高校人事电子档案在线归档的协同管理模式

2024-02-02陕西艺术职业学院张静茹

办公室业务 2024年1期

文/陕西艺术职业学院张静茹

一、高校人事电子档案在线归档的意义

（一）有助于提高工作效率。电子档案不仅可以提高高校人事档案管理工作效率，还能实现档案的信息化管理。在传统的纸质档案管理中，主要是通过人工方式完成对纸质档案的归档，这不仅耗费了大量的人力、物力，而且工作效率低。而高校在采用电子档案在线归档后，节省了大量的人力、物力，提高了工作效率。具体来说，高校人事电子档案在线归档是利用计算机网络技术和数据库技术来实现对高校人事电子档案信息资源的收集、整理、存储和传输的一种管理方式。通过采用这种方式，高校对人事电子档案进行电子化管理。利用计算机网络技术和数据库技术将员工个人信息、个人业绩、个人奖惩等各种信息以电子文件形式储存在计算机网络中，通过计算机网络将这些数据信息传递到相关部门，各部门再利用计算机网络技术和数据库技术将这些信息进行整合和存储，形成电子文件夹。这种方式不仅可以有效地避免纸质档案在管理过程中出现的遗漏、丢失、重复等问题，还可以节约大量的人力和物力，从而提高工作效率。此外，高校对人事电子档案进行在线归档，人事档案管理人员就不必花费大量的时间和精力来进行纸质档案的整理、归类和装订等工作。电子文档形成过程见图1。

图1 电子文档形成过程

（二）有利于提升高校形象。在信息化时代，高校形象对高校的发展至关重要。为更好地提升高校形象，高校需要在市场竞争中脱颖而出，增强高校的核心竞争力。随着社会经济的发展和科学技术的进步，电子档案技术在不断发展和完善，并逐渐融入人们的生活。高校通过在线归档能够有效地提升形象。例如，当员工提出离职申请时，可以通过电子档案在线归档系统快速地找到对应的电子档案，并将其直接移交给人力资源部门。人事档案在线归档系统不仅提高人力资源管理效率，而且为高校发展提供了更多的便利和支持。例如，当员工需要使用电子档案时，可以直接通过搜索关键字查找相关的电子档案。在员工手动输入数据时，可以直接从后台进行数据的导出和保存，不仅能方便员工，而且能够让他们感受到高校的人文关怀。

（三）有助于减少人力成本。档案的电子化管理有助于高校减少人力成本。在高校发展的过程中，许多工作人员都要参与到档案管理过程中，如果将纸质档案转换为电子档案，可以节省大量的人力成本。同时，高校还可以通过网络在线查询电子档案实现无纸化办公。这样不仅可以节省大量的纸张和打印设备等费用，还可以有效地减少纸质档案管理人员数量，降低人力成本。

二、高校人事电子档案在线归档的协同管理模式

（一）建设目标。高校人事电子档案在线归档协同管理模式的主要目标是以数字档案信息为基础，利用现代信息技术手段和电子技术对高校人事电子档案进行集中存储、统一管理，构建数字档案信息服务平台，为高校提供高效、便捷、安全的电子档案资源服务。同时通过建立完善的高校人事电子档案管理系统，实现对高校人事电子档案的集中存储、统一管理和有效利用。在系统建设过程中，要充分考虑系统的安全性与稳定性，实现对高校人事电子档案的有效存储、安全管理与合理利用。

以高校人事电子档案为核心，采用成熟可靠的技术手段进行全面数字化建设。在数字档案信息服务平台中建立完善的数字档案信息资源体系，实现对高校人事电子档案的有效管理和高效利用。通过建设数字档案信息服务平台，为高校人事电子档案提供检索、阅览、下载等基本功能，同时为员工提供档案信息查询服务和电子文件在线归档服务。数字档案信息服务平台是高校人事电子档案数字化管理工作的核心和基础，同时也是高校人事电子档案管理工作信息化发展的重要方向。

