智慧校园建设背景下高校档案的信息化

李乌兰

随着社会的发展以及科学技术的日渐成熟，我国进入了数字化时代。数字化时代下，高校开始建设智慧校园，利用数字化技术革新传统的纸质档案管理模式，并使用计算机技术与网络技术存储档案内的文字、图片以及录音等信息，提高存储效率，让档案的检索更为便捷与精准，并有利于进行档案管理。现基于智慧校园背景，探析高校档案信息化建设的价值以及举措，以期为高校档案信息化建设及管理提供切实可行的参考建议。

大数据是信息化時代的产物，其优势显著，具有高容量、高速度、多样性、真实性以及低价值密度等优势。在高校档案建设中，应将大数据和信息化技术融入其中，建设数字化档案管理系统，使用智能化档案存储设备，创新和优化传统档案。此外，也要加强对档案人才的培养，提升其信息处理能力，确保其可以灵活应用大数据技术以及云计算技术完成档案信息化建设与管理工作，组建专业人才队伍，为档案信息化建设储备优质人才。

智慧校园建设背景下高校档案信息化建设价值

让档案管理简单化

高校档案信息化建设降低了传统档案管理工作的难度，也使档案的检索更为精准与便捷。与传统的纸质档案相比，纸质档案的整理、归纳，档案的检索都非常烦琐，利用信息化技术，能够实现档案的自动化检索，还可以有效地对档案进行分类，更好地实现档案存储，确保档案检索、档案分类、档案存储工作的同步进行，有效节省了档案检索的时间，提高了档案检索的效率，有利于提供更优质的服务。

避免档案的损坏与损失

过去，高校档案非常容易出现损坏与遗失等问题，但是在智慧校园建设背景下，现代化信息技术的使用实现了依托不同载体对档案进行数字化处理，把传统档案转换成了数字档案，转换之后可以实现更庞大和复杂的信息存储和使用。比如，利用计算机网络技术，可以更快捷地将大容量的档案信息存储在硬盘与网络空间中。除此之外，利用计算机技术与网络技术，还可以打破时间与空间的限制，这样可以避免由于对档案的反复查阅而造成磨损。另外，随着信息技术的日渐成熟，数据恢复的能力不断提升，使档案信息更加安全。

避免资源浪费

智慧校园背景下，高校利用信息化技术等加强档案信息化建设，节约了纸质资源。在过去，高校档案大多数是纸质形式，为了更好地进行分类与整理，也会使用一些文件袋、档案袋或档案盒等，所以，利用信息技术更能节约资源，有效解决纸质资源浪费的问题。

智慧校园建设背景下高校档案信息化建设措施

智能化档案存储

高校档案信息化建设需要利用智能化技术及智能化存储设备进行智能化档案建设与存储，这样不仅可以增加其安全性，也可以智能化控制温度与湿度，确保档案的稳定性，有效降低档案管理风险，为高校档案的管理提供强有力的保障。

建设信息化档案管理系统

智慧校园背景下，高校的档案管理工作首先要完成管理机制的建设，落实好数字化档案管理系统建设。过去，高校大多使用纸质档案管理形式，档案存在容易损坏、丢失以及档案管理效率低下等问题。档案的检索也非常困难，很难满足用户的需求。高校建立数字化档案管理系统，可以对档案进行数字化存储与管理，有利于实现档案信息的一体化、全面化管理，显著提升了档案管理的效率与质量。

加强对信息化档案安全性的管理

智慧校园背景下，高校在建设档案管理机制期间，必须加强档案的安全管理，采用适当措施为档案安全提供有力保障。在档案安全管理过程中，档案管理人员应关注敏感信息，强化安全管理，以防档案信息泄露。除此之外，高校也应该利用智能化技术，包括智能化门禁、指纹识别技术以及人脸识别技术等，强化对档案存储区域的管控，确保档案信息的安全。

1.成本控制和资源的配置

在智慧校园建设中，高校要在高校档案管理机制建设方面投入更多的资金和人力，这为高校档案管理机制建设中的成本控制及资源配置工作带来了更多的挑战。所以，高校的档案管理工作人员需要对已有资源进行合理规划与利用。另外，还可以通过和相关企业及科研机构进行合作，积极寻求外部的支持与帮助，以控制建设成本，提升档案管理效果，确保档案管理工作的顺利开展。

2.数据安全及隐私的保护

随着高校数字化与智能化档案管理系统的建立，高校档案基本上实现了以电子形式进行存储。但是在档案信息化建设过程中，安全问题及隐私保护问题还亟待解决。要想解决档案信息化建设中的安全问题与隐私保护问题，高校档案管理人员必须做好档案信息权限管理工作，制定健全的档案信息安全与隐私保护制度，同时也要建立完善的数据备份与恢复机制，以此为档案信息与数据的安全性与完整性提供有力的保障。

3.技术更新和人员的培训

高校不仅要确保档案管理系统的及时更新和完善，也应强化对档案管理工作人员的培训，提升档案管理工作人员的技术使用能力与系统管理能力，促使档案管理工作高效开展。针对高校的兼职工作人员，也要加强对其智能化、数字化、信息化能力的培训，使兼职工作人员可以快速掌握新技术、新设备与新模式。

4.引进智能化档案检索工具

引进和使用智能化档案检索工具。高校在档案信息化建设过程中，应引进智能化技术，利用智能化档案检索工具，为广大师生使用档案创设有利条件。过去，用户在检索纸质档案时，需要人工逐个进行查找，效率较低且很容易出错。档案信息化建设背景下，智能化检索工具的使用加快了档案信息筛选的速度，并且提高了精确度以及档案检索工作的效率。

