汽车制造公司设备备件库存管理改善方案的实施效果

■贾子健 华晨宝马汽车有限公司

■张 闯 沈阳工业大学

随着经济的快速发展，汽车行业进入了高速发展的阶段。我国具有十分庞大的汽车保有量，并且仍有较大的上升空间。作为一个高度自动化生产的行业，汽车制造企业均具备种类、数量非常庞大的自动化生产设备。近几年，新能源汽车的快速发展以及智能化技术的普及使越来越多的新型生产设备被应用到汽车行业，所以汽车行业面临的挑战也越来越大。在一个大型的生产企业中，为保障设备的正常运转，管理设备备件的种类、数量是极其复杂的问题，各生产企业如何储存备件非常关键。

通过设备备件的管理，可以有效控制备件的采购价格，减少资金占用，可以有效提高企业的经济效益。B 制造公司使用了各种各样的生产设备，也囤积了较多的备件库存，并每年都会对备件进行大量采购以备不时之需。如何在有限的资金范围内，高效率地采购到有效使用的备件，减少备件的资金占用情况，显得十分重要。

通过模型找出问题并提出解决方案后，如何精准预测结果是进一步发展和研究的方向，所以本文对B 汽车制造公司设备备件库库存管理改善方案进行预测，验证B 汽车制造公司的设备备件管理改善方案的有效性，为其他类似企业的备件管理提供帮助。

一、设备备件库存管理改善方案

1.备件基础信息管理改善方案

（1） 建立备件信息交接系统

为提高B 汽车制造公司信息传递的准确性和效率，需要建立一个线上交互系统。基于工作流原理，员工在电脑上通过线上系统填写有关的备件基础信息，会按照定义好的流程自动往下传递，下一级员工将会收到相关资料，并可以根据需要修改、跟踪、管理、查询、统计、打印等，同时备件库存管理平台和B 汽车制造公司的SAP系统做到系统数据同步。大大提高了效率，实现了自动辅助化的管理，提升了企业的管理效率。

（2） 对备件基本属性进行分类定义

B 汽车制造公司备件基本属性的定义存在较为模糊的问题，对后续的采购计划和库存管理分析会造成不良影响，需要对备件有多维度的定义分类。分类时采用两种方法：1）按照备件的材质属性定义，如：机械类备件、电器类备件等；2）按备件使用特性定义，如：极其重要的类型备件、一般类型的备件等。

2.备件库房收货管理改善方案

针对B 汽车制造公司的备件收货环境存在的收货效率低、实物归位效率低的问题，可以通过：1）供货商到货登记和问题反馈改善；2）库房备件实物核对收货改善等措施来有效解决，以此达到提升收货效率的目的，使整个备件采购环节更加高效。

二、改善方案实施的效果预测

1.改善方案实施的影响因素

（1） 人员因素

本文对B 汽车制造公司备件库存管理中的基础信息管理、订货管理、收货管理提出了改进方案，这些方案涉及很多工作环节和人员，需要进行工作任务分解和相应的人员安排。需要成立项目小组，在每个业务模块里面，选取经验丰富的人员，作为小组成员。

每个功能模块安排相应的分项目负责人员，由分项目的负责人进行任务需求的收集和调研，将各个管理模块进行详尽的业务流程梳理，然后进行任务分解，设立不同的分项目，各个分项目任务逐个完成。

（2） 技术和数据因素

1）B 汽车制造公司备件库存管理的改善方案中，涉及备件库存管理平台的设计与开发，需要大量的系统功能设计和开发，需要和SAP 系统进行大量的数据交互，各个模块功能的实现，需要一个十分强大的IT 团队予以支持。

