项极为重要的任务，也是一项需要大量储存空间的工作。传统的档案管理方法需要大量的纸张、印章等物资，占用大量的储存空间，还需要大量的人力物力来维护和管理，不仅成本高昂，而且效率低。云存储空间为档案管理带来了一种全新的解决方案。云储存是一种以网络为基础，将数据存储在远程服务器上的一种方式。相比于传统的档案管理方法，云储存不需要占用办公场所的物理空间，也不需要大量的纸张、印章等物资，大大降低了成本[5]。同时，云储存具有高度的灵活性和安全性，只要连接网络就可以随时随地访问档案信息，而且还可以实现数据的备份和恢复，满足各项工作要求。

（三）健全档案管理信息化建设方案。在新时期背景下，档案管理工作急需更新，事业单位开始进行档案管理信息化建设，其中健全信息化管理方案是非常关键的一环。1.明确目标。管理人员要适当借鉴其他单位档案信息化建设的相关思路，再结合本单位的实际情况，确定主要的工作目标，比如要提高档案管理的效率、降低系统的维护成本、提高档案信息的安全性等，只有明确了目标，才能制定有效的方案。2.优化流程。信息化管理的核心是优化流程，提高信息处理的效率和精度。因此，管理人员要重新审视现有的档案管理流程，发现其中可能存在的瓶颈和问题，制定优化方案，可能的优化方案包括：采用信息化工具简化流程、优化人员配备、加强沟通和合作等。3.选定信息化工具。信息化管理需要借助各种工具。例如，根据实际需求，管理人员可以选定最适合的信息化工具，可能的工具包括：档案管理系统、数字化扫描设备、OCR文字识别技术、安全加密技术等。在选定信息化工具的同时，也需要考虑工具的可扩展性和可定制性，以便于日后的维护。4.加强安全管理。档案信息的安全性是信息化管理方案中不可或缺的一部分。管理人员需要采取措施保障档案信息的安全，如：制定安全策略、进行信息加密、加强安全审核、建立备份和恢复机制等。只有确保档案信息的安全，才能使信息化管理方案更加有效和可靠。

（四）搭建高素质的工作团队。建立高素质的工作团队不是一朝一夕的事情，它建立在对员工能力、素质深入了解的基础上。在档案管理工作中，精细化、规范化、专业化非常重要。因此，档案管理人才不仅需要具有行业知识，还需要具备较强的学习能力、团队协作能力和人际交往能力。要加强人才培养，持续提高员工的知识水平和能力素质，企业要为员工提供学习资源和平台，制定针对性的培训计划，帮助员工提高自身素质，增强团队的整体实力。