企业内部控制现存问题及优化对策研究
2024-01-27刘子通
刘子通
(山西建投物资贸易有限公司,太原 030006)
引 言
内部控制作为提升企业市场竞争力与内部管理水平的重要手段,为企业发展创建了稳定的内部环境,提高了企业的环境适应能力与应变能力,促使企业进一步发展。关于如何解决内部控制中存在的问题,并提升企业综合管理水平,本文对此进行了分析。
一、企业内部控制体系组成要素
(一)内部控制环境
内部控制环境包含较多的信息,如制度建设、权责分配、经营理念等。良好的内部控制环境为内部控制体系的贯彻落实提供基础,提升企业经营管理效果,为企业稳定发展提供内在保障。
(二)控制活动
在内部控制体系实施的过程中,需要企业对业务经营情况进行管理,保证各项工作实施的合理性与合规性,为高质量管理工作的开展提供支持。业务部门包含较多的工作内容,如预算管理、资产管理等,通过控制活动的开展,可以规范各项工作流程与模式,提高业务工作效率,促使企业经营管理工作有序进行。
(三)信息与沟通
在内部控制体系建设的过程中,工作人员要做好信息的收集与整理工作,将各个部门产生的信息进行集中管理,为控制活动提供参考。内部控制工作的开展可以实现对企业工作的统一管理,通过信息沟通,可以了解各部门的工作情况与状态,为针对性管理工作的开展提供信息支持,从而提升内部控制管理水平与效果。
(四)风险评估
企业在运行过程中,会因为内部因素与外部因素而出现运行风险,影响企业自身的经营管理效果。内部控制体系的运用为风险评估与防范工作的开展提供了支持[1]。在实际工作中,工作人员可以对潜在的风险进行识别、评估,并制定预防风险与解决风险的对策,将此运用于日常的管理工作,为风险防范与控制提供了帮助,增强了企业风险防范管理的效果。
(五)内部监督
在内部控制体系中,内部监督十分重要,通过审计评价的方式对控制活动进行监督,了解企业某一阶段的经营管理情况,分析企业是否存在不规范问题,并为制度建设、流程规划等工作提供建议,在解决以往工作问题的同时,提升企业经营管理水平。
二、现阶段企业内部控制存在的问题
(一)控制目标不明确
企业内部控制工作的开展需要明确目标的支持,通过对一系列措施制定控制目标,为企业稳定运行提供支持。在目标建设中,要求相关人员将企业战略目标与业务目标、财务目标有机结合,统一发展目标,营造良好的内部控制环境,为企业稳定运行提供支撑。在实际工作中,发现部分企业内部控制目标出现模糊的情况,不能为内部控制环境建设与管理工作开展提供支撑,影响内部控制效果。部分企业在内部控制目标建设工作中比较注重短期目标,过于注重对当下经济活动的控制与管理,缺少对企业长期发展的关注,致使企业部分资源出现闲置或者滥用的情况,不能体现出内部控制的作用与价值。
(二)内部控制制度有待完善
企业利用内部控制开展工作时,会根据自身经营管理情况制定内部控制制度,确定这一工作的负责单位,明确相关的工作流程、工作方法,以保证内部控制工作实施的规范性。当前,部分企业因为缺乏完善的内部控制制度,所以在经营中出现种种问题,无法为企业的规范化与长远发展提供支持。这一问题主要体现在以下方面。
第一,岗责制度不明确,不能为落实内部控制提供支持。部分人员对自身控制责任不了解,内部控制工作实施中出现权责交叉的情况,不利于企业经营管理工作开展。第二,审批检查制度不科学,存在形式化、表面化的情况。部分企业采用审批检查制度的内容相对比较单一,不能及时发现经济活动问题,不利于监督管理工作的开展。第三,审计监督不到位,难以保证会计信息的真实性,不利于财务监管工作的开展。第四,由于预算管理制度的问题,预算目标与战略目标无法融合,影响绩效考核与预算工作效果。第五,风险管理制度存在不足,不能及时发现企业中存在的风险,不能解决财务问题。第六,缺乏信息管理制度的支持,不能为各部门信息交流提供制度保障,出现信息孤岛问题。
(三)预算控制不到位
