浅谈企业采购管理提升的应用与实践

曹丽珊

摘 要：采购作为各级国家机关、事业单位和企业管理经营活动中不可或缺的重要环节，发挥着至关重要的作用。采购管理体系的构建有助于更高效地实现采购目的，健全采购流程，规范采购行为，预防腐败滋生，实现阳光采购，促进合规管理。本文分析了企业采购管理工作中存在的问题，并总结了实际应用经验，提出建立长效机制的建议，梳理出管理界面不清晰、管理体系不健全、业务信息不公开和供应商管理不到位的四方面管理问题和缺陷。通过“大采购”管理、强化组织机制建设、建立健全规章制度体系、提升信息化程度和强化供应商全周期管理五大措施建立健全采购管理体系。整合实现统一标准化的管理模式，制定覆盖全面、管控有效的工作流程，进而强化全过程内部控制管理，提高各个管理职能之间的融合度，提升管理穿透性，实现采购的合规管理。目前，部分企业已经基本建成采购管理体系并有序开展各项工作，但在国企改革和发展的新形势下，对标世界一流还存在着差距，后续应建立长效机制，不断完善管理体系，促进改革和发展见实效。

关键词：企业采购管理；提升；应用；实践

一、引言

采购作为各级国家机关、事业单位和企业管理经营活动中不可或缺的环节，在企业运营中发挥着至关重要的作用。采购管理体系的构建有助于更高效地实现采购目的，同时通过不断地优化采购管理流程，规范采购行为，预防腐败滋生，从而实现阳光采购，促进合规管理。本文结合某企业采购管理实际，就企业采购管理提升的应用与实践进行阐述，并对后续工作提出建议。

二、采购概念与管理背景

1.采购概念

通常意义上的采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。在日常经营活动中企业需要遵循的法规包括《中华人民共和国政府采购法》及上级各单位关于采购管理规章制度的相关要求。

（1） 政府采购法：政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购法中所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

（2） 上级采购管理规章制度：采购是指所属境内各单位有偿取得科研生产、经营管理所需产品和服务的活动。其中，结合实际业务特点产品和服务主要包括：型号外协外包、民用产业物资、民用产业外协外包、生产保障物资、固定资产、办公类、服务类7类。

2.管理背景

2017年国家发布了《“互联网+”招标采购行动方案》，大力发展电子化招标采购，促进招标采购与互联网深度融合，提高招标采购效率和透明度，降低交易成本，充分发挥信用信息和交易大数据在行政监督和行业发展中的作用。结合国资委企业管理提升活动采购管理专项工作要求，企业上级单位统筹部署并建设线上采购电子平台，依托平台实现招标采购和非招标采购活动的线上实施，支撑供应链管理向高质量、高效率和高效益目标发展，营造所属各企业公平、诚信、安全、开放的交易环境。

三、原有管理模式存在的问题

为落实采购管理提升工作要求，维护阳光公开的采购环境，创建廉洁合规的管理机制，通过相关上级法规和管理文献的研究，并辅助以相关兄弟单位工作调研交流，形成了建立企业采购管理体系的工作思路。

通过研究对比发现，原有采购活动的管控能力较为薄弱，且存在流程不顺、标准不一、信息不畅的现象，同时资源整合、风险防控与信息化水平均存在一定的差距，基础管理有较大的提升空间，主要表现在以下四个方面：

1.采购管理界面不清晰

原有采购管理模式中，没有对“采购”进行明确的定义，且适用范围较为单一，不能覆盖全部采购行为和业务领域。仅限于日常办公用品、仪器设备及办公家具等实体物资的采买，科研生产涉及的产品与服务等外协活动执行科研协作配套管理要求，未被纳入进采购管理范围。

2.采购管理体系不健全

一是组织机制建设不完备。组织和机制建设是企业各项工作有序开展的重要前提，企业尚未建立采购管理的相关领导小组和归口管理机构，导致未能实现权责的准确落实与划分，同时相关管理和执行人员认识不够清晰，未能给予充分的重视。二是采购规章制度体系建设不健全。没有形成管理流程全覆盖的制度体系，缺乏顶层管理要求将各领域的工作有序地融合和衔接，仅包括办公用品、办公家具与仪器设备三项管理制度，且各管理制度中制定的要求与工作标准也不一致，导致管理依据不充分，工作开展过程中出现“各自为政”的现象。三是监督与管控穿透力不够。利用存在监管重点不准确、力度不够的问题，对相关政策要求是否執行到位没能进行有效的监督管控，同时监督管控措施往往是事后进行，没能融入管理流程中进行事前或实时监控和风险防范。四是风险防范不到位。由于管理的局限性，采购风险包括人员管理、廉洁问题、供应商资信、履约、成本控制等没有得到有效的识别，可能存在串标、围标、腐败等不合规情况，导致出现法律、资金等风险，从而造成损失。

