合格评估后PDCA循环在二级学院教学档案管理改革中的应用研究

吕燕 张媛

摘 要：教学档案资料记录着学院、学科发展的历史，具有举足轻重的作用，也为学院的各类本科评估、专业认证等工作提供了重要的数据支撑。本文以四川旅游学院外国语学院为个案，探讨二级学院教学档案管理优化改革方式，运用PDCA循环理论，构建学院PDCA教学档案双循环管理模型，改革传统管理模式，使学院教学档案管理工作不断优化，良性向前发展，为未来的审核评估打好基础。

关键词：教学档案；PCDA循环；档案管理

Abstract：Teaching archives record the history of the development of colleges and disciplines，which plays an important role，and also provides important data support for all kinds of undergraduate evaluation and professional certification of colleges.Taking the School of Foreign Languages of Sichuan Tourism University as an example，this paper discusses the optimization and reform of teaching archives management in secondary colleges，constructs the PDCA double cycle management model of teaching archives by using the PDCA cycle theory，reforms the traditional management mode，optimizes the teaching archives management of the college，develops benignly，and lays a good foundation for future audit and evaluation.

Keywords：Teaching Archives；PCDA Cycle；Archives Management

本科教學评估是检验学校全面发展的重要手段，而教学作为高校工作的重点，也就成为评估时的重中之重。在专家进校开展评估之时，除了进行各类现场考察工作以外，还会调阅大量的教学档案，每一个评估指标点也需要大量的档案材料作为支撑，所以教学档案与教学评估有着密切的联系。通过本科教学合格评估工作后，新建本科院校的教学档案管理水平有了质的提高，但根据教育部规定，通过合格评估的本科院校，五年后须经过审核评估的检验，因此给学校工作带来新的要求、新的挑战［1］，同时也为二级学院教学档案管理带来了新的要求。本文以四川旅游学院外国语学院为例，以学校“以评促建”的要求为指导思想，探讨运用PDCA循环理论，对二级学院教学档案管理进行改革，优化教学档案管理路径，促进二级学院教学档案规范化管理。

1 学院教学档案的作用

教学档案是高校在教育教学以及科研实践活动中直接形成且具有非常重要的保存和研究价值的各类文本、图表、照片、影像等各种载体形式的凭证材料［2］。教学档案涵盖了二级学院一线教学至教学管理工作的全部内容，也是对教学活动开展过程信息的详细记录，资料类型涉及面广、数量众多，包括学校及学院的各项教学规章制度、管理办法；人才培养方案及相关资料，有国标、指南、调研报告、学校学院发展定位要求等；教学资料，有教学大纲、教案、授课计划等；实践教学材料，有教学安排、实训记录和实习报告等；有教学督导、教学总结质量分析等；试卷资料，有期末试卷、成绩分析、支撑材料等；毕业论文资料，有选题、指导过程记录、查重报告及论文终稿等；学科专业建设资料，有调查报告、建设过程、情况总结等；教研科研资料，有申报材料、研究成果等；学籍档案资料以及实验室管理资料等方面的档案。这些教学档案资料记录着学院、学科发展的历史，具有举足轻重的作用，也为学院的各类本科评估、专业认证等工作提供了重要的数据支撑。教学档案也具有重要的回看价值，通过查阅历史档案资料，吸取优秀经验，同时从资料中发现不足，加以改进，从而不断提升各项教学工作能力。学院通过对历史资料的对比，能更清晰学院发展现状和存在问题，进一步改进管理方法，促进学院不断向前良性地发展。

2 学院教学档案管理改革的必要性

2.1 通过管理改革，改善目前存在的问题

通过本科合格评估及评估后的总结，发现二级学院的教学档案管理存在着较多问题。一是管理方式传统、陈旧，按部就班的工作，缺乏创新性；二是没有管理具体管理的系统性，各类教学档案管理凌乱，按管理者自己的想法进行简单处理；三是缺乏各类档案管理的标准，如何收集、如何存放、如何保密都没有明确的要求。通过教学档案管理改革，建立合理的管理体系，改善上述存在的问题，提高学院教学档案管理质量。

