高校办公室收文办理及归档工作刍议

文/江苏理工学院党办、校办 胡俊；江苏理工学院图书馆、档案馆 陆韡

诏书可看作是中国古代的“中央文件”[1]。中国的传统政府是“文书政府”，以文书治天下，文书推动建构了政府价值、政府制度和政府组织。“文件”作为政府信息的载体。在现代政府运行中，文件扮演着重要角色[2]。同样，文件对于高校治理体系和治理能力的现代化有着重要的推动价值，对于高校各项事业的发展具有重要的指导作用。落实文件精神，需要依靠收文办理。收文办理是高校办公室的一项重要工作，对收文人员的业务水平、责任心和沟通协调能力有较高的要求。收文办理起到承上启下，上传下达的作用[3]，应提高收文办理工作的质量和效率，增强执行力，提高管理效率[4]。现阶段，高校收文流转主要通过OA（办公室自动化）系统来实现。现代信息化技术的应用，极大地提高了收文办理的效率[5-6]。

档案无论是对于个人还是单位都发挥着至关重要的作用[7]。收文和收文处理单体现着学校各方面的发展情况，承载着学校的发展历程、治理理念和办学水平。在大力倡导数字校园和智慧校园建设的背景下，高校归档工作需要适应新的更高要求。

本文主要结合高校办公室工作实践，探讨非涉密公文收文办理与归档工作，其中有三个中间环节需要收文人员流转操作，常规流程示意图如图1所示。因此，收文人员对收文办理的时效性发挥着重要作用。

图1 江苏理工学院办公室收文及归档流程示意图

一、收文办理及归档工作存在的问题

（一）收文办理存在的问题。与高校其他部门的工作相比，办公室工作量大面广，具有复杂性与琐碎性[8]，但是各级各类校外来文需要及时、高效地办理，收文人员可能因忙于其他事务性工作而未及时收文、流转，而承办部门也可能出现未及时阅办的情况。文件从签收、登记、审核、拟办、批办再到承办部门，耗时较长，甚至在某一个环节长时间处于停滞状态，有些承办部门得知兄弟院校收到文件或业务的消息提醒后而反过来催促办公室收文、流转工作的现象亦是屡见不鲜。有的超出来文规定的办理截止时间，承办部门仍未办理，对学校事业发展造成不利影响；尤其是特提、特急、加急等急件，对时间要求更高。总体来说，收文办理环节存在批转效率较低的问题。

（二）归档存在的问题。《档案学词典》认为，归档是指“文书、业务部门将工作活动中处理完毕，将有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程，是文书处理工作的最后环节”。现阶段，高校办公室收文归档工作主要存在以下四个问题：1.重视文件的记述情况、传达意图、联系工作、处理事务等功能，而忽视其档案功能，重视收文办理，而忽视归档工作，档案意识薄弱[9]，收文归档往往是应付式工作状态。2.虽然有归档但整理不规范。高校办公室缺乏专职档案人员，兼职档案员较多，由于缺乏专业知识、人员变动等因素，使文件整理、归档问题愈发严重[10]。3.收来的文件分为有归档价值和无归档价值两类，鉴别是否有归档价值尤为重要。因没有鉴别机制，鉴别上投入的精力和时间较少，有的单位归档价值鉴别缺乏审核与会商机制。对于上级的红头文件，存在有文就归的现象，即红头文件中无保存归档价值的文件也归档了。此外，归档价值鉴别中存在以文件处理单上内容的多少为依据的误区，即内容多的就归档，内容少的就认为不重要从而不归档，常常出现有归档价值的未归档和无归档价值却归档的问题。4.高校办公室需要归档的文件数量较多，依靠手工方式分拣、核验、整理等，工作量大，操作效率低，并且时效性差。需将OA系统中有归档价值的来文分别下载后，再手动录入、上传到南大之星档案管理系统，在日常运行管理中表现出成本较高、效率较低、信息化水平低等问题，存在重复劳动现象，不符合数字校园和智慧校园的建设要求。

二、收文办理及归档工作对策

（一）践行“四及时”，提升收文办理效率。1.及时收文。高校办公室收文有多个渠道，主要分为线上和线下两类。江苏理工学院办公室线上收文平台主要有江苏教育电子公文收发系统、常州市政府智能办公平台、常州市教育局协同办公平台等；线下收文平台主要接受校外各级单位的EMS、挂号信等纸质来文。电子公文平台需要每天上午和下午各进行一次线上收文，同时留意平台的短信收文提醒，收到短信提醒后迅速收文。对于纸质来文，需要与学校邮件收发室及时对接，将纸质邮件来文进行扫描，转换为电子文本，上传至OA系统。在OA系统的文件处理单中，准确登记线上线下来文的标题、发文单位、紧急程度等。2.及时流转。高校每年需要处理的校外来文种类多、数量大。2020年、2021年和2022年，江苏理工学院办公室累计收到校外来文分别为1213份、1279份和1153份，来文种类包括通知、意见、通报、决定和函等，急件与非急件并存。收文后，应及时流转给办公室主任填写拟办意见，拟办意见是否准确、规范，直接关系到公文能否顺畅流转[11]。拟办后及时流转给校领导批办；校领导填写批办意见后，及时流转给承办部门。根据校领导批办意见或工作需要及时流转，将来文尽早地送达承办部门。3.及时提醒。及时提醒主要针对的是加急类公文。加急类公文的紧急程度处于特急和平急之间。2020年、2021年和2022年，江苏理工学院办公室累计收到校外加急来文分别为157份、192份和194份。收文人员在了解加急文件内容的同时，在OA系统已办事项列表中查看文件的实时动态，了解办理进程，对于未及时操作的加急来文，如果是阅知性来文，督促承办部门应尽快阅文；如果是批办性来文，应催承办部门按期办结。4.及时转发。及时转发主要针对的是特急、特提来文。例如：会议通知、评先评优、项目申报等来文。2020年、2021年、2022年，江苏理工学院办公室累计收到校外特提、特急来文分别为137份、205份和172份。对于这些来文，需要第一时间在OA系统内转发至与文件业务紧密的部门阅办，做到文件要求办理的事项与承办部门的职能高度契合，在拟办、批办前“先一步”转发承办。及时转发后，仍需关注拟办、批办环节进展情况，验证转发的准确性，同时将文件及时流转到协办部门。对于评先评优、项目申报等来文，通常因涉及校内动员、评审和不少于5个工作日的公示，及时转发能确保在文件规定的时间内办结。

