浅谈智能化档案管理系统的构建

2024-03-12十堰市企事业单位内部审计指导中心韩晶晶

办公室业务 2024年2期

文/十堰市企事业单位内部审计指导中心韩晶晶

新时期，智能化档案管理已经成为时代发展的主要趋势，它有利于档案管理工作科学化、规范化、全面化和高效化发展，为企业的决策和长远发展提供有效的参考依据。智能化档案管理对提高工作效率及档案利用率、提升档案管理工作水平及工作质量具有积极的促进作用，对企业发展起到良好的推动作用。

一、智能化档案管理系统构建概述

随着智能技术在各领域的应用，档案管理信息涉及的种类和数量呈直线式增长。在这种情况下，档案管理内容包括保存信息、传输信息、更新信息、维护信息、查找信息等，工作越来越复杂。传统的档案管理模式多采用纸质存储、人工处理方式，涉及的档案管理工作流程复杂，信息筛选以及数据整理都需要较长的时间，且质量无法保证，还会耗费大量的人力和物力，不利于档案管理工作的可持续发展。另外，传统的纸质管理和人工处理方式存在损坏档案信息的现象，从而影响档案管理的质量。智能化时代下，信息大数据、人工智能、计算机等先进技术和系统能够将传统纸质档案管理形式逐渐电子化，便于记忆、查找，可以有效实现信息共享和大量信息分析，不仅能够提高查找速度，还可以保障信息的安全。智能化时代，档案管理系统能够有效实现与各领域的交融。首先，智能化时代的档案管理模式、软件系统平台、运维管理离不开计算机学科、智能化理工科等领域的知识和技术。其次，智能化时代下各领域的信息共融，档案管理模式也要顺应时代发展，实现信息共享。因此，档案管理智能化是不同领域和不同学科的交融体现，要有效建立智能化时代档案管理系统，相关行业要实现各领域人员结构的调整，充分运用各领域的知识，更好地促进智能化档案管理系统新模式的应用和管理[1]。

二、智能化档案管理系统的构建现状

传统的档案管理不仅消耗了大量人力、财力以及物力，而且无法满足时代发展需求。智能化档案管理打破了时间和空间的限制，有效实现了不同区域、不同单位、不同领域档案信息的互通，使智能化时代档案管理的信息量越来越大。因此，构建智能化档案管理系统尤为重要，具体包括以下几点：第一，档案管理涉及数据信息量大。在各个时间段内不同地区、不同单位都会产生大量的档案信息，且每天还在逐渐增加。第二，档案处理速度快。各领域各部门互通速度越来越快，档案信息更新就必须加快，同时还要具备处理大量数据的速度和能力。第三，数据信息类型越来越复杂。智能化时代，数据信息多种多样，文本、图片、短视频、音频、系统软件等各种各样的数据信息，呈现形式或静态，或动态，具有非常明显的异形结构和多样化特点。

档案智能化发展尚处于初级阶段，随着智能化技术的更新迭代，有些行业虽然完善了制度标准，但技术水平还跟不上智能技术的更新速度，导致与新技术不能很好地兼容。由于上述原因，智能化档案管理工作停滞不前[2]。

三、智能化档案管理系统构建的有效策略

（一）转变传统的档案管理模式。档案管理人员应充分认识到智能化档案管理的优势以及实施智能化管理的必要性，对内部成员加大宣传力度，通过会议、宣传栏等多种渠道，拓展档案管理智能化氛围，让全体成员形成档案信息及数据智能化、电子化管理的共识，让全体成员认识到智能化档案管理在日常工作中的重要性。同时，企业档案管理人员要提高紧迫感和责任感，做好档案管理工作，为领导决策提供数据信息和参考依据[3]。智能化时代，无论是信息处理还是信息更新的速度和质量要求都越来越高，涉及范围越来越广、存储信息越来越多元、存储形式也越来越复杂。对此，档案管理工作人员要转变传统思维，有效构建档案管理系统。首先，档案管理部门需要结合智能化时代档案管理的需求，不断优化管理制度和工作方式，完善各项业务考核和奖惩制度，有效促进档案管理工作的顺利开展，包括接收、登记、分发、传阅和归档各类文件和公文，确保文件按照规定的程序和流程进行审批、签署和传递，并跟踪和督促文件的处理进度，确保文件的及时性和准确性。同时，要强化业务培训，操作技术和方式方法应随时代的变化而变化，不断提升工作人员的业务能力，在日常工作中要用多种方式引导和强化他们的创新思维，让全体人员能够对档案管理智能化有全面的认识，并熟练运用在实际工作中。其次，档案管理工作人员要不断强化学习、提升专业素养，更好地迎接智能化时代新型档案管理模式的挑战[4]。

