科技期刊稿件精准送审的探索与实践

2024-02-21胡志勇王丽芳郭学兰

湖北科技学院学报 2024年1期

胡志勇,王丽芳,郭学兰

(中国农业科学院油料作物研究所《中国油料作物学报》编辑部,湖北武汉 430062)

科技期刊是记录、传播科学发现的重要载体,也是国家科技发展水平的一个综合体现[1]。科技期刊的质量和影响力一方面取决于所出版论文的学术水平,另一方面取决于出版的效率。高水平科技期刊不仅仅严格控制论文的学术质量,还大力提升出版效率,减少出版时滞,让重要的原创性成果能够尽可能快地出版,推动科技进步。同行评议是科技期刊出版流程的重要环节,稿件专家外审逐渐成为一种标准化、程序化和制度化的惯例[2],审稿工作的公正与否直接关系到我国科技期刊的发展能否站得稳、走得正、行得远[3]。因此,精准选择审稿人既是把控论文质量的关键,也是缩短出版时滞的关键。

根据Publons发布的《2018 全球同行评议现状报告》,我们发现尽管期刊编辑送审邀请数量在逐年上升,但审稿人的完成率却在逐年降低,也就是说,审稿人的拒审率在同步增长。有调查发现,科技期刊中,许多审稿人包括期刊编委在内,常常会因为工作繁忙或审稿任务过重而拒审[1,4]。卢圣芳对专家拒审的原因进行了总结,认为主要有稿件质量不佳、文章内容与专家研究方向有出入、工作繁忙没时间以及心理期望未得到满足等原因[5]。要提升稿件送审的效率,就要尽量避免这些可能引起专家拒审的原因。

目前,如何选择审稿人、确保审稿质量、提升审稿效率一直是稿件审理流程的重要环节,也是编辑界研究的一个热点[6,7]。孟美任等[8]提出了一种基于向量空间模型和余弦相似度的稿件精准送审方法,能够弥补人为匹配的缺陷,降低拒审概率。钟磊等[9]提出了一种基于亲和力与研究方向覆盖率的审稿人推荐算法,以解决审稿人与论文研究方向相匹配的问题,确保审稿人的推荐结果更加准确合理。盛怡瑾[10]探讨了用户画像技术在审稿人遴选中的应用。于红艳[11]将思维导图的概念引入并应用于遴选“小同行”审稿人工作。张彤等[12]分析了人工智能辅助学术期刊同行评议的需求。这些审稿人遴选方法都能在一定程度上提升审稿质量与效率,但应用起来还比较复杂,难以推广。此外,李晶等[13]对两种稿件送审制度进行了比较,发现编辑送审制送审更及时,而编委送审制审回更快捷。《中国油料作物学报》编辑部基于精准送审的理念,不断探索优化送审策略,在缩短审稿时间、提升审稿效率方面取得了明显的成效。本文希望通过对审稿人选择的因素进行分析,探索改进编辑送审策略,既能合理遴选专业对口的审稿人,又能实现及时送审、完成快速审回,为国内期刊稿件精准送审提供新的思路和借鉴。

一、影响审稿人选择的主要因素

根据国家新闻出版署统计,截至2019年,我国科技期刊总量为4 958种,其中英文科技期刊359种[14]。我国科技期刊总数已位居世界第2位,但高质量科技期刊数量偏少[15]。截至2021年,全世界共有9 542种被SCIE收录的科技期刊,其中来自中国(包括来自中国香港的27种期刊和中国台湾的33种期刊)的仅有286种,排名第6位[16]。如此规模的科技期刊数量,必然对应拥有规模庞大的审稿人队伍,精准选择审稿人是提升审稿质量和效率、促进科技期刊快速发展的重要因素之一。

1.科技期刊定位及编委会构成

科技期刊在创立之初首先会确立期刊的定位,即明确办刊宗旨、刊物类型、学科方向、编辑方针以及在学术领域或市场上的地位等。随着科技的不断发展,有些科技期刊的定位也可能会顺应时代潮流进行调整和变化,审稿人队伍也会相应更新。例如《中国油料作物学报》,原名《中国油料》,1979 年公开创刊,1998年更名为《中国油料作物学报》。随后,在1998年由技术类期刊更改为学术类期刊,由当时著名的农学家卢良恕、王连铮、孙大容担任名誉主任委员,郭庆元担任主任委员,组建了当时国内油料作物科学领域顶尖科学家阵容的编委会,并以体现我国油料作物科学领域最高水平来定位刊物,从国内科研院所相应领域遴选科研精英组成审稿人队伍。高起点打造的审稿人队伍使该刊迅速成为国内著名,也是唯一一本有关油料作物的专业学术期刊。