5.推行智慧化档案服务模式

智慧校园建设背景下，智慧档案馆的建设不仅需要充足的财力作支撑，也要合理引进智慧软件，例如，自动化档案柜、恒温恒湿设备、智能化管理系统、智慧化档案使用存储管理自主一体机、智能化档案消毒柜等。与此同时，高校也要及时引进和使用物联网技术、大数据技术、云计算技术等，推动传统纸质档案革新，构建具有共享功能与智能化的智慧档案模式。

此外，高校也可以将智慧档案馆升级为智慧校园系统中的兼容系统，促使档案管理向更高级的形态发展。智慧档案高级形态具体体现在智慧档案功能方面，例如，档案的收集、整理、存储、保护及利用等多个方面，通过智慧档案建设，高校可以实现档案资源管理、档案服务的创新。

智慧校园建设背景下提升高校档案信息化建设效果建议

認清智慧校园与档案信息化之间的密切联系

智慧校园背景下，高校主要利用互联网信息技术，使用智能化系统与设备，针对高校内部的各类资源实施智能化、数字化管理模式。高校智慧校园建设期间，档案信息化建设是高校信息化建设的关键部分。高校智慧校园建设为档案信息化建设创造了有利条件，比如，智慧校园背景下，高校实现了档案的数字化管理与智能化存储，强化了档案管理的效果，确保了档案管理的效率及安全性。

确保技术的有效对接

高校档案信息化建设和服务创新两者的要求存在一定的差异，因此需要进一步规范和执行信息化资源与信息化管理的统一标准与规定，确保档案资源与服务项目能够快速、精准和高效地进行传递，实现档案信息资源共享。

与此同时，在高校档案的信息化建设过程中，也应该实现办公自动化系统与档案管理系统的对接，只有做好这项工作，才能实现档案的一体化存储及管理，实现纸质文档向信息化资源的转变。在信息化管理系统内，需要将目前的工作体制、工作流程，与现行文档信息的形成、归档全部纳入管理系统中，这样才能构建起一个完善的管理系统，还可以避免档案管理工作出现重复等问题，加快了档案的信息化建设。

制定完善的档案信息化建设及管理制度

应保障档案工作制度的严谨与完善，避免档案信息被泄露。当今信息一体化时代下，各类信息的违法使用现象日益突出，也正是因为如此，档案信息的保密与安全管理工作变得更为重要。高校必须制定完善的档案信息化建设管理制度与法规，这样才能确保档案信息的安全性和完整性，防止档案信息的泄露和丢失。

需要加强对高校档案数据与信息保密性以及安全性的管控，确保档案信息与数据的安全性。高校在档案信息化建设期间，应该采用多重备份的方法，运用密匙来严格进行权限管理，增强档案信息的保密性与安全性。

宏观规划，充分整合数字资源

高校在档案信息化建设期间，要意识到信息化建设的系统性，循序渐进开展工作。在信息化建设期间，高校需要进行宏观规划，充分整合数字资源，在这个过程中需要把握以下几个关键点。

1.进行数字化存储

高校以往的档案主要为纸质档案，所以，大部分高校都积存了很多纸质档案。近年来，随着互联网技术与数字化技术的快速发展以及高校智慧校园建设的展开，高校开始进行档案信息化与数字化建设，但是一些高校数字化建设进程缓慢，导致档案数字化建设效果较差。因此，高校需要结合纸质档案的总体数量进行科学规划，逐步推行档案信息化与数字化建设。通常来说，高校可以使用档案外包的方法，利用项目招标的方式把数字化建设任务委托给第三方，以增强数字化建设效果。

2.实现增量电子化

目前，高校建有多个方面的业务系统，包括财务管理系统、资产管理系统、学籍与教务管理系统以及OA办公系统等。另外，高校的很多业务也都使用了线上办理的方式，这加快了各项工作的进度，提高了各项工作效率，同时也产生了很多电子文件。为了更好地对电子文件进行存储与管理，档案机构需要根据学校档案工作的实际情况，购买或自行开发能够满足档案管理工作实际需求的档案管理系统，将档案管理系统和学校的各个业务系统进行良好对接，实现档案信息的进行自动化搜索与查询。

总的来说，智慧校园建设在为高校档案管理带来机遇的同时，也带来了诸多挑战。如何有效利用信息化技术、互联网技术以及智慧技术建设信息化档案，增强档案管理的安全性，提高档案管理的效率，是目前高校档案管理部门需要解决的一个重要问题。

只有使用智能化档案存储方式，避免档案资料的浪费与损坏，增加档案存储的容量；建设信息化档案管理系统，强化对档案的管理，提高档案管理效率；加强信息化档案的安全管理；引进智能化档案检索工具，并做好成本的控制与资源的配置工作，加强数据安全及隐私的保护，对技术工作人员进行培训，才能推动智慧校园下高校档案的信息化建设，引领高校档案管理朝向智能化、智慧化方向不断发展。除此之外，高校也要对档案进行系统、科学的规划，推行数字化管理方式，将档案信息的自动化搜索与查询功能相结合，不断提升档案管理的效果。

2023年内蒙古自治区档案科技项目“智慧校园建设背景下高校学籍档案信息化建设途径研究”（编号：2023-18）。

（作者单位：内蒙古科技大学）