县级烟草专卖局（分公司）标准化推行模式研究与探索

■肖江玮 张 智 林 琦 贵州省烟草公司铜仁市公司

■向 雄 深圳市康达信烟草技术开发有限公司

一、背景

县级烟草企业是烟草企业中最小的组织、最接地气的单元，其管理的规范与否、科学与否对提升烟草企业管理的效率和质量至关重要。标准化作为提升企业核心竞争力的重要抓手和主要载体，能有效解决业务运行标准不统一、基础管理标准不一致、规范管理有待加强等影响高质量发展的瓶颈问题。上级主管部门耗时半年专门制定下发了《贵州烟草商业县级局（分公司）标准化管理体系》，目的是促进全省各县级局（分公司）标准化建设与上级的发展目标、组织权责、业务运行、管理体系深度融合，形成基层单位在机构设置、职能配置、定编定员、工作边界、工作流程、数据传递、规章制度、文化理念、考核评价方面的“九统一”，在基层全面形成靠制度管人、按流程分责、照标准办事的管理格局。在《贵州烟草商业县级局（分公司）标准化管理体系》下发以后，本文就《标准》如何与县级烟草专卖局现行的管理体系融合整合，并全面在县级局（分公司）贯彻执行问题进行了不断思考和路径探索。

二、基层县局标准化建设现状

目前烟草行业标准化建设主要是按照《YCT 479—2013烟草商业企业标准体系构成与要求》和《YCT 503—2014 烟草商业企业标准化建设指南》两个行业标准规定的要素进行地市级烟草商业企业层面的体系架构设置，再按照企业标准化建设的相关参考文件进行文件的编写，县级局（分公司）会依据上级发布的对应标准化文件体系内容编写本县局的管理手册，地市级烟草商业企业定期组织人员对其标准化建设和运行情况进行监督和检查，整体上基本已经能够实现业务过程的全覆盖，但仍存在关系梳理不清、有机融合不够、标准适用不高、文件执行不准等问题，具体如下。

1.标准化理念宣传贯彻未有效落到实处

基层单位企业管理部门或标准化建设联络员对标准化建设的重要性和关键性宣传贯彻力度不够，部分单位的负责人对标准化建设重视程度不够，有的部门认为标准化管理体系建设是主管部门的事情，把标准化体系建设看作“负担”，未能发挥部门标准化体系建设的主动性。全市范围内的标准化理念宣传贯彻频次太低、参与人员太少，部门的标准化建设联络员也未能结合本部门实际，针对性地开展部门标准化理念宣传贯彻工作，干部对标准化建设的理念、方针和方法等了解程度不深，员工对于标准化建设重要性认识不足。

2.企业标准化组织保障力度不强

通过现场走访发现，当前企业标准化建设组织机构僵化，现有的组织机构没有随着人员的变动和岗位的配置而进行调整和优化，存在人员与岗位不匹配、工作任务不明确等状况。体系建设决策机制较为薄弱，质量管理体系内部调控机制不强，在质量管理体系实施监督和考核等方面没能狠抓落实；标准化建设动力机制不足，没有配套的激励机制和竞争机制，员工对标准化的行为自觉意识还需加强。

3.企业标准化氛围营造效果不佳

标准化管理体系文件学习、流程培训等安排过少，培训宣传的力度不足，县局部分员工对于标准化管理体系运行的认识意识有待加强。没有针对性地开展企业标准化建设氛围营造活动、没有依托当前传播媒体对标准化管理体系建设过程进行宣传报道，全员的主动参与意愿不高，干部标准化管理意识有待加强。有些部门（单位）的标准化联络员没有主动承担部门的标准编制和审核工作，导致具体制定和贯彻标准的人员对于具体的工作要求掌握不清楚，干部和员工实质性参与到标准化建设活动中占比不高。

4.企业标准化运行情况把握不准

通过现场走访调研发现，部分基层县级局（分公司）未能及时地落实省局、市局的标准文件要求对当前的企业执行的标准文件进行更新和优化。比如，YH 县局目前仍然在使用废止的体系文件作为内部执行管理手册的参考；SL 县局无相关标准化文件；JK 县局标准化文件直接套用市局标准，无烟叶生产管理标准，烟叶站无相关标准，未对市局标准进行转化细化，标准适用性不强；仍然存在大量的方案、通知没有转化为标准化文件；修订存在只修改文件编号的现象，对落后的技术标准进行修订不及时；企业标准没有定期开展复审，对不能满足企业发展需要和技术进步要求的标准没有及时识别修订或者废止，导致实操性较差，形同虚设。