为了推动油料科技的国际化交流,向全世界展示我国油料科技水平和成果,《中国油料作物学报》于2015年创办独立的英文刊,定名《Oil Crop Science》,由傅廷栋、盖钧镒、官春云和王汉中四位院士担任荣誉主编,廖伯寿研究员担任主编,组建了包括来自美国、英国、加拿大、德国、印度等多国的国际编委团队[17]。该刊目前为全球唯一有关油料作物科学研究进展的专业英文学术期刊,主要刊登油菜、大豆、花生等各种油料作物最新研究进展及原创性成果。

2017年,习近平总书记在对中国农业科学院建院60周年贺信中,提出了“三个面向,两个一流”的总体要求,即“要面向世界农业科技前沿、面向国家重大需求、面向现代农业建设主战场,加快建设世界一流学科和一流科研院所,勇攀高峰,率先跨越,推动我国农业科技整体跃升。”在“三个面向”总体要求下,《中国油料作物学报》和《Oil Crop Science》进行了重新定位,《中国油料作物学报》侧重面向国家油料产业重大需求进行选题策划,重点解决油料产业发展中的瓶颈问题,而《Oil Crop Science》则主要追踪世界相关领域的科技前沿,侧重发表新兴研究热点、交叉学科、检测加工技术以及脂质营养健康等领域[18]。

清晰明确的科技期刊定位及与期刊定位相一致的高水平编委会队伍,确保了期刊的发文质量和水平。《中国油料作物学报》被《中文核心期刊要目总览》《中国科学引文数据库》《中国自然科学核心期刊》以及《世界期刊影响力指数(WJCI)报告(2020科技版)》等收录,被评为RCCSE中国权威学术期刊,连续三届被评为“中国精品科技期刊”。《Oil Crop Science》被《中文科技期刊数据库》《中国核心期刊( 遴选) 数据库》《中国科学引文数据库》、中国知网、英国国际农业与生物科学研究中心文摘(CABI)、荷兰爱思唯尔(Elsevier)出版社、Scopus数据库等收录。

2.期刊编辑的专业素养及综合能力

科技期刊是刊发新技术、新观点、新进展和新理论等的重要传播平台,期刊编辑可能需要参与从选题策划,到稿件初审和组织评审,再到录用后的编辑加工、生产出版,甚至发行、宣传以及新媒体传播等各个环节,期刊编辑的专业背景和知识结构直接影响着期刊的学术质量[15,19-21]。随着科技的飞速发展,学术研究日新月异,传统学科与新兴学科不断交叉融合,对期刊编辑的职业能力提出了越来越高的要求,持续地学习和定期接受培训等已成为帮助期刊编辑升级知识结构的必然要求。

首先,期刊编辑需要有跟踪学科前沿,洞察学科热点,了解学术动向的能力。这要求期刊编辑一方面需要长期地、持续地阅读了解专业领域内最新的文献,另一方面还要经常参加行业内的学术交流会议,甚至拜访或联系行业内重要的研究团队。这样在对稿件进行初审时,能够较好地把控送外审稿件的学术水平和质量,同时在处理新兴或交叉学科等稿件时能更快地确定稿件细分领域和专业方向,找到精准的候选审稿人。

其次,期刊编辑需要畅通与专家学者的及时沟通渠道。目前微信、QQ等社交软件的普及率已经非常高了,通过它们可以及时地与专家沟通,帮助期刊编辑快速地获得专家是否接受审稿的反馈,为稿件推荐更合适的审稿人等。对于少数年龄偏大的老专家,可能不习惯使用社交软件,则根据专家的意愿采取电话或邮件等其他联系方式。维护好与专家的联络是期刊编辑快速找到合适审稿人的重要保障。