（二）建设原则。1.前瞻性原则。基于电子档案管理系统建设的项目，必须充分考虑系统上线后的服务能力，因此，在项目设计之初就要规划好未来业务发展所需的各项能力。（1）业务架构规划：将高校日常业务操作和电子档案管理相结合，将各业务系统中的信息按照重要性进行分类，保证信息的有序存储；（2）功能架构规划：以业务需求为导向，将系统功能划分为不同模块，如：权限管理、档案管理、用户管理等；（3）数据架构规划：按照“集中存储”的原则，将归档后的数据存放到不同的数据库中，保证数据在查询、检索等操作时能快速找到所需数据；（4）技术架构规划：采用成熟度较高的技术方案。2.全过程管理原则。高校电子档案的归档应根据档案工作的特点，从归档前准备、归档过程控制、归档后管理等环节进行全过程管理。在归档前阶段，档案部门要通过对归档文件的收集、整理，明确归档范围，为后续的档案实体管理提供基础；在归档过程中，要通过制定管理制度，建立规范、严谨的管理流程和审批机制；在归档后阶段，要对档案实体进行规范化的整理和编目，建立高效、完善的保管利用体系。总之，档案部门要对电子档案进行全过程管理，确保电子档案符合有关要求并真实完整地记录高校历史活动，为高校各项工作提供真实可靠的历史参考。3.整体性原则。作为一种信息资源，电子档案具有数据性、资源性、历史性的特点，因此，电子档案的管理过程就是对电子档案进行整合，形成一个完整的数据体系。在档案管理过程中，对于同一类、同一性质的数据应该进行集中管理。人事档案是高校人才资源管理工作中最重要的一部分，其电子档案系统建设对高校发展、人才培养等方面有着重要作用。高校可以通过应用“一次采集，多方利用”的数据收集方式，实现对高校人才资源管理工作的整体把控，提高人员管理水平和工作效率。针对人事电子档案数据的特点，归档时还应该坚持整体性原则。4.安全保障原则。“信息安全”是档案管理的永恒话题，直接关系到档案工作的健康发展和高校的生存。“信息安全”具体包括三个方面：第一，从技术上保证电子档案的真实性、可靠性、安全性；第二，从法律上保证电子档案的合法性、有效性；第三，从管理上保证电子档案的安全性。其中，最重要的是对电子档案管理的安全保障，高校人事电子档案的安全保障要做到以下几点：第一，加强对人事电子档案管理系统安全的管理；第二，加强对人事电子档案平台终端安全的管理；第三，加强对存储介质及文件数据的安全保护；第四，加强对纸质材料收集、归档等环节中形成数据信息的保护。5.经济性原则。采用协同归档模式，除满足安全需求之外，还应充分考虑高校人力资源电子档案的成本问题。首先，协同归档模式不需购置昂贵的服务器和网络设备，所需的软件也不需要昂贵的专用服务器及网络设备；其次，高校电子档案属于长期积累下来的珍贵的档案资料，需要长久保存，在人员配备、办公场地等方面也是一笔不小的开支，采用协同归档模式可以在不增加硬件和人员投入的情况下实现档案资料的长期保存[1]。从高校人力资源电子档案管理成本来说，协同归档模式是目前成本较低的一种方式，且能够为高校节省大量人力成本，提高工作效率。

（三）建设思路。通过对档案数字化转型的理解和分析，结合高校现有档案管理体系，构建基于“互联网+技术”的高校人事电子档案在线归档协同管理模式，其建设思路主要有以下几点：1.建立一个以标准为核心的档案数据资源体系，在此基础上建立高校人事电子档案数据库。由于高校人事电子档案数据具有多样性、复杂性等特点，为提高高校人事电子档案数据资源的开发利用水平，有必要对高校人事电子档案数据库进行分类管理。2.建立一套完善的高校人事电子档案数字化归档流程。由于高校人事电子档案的特殊性，要实现高效的归档，必须建立一套完整的归档流程，包括文件资料收集、整理、分类、编目、移交保管、检索利用等环节，保证归档后的高校人事电子档案能够准确、完整地记录个人的工作经历，方便日后查阅和利用。3.在建立完善归档流程的基础上，必须建立一套完善的管理系统。在建立归档流程之后，要对相关人员进行培训，保证其掌握正确的归档方法和操作步骤。在此基础上，必须建立一套完善的系统平台和数据库，为高校人事电子档案在线归档协同管理模式提供强有力的支撑。4.建设一个以管理为中心的高校人事电子档案共享平台。通过建立一套完善的高校人事电子档案共享平台，不仅能够实现对高校人事电子档案数据资源体系的统一管理和共享利用，而且能够方便、快捷地为相关人员提供查询、检索、统计等服务。

