Y 公司财务共享服务中心费用报销流程优化研究

2024-01-24刘宇

江苏商论 2024年2期

刘宇

（1.江苏益客食品集团股份有限公司，江苏宿迁 223800；2.南京林业大学，江苏南京 210037）

一、引言

随着经济的高速发展和科学技术的飞快进步，企业所处的商业环境发生了巨大的变化，企业之间充满了竞争，企业的管理受到了很大的挑战。如今，越来越多的企业管理者为了应对财务变革所带来的巨大压力，切实解决企业发展中遇到的诸多问题，逐渐意识到企业信息化的重要性。许多大型企业已经借助当前较为先进的信息化技术完成了对企业管理的升级，例如通过对财务管理流程的自动化建设，实现了总体财务成本的降低和工作效率的提高。而为了实现财务在信息化背景下的转型，财务共享服务中心迅速出现并得到了快速发展，在提高企业财务管理效能及信息化水平方面发挥着巨大作用。 Philipp 等人通过研究发现，已有超过一半的世界500 强企业建立了财务共享服务中心（1）。这提高了对于财务共享服务中心的应用和优化，也将促进企业信息化水平的提高。

费用报销业务作为一项基础性的日常业务，贯穿了企业供产销各个经营活动节点，是企业在正常运行中必不可少的一项财务业务。费用报销业务流程也是一项主要流程，它对企业的经营活动产生着一定的影响。很多学者对此都有一定的研究，邢迎的研究结论是，通过培训、对现有的报销系统增加信息化应用，可以改进报销流程（2）。程平等人指出，财务共享服务中心引入信息化技术，并应用于费用报销业务流程中最核心的模块，可以使整个费用报销业务流程得到进一步优化和升级（3）。曹可妮基于区块链技术，总结了费用报销环节运行成本过高的解决方法，此方法也将有效解决报销环节数据的安全性问题（4）。杨克智等人推断，未来利用虚拟现实及机器人流程自动化技术，可以替代一部分目前尚由人工完成的工作流程或者工作任务，实现流程的自动化运行，这将是未来的发展趋势（5）。

目前，针对费用报销流程的研究较少。本文以Y公司的费用报销业务为例，在充分分析流程现状的基础上，将先进的信息化技术应用于财务共享服务中心费用报销业务流程优化之中，以促进业流程整体运行效率的提高，为其他企业提供参考。

二、Y 公司财务共享服务中心费用报销流程现状分析

Y 公司财务共享服务中心费用报销组的主要工作是单据审批及入账。运行中的费用报销业务流程主要包括费用单据提交、费用审批、账务处理及款项支付这四个主要部分：

（一）费用单据提交

费用报销单据提交人在发生费用业务活动后，应当根据开具的业务发票票面信息及业务活动的性质在财务共享服务中心费用报销系统填写费用报销金额、事由、费用业务类别及费用承担公司和费用承担部门等信息。费用报销单经报销人提交后会生成一个费用报销单号，报销人将相关票据等原始凭证按集团统一格式要求整理后扫描成PDF 文件上传到报销单，并用单据编号命名所上传的文件，此文件是费用组对发票合规性审核的重要依据。费用报销单提交后即进入费用报销的线上审批流程，由流程中的各审批节点对单据进行审核，给出审核意见。

（二）费用审批

费用报销单提交后会按照不同的费用类型，进入不同的审批流程。首先由各级经理对报销单进行审批，这一审批环节主要审核费用的真实性，关注费用发生是否符合内控及预算的要求。各级经理审批完成后即进入财务共享中心费用组任务池，费用组首先检查附件中扫描的发票文件是否存在不合规之处，然后将附件中扫描的发票文件信息与报销系统的信息核对，重点检查税额、费用类型、费用承担部门等信息。当天之前到达费用组任务池的单据次日全部审批，保证审批的时效。单据审核无误后即审批通过，存在问题的单据则退回提交人，修改报销单信息后由报销人重新提交。