预算管理水平反映出企业内部控制水平,是提升企业经营管理效果与成本控制效果的关键因素[2]。当前,部分企业存在预算控制不到位的情况,不能为内部控制工作的开展提供支持。部分企业管理者认为预算控制就是财务控制,财务部门根据企业需求做好资金分配与控制即可。财务部门进行预算控制时,业务部门部分人员主观能动性较差,参与热情不高。由于管理者重视程度不高,影响预算控制实施效果,无法为企业内部控制工作的开展提供支持。
(四)工作人员专业素质有待提升
随着市场经济快速发展,企业对内部控制工作的重视程度逐渐提升,会根据企业自身经营管理情况与市场现状来调整内部控制管理制度,以适应时代发展需求,提升自身管理水平。受人员素质等因素的影响,内部控制工作出现效果不理想的情况,不能为内部环境建设、风险识别等工作的开展提供支撑,影响企业未来发展建设。通过对企业人员队伍建设情况进行分析,发现部分工作人员存在知识更新不及时、缺乏内部控制意识与风险防范意识、无法利用最新的内部控制手段开展工作的问题,致使内部控制工作出现效果不理想的情况。
(五)存在信息孤岛
企业内部控制工作的开展,需要各职能部门人员做好信息交流工作,为内部控制活动的开展提供信息,解决企业经营管理问题[3]。但是,部分企业并没有意识到信息交流的重要性,职能部门仍以各自为政的方式开展工作,不具备信息沟通桥梁与机制,影响了内部控制实施效果。
(六)会计信息化发展水平缓慢
当前,企业为了提升自身的管理水平,改变了以人工管理为主的模式,进行智能化、数据化管理。财务作为企业工作的重要组成部分,需要积极响应时代发展趋势,对原有管理模式进行创新,以满足时代对企业创新的需求。当前,部分企业虽然引进了信息技术手段,但是财务系统与业务系统不能实现资源共享,无法为内部控制工作的开展提供及时、有效的数据支持,不能发挥财务部门的管理、参与职能。
三、提升企业内部控制水平的优化对策
(一)明确内部控制目标
为了构建内部控制环境,促使内部控制顺利进行,应建立清晰、明确的内部控制目标,为相关工作的开展提供指导。内部控制目标的建设应从以下几个方面入手:第一,以企业战略发展目标为基础,基于企业当前经营目标,将企业资源配置、人力资源分配等工作纳入内部控制目标,为内部控制目标的建设提供支撑[4]。第二,立足企业发展情况,对内部控制目标进行动态调整,保证内部控制目标与企业战略目标的一致性,为企业经营发展提供支持。第三,提高企业员工对内部控制的重视度,并使其积极参与其中,推动内部控制工作顺利进行。内部控制工作的开展需要企业员工的共同参与,通过目标对员工的约束,规范员工的行为,实现对企业经营管理工作的控制,从而推进内部控制环境的建设。
(二)完善内部控制制度
内部控制制度包含较多的内容,如审批检查、会计管理、预算管理等。内部控制制度的建设需要从多个方面入手,明确分工与流程,要求工作人员按照规定操作,以此提升内部管理工作效果,为提升经济效益奠定基础。
首先,建立岗责制度。针对各个环节工作的特点,确定岗位责任人应承担的责任、工作范围,要求其严格遵守规章制度,保质保量地完成岗位工作任务。其次,建立考核评价制度,提升工作人员的警觉意识,防止出现乱用权责的情况。通过运用考核评价制度,可以提升工作人员的遵纪守法意识,为管理者了解各部门人员工作情况提供支持,促使高质量管理工作的开展。最后,建立奖惩制度。对于按照规章制度开展工作且取得良好工作成果的员工给予物质、精神方面的奖励,反之则予以相应的惩罚。
(三)加大预算控制力度
企业预算管理容易受到企业内部环境与外部环境的影响,出现预算不合理的情况。为提升预算控制效果,促使企业内部控制工作有序进行,企业可以采取以下措施:第一,采用柔性预算控制与硬性预算控制相结合的方式进行预算管理,提高成本控制效果与质量。在实际工作中,建立预算控制制度机制,明确组织架构、岗位权责,要求工作人员根据流程操作,以此提升预算管理工作的效果。第二,建立预算审批程序,为控制企业资金提供制度保障。为防止出现超预算的情况,应建立流程明确的预算审批程序,要求工作人员做好预算申请的审核与论证,保证资金支出的合理性。