5.企业标准评价改进未有效开展

在现场走访过程中发现，标准文件更新比较滞后，没有定期对文件进行评审，没有及时随着企业发展环境的变化、业务的变更、上级的新要求、客户需求或新工具新方法的应用等方面做出调整，没有将成熟的管理成果纳入体系进行固化。每年的内审和标准化监督检查通常是以各单位（部门）自我评价、标准化管理部门线上抽查的形式开展，存在虚造运行记录、有令不行等违反标准的情况，不能及时查核并纠正。县级局（分公司）质量体系内审简单，未开展管理评审工作，存在制度执行“两张皮”的现象。

三、基层县局标准化推进工作路径

T 市级烟草商业企业积极贯彻上级主管部门标准化建设的系列要求，立足县级局烟草商业企业标准化体系建设现状，构建形成了“325”县级局标准化建设实施路径，即围绕“落点抓具体、条款抓落实、标准抓落地”三个核心要求，从《标准化管理体系》中的标准和条款两个层级与本单位进行融合与整合，再按照“识别、融合、运行、监督检查、评价与改进”五个步骤，推动《贵州烟草商业县级局（分公司）标准化管理体系》全面落地应用。

1.标准识别

识别分为对标准和条款识别两个层级，其中标准识别主要是由各县级局（分公司）结合本身实际，对省局（公司）下发的强制性、推荐性和指导性三种不同类型的标准的适应性进行识别。对识别出的强制性标准，县级局（分公司）标准化建设办公室直接将其编入《执行标准清单》。对识别出的指导性标准，县级局（分公司）可结合自身实际情况进行判定，若现阶段资源配置或执行条件满足要求的，列入《执行标准清单》；若现阶段资源配置或执行条件未满足要求的，制订《指导性标准达标计划》并组织实施，资源配置或执行条件满足后，列入《执行标准清单》。对识别出的推荐性标准，县级局（分公司）可结合自身实际列入《执行标准清单》，具有推广意义的，制订《推荐性标准示范计划》并组织实施，示范计划规定的时间结束后，由归口管理部门总结示范经验，并根据示范效果，确定是否扩大推广范围，若满足全市推广条件的，列入《执行标准清单》。

条款识别则是依据条款内容把条款分成两类，其中对规定工作事项具体要求且实施途径明确的条款，称为操作类条款；对规定工作事项具体要求但未明确实现途径的条款，称为状态类条款。针对识别出的操作类条款，若条款要求实施的途径仅涉及单部门或单一岗位的，直接编入《岗位工作标准》；对实施途径中涉及多部门，具备时间长、跨度大、需多部门协同推进的操作类条款，县级局（分公司）标准化建设办公室应组织归口管理部门编制《推进机制清单》，制订推进机制（包括方案、活动、检查、考核等），将推进机制中的相关措施编入《岗位工作标准》。对识别出的状态类条款，由各县级局（分公司）归口管理部门制/修订管理标准后，编入《岗位工作标准》；在烟叶工作站需细化措施的，由烟站制/修订管理措施后，编入《岗位工作标准》。

2.标准融合

对标准整合了以后，按照“进层级、进岗位、进计划、进流程、进考核”五进的工作要求，推进县级局标准化管理体系与实际业务的融合，确保标准的落地执行。基层县级局（分公司）企业管理部门编制覆盖县、站两个层级的标准体系表，协助各职能部门将识别执行标准要求事项编入岗位工作标准，制订融入各项业务工作计划，并且要对照标准要求，梳理现有业务流程，将标准要求贯穿于各业务流程环节，将标准列明工作事项编入考核细则。融合完成了以后，县级局（分公司）标准化归口管理部门需要分层级对基层的人员进行《贵州烟草商业县级局（分公司）标准化管理体系》的培训，介绍标准和条款的识别、标准与岗位工作标准的融合情况，确保县级局（分公司）干部员工知晓各自岗位的实施流程和具体要求。

3.标准运行

首先由基层标准化建设办公室拟定标准化实施计划，标准化建设领导小组制订相应的企业标准实施计划，填写《县级局（分公司）标准化管理体系标准实施要点》，明确企业标准实施的主体、企业标准实施的负责人、企业标准实施的步骤和方法、企业标准实施后应保持的痕迹记录、痕迹记录保存职能部门与业务部门等。其次由企业标准实施主体职能部门与业务部门负责人负责组织相应企业标准的实施，培训合格的人员执行相应的企业标准，在实施过程中发现有任何改进意见时，应形成书面意见反馈到标准化建设办公室，按企业标准要求保持运行记录。再次是在标准运行1 个月后，标准归口管理职能部门对标准的实施情况进行自查，确保标准执行到位。最后是当企业标准实施主体职能部门与业务部门、标准化建设办公室、标准化建设领导小组在企业标准实施过程中发现执行不到位或需要改进时，应开展纠偏行动，采取纠正和预防措施。