2.2 优化管理队伍，提高教学档案质量

目前学院教学档案管理都是属于教学管理的一部分，所以管理人员多数由教学秘书或教务科长承担，属于一支不太专业的管理队伍，存在如下常见的问题：缺乏专业的档案管理知识，缺少对系统档案管理的思考；学校或学院缺乏对管理人员的综合档案管理培训，管理人员的综合档案管理素养偏低，无法满足教学档案高层次的管理要求。因此，通过管理改革，提升教学档案管理人员的能力，优化管理队伍，提高档案的利用率，更好地服务师生。

2.3 规范档案制度，为审核评估打好基础

教学档案包含了教学所涉及的所有环节，具有分布广、种类多、全方位的特点，但也具有循环性、动态性的特色，这就需要完善的管理制度来规范教学档案管理。改革教学档案管理，建立完善的学院教学档案管理制度，根据制度的要求和规定实施管理计划，按计划开展档案收集、审查和归档的工作，最后通过反馈总结获得思考，不断改进，规范教学档案的存放。最后做好纸质档案和电子的档案的分类管理，建立档案管理数据库，为之后的审核评估最好准备、打好基础。

3 学院PDCA教学档案管理双循环模式构建

学院PDCA教学档案管理双循环体系，是指应用PDCA理论建立以学院教学档案管理大循环为主，各类档案管理各自小循环为辅的双循环管理模式。通过PDCA双循环的方式，让学院的教学档案管理形成系统化、规范化的管理形式，不仅便于查找、更好地服务师生，还能让学院的教学档案工作有序开展，保证了档案的质量。

学院大循环体系是根据二级学院教学档案管理项目进行分析、整理，建立统筹管理的PDCA循环模型（见图1），围绕教学运行和教学管理的内容，将教学档案划分八大类型，包括规章制度、人才培养、学科专业建设、教学运行、师资建设、教研科研、学生管理以及实验室管理。根据八个大类再进行细分，拟订细分的教学档案管理计划P和预期目标，制作整体管理台账。根据计划的要求，通过四个方面开展执行、实施工作D。一是根据各类档案的归档要求，修订、完善学院文件归档细则、学院档案管理制度、保密细则等，进一步健全学院教学档案管理制度。二是按计划要求，分时、分步、分人进行教学档案的收集、整理和归档。三是建立教学档案检索系统，实时更新、维护检索系统的内容，对档案信息进行动态化管制，既便于管理档案，又能提高档案的利用率。四是对入库教学档案进行整理、标识，确保档案室清洁、便于查找。通过对教学档案的检查C，能确保各类的教学档案归档的正确性、完整性，也能检查是否符合档案管理计划的要求。首先是根据各类档案的小循環系统进行检查，对发现的问题进行及时的处理、整改，确保档案在收取和整理过程的准确性和时效性。其次是开展定期检查，按照教学运行的期初、期中、期末三个阶段进行检查，检查各阶段档案规定的归档情况、检索系统的更新情况以及档案的规整情况。再次是学期末进行的全面性检查，严格对账管理计划台账，检查整学期教学管理工作的开展情况，查漏补缺，以便下次教学管理计划的拟订更加详细、更加具体。最后是分管教学副院长对各环节、各阶段的督察。根据检测的情况，对出现的问题进行改进和总结A，才能更好、无误地开展教学档案管理工作。首先，学院根据检查的结果进行分析、总结，不断完善学院档案管理制度和规范。其次，对出现的问题进行深度调研，积极寻找解决的办法，尽快纠正错误，并总结本次的经验和教训，做好记录，避免再次出错。最后，将暂时难以解决的问题纳入下一个循环进行解决，开始新一轮的PDCA循环，通过再一次的计划、执行、检查、改进，进一步完善教学管理体系，通过这样循环往复、阶梯上升，不断完善提升学院教学管理水平［3］。

