大数据在企业智慧档案馆建设中的应用

2024-03-10高伟

管理学家 2024年4期

高伟

[摘要]近年来，随着信息化社会建设进程的不断加快，大数据的概念日益深入人心，大数据被广泛应用于各行业领域。以档案馆的档案管理为例，档案资料数量及资料类型呈爆炸式增长，且获得了云计算、大数据及互联网等新兴信息技术的充分支持。在现代化科学技术的支撑下，档案资料分类、整理及分析等工作过程，均能夠实现智能化管理，这有助于提高档案管理工作的效率及质量。因此，文章以大数据及档案馆档案相关内容为切入点，结合企业智慧档案馆建设的必要性，提出大数据在企业智慧档案馆建设中的具体应用要点，希望以此为企业智慧档案馆建设提供一些可靠的经验支持。

[关键词]大数据；企业智慧档案馆；必要性；应用要点

中图分类号：F272；TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）04-0061-03

在社会经济稳步发展的大背景下，国内的各级档案管理工作日趋成熟，社会对相关企业或单位的档案管理工作提出了全新的标准和更高的要求。因此，为了主动迎合时代发展潮流，满足日益严格的管理工作要求，企业档案管理工作重心需逐步向分析智慧档案馆建设现状、掌握大数据在其中的应用要点等方向转变[ 1 ]。

与此同时，智慧城市作为目前我国城市建设发展的主流趋势，为城市居民的日常生活提供了更为便捷的服务，其理念被广泛应用于政务、医疗、交通等领域，因此企业档案管理部门需紧抓时代发展机遇，使档案管理模式向智能化转变，为推动智慧城市建设提供强有力的支持。

一、大数据及智慧档案馆相关概述

《中华人民共和国档案法》明确指出，“档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。从档案定义的角度来看，经档案记录的信息被称为“档案数据”，电子档案与大数据之间存在非常密切的联系。

同时，档案与大数据之间基本特征较为相似，均具有确定性、原始记录性、历史性及社会性等鲜明特点，是人类互动行为的原始记录且记录的内容属于完成确定的事件，大数据可以为档案信息资料的完善、保存赋能，比如获取有效信息数据，形成档案信息资料，满足相关企业、单位或用户的档案数据要求。又如，利用大数据技术加强档案信息管理，保证档案信息安全等[ 2 ]。

智慧档案馆是指在网络信息时代高速发展的背景下，形成的以智慧业态形式为基础的单位场所。智慧档案馆需以一系列信息技术为支撑，如大数据技术、物联网技术、云计算技术、人工智能技术、5G技术等[ 3 ]。

值得注意的是，智慧档案馆建设离不开大数据的支持，大数据既可以作为数据资源，又可以作为管理辅助技术工具，使智慧档案馆的建设管理更加高效、便捷和安全。因此，在企业智慧档案馆建设工作开展期间，需了解大数据，科学合理地应用大数据信息资源及技术。

二、企业智慧档案馆建设的必要性

企业智慧档案馆建设，是企业档案管理发展的必然趋势。同时，从企业建设发展的角度考虑，企业也需要与时俱进，做好智慧档案馆建设工作。结合实践工作经验来看，企业智慧档案馆建设的必要性主要体现在以下几个方面。

（一）有助于减轻档案管理工作负荷，实现数字档案管理目标

相关企业随着规模的不断扩大，会形成海量的信息资源。但是，目前我国大部分企业档案馆仍存在管理理念滞后、管理效率偏低、管理手段单一化等问题，在过度依赖人工操作的情况下，难以提高企业档案管理工作的效率。与此同时，企业档案管理人员的意识有待增强，管理队伍建设存在一定缺陷，此种情况会使企业档案资源难以得到深度开发和充分利用[4-5]。为妥善处理企业海量档案信息，提高档案资源利用率，需从根源上认识到应用大数据的重要性及必要性，弥补传统管理模式的不足，比如将计算机技术与档案管理相结合，达到快速录入档案信息的目的，使档案管理模式更为清晰、便捷，大幅提高档案数据调用的准确性及时效性，减轻档案管理工作负荷，实现数字化档案管理目标。

（二）满足用户档案信息资源需求，提高企业档案服务质量水平

在网络信息时代背景下，企业档案数据存储、数据备份需要大数据技术的充分支持，尤其是在企业规模不断扩大的情况下，档案资料的数量不断增多。即便相关企业能够主动迎合时代发展潮流，积极转变档案管理理念，但是仍存在档案信息存储空间不足等现实问题。如何做好档案数据存储、数据备份等工作，是目前档案管理人员面临的主要挑战[ 6 ]。

由此可见，企业可以积极借鉴优秀先进档案馆开展档案管理工作的成功经验，将智慧档案馆建设与大数据技术相结合，逐步建设具有企业特色的音像档案数据库、档案文字数据库、档案实体数据库及档案目录数据库，实现由传统单一数据供应向复杂知识服务供应转变，极大程度满足用户深入挖掘档案信息价值的需求，提高企业档案服务的质量和水平。