（二）完善智能化档案管理工作规范。制定统一的标准，能够在更大范围内推广智能化档案管理工作。第一，政府部门要做好带头作用，结合当地的实际情况，出台档案管理工作标准，设置智能化档案管理工作准则，为档案管理工作的实操提供统一的标准和依据。档案管理工作规范包括对文件进行分类、编号、归档和存档以及档案的数字化加工，确保文件的完整性和可检索性。同时，还应建立和维护档案管理系统，确保档案的合规性和规范性。此外，还需要负责处理文件的借阅和归还手续，跟踪和更新档案状态，根据规定期限销毁档案，牵头做好档案工作。第二，智能化档案管理工作涉及很多领域，所以要提前整合技术资源，引进先进技术。为保障后期档案工作检索的效率，还需要提前做好档案录入和分类工作，包括对公章的保管、盖章申请的审核和授权，确保公章安全和正确使用。确保公章使用符合相关法律法规和单位规定，防止公章被滥用或丢失，及时更新公章以保证其有效性。在档案管理工作中，最主要的就是避免信息丢失和泄露，所以在工作过程中要对数据进行备份，对数据进行定期检测，加强对工作平台的管理工作[5]。

（三）建立档案管理人才队伍。智能化时代下，人才队伍是档案管理智能化建设的关键因素，而档案管理人员需要具备相应的档案管理能力和业务工作能力。1.档案管理系统构建过程中要打破专业限制。档案管理、数据分析、人工智能、计算机技术等领域的人才都应该纳入队伍建设中，这样才能够打造一个科学合理且能够顺应智能化时代发展的档案管理模式，实现系统运作、存储信息分析利用、信息更新信息传输等服务，有效推动档案管理行业的可持续发展。在档案管理过程中，管理人员必须根据档案管理工作的实际情况以及实际需求，有效调节初级档案管理工作与高级档案管理工作。在构建资料库的同时，考虑综合性以及分级化的目标，在此基础上构建信息化档案管理平台，实现资源共享并改善传统管理中存在的缺陷与不足。与此同时，还须对档案管理工作人员进行培训，提高人员素质，提升服务意识，确保档案管理工作人员符合工作要求。2.档案管理系统建设过程中要打破专业限制。不同的专业知识，如社会发展动态、时代前沿新闻、未来发展预测、档案信息共享等内容都能够为档案管理实现智能化提供有效保障。同时，进一步优化档案管理内容，加强档案保密管理，提高档案管理的安全性和保密性[6]。档案管理人员应保障档案内容的安全，对于涉密档案，要对操作人员进行资质审查，根据不同岗位给予相应的权限级别，后台记录操作日志。要做好档案的保密工作，加强档案管理人员的保密教育，制定严格的保密制度，加强落实，责任到人，增强档案管理人员的保密意识。根据国家有关法律法规，建设档案保管办公室，确保管理人员能够准确区分普通保管档案和机密档案，保证档案管理工作安全有序地开展[7]。

（四）搭建智能化档案管理系统。搭建智能化档案管理系统是实现档案管理智能化的关键。档案管理主要围绕档案信息的生成、存储、更新、传输、查找五个环节进行，档案管理应该借助智能化信息技术搭建一套符合智能化时代需求的档案管理系统。

第一，档案信息的生成是指生产信息和采集信息的过程，由主管部门录入档案信息或个人信息，实现档案信息的实时自动更新。第二，采用信息技术对录入信息进行筛选，同时对数据进行处理，最终形成统一的档案信息。汇总不同的、大量的存档信息，建立信息存储库。第三，要搭建一个智能化档案管理系统，系统中的信息可以有效筛选、分析，使存储信息为各领域工作提供有效帮助。第四，构建全网防护体系，采用多种防护技术和管理手段，确保网络安全、系统安全和应用安全，实现现代档案信息的安全管理。

（五）完善智能化基础设施。为全面深入推进档案管理工作中基础工作的智能化应用，要完善智能化设备。首先，要购入硬件设施，例如计算机、扫描仪、光盘刻录机等多种硬件设备，这项工作须投入大量的财力及物力。其次，要提前建立网络数据库、电子目录以及接收中心，保障信息安全，这样才能进一步推动档案信息智能化采集与录入工作进度。只有做好基础工作，才能为下一项工作打好根基，保证档案管理工作的高效开展。档案管理智能化必须有先进的硬件配套设施作保障，以提高档案管理信息化的使用率。此外，还应购入符合国家统一标准的档案管理软件，确保软件功能的全面有效使用，提升档案信息的安全性和稳定性[8]。

（六）做好档案资料的信息安全管理工作。智能化档案管理可借助计算机网络实现信息的整合与共享通过计算机及网络处理档案信息资料时，如不注意防范可能会造成信息泄露，存在潜在的安全隐患，如信息被篡改等。由于档案内含有大量的职工个人信息，一旦丢失将出现严重后果。因此，必须重视档案信息的安全管理，强化软件系统，设置并落实安全防范措施，防止病毒、黑客的入侵，防止泄露或损坏档案信息[9]。在档案智能化管理中，对产生的资料及存储后的数据应立即备份，除存储在电脑外，还应保存于其他可脱机的载体中，同时严格落实安全保密措施。对于长期或永久保存的档案资料，应制作纸质档案同期保存，并将其与电子档案互联。此外，严格执行单位涉密文件和敏感信息的流转程序，确保只有得到授权的人员能够查阅和处理涉密文件。同时，采取安全措施防止信息泄露，并定期进行安全审查和评估，确保信息的安全性。档案管理人员应保持高度的警惕，不断提升智能化技术水平，确保档案管理的安全性及保密性[10]。