图1 学院大循环PDCA模型

教学档案小循环体系是根据各类教学档案的特点、质量要求、归档情况，建立精细管理的PDCA循环模型（见图2）。A计划：根据教学档案的归档要求制订规定计划、具体要求和完成时间。D实施：按计划要求提交材料、审核、归档。C检查：对归档档案进行全面检查，包括档案质量、存放情况、检索情况等。A总结：针对该档案的流程进行全面总结，对存在的问题进行记录和改进，提炼出新意见和改进标准，完善细则，同时把存在的困难纳入新一轮的PDCA循环中。以学院试卷档案归档为例，说明小循环体系的运用。在计划阶段，学院根据学校教学试卷规定制度文件，拟订学院试卷归档的计划，包括试卷袋的填写、装袋材料及支撑材料的内容及要求、拟订过程时间及最终的归档时间。实施阶段，首先是试卷档案的收取工作，第一步由任课教师按要求完成试卷档案资料的整理和装袋，之后进行资料的自查，确保无误后，提交教研室。第二步是教研室根据归档要求，对试卷资料进行仔细检查，如有问题返回给任课教师进行整改，再提交检查。无误后收取试卷资料，待教研室收齐全部试卷资料后，提交学院。第三步学院整理全部试卷资料，组织学院检查组进行复查。如果有问题，反馈到任课教师处，进行再次整改，再查，再提交，确保所有试卷材料无误后，完成试卷档案的收取。之后按教研室、年级、班级、课程类型对试卷档案进行归档入库。首先，制作试卷档案目录，录入检索系统中；其次，将试卷档案存入档案室中，做好档案标识。在检查阶段中，通过教学副院长及教务科长对档案室的归档情况及检索系统做检查，确保所有材料已按要求存放规整、检索系统的信息录入无误，同时通过执行中的检查确保试卷档案的内容无误。最后是总结，通过执行和检查，总结出本次试卷资料归档中的常见问题，同时完善、修订学院的试卷归档执行细则，促使试卷档案管理质量的持续改进。

图2 教学档案小循环PDCA模型

4 学院PDCA教学档案管理改革成效

经过近年来PDCA双循环教学档案管理改革的实施，学院的教学档案管理质量有了明显提升。首先，建立了部分教学档案归档流程，使学院的教学档案管理日趋规范。其次，通过有计划、能实施、常检查、持续改进的循环管理方式，使学院教学档案管理更加科学。再次，通过大小循环层层递进的管理，让档案的收集的准确性更高，档案质量得到了保障。最后，通过建立管理台账、检索目录，理清了教学档案的类型，也为师生调阅档案资料提供了方便。

5 学院教学档案管理进一步发展对策

档案是记录历史的重要资料，需要全院教师共同重视，认识到教学档案的价值和重要性。学院制定适合院情、符合学校要求的教学档案管理制度，规范教学档案管理细节，明确管理人员责任。加大对教学档案管理人员的培训，提升管理人员的能力，提高教学档案管理的水平。加大教学档案信息化建设，完善检索系统，提高档案资料查询效率。规范电子档案数据库，提高档案利用率，为学院的师生、教学及教学管理提供更快、更便捷的服务。

结语

二级学院的教学档案是教学过程的真实记录，是专业认证和专业检查的重要凭证，对日常教学管理、教学改革和学校决策都具有重要的参考和借鉴作用［4］。学院PDCA教学档案管理双循环管理，让学院教学档案管理工作更加有条理，更有效提高了教学档案的质量。通过教学档案管理改革，使学院教学档案管理工作不断优化，良性向前发展，为未来的审核评估打好基础。

参考文献：

［1］张雷.新建公安本科院校提升教学管理能力对策——以辽宁警察学院教学管理改革为例［J］.辽宁警察学院学报，2017（4）：106110.

［2］范晶晶，范崇辉.高校二级学院教学档案数字化管理研究［J］.中国多媒体与网络教学学报，2022（8）：134137.

［3］韦章琳，辛松林，黄继伟，等.PDCA循环在高校教学管理中的应用——以四川旅游学院烹饪学院为例［J］.四川旅游学院学报，2020（2）：15.

［4］赵丽彬.地方高校二级学院教学档案管理存在的问题及对策研究——以湖州师范学院为例［J］.办公室业务，2021（9）：128129.

基金项目：四川旅游学院校级教改项目——新建本科院校二级学院教学管理规范化研究

作者简介：吕燕（1982— ），女，硕士，讲师，四川旅游学院外国语学院教学与科研科科长，主要从事旅游地学及教学管理研究；张媛（1977— ），女，硕士，副教授，四川旅游学院外国语学院副院长，主要从事英语翻译、教学及教学管理研究。