(四)构建专业人才队伍
为了提升内控工作实施效果,解决以往人才队伍素质参差不齐的问题,应加强对人员队伍建设工作的重视,采取多种有效的措施提升企业员工的业务能力与职业素养,为高质量内部控制工作的开展提供保障[5]。在实际工作中可以从以下方面入手:首先,在思想方面,利用个人自评工作、考核比拼等方式,提升员工的自我学习与成长意识,为员工积极参与企业内部控制提供支持。日常工作中,企业可以组织技能大比拼或每周成长个人自评等活动,为员工提供展示自我的机会,让员工在活动中认识到自身与其他人在学习方面的差距,在潜移默化中形成好的发展意识。第二,利用企业网站、微信公众号等渠道,为员工提供自我学习的机会。企业可以利用多种资源对员工进行培训,将现代化管理模式、管理手段等内容分享给员工,使员工在学习中提高自身专业能力。第四,加强与高校的合作,利用校企合作模式构建教学实训基地,为企业人才储备库建设提供资源,为高校学生就业发展提供平台。
(五)强化职能部门信息沟通意识
为了维护企业资金完整、提升各部门信息交流效果,应建立信息沟通机制,要求各部门人员做好信息交流工作,为内部控制工作的开展提供数据支持。信息沟通机制的建设可以为企业内外部、上下级的信息交流提供依据,有效防止出现信息孤岛。为提升各部门信息交流效果,可以做好以下工作:第一,制定信息传递沟通管理制度。要求各部门利用定期做工作报告的方式进行信息交流,为管理者及各部门了解企业经营情况提供数据,防止企业经营过程中出现各种问题。第二,引进企业资源计划(ERP)或办公自动化(OA)办公系统,提高各部门信息沟通的及时性与有效性,为企业开展内部管理工作提供技术支持。以ERP 系统为例,该系统囊括了供应链管理(SCM)、分销、财务管理、制造管理、库存管理、工厂与设备维护、人力资源、报表、制造执行系统、工作流服务和企业信息系统等功能;此外,还包括金融投资管理、质量管理、运输管理、项目管理、法规与标准和过程控制等补充功能。在企业内部控制中运用ERP 系统,可以提升信息处理与运用效果,优化企业内部管理水平。第三,提升内部审计部门的责任意识,要求该部门人员做好反舞弊监督工作,对企业各部门人员及经济活动进行审计分析,及时发现问题,解决问题,为企业经营及可持续发展提供内部支持。
(六)提升信息化建设水平
基于企业信息化发展需求,需要对企业财务管理模式进行创新,利用信息化的方式开展工作,提高财务管理水平,促进业财一体化发展。针对以往信息化建设中存在的问题,可以从以下两个方面入手。
第一,加强基础设施建设,为财务信息化建设工作的开展提供物质基础。业财融合对企业信息系统、局域网等基础设施的要求较高,企业需要对原有落后的设备进行更新与完善,构建符合信息化财务工作需求的基础设施,为开展后续工作提供保障[6]。
第二,建立一体化管理平台,为内部控制工作的开展提供支持。通过一体化平台的建设,可以实现对企业风险的防范,将业务与财务进行有机融合,为开展针对性管理工作提供技术支持。企业可以引进业财一体化系统,将业务系统与财务系统进行有机融合,为业财信息互动提供支持,促使内部控制工作有序进行。在业财一体化的支持下,企业管理者可以及时发现财务部门工作或业务部门工作中存在的问题,利用财务数据制定解决措施,提高企业决策与经营管理的有效性,为企业可持续发展提供驱动力。
结 语
综上所述,企业内部控制包含较多的内容,如控制活动、内部控制环境等。因此,在内部控制执行过程中,应明确内部控制体系包含的内容,解决以往工作中存在的问题,制定完善的管理制度与建立高素质人才队伍,借助信息技术手段提升职能部门信息交流意识,使企业在良好的内部控制环境与控制目标的辅助下得到更好的发展。同时,做好预算控制工作,加强对企业资源的管理,提高资源利用率,为企业业务开展提供资金支持,促进企业的稳定、长远发展。