（三）有助于保证企业档案信息资源的安全性

基于现状层面分析，相关企业在档案管理工作开展期间，主要负责分门别类地整理档案信息。但是，受大数据时代影响，企业数据信息量呈爆炸式增长态势，使企业档案管理工作量不断增加，而传统档案管理模式存在一些不足之处，客观上增加了企业档案管理工作的难度[ 7 ]。与此同时，自进入大数据时代以来，相关企业档案资料以电子文档为主要保存形式，其安全性问题深受各种因素的影响，如果电子档案保密措施严密性不足，或安全管理流程未能有效落实，则容易遭到电脑病毒或黑客攻击，出现破坏数据系统或盗取数据等安全问题，还容易造成重要数据丢失、泄密，对企业或个人带来不可估量的损失。企业通过智慧档案馆建设，科学合理地利用大数据信息资源及技术，对档案信息资源实施安全加密管理，能够有效保证企业档案信息资源的安全性。

三、大数据在企业智慧档案馆建设中的应用要点

为做好企业智慧档案馆建设工作，鉴于大数据在其中的价值显著作用，有必要掌握相关要点，合理利用大数据资源及技术。

（一）以大数据为导向，构建完善的智慧档案馆档案管理体系

首先，先进科学的工作理念与体制，具有有效指导相关工作顺利、有序開展的价值作用。因此，在智慧档案馆的实际建设过程中，相关企业需秉持实事求是的基本工作原则，提高对智慧档案馆建设的重视程度，积极转变传统档案管理理念，不断革新档案管理模式、优化管理流程、完善管理机制，从根源上认识到转变信息服务观念的重要性及必要性，使档案管理由单一数据供给向知识服务供给转变，实现档案利用与档案管理并存的目标，有效弥补传统档案管理模式的不足。

其次，在大数据背景下，企业智慧档案馆建设以电子化为主要途径，不仅能有效压缩档案存储空间，而且能有效提高档案管理工作效率，因此相关企业需结合实际情况，创新档案馆档案管理模式，补全系统功能，实现管理职能多元化[ 8 ]。

再次，要以大数据为导向，构建完善的智慧档案馆档案管理体系，合理利用大数据技术，做好档案信息资源的收集、分析、整理、存储、利用、开发等一系列工作，明确数据采集标准、系统互联数据标准、数据交互输出标准等。

最后，还需合理利用大数据技术，统一数据格式，理顺数据语义关系及数据之间的逻辑关系等，使档案信息资源能够完整、安全可靠地存储于智慧档案馆，丰富企业智慧档案馆的馆藏资源，满足企业、相关单位及用户个人对数据档案资料的需求。

（二）与时俱进，革新智慧档案馆档案管理技术

传统工作模式下，相关企业往往采用人工方式处理相关档案资料，这会影响档案管理工作的效率，进而难以提高企业档案服务质量。因此，在企业智慧档案馆建设过程中，有必要革新档案管理技术。

一方面，可将计算机技术及信息技术与档案管理有效结合，拉近现代技术与智慧档案馆档案管理之间的距离，不断加快技术更新换代速度，实现技术创新，通过充分发挥计算机技术及信息技术的作用，提高企业智慧档案馆档案管理工作的效率及质量。与此同时，为做好企业智慧档案馆建设工作，企业要充分发挥信息技术协助档案管理的作用，加深与第三方大数据技术研发企业之间的沟通与合作，便于研发企业积极参与特色智慧档案馆工作过程，消除行业之间的隔阂，为企业智慧档案馆建设发展赋能。

另一方面，在企业智慧档案馆档案管理工作开展期间，为保证档案信息资料的完整性及安全性，需合理利用大数据分析技术、安全密钥技术、防火墙技术等，确保档案信息资源避免受到黑客攻击和病毒感染，充分体现档案馆档案管理工作的智慧化及智能化作用。

（三）搭建智慧档案管理平台，实现对档案资料的智能管理

为实现对企业档案馆档案资料的智能管理，需利用大数据技术，搭建完善的智慧档案管理平台。

一方面，企业智慧档案馆应注重引进智能设备，包括智能库房及安防设备，充分利用物联网技术、数据挖掘技术、虚拟现实技术等，感知档案实体、内容及管理信息。

另一方面，优化升级档案管理平台，使档案馆档案管理系统和业务系统之间的融合程度加深，使感知范围扩大，在智能跟踪、记录档案数据的基础上，实现对档案数据的全过程管理，使档案相关业务得到规范科学监督、指导。此外，要将企业档案馆档案系统升级为综合性平台，集信息收集、服务提供、安全保护与监督管理于一体，全面提高档案的管理和利用效率，为企业建设发展赋能。

（四）加强培训教育，提高智慧档案馆档案管理人员的信息素养

在智慧档案馆的实际建设过程中，相关企业需以积极应对大数据背景下智慧档案馆建设人才的挑战为前提，加大对档案管理人才队伍组建的重视力度，针对在岗人员定期组织专业技能培训活动，提高在岗人员的综合素质水平及专业水平。与此同时，可以将企业建设与档案管理相结合，制订具体的人才培训计划方案，保证档案管理人员快速掌握全新的档案管理知识及管理实践能力，学习并掌握大数据技术、信息技术的应用方法、技巧，充分适应现代化档案管理工作节奏[9-10]。招聘档案管理人才时，要择优选出最为合适的档案管理专业人才，做到专人专岗，为保证企业智慧档案馆建设工作的顺利、有序进行提供强有力的人才支持。此外，持续完善企业档案馆档案信息化安全体系，加大资金投入，购买优质硬件设备，发挥技术人才的职能作用，做好档案管理系统日常检修工作，杜绝档案管理系统的安全隐患，确保核心技术设备处于正常、安全可靠的运转状态，为智慧档案馆建设质量的提升保驾护航。