民办高校教学秘书岗位服务探索及研究

2024-03-12南京传媒学院李功梅潘一瑜戴娜

办公室业务 2024年2期

文/南京传媒学院李功梅潘一瑜戴娜

教学工作是民办高校最重要的工作之一，教学管理的水平直接影响着教学质量的好坏。民办高校二级学院设有教学秘书岗位，是协助学院领导处理学院各类教学管理事务的工作人员，是学院所有工作的核心，是参与学院教学管理的重要力量，是联系教务部门、行政部门、院领导、教师和学生的纽带，起着上传下达、反馈信息和服务师生的作用。作为教学管理工作最直接的参与者，教学秘书的服务质量和管理水平直接影响到教学管理的正常运行。文章从民办高校教学秘书岗位定位和基本岗位职责入手，对民办高校教学秘书岗位服务与管理模式存在的问题进行分析，探索研究民办高校教学秘书岗位服务与管理模式的改进措施。

一、民办高校教学秘书岗位定位

民办高校教学秘书主要从事日常教学运行、人才培养、质量监控、实践教学、考试管理、成绩学籍、教学档案管理等工作，还要担任行政、科研、培训交流等工作，工作内容复杂、琐碎、繁多。需要做好计划、组织、协调、监督等工作，同时还要完成学校各部门下达的任务，所以应具备良好的知识结构和较强的工作能力，在工作中提高分析问题和解决问题的能力，不断提升服务质量。

教学秘书主要是为师生服务、为教学服务，他们面对的是不同性格、不同背景、不同生活环境的教师和学生，要将教师和学生的需求放在首位，全心全意为他们服务。教学秘书既要做好日常教学管理工作，还要处理一些突发情况，时刻避免教学事故的发生，责任重大。教学秘书是院领导管理全院教学工作的协助者、执行者，在解决一些突发性、偶发性事件时，可以协调各种关系，缓和矛盾，根据情况灵活处理。教学管理不仅需要管理制度、管理思想和管理手段，还需要有一支稳定专业的教学管理队伍，教学秘书在高校教职工队伍中有着至关重要的作用，需要时刻工作在一线。

二、民办高校教学秘书基本岗位职责

（一）教学管理工作。教学秘书需要协助修订各专业培养方案、教学计划，根据教学计划和学院工作安排进行课程安排。课程安排需要统筹管理，要考虑专业、班级、时间、场地、教师特殊需求、课程特殊情况等因素。教学过程中因突发状况需要调停课时，教学秘书要第一时间协助办理手续，并保证通知到每个学生。教学秘书负责办理外聘教师审批手续，及时统计、上报、发放外聘教师课时费。根据教务处的通知要求，及时安排各年级各专业学生寒假实习、暑假实习及毕业实习，提前做好计划，实习结束后收齐学生实习报告并归档，做好成绩统计和实习总结，督促专业教师将成绩按要求录入教务系统。不仅如此，教学秘书负责毕业班毕业设计（论文）工作，每个年级的时间长度接近1年，包括动员、选题、开题、期中检查、终期答辩等，在学校总体安排基础上制定学院的具体实施方案，统筹管理指导教师和毕业生，最后上报成绩并归档所有材料。配合抓好毕业设计（论文）质量，按照学校和学院要求规范开题、中期检查、终期答辩等主要环节程序，帮助提高学生毕业设计（论文）的质量和水平，积极配合指导教师申报省级优秀毕业设计（论文）。

（二）教务管理工作。进一步加强学生学业管理，不断提升学生学习能力和水平。教学秘书需要对毕业班学生做好毕业资格审查和学位资格审查，毕业资格审查需要审核每个学生的必修课学分、选修课学分、毕业设计（论文）成绩、是否有处分等；学位资格审查需要审核每个学生是否毕业、计算机等级考试成绩、大学外语四六级成绩等，采用人工审核和教务系统审核相结合的方式，防止影响学生学业。在平时的工作中要及时发现问题，督促学生顺利完成学业，对于问题严重的学生要一对一进行督促、帮扶。根据学籍管理规定做好学生休学、复学、转专业等学籍异动工作，配合学工办做好休学学生及家长的沟通工作，按规定保存相关材料。对于复学、转专业学生，除了做好家长的沟通工作外，还要帮助学生在教务系统中做好专业、班级的设定，配好最新课表。协助教务处做好大学英语四六级考试、全国计算机等级考试、江苏省计算机等级考试的报名和组织工作，第一时间将考试报名通知发放到学生手中，考试前提醒学生打印好准考证，并按考试要求带好相关证件和文具。负责学院教学档案收集管理工作，每学期开学初收齐教师教案、教学进度表、教学大纲等，学期末收齐所有考卷并归档。分别在学期初、新生开学、学期中、学期末开展教学检查，做好每次教学检查计划，检查教师上课到位情况、备课情况，学生到课情况和听课情况；期中教学检查还需分别召开教师和学生座谈会，收集师生的意见和建议，及时解决师生的困惑，每次教学检查后形成详细的教学检查报告并上交教务处。

（三）科研教研工作。教学秘书需要根据学校科研处和教务处的通知，组织全院教师参与各级各类项目的申报、中期检查及结项工作。将各级各类科研项目申报和教学改革研究项目申报通知发至各位老师，并按照规定时间收齐申报表、申报成果及相关证明材料、汇总表等电子版和纸质版并上交，中期检查和结项时要督促项目负责人按要求提交项目成果。年终考核时，需要组织全院教师参与科研、教研考核，包括成果电子版和纸质版的收集，成果的统计与审核。还要负责科研教研文件存档、科研教研成果统计、学术讲座手续办理等工作。