3.业务信息不公开

原有物资采购或外协活动都是企业内部各部门独立开展，大多通过电话、微信等方式进行沟通和询价，采购交易、过程记录等信息分散保存在合同档案、财务凭证或个人手中，无法集中留存和再次利用。没有集中的采购数据平台，采购信息难以实现共享和延续，可追溯性差。因为信息沟通不及时和内容不共享，导致采购数据分析水平较弱，无法为后续工作提供参考，从而影响对市场的应变能力，降低内部采购活动的效率和成本管控的效果。

4.供应商管理不到位

企业制定了外协合格供方名录管理制度，合作供应商通过履约评价和综合评定后，获得准入资格，同时对名录内的供方实施动态管理，并执行退出机制。名录的建立对供应商优胜劣汰，在一定程度上起到了规范供应商管理和防范采购风险的作用，但因为前文提到的采购管理体系建设的局限性等问题，名录内的供应商数量较少、业务领域覆盖不全，且无法满足业务发展的需要，无法实现最优化成本，所以对供应商管理的有效性还存在一定的差距，与实际采购活动的融合程度还不够，外协合格供方名录没能很好发挥应有的作用，管理还存在流于形式的现象。

四、采购管理体系构建

采购管理体系的构建，能够有效地解决企业存在的管理问题，同时利用电子平台实现信息化升级，可以提升采购工作效率，规范采购行为，促进合规管理，实现风险的有效防范。对照问题，企业从梳理管理界面、完善制度体系、提升管控穿透力等方面进行管理体系构建。

1.实现“大采购”管理

结合政府采购法和上级采购管理制度要求，首先需明确采购定义界定管理范围。企业采用“大采购”的管理概念，将原有办公用品、办公家具、仪器设备和科研协作配套内容同原有未被识别和统一管理的其他采购领域进行整合，对照上级的采购领域划分梳理形成二级采购领域，全面覆盖且充分满足管理实际和业务需要，采购管理框架初步形成。

另外，各采购领域对应的采购方式和采购实施形式也各不相同，办公类、生产保障物资类、服务类的差旅服务遵循上级的集中采购要求；其他采购领域则开展自主采购，通过框架协议、询价、招标采购等8种采购方式实施采购。通过充分的梳理和调研，穷举出了各采购领域可对应选择的采购方式，建立优先选择和备用选择的模式开展实际工作指引，结合制度的制修订开展优化和迭代，大幅提升了业务的可操作性。

2.健全采购组织机制建设

组织成立采购管理提升工作领导小组和办公室，明确小组和办公室成员及相应职责，制定相应的管理界面。明确采购主管领导和采购归口管理部门，设定机关与业务部门间的管理界面，按照采购管理框架设立采购工作组，充分发挥机关的职能管理作用，在组织层面将各采购领域有序地串联起来。结合企业内部的组织机构优化调整实际，对相关采购领域的管理职能进行聚焦，进一步提升管理责任的分解落实和实际工作的开展。

采购主管领导统筹开展采购管理，提升各项工作水平；采购归口管理部门组织开展采购管理体系的顶层设计，建立统一的规章制度体系和工作流程，组织落实上级要求；机关各部门和工作组按照顶层要求，建立健全职能领域内的采购制度，将工作流程同顶层制度进行衔接，组织职能领域各项采购工作要求的落实和实施；各部门暨采购实施的主体部门负责落实各项采购管理要求，执行采购工作流程，确保合规。同时在各部门建立采购专员工作队伍，保证采购队伍的稳定，提升专业化水平。逐年组织开展多次采购工作要求和内部规章制度的业务培训，覆盖各部门负责人及采购专员，及时传达上级工作要求和采购重点管控措施，对采购流程和实操进行指导和培训，持续强化提升采购人员的业务水平。

3.完善采购规章制度体系

（1） 开展顶层设计。参照上级采购制度体系框架，结合企业业务领域和采购形式，制定企业采购顶层规章制度，从采购定义、采购范围、采购策略、采购方式、采购人员、采购监督检查等内容进行编制，制定一套合适的管理要求，同时也将采购管理框架下的内容进行关联和衔接，既能保证上下贯通、协调一致，又能做到因地制宜、系统全面。

（2） 细化配套實施细则。在顶层架构下，统筹原有领域的制度内容，开展具体实施细则的梳理和编制，建立健全采购规章制度体系。细则的梳理从采购领域着手，配合具体的工作要求和采购方式开展，目的是对顶层制度进行分解，进一步细化制度体系和业务流程，给采购人员提供具体指导。规章制度体系完善和制度间的有效衔接，充分发挥了制度在实际工作中的指导和规范性作用。

（3） 制定工作流程。采购工作流程的梳理基于上级对采购的工作要求，并结合经营和管理的工作程序进行制定。同时借鉴以往内控评价、审计监督中暴露的问题和整改经验，对采购可能出现的风险进行评估，在流程中明确关键控制点，将事后整改转变为事前防控。依据现有的采购规章制度体系，形成了采购申请、采购领域与采购方式确认、采购实施、供应商确认、采购信息公开的全生命周期管理流程，打通了多个管理界面，统一了执行标准。