2）关于采购数量优化的环节，涉及很多关键的核心数据，这些核心的数据准确才能确保有效优化采购数量，需要对这些核心数据进行全面的核对校验。

交货期数据：备件采购订货的交货周期。

ABC 分类数据：用于定义备件库存价值占比重要程度的参数。

VED 分类数据：用于定义备件对生产设备重要性的参数。

2.改善方案实施的计划及监控方法

（1） 改善方案实施步骤

由于改善方案涉及非常多的工作内容，为确保改善方案的顺利实施，需要做好实施步骤的计划安排。

1）对B 汽车公司备件库存管理改善方案的整体工作量进行分析，制订整体的安排进度计划，按照各个模块内容进行进一步分解，对每一个模块设立单独的分项目，实施进一步进度管理分析并加以控制。

2）根据各个分项目的内容，安排项目小组成员，对各个分项目进行详细的任务制订，对业务工作流程进行详细分析，制定目标需求，对任务完成时间做好计划，对每个关键指标设立时间点并进行监控。具体信息如表1所示。

3）各个分项目的负责人员，定期反馈项目达成的实际情况，包括已经完成的工作量，完成的时间点，下一阶段需要重点开展的工作。

4）对各个项目的进展情况进行分析，比对是否可以按照计划的时间点，完成关键指标的工作。

5）对于出现困难，无法按时完成的任务，进行困难点分析，向更高的管理层寻求资源支持，并更新项目时间计划。

（2） 改善方案实施控制方法

为了使优化改善项目可以顺利按时完成，需要跟踪和控制进度制，主要采取以下方式：

1）定期举行项目会议

项目小组成员定期举行会议，分析讨论各个项目的情况，分析当前工作的进展程度，已经完成了哪些计划工作，工作中遇到哪些问题，后续如何解决问题，讨论哪些工作内容还需要进一步的加强，项目小组成员要相互监督和支持。

2）项目实施过程跟踪

项目总负责人，定期和各个项目的负责人沟通项目进展情况，核对各个分项目的完成情况，对关键时间点的完成情况进行跟踪核对，对无法按时完成的任务，寻求资源支持。

3）实施进程分享和汇报

定期向管理层汇报项目核心工作在关键时间点的进展情况，是否存在问题，有问题需要如何处理，是否需要管理层支持。在备件库存管理部门的内部例行会议上展示进展情况，全体人员对项目实施情况，提出建议。

3.改善方案实施的保障措施

（1） 组织保障

企业管理层对备件的资金占有情况高度重视，对改善项目的开展十分支持。改善项目涉及很多部门，各个部门之间的高效协调十分重要。

通过成立专门的企业级别项目支持小组，沟通协调备件库存管理部门、车间维修部门、IT 技术部门，确保各个部门之间的沟通顺畅。

在B 汽车备件库存管理部门设立项目负责人，作为改善方案的总负责人，为各个分项目单独设立分负责人，设立项目实施的具体总协调人，签署项目实施计划和目标达成的任务书。

在各个车间的维修部门内，安排备件库存管理改善方案实施的接口人员，负责维修部门内部的业务协调和沟通。

对于IT 部门，企业成立专门的IT 支持团队，安排IT 部门的专门接口人员，作为IT 部门和备件库存管理部门的总接口，负责协调沟通IT 部门和备件库存管理部门的功能需求梳理。

（2） 资源保障

针对改善方案中的基础信息管理、需求数据分析、订货管理、订单跟踪管理和收货管理，需要进行系统平台开发。经过初步项目评估，预计先期可以获得300 万元的资金支持，用于系统的开发，可以确保改善项目的顺利进行。

对于系统平台的开发，企业组织了专门的IT 技术顾问，协助分析和梳理业务流程涉及的技术问题，并配置多组IT 软件开发团队，对平台进行功能和界面的开发，确保技术支持到位。

（3） 人员保障

对于项目需要的各个业务模块，选取经验丰富的人员，可以确保对业务流程做到全面准确地分析，使平台的功能做到内容全面，并对表现优秀的人员，在年度绩效考核时进行加分奖励。

此外，对B 汽车公司备件库存管理中涉及的各种人员，如备件物料计划人员、备件实物收货人员、维修部门人员等，进行培训，加强备件精益化管理的思路，提高人员对新流程和新操作的认识，确保后续项目实施的效果可以持续。