最后,期刊编辑需要实时更新和维护审稿人数据库。虽然科技期刊都有各自相对稳定的审稿人队伍,但由于退休、调岗、改变研究方向等各种原因,审稿人的信息是在不断变化着的,期刊编辑在审稿人信息管理和更新上的工作做得越细致和详尽,审稿人的选择就越准确和高效。于红艳通过对送审工作实践的总结,认为科技期刊编辑是同行评议工作的主导者,编辑的专业素养、耐心仔细程度以及尽职尽责精神直接关系到稿件送审准确率[22]。因此,她从职业素养角度提出科技期刊编辑提高稿件送审准确率需要有“三心”,即责任心、耐心和细心。

二、审稿人选择的原则

1.学术水平高

学术水平高是选择审稿人的基本要求。科技期刊的学术水平决定了期刊的生命力,而稿件质量是影响期刊学术水平最重要的因素之一[23]。审稿人在科技期刊稿件质量控制中具有非常重要的作用,这就要求审稿人必须具备扎实的专业知识和深厚的学术功底。他们通常是相关研究领域的专家,对该领域极其熟悉,对该领域的研究现状、发展趋势以及前沿动态等都非常了解,能对稿件的科学性、创新性以及应用价值等学术水平进行准确的判断和评价。同时,审稿人还需要对稿件的错误、缺点和不足等提出专业的修改意见和建议,以帮助作者完善和提高论文的质量和学术水平。在稿件送审实践中,审稿人具有高级职称,拥有高学历或各类人才头衔等是衡量其具有较高学术水平的重要参考,同时同领域编委专家的推荐和认可也可作为一个重要依据。

2.专业对口

专业对口是选择审稿人的首要前提。选择审稿人,应尽量选择与稿件主题和内容相关的专业技术人员,一方面便于审稿人对稿件作者在这一专业领域的研究成果作出准确的判断和评价,另一方面也有助于审稿人对论文具体实验设计、实验方法以及结果分析等内容提出更专业、具体的修改完善建议,提升文章的质量,这也是专家审稿最重要的目的之一。

目前世界学科发展的基本趋势是学科汇聚与学科交叉,从单一学科到交叉融合已成为学科发展的国际共识[24]。对于交叉融合学科的稿件,在寻找专业对口的审稿人时需要更加的审慎,应该深入判断稿件所对应科学的细化分支。有研究发现,在一级或二级学科水平上的专业对口审稿人,已经难以对三级以上旁系分支学科的稿件做出恰如其分的评鉴[25]。而且,有研究发现审稿人与稿件的专业对口程度越高,对稿件的错误审出率也越高[26]。专业对口程度越高的同行评议专家,对稿件的学术质量评价更为准确,并且更能够提出关键性的修改意见,这对稿件质量的提升具有重要的作用。

3.客观公正

客观公正是对审稿人责任感的基本道德要求。由于同行评议在本质上是一种主观评价方法,在评审过程中有许多因素可能会影响到评审的公正性,因此担任科技论文的审稿人需要具有强烈的责任意识。这就要求审稿人要有耐心,能够客观公正地审阅稿件,对新观点新方法持开放态度,但又不能“放水”。同时还要求审稿人对于存在熟人关系的稿件,能根据稿件实际质量进行客观评判。审稿人应该从稿件阐明的科学问题、研究意义以及学术创新等多方面对论文作出全面、具体而公正的评价,提出的意见有针对性,观点清楚明晰。

同行评议意味着审稿人与作者同处一个专业领域,可能会遇到审稿人与作者存在一定的人情关系,比如校友、师生、同学、项目合作等关系。针对这种情况,在审稿人选择制度上,科技期刊经常采取一系列的措施来减少这些因素对审稿人客观公正的影响,如审稿人与作者不能是同一个单位、审稿人与作者近年来无联合发表论文、作者提出有竞争或利益冲突的审稿人进行回避等。

审稿人客观公正的审理稿件,不仅是对编辑信任的回馈,更是对作者和刊物的负责。一份客观中肯、观点明晰、建议清楚而具体的评审意见, 不仅有助于编辑判断文章的质量,也能够有效地帮助作者修改完善稿件,提升论文质量。