（四）学生项目申报和竞赛工作。每年春季，教学秘书要做好学院师生参与大学生创新创业训练计划项目的申报工作，及时收齐项目申报表并配合院领导完成审核。根据学校、学院下发的各级各类学科竞赛通知，做好协调工作，配合完成审核，保证顺利完成报名工作，比如全国大学生数学建模竞赛、蓝桥杯软件设计大赛、“中国软件杯”大学生软件设计大赛、中国大学生软件设计大赛等，尤其是学校作为竞赛地点的比赛，要积极联系教务处和信息中心，配合落实软硬件的配置，保证竞赛的顺利进行。

（五）行政工作。教学秘书是学院综合办公室的第一责任人，负责全院办公用品的需求统计和发放工作，负责学院报纸杂志的订阅、发放和管理工作，及时传达各类通知。平时需要做好学院教学、办公等固定资产的保管工作，参与学院党政联席会、院长办公会、学院例会等各种会议，认真做好会议记录并存档。做好本院教职工的每月考勤、年终考核以及职称评审申报、教师岗前培训报名工作，负责学院各项经费的报销工作。

三、民办高校教学秘书岗位服务与管理模式存在的问题

（一）工作任务繁重，学校对秘书工作重视不够。民办高校教学秘书是教学管理团队不可或缺的一部分，但一些高校只重视师资和科研团队建设，对于教学管理工作重视程度不高，从而导致教学秘书无论在评奖评优、职称、职务、培训等方面都比教师机会少。教学秘书掌握教学运行的整个过程，能够处理一些突发情况，在整个教学过程中起着重要作用。但学校在教职工优秀成果评比、科研教研项目申报、外出培训等活动中一般先优考虑教师，给予教学秘书的机会少之又少。另外，学校领导对教学秘书工作缺乏认知，学校在制定相关规章制度、政策时会没有考虑到教学秘书的切身利益，降低了教学秘书工作的积极性。

（二）学历学位和职称偏低。教学秘书平时工作任务繁多复杂，要熟练掌握教学管理各方面的工作，所以要有足够的耐心和责任心。而民办高校招聘教学秘书时对学历和职称的要求相较于教师偏低，有些教学秘书专业不对口，工作经验不足，入职后未能及时提升学历学位，科研教研项目申报名额较少，因此在职称申报时缺乏对应的成果，职称提升进度缓慢。总之，学历学位和职称等因素，制约了教学秘书的教学管理工作。

（三）缺乏完整的教学秘书考核制度。由于教学秘书的工作性质特殊，因此在年终考核中难以量化考核。教学秘书工作质量仅以工作中是否出现事故作为考核标准，考核制度不完善。年终考核中，教学秘书跟行政人员一起参加管理人员的考核，缺乏单独的考核制度和指标，导致无法量化工作。有些教学秘书即便考核结果优秀，但得不到激励，或者激励机制不如教师岗和辅导员岗，打击了他们的工作积极性。教学秘书的薪资待遇跟学历学位、职称关系不大，久而久之，他们的工作积极性降低，影响工作效率。

（四）培训机会少，教学管理方法陈旧。教学秘书需要了解整个教学运行过程，不能长时间离开工作岗位，因此较少有机会参加培训。即便有假期培训，一般也优先考虑专业教师。教学管理主要是研究教学及其管理规律、改进教学管理工作、提高教学管理水平、建立稳定的教学秩序、保证教学工作的正常运行，教学秘书如果长期不学习，专业知识不更新，教学管理方法就会越来越陈旧，教学管理理念不能适应新时代要求。

四、民办高校教学秘书岗位服务与管理模式的改进措施

（一）重视教学秘书工作。教学秘书作为基层管理人员，高校应认识到其工作的重要性，要给予肯定和支持，提升教学秘书的地位，加深教学秘书在学校其他教职工心中的印象。要为教学秘书提供良好的工作环境，调动其工作热情和积极性。同时统筹优化其薪资待遇，激励教学秘书全身心投入工作。

（二）加强教学秘书队伍建设。教学秘书作为教学管理工作的一线人员，高校各部门领导要对教学秘书进行指导，提供各种学习机会，提升他们的学历学位和职称。人事处、教务处要不定期组织教学秘书参与专题学习，比如江苏本科高校基层教学管理人员综合能力提升研学活动、教育部办公厅开展的教师研修活动等，加强教学秘书的学习参与感。要定期组织教学秘书参加思想教育活动，提升教学秘书团队的专业能力和服务意识，及时传达最新的教育理念，保证高校教学管理工作的顺利开展，从而提高教学质量。

（三）完善考核制度。要明确教学秘书的工作职责，将日常工作中的服务管理作为考核的主要内容，把岗位任职情况、评奖评优、主管领导意见、教师民主测评等作为考核依据。高校要提升教学秘书的薪资水平，完善薪酬制度，鼓励他们热爱工作，提高工作效率，要将考核结果与教学秘书岗位晋升挂钩，对成绩优异的教学秘书进行精神和物质奖励。

（四）增加教学秘书培训机会。民办高校要为教学秘书增加培训机会，由老带新，让教学管理经验丰富的教学秘书带新入职的教学秘书，通过学习来积累经验。另外，要形成培训制度，定期组织教学秘书参加专家讲座，培养教学秘书的责任心，提升他们的沟通能力，更好地做好协调工作，从而提升教学管理水平。另外，教学秘书可以相互沟通交流，分享自己的工作经验，加强学院和学院间的协作，促进高校教学管理工作的稳定提升。教学秘书的培训要有计划地定期举行，培训内容要涵盖高等教育管理的相关课程，如最新的教育理念、教育心理学、教育管理学等，把培训获得的知识有效地融入教学管理工作中去。