在备件的物料计划人员下订单的时候，要求分析领用情况和库存情况，严格要求对于领用量低库存量大的备件不得进行采购，需要进行最大最小库存值的分析，决定是否可以进行库存转移。

备件物料采购组的负责人，在审批订单的时候，会抽查物料计划人员订单的备件领用和库存情况，对于不合理的采购订单，不进行审批，退回给物料计划人员进行处理。

在实施改善方案后，在年度考核的时候，增加采购订单的库存周转情况考核项，对于造成大量呆滞库存的备件物料计划人员，相应地在绩效考核中，做出减分处理。

4.改善方案实施的效果预测

（1） 资金占用和库存值减少

通过分析领用、交货时间等情况，预计会对B 汽车公司管理的10 万种备件中的5 万种备件进行最低库存（min）、最大库存（max）的合理调整，预计每年会节约1 千万元（5%）的非必要采购金额。通过对库存转移的跟踪分析，预计每年可以降低库存值1 千万元，同时节约采购金额。

1）资金占用减少

B 汽车公司每年有大量的备件进行采购，本文选取部分数据进行重点分析和研究。以B 汽车公司的1 个整车厂为例计算，2 年的常规备件采购金额约1.4 亿元。总共采购订单条目约为5000 条，其中采购频次为1 次的2000 多条，频次为2 次的1000 多条，2 次以上的1000多条。其余工厂情况类似。

经过对采购频次为1 次的2000 多条订单进行详细的分析，有300 多条订单按照新的最小库存min 计算，可以不触发采购需求，预计可以减少200 万元订单的采购。有约1000 条，按照新的最大库存max 计算，可以节约500 万元，这些节约的订单金额可以用于其他备件的采购，使资金更好地被使用。

按照该工厂的计算评估情况估算，仅采购频次为1次的订单，每年所有工厂预计可以节约1000 万元的资金。

2）库存值减少

通过优化采购流程，当备件需求产生的时候，备件物料计划人员先不进行采购，先分析其他工厂的库存情况，按照新的最大最小库存值和库存转移的原则，和车间维修人员一起评估后，进行库存转移。在对4 个月的试运行跟踪分析，一个季度节约了200 万元，随着系统平台的开发，库存转移可以实现自动化分析，库存转移将进一步完善，预计每年能减少1000 万元的当前工厂库存值，同时节约采购资金。

（2） 人员数量降低

目前每个B 汽车公司备件库存管理人员，平均每个人员管理10000 种备件，目前现有的3 个工厂，每个备件物料计划员平均每天新增加30 条至50 条的新采购需求，需求待处理数量有时候会有300 条至400 条。分析备件的风险情况，需要查看各个工厂的库存情况，需要从SAP 查看领用情况，每天需要和供应商、预算管理人员进行大量的邮件、电话沟通，跟踪订单的货期。改善方案实施后，提高采购流程的工作效率，风险、领用、历史采购、库存等情况，由平台自动推出数据，每人预计每天可以节约2 ～3 个小时。订单的货期跟踪通过平台实现，预计每天可以节约1 个小时，预计每人可以管理13000 种备件，管理能力提高30%。同时，可以节省出2 至3 名人员，负责其他工作。

预算控制工作，通过平台的自动化运行，不再手动更新表单，从SAP下载订单数据，通过领用进行车间预算分配、表单整理、订单更新、货期更新、同步SAP 已经收货的数据等工作（每天需要使用5～6 个小时），可以不用再手动操作。预计可以节约1 名预算人员，安排到其他工作，留有1 名人员负责监控预算。

实施收货改进方案，库房收货人员，每天不再需要更新收货表单，系统平台提供自动化送货单和零件信息，减少手动表单，方便查找实物，可以帮助节约登记和核对实物的时间。

三、结语

根据B 汽车制造公司设备备件库存管理改善方案提出合理化建议，对要实施的改善方案，从工作计划、人员安排、资金与资源配置方面展开研究，确保改善方案可以顺利实施，同时对实施效果进行了评估预测。根据预测结果，证实了该方案的有效性和可行性，为B 汽车制造公司设备备件管理提供指导建议。