4.合作与互补性

审稿人研究领域或专业方向的合作与互补性是提高审稿质量的一个重要途径。目前科技期刊稿件通常要求至少有2位以上的审稿人审稿,许多稿件尤其是交叉学科的稿件,往往会涉及多个跨度较大的学科领域,如果选择的审稿人不能全部覆盖稿件涉及的学科领域,可能会造成稿件质量的误判。而实践中单个审稿人难以对这类稿件的全部学科领域都熟悉,这个时候利用审稿人之间的合作与互补性,搭配选择多个审稿人,确保审稿人组合的学科领域能全覆盖稿件的学科领域,从而进行合作互补审读。

组成审稿人组合的专家,既可以有研究领域的重叠,也可以是研究领域完全没有重合的不同学科方向的专家。构成审稿人组合的审稿专家,其学科领域的合作既可以是基础学科与应用学科的互补,方法性学科与对象性学科的互补,也可以是自然学科与社会学科的互补[27]。例如,我们编辑部收到的《直播与移栽对油菜产量的影响——基于经济学视角分析》一文,我们就分别邀请了一位农业经济学专家和一位作物栽培学专家来进行审稿,达到了预期的审稿效果。

三、精准送审的策略

虽然目前审稿人数据库仍然能满足日益增加的稿件评审需求,但在进行期刊论文送审的实践中,我们发现寻找到适合的审稿人变得越来越难,而且拒绝评审的现象变得非常普遍[28]。《生物保护》( Biological Conservation)的编辑统计,他们常常需要为一篇稿件邀请 6～7位审稿人,部分稿件甚至需要邀请超过10位审稿人,才能获得足够份数的审稿意见[29]。调查研究发现,许多期刊编辑部为完成论文评审,每篇文章发出10～15封邀请函正在变得越来越常见[30]。因此,我们在进行期刊论文送审时,除了要坚持审稿人遴选的原则外,还需要采取一系列合适的策略,将稿件送到既有能力又有时间,还愿意接受审稿的专家手中,以达到进一步提高审稿效率和质量的目的。

1.优先送审期刊编委审稿人

期刊编委是期刊所涉及学科领域遴选出来的最有代表性的专家学者,在各自研究领域具有很高的学术水平。同时,编委专家又是期刊正式聘任的编委会成员,期刊的发展与编委会荣辱与共,编委会理应是审稿专家队伍的核心力量。一个高效的编委会不仅是顶尖专家的汇聚,更是由真正热爱、关心期刊发展,乐意参与同行评议为期刊质量把关,并具有重要学术影响力专家的组合。因此,在精准送审的实践过程中,我们要充分利用好编委会这一宝贵的专家库资源,根据稿件内容的研究方向,优先从编委专家中选择合适的审稿人审理稿件。

2.优先送审活跃度高审稿人

活跃度高的审稿人,一方面是指在学术上活跃,包括研究论文等成果产出多,参加学术会议、学术交流多等。他们活跃在学术一线,具有更强的创新性和敏捷的思维,更能提出有建设性的意见和建议,也更能发现稿件的缺陷和不足。另一方面,活跃度高的审稿人,是指能快速回应编辑的邀审,接受审稿后能快速完成稿件审理,极少逾期的审稿人。活跃度高的审稿人不仅能对稿件提出更具建设性和专业性的审稿意见,又能快速地响应审稿邀请,及时完成稿件审理,对期刊稿件质量的提升和加快稿件的出版进程都有十分重要的作用。因此,活跃度高的审稿人是期刊的宝贵资源,需要编辑在送审的实践过程中不断去发现和积累,并进行妥善的维护和运用。

3.多渠道遴选审稿人

在实践过程中,经常会遇到审稿人不足的情况,这时需要通过多种渠道来增选审稿人,增选的方法归纳起来主要有两大类。第一类是推荐,包括编委会推荐、审稿人推荐、兄弟编辑部推荐等,也可以由作者推荐。推荐产生的审稿人,一般专业方向都比较对口,通常审稿速度快、意见比较明确具体。在我们的增选审稿人实践中,我们发现通过编委专家推荐的方式能够比较高效的获得高质量候选审稿人。我们重点围绕两个方面进行了拓展,一个是针对临近退休年龄的审稿专家,编辑部邀请他们推荐其所在研究团队或单位的青年骨干专家作为候选审稿人,另一个是针对来稿所涉及研究方向审稿人存在不足时,编辑部向相近研究方向的编委专家请求推荐。实践证明,通过推荐方式能非常精准地获得相关研究方向的高质量候选审稿人。