（二）规范化开展收文归档工作。在文件归档管理上，我国目前执行的是双套制，即文件归档后电子文件和纸质文件共存的归档制度。电子文件主要是为了实现文件的参考价值，纸质文件主要为了实现文件作为档案的凭证价值。双套归档可使同一份收文的电子版和纸质版共同处于存储与可利用状态。1.提升对归档价值的认识。线上与线下归档对于收文全流程闭环来讲是不可或缺的一环，高校需要充分认识收文管理中归档工作的重要价值。档案行业标准《归档文件整理规则》中对归档文件的定义是“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”。高校的收文登记、拟办、批办等办理过程都被完整地记录、保留在文件处理单中，文件处理单是学校收文办理过程直接形成的原始记录，能反映学校文件办理工作思路、过程和结果，收文和收文处理单共同组成一份完整的档案，二者密不可分，缺一不可，文件处理单与其对应的收文具有同等的保存价值[12]。大数据时代，公文本质上是数据文本，存档后的公文作为一种“开放存取”的数据库，里面的数据资源信息经检索、提取、分析、汇总后，可提供给管理层作为决策的参考和依据，尤其是政策公文的内容是各级管理者思想的结晶。在档案系统内进行文件信息的归档，要发挥公文电子档案计算机信息化快速存取和高效利用的优点，充分实现公文档案的凭证和参考作用。归档后的价值主要体现在两方面：一是对档案形成者的利用价值；二是对社会的利用价值。2.加大对兼职档案员的培训力度。档案工作是一项专业性和技术性较强的工作，对从业人员的工作细心程度、责任心有较高的要求，同时它也是一项实践性、操作性较强的工作。定期邀请档案馆资深专业人员对兼职档案员开展归档业务培训，有针对性地结合新修订的《中华人民共和国档案法》和档案行业标准《归档文件整理规则》，对立卷归档的具体要求和方法等进行讲解，更好地掌握归档业务新规范、新要求。同时将以往归档中出现的问题作为案例进行分析。通过培训，将档案工作需要的知识、技能、经验等传授给兼职档案员，提升其专业素养和专业能力，使办公室归档工作能够规范化开展。3.建立鉴别是否有归档价值的工作机制。《档案工作基本术语》对档案的定义描述为：“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”有价值成为是否归档的重要先决条件，而是否有价值需通过鉴别来完成。正确地鉴别来文的价值，是保证归档文件整理质量的重要因素。建立来文归档价值的审核与会商工作机制，需要由办公室组织本部门领导形成会商机制，共同鉴别。由收文科室先提出鉴别的初步意见，所有收文材料经科室与办公室分管和主管领导会商，共同分析、研判是否有查考利用价值，不是“有文必档”，确实没有参考利用价值的收文材料要予以剔除。4.建立OA数据库与档案系统接口。建立南大之星档案管理系统与OA系统数据接口，实现档案系统与OA数据间的互联互通，建立收文归档的信息化、电子化管理模式。OA系统需要通过接口连接到档案系统中的收文数据主要有两部分：文件目录数据、附件（文件处理单及文件）。在掌握OA系统与档案系统间底层协议及接口标准的基础上，依托规范、专用的网络接口技术，开发连接两个系统的数据访问通道，按照规范化收文归档的要求，通过接口程序代码，将电子收文数据批量传输至高校档案管理系统中，架起数据接口OA系统与档案系统间的桥梁，建立信息化的“电子档案平台”，实现智能化保管和使用，确保电子档案的安全存储和利用，对电子档案的采集、整理、保管、利用和销毁全流程进行管理和监控，降低学校管理成本，提升归档工作效率，也契合我国新修订并于2021年1月1日起施行的《档案法》中关于“档案信息化建设”专章的要求。

三、结语

大数据时代，公文本质上是“数据文本”，很多内容都是管理者思想智慧的结晶，存档后的公文作为一种“开放存取”的数据资源库，可作为管理层决策的参考依据。在收文办理中做到“四及时”，同时规范化开展收文归档工作。建立档案系统与OA数据库间接口，能够大幅提高档案工作效率，也符合新时代数字校园和智慧校园建设的要求。