（四）数据采集。档案数字化协同管理系统数据采集是指利用多种技术手段对高校人事电子档案信息进行采集，完成信息数据的登记、整理、分类、编码、编目和归档。高校人事电子档案数字化协同管理系统数据采集主要包括：第一，高校人事电子档案的基本信息，包括人员信息、合同信息、入职信息和离职信息等；第二，高校人事电子档案的业务信息，包括员工入职申请、转正定级申请、离职申请等；第三，高校人事电子档案的鉴定信息，包括员工工作经历的时间节点、离职原因、档案保管期限等；第四，高校人事电子档案的利用信息，包括员工调动情况、工资调整情况等；第五，高校人事电子档案的统计分析信息，包括员工入职情况统计、工资发放统计等；第六，高校人事电子档案的外部接口数据。采用多种数据采集方式，保证采集的数据完整、准确、一致和可用，确保数据采集准确性和及时性。同时，可以通过对采集数据进行分析，形成有效的数据报表，为档案数字化协同管理提供参考。

（五）系统安全。1.采用身份认证技术，确保系统数据和用户的安全性。在传统的档案管理模式下，用户的身份认证主要依赖于管理员对系统中每一个用户进行身份认证，然而管理员不可能随时随地对系统中的所有用户进行身份认证，并且由于管理员的权限和职责划分不明确，管理过程中存在较大的安全隐患。采用身份认证技术可以有效地解决这一问题。当用户在登录系统时，系统会自动对其进行身份认证。在使用过程中，如果用户的操作行为发生变化，系统会自动识别并将其标记为不属于此操作的用户，身份认证技术使得管理员对档案管理中的每一个用户管理起来更加方便、快捷[2]。2.采用数据加密技术，确保电子档案的机密性和完整性。在传统的档案管理模式下，电子档案在归档过程中需要对数据进行加密，并使用加密算法对其进行加密处理。然而由于传统的加密算法缺乏灵活性和通用性，导致系统无法适应不同类型的电子档案管理系统。采用数据加密技术，确保档案数据不被篡改。由于电子档案数据存储在存储设备，一旦存储设备出现故障或损坏，将导致数据丢失或泄露，因此，对电子档案进行数据加密处理显得尤为重要。采用数据备份技术，确保电子档案的可用性。3.采用数据备份技术，确保电子档案的可用性。电子档案数据的备份可以采用多种技术，包括磁带备份、磁盘备份、光盘备份等。其中磁带备份是最常用的一种，通过使用磁带，可以在需要时恢复丢失的数据。采用系统日志和日志分析技术，确保系统运行安全。在传统的档案管理模式下，由于没有完整的日志记录功能，管理员无法对系统运行情况进行监控。而系统日志分析技术则可以实现对电子档案数据的监控、对服务器行为的记录和查询等功能，可以为管理员提供准确、完整的日志信息，为管理者提供决策支持。4.采用授权机制，确保系统权限控制。在传统的档案管理模式下，由于缺乏相应的权限控制，管理员只能根据自己的意愿来管理用户，这容易出现管理员滥用权限、误操作等现象，从而导致用户数据泄露或丢失。采用授权机制，确保用户的使用安全。在传统的档案管理模式下，管理员只能对系统中的每一个用户进行访问控制，而在档案协同管理模式下，用户可以对系统中每一个用户进行授权操作，从而大大提高了系统中用户的使用安全。

综上所述，在档案协同管理模式下，档案管理者可以根据不同类型电子档案的特点来设计系统的功能模块和操作流程，从而实现对档案数据的全面、安全管理。