（4） 内部控制管理优化。按照《企业内部控制应用指引》第7号采购业务的要求，在确保制度业务覆盖全面和流程建设有效的同时，也要关注人员、风险、监督等内容对采购合规管理的影响。

一是采购流程各环节涉及的人员管理，尤其是采购计划、采购实施、供应商准入等的关键岗位设置和管理。企业制定《关于加强部分关键岗位交流管理的通知》，梳理出关键岗位情况，对不相容的岗位实施了有效的分离，并下发关键岗位轮岗计划，组织采购关键岗位的人员签订廉洁承诺书，形成了很好的廉洁工作氛围和管理制衡。

二是采购风险防范，价格、履约、付款、质量等方面都可能产生风险。企业将采购风险纳入所采购管理体系和全面风险管理体系中，组织进行风险点识别和防范措施制定，并定期组织总结风险防范的有效性，同时在工作流程中进行审批或决策控制，定期组织监督检查，建立了事前防范、事中监管、事后监督的完整管理链条，采购风险防范得到了有效控制。另一方面，依托平台的供应商交易风险预警功能开展第三方监管，对不合规行为进行识别，也提供了风险防范的依据，最大程度上规避了采购风险的发生。

三是加大监督管控力度，近年来，各级审计等监督检查都将采购作为重要事项，合规采购也成为采购管理体系建设中的重要内容。企业将监督监管要求纳入采购管理制度，明确监督内容和职责。定期会同审计部门、纪检部门开展采购专项监督检查，从制度建设、采购实施、供应商管理、招投标管理等方面进行规范性检查，对发现的问题进行拉条挂账，建立督办机制，确保落实闭环管控。不定期组织各采购领域的专项自查，持续滚动开展业务的梳理和自查，结合采购不合规案例等开展举一反三，通过以案促改持续增强采购合规性。

4.实现采购信息化升级

企业依托上级单位建立线上采购电子平台和数据管控系统，实现集中采购、上网采购和公开采购，保证全部的采购过程公开、信息公开。电子采购平台可用于实施集中采购、询比价、电子招标，数据管控系统用于实现采购的信息登记和采购执行情况的统计分析。基于信息化的优化升级，企业采购交易信息都得以实现电子化和数据化，可以实时掌握企业内部各部门的采购情况，实现了交易过程、供应商资信及履约情况、采购金额、采购考核指标完成率等信息的快速共享和有效延续，支持成本管控、采购效率、采购决策等的分析，为后续工作提供参考和借鉴。信息和工作程序的公开也能够有效避免腐败的滋生，营造廉洁的工作环境。

5.强化供应商全周期管理

企業组织开展外协合格供方名录管理规章制度修订工作，将供应商管理和利用工作机制嵌套进采购工作流程中，优化完善供应商准入、动态管理、退出和合作管理机制，逐步提高同业务类型合格供应商数量，充分发挥外协合格供方名录的作用，不断激励供应商，夯实供应商管理基础，助力构建供应链生态资源，实现供应商生命周期管理与采购业务的融合协同。同时，基于电子采购平台的信息公开机制和供应商管理模块开展优秀供应商寻源和调研评价，提升企业对市场的应变能力，实现对外协合格供方的信息化管控，与供应商建立长期合作共赢关系。

五、启示与建议

1.采购合规管理是新时期的必然选择

采购管理体系建设是企业采购工作有序开展的必要前提，是实现采购合规管理的重要手段；采购管理提升是新时期发展的必然选择，是实现依法治企不断夯实内控能力的重要途径。通过不断地优化和完善，企业采购管理体系已经基本建成并有序开展，高度融合进各项管理和经营活动中，阳光采购、合规采购的理念深入人心。采购管理体系的建成，明确了管控界面，优化了管理流程，规范了管理程序，实现了信息化提升，防范了采购风险，提高了决策有效性。建成了权责清晰的管控模式，上下协同的规章制度体系，廉洁公开的采购氛围，不仅有效防范了采购风险，更为支撑企业各项业务发展夯实了基础。

2.进一步向供应链管理模式转型

与此同时，随着经营发展要求越来越高，业务范围越来越广，市场化程度越来越大，以及国有企业改革的新形势，在建立健全采购管理体系实现合规管理的前提下也要逐步聚焦向供应链全周期管理转变。形成上下游供应商和业务链的完整管理体系，打通业务壁垒建立高效的协同机制，实现信息流、资金流、物流等全生命周期的系统管控，加大信息化平台之间的信息融合，有助于快速地获取信息，提升企业的核心能力建设。同时也要积极地对标世界一流提升管理水平，建立长效机制，不断完善管理体系，促进改革和发展见实效。

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