此外,还有一类常见遴选审稿人的方式是编辑部主动邀请。一方面,编辑部可以根据实际情况从具有高级职称或高学历的多产论文作者中进行遴选邀请。另一方面可以通过网络搜索获得信息,针对部分新兴学科或细分研究领域,现有的审稿人中可能难以找到合适的审稿人,我们可以从文献数据库、相关单位网站或者各类行业网站等去进行搜索。以稿件的主要研究内容为关键词,去搜索同领域的研究论文、研究成果、研究团队等等,从而获得新的候选审稿人。网络搜索方式通常可以获得大量的信息,但信息的有效性往往还需要进一步鉴别与核实。通过网络搜索增选审稿人相对来说会麻烦一些,但可以作为增选特定研究方向审稿人的一个重要补充。

4.送审后及时跟进

稿件邀请审稿人之后,编辑还需要及时的关注稿件的状态,对处于不同状态的稿件及时的进行相应的操作,以达到缩短审稿周期的目的。以《中国油料作物学报》编辑部为例,自2021年10月起对送审策略进行了优化,即稿件邀审一般给审稿人三个工作日来作出是否接受邀审的回应,如无回应或回应拒审则重新邀请新的审稿人。审稿人接受审理的稿件,审稿时间设定为两周,两周没有返回审稿意见的,系统会自动发送一封催审邮件,并给予一周的时间请审稿人提交审稿意见。对于催审后仍未在期限内收到审稿意见的,及时为稿件邀请新的审稿人,并做好逾期审稿人记录,在后期的审稿人邀请时尽量避免选择逾期审稿且未说明原因的审稿人。

《中国油料作物学报》对送审各环节的时效性进行了优化,并自2022年起全面采用了优化后的送审策略。我们选取送审策略优化前一年,即2021年已完成审理的158篇稿件与送审策略优化后,即2022年已完成审理的前158篇稿件进行了比较分析。结果表明,在送审策略优化后,平均审回时间由28.1天减少为17.3天,取得了非常显著的效果。对比优化送审前后的审回时间概率密度分布图发现,优化送审后,大部分稿件的审回时间由25天以内缩短为15天以内,且审回时间超过45天以上的稿件数量明显减少(图1)。

图1 优化送审前后稿件审回时间概率密度分布

5.建立与审稿人及作者的互动机制

稿件送审是一个长期与专家学者打交道的过程,跟审稿人及作者建立良好的互动关系十分重要。跟发出论文后不通知审稿人相比,送审前编辑从论文内容和审回时间要求两方面跟审稿人进行电话或微信沟通,审稿人只要答应审稿,后期一般不会拒审,且一般都能按时完成审稿任务,也就是基本可将审稿人受理稿件的几率提高到百分之百。

在审稿人受理审稿邀请之后,编辑适时的提醒可以有效缩短稿件的审理时间,同时避免一些审稿人偶尔因事务繁忙或邮件延误等遗忘审稿等事情的发生。此外,对于部分交叉学科或者新兴学科领域的稿件,加强与审稿人及作者的交流沟通,有助于更准确地把握稿件涉及的细分学科领域,并精准地确定合适的审稿人组合。

6.建立和维护期刊常用审稿人库

以期刊编委会专家库为核心,建立一个期刊常用审稿人库,并加强日常的更新和维护,是确保期刊基本审稿需求的基本保障。以《中国油料作物学报》和《Oil Crop Science》编辑部为例,由于两刊研究领域的高度重合性,我们建设成一个共用的审稿人库,审稿人信息重点关注研究领域、具体研究方向、联系方式等,其次登记职称、学历、年龄、工作单位等基本信息。根据以上信息,我们可以为稿件快速筛选出专业匹配度高的候选审稿人。

此外,在送审实践中,我们发现不同审稿人对审稿的态度或审稿频率具有很大的差异,有的专家希望多多参与审稿,有的专家希望适量审稿,还有的专家则有明显的繁忙季节等,针对审稿专家们的个人特征或要求,我们对审稿人库进行维护时特别增加了一项备注栏,及时的备注在与审稿人沟通或审稿过程中掌握的审稿人特征,比如审稿认真、审稿快、某时段暂缓审稿、只审理中文稿、希望多多审稿等。备注栏相当于给审稿人进行了一个特征画像,可以有效的提升精准送审的成功率和效率。