4.标准化监督检查

首先是标准化建设办公室成立检查组，编制《监督检查实施计划》，明确监督检查的目的、范围和依据、监督检查组成员、监督检查日期和日程安排、检查对象及检查重点等，并提前一周与被检查单位进行对接。其次是检查组到达现场后，检查组长根据被检查部门/和（或）岗位的规模决定是否召开首次会议，向被检查部门/和（或）岗位介绍检查组成员、说明本次检查的目的、范围、依据、任务分工、日程安排和检查方式；说明本次检查的抽样方式，并告知其风险等。再次是对企业标准实施情况进行具体检查，包括标准的执行情况、各部门内技术、管理和工作标准的贯彻执行情况、各部门行为是否符合有关标准化法律法规和强制性标准的要求、上次检查发现问题的纠偏效果验证等。最后是现场检查完成后，检查组组长以末次会议形式进行工作总结，重申本次检查的目的、范围和依据，向被检查部门提出现场检查中发现的问题及其严重性，被检查部门负责人须确认这些问题并对问题整改提出具体方案。会后，由检查组组长形成《监督检查报告》，反馈给被检查部门、标准化建设办公室和标准化领导小组。监督检查完成后，检查员针对检查中发现的问题，开具《不符合项报告》，提出纠偏行动要求，被检查部门和/（或）岗位应配合完成纠偏行动全过程。

5.标准化评价改进

首先标准化建设主管部门应在遵循企业标准化法律法规、上级主管部门的标准化管理的基础要求上，从企业标准化宣贯培训实施、标准化制修订实施、标准执行监督检查、不符合（不合格）情况及改进等维度，编制形成操作性强的《县级局标准化管理体系评价表》。其次在全市范围内组建标准化评价内部检查团队，形成现场评价的操作方案，开展现场评价的相关操作培训。再次是组织评价人员按《县级局（分公司）企业标准体系评价表》中要求，通过查验现场、座谈、查阅资料等形式，对基层单位的标准化运行情况进行实地评价。最后汇总形成《企业标准化体系评价报告》发放到相关部门，并跟踪评价过程中发现的不符合项采取纠偏行动，确保改进效果符合预期。

四、基层县局标准化推进保障措施

1.强化基层标准化建设组织保障

基层标准化建设工作贯穿于基层各个业务活动，涉及所有部门，关系到部门之间的相互配合和权责的再明确，是提升基层管理水平的基础性工程，各归口部门负责人及县局（分公司）领导班子要高度重视县级局（分公司）标准化建设工作，要坚持市县联动、部门配合、全员参与，形成管理合力，成立以企业主要领导为负责人的标准化建设工作领导小组，各部门、科室负责人、县级局（分公司）分管领导为成员的领导机构和推进工作办公室，为标准化管理体系建设提供坚强组织保障。

2.强化标准化建设制度保障

要从全市系统一盘棋的角度开展基层标准化建设工作，积极营造标准化建设是破解难题、应对挑战、化解矛盾的“金钥匙”，需要编制形成全市系统标准化建设的《文件制修订管理办法》《标准化建设管理办法》等制度性文件，明确标准化建设的策划、组织、流程、改进实施与评价等过程要求，建立责任明确、分工协调、上下联动、层层落实的长效机制，完善市级、县级、站（所）三级部门不同节点要求，确保标准化建设活动常态化、有序有效开展。同时，将标准化建设目标任务与绩效考评挂钩，按照“聚焦问题、突出重点、分类指导、量化考核、结果导向”的原则，进一步完善公司标准化建设考核机制，提升基层县级局标准化建设的水平。

3.强化基层标准化建设人才保障

企业标准化提升事关全局、事关企业发展、事关员工的成长，这不是单独哪一个部门的事，这是大家共同的责任，需要大家齐心协力、全员参与、共同推进。要在全市范围内抽取资深业务人员和骨干组建企业基层标准化建设管理团队，按照《标准化建设实施方案》的内容和计划开展工作，领导干部和各级员工要充分参与本次标准化建设工作，不定期开展标准化管理体系理念和方法工具方面的技能提升活动，让广大干部员工不仅接受、认同县级局（分公司）标准化管理体系，而且主动执行标准。要加强对全体员工的标准化知识培训和学习，让广大干部员工对标准化建设工作由无意识变为有意识，由不自觉变为自觉，转化为具体行动。

五、结语

本文对基层县级局标准化建设的背景意义与基层县级局标准化建设现状问题进行简单梳理，站在企业自身高质量发展的角度，探索构建形成了“325”县级局（分公司）标准化建设推进模式，深入开展基层县级局（分公司）标准化建设，有效解决了基层县级局（分公司）在标准化建设过程中目标不具体、专业人员短缺、推行速度慢、成效不明显等问题。同时，通过定期对标准化运行情况进行监督和检查，识别其中存在的问题和难点，并将此难点和问题作为改进课题的问题来源予以有效的解决，为增强企业生存力、竞争力、发展力，推动企业全面实现高质量发展提供了案例参考。