（三）账务处理

财务共享服务中心费用组审批通过后，报销单据在费用报销系统中显示为审核通过状态，此时单据已经走完了全部审批流程，并被判断为真实、合规的费用单据。费用组财务人员每天对费用报销系统中审核通过状态的费用报销单再次复核，复核中存在问题的费用报销单据打回，没有问题的则按费用类型批量生成费用报销凭证。凭证按费用承担公司生成在不同的账套中，费用组财务人员在不同公司的账套中提交凭证。

（四）款项支付

费用报销系统内已经生成费用报销凭证的报销单据，系统设定转换规则，每日固定时间执行定时任务。批量从已挂账的费用报销单关联生成付款单，付款单中付款账号及付款金额等信息经费用组财务人员检查没有问题后，提交银企互联系统等待款项支付。成功付款后按账套将已经付款的付款单进行保存。具体的费用报销业务流程如图1 所示。

图1 Y 公司财务共享服务中心费用报销业务流程

当前，费用报销业务流程依托线上流程审批这一关键点，基本实现了大部分费用业务的集中处理，取得了一定的成效，但是也凸显出一些问题。在报销业务流程起点，即单据提交阶段，费用科目及报销金额等都由报销人手工录入，在运行过程中经常出现信息错误的情形，进而影响会计信息质量。此外，在费用审批环节，由于过多的审批层级，审批时效受到很大影响，造成业务人员对费用报销服务质量评价不高。在共享审批环节，每个单据都由人工完成最终审核，造成不小的工作压力。因此，费用报销业务流程的单据提交及单据审批环节需要优化和改善。

三、Y 公司财务共享服务中心费用报销流程存在问题

（一）费用报销单填写错误率高

Y 公司的业务员分布于全国各地，使得业务人员文化水平参差不齐。因此在费用报销过程中，业务人员在填写费用报销单据时，不能确定业务入账科目和费用类型的情况经常发生，极容易造成入账科目与费用类型发生错误的情况。此外，在填写系统费用报销单过程中，由于很少接受过系统的财务知识或者费用报销合规性培训，也经常出现发票抬头、税号等信息错误的问题。而针对费用提报环节存在的这些问题，费用报销组财务人员只能通过人工审核，根据自己已有知识和经验去判断费用报销单中的入账信息与实际业务、发票信息等是否匹配，是否存在合规性问题。这种检查方法肯定会对数据的准确性造成影响，使得财务信息质量不高。而流程设计时缺乏对报销单数据准确性控制的考虑，是造成这一问题的主要原因。

（二）费用审核流程长、时效差

Y 公司财务共享服务中心的费用报销审批流程由不同的费用类型所确定。要通过各级经理的审批环节，由于审批层级过多，从而造成了较长的费用报销审批流程。例如在差旅费用报销中，提交报销单据后需要经过四个审批节点，才能到达费用报销组审批环节。因此，在如此繁杂、冗余的审批流程制度下，费用报销的周期都很长。这不仅耗费了各级管理层的精力，还影响了费用报销的进度，甚至引发报销人的抵触情绪。如图2 所示，调查中发现有34%的员工对报销时效不满意，对财务共享模式下的费用报销服务质量不认可。在审批流程设计时，只考虑了内控而忽略了审批时效的因素，是造成这一问题的主要原因。

图2 Y 公司员工费用报销时效满意度评价

（三）手工审批工作量大、效率低

自成立财务共享服务中心起，Y 公司业务规模就在不断地扩大，财务共享服务中心服务的子公司数量逐渐增多，处理的费用报销单据数量也在逐年增加。如图3 所示，2020 年的费用报销单据量甚至超过了10 万单。这些单据最终都到财务共享服务中心费用报销组进行集中处理，需要费用报销组财务人员逐个单据审核完成后，才进入下一个流程节点。每天要花费大量时间来处理单据，费用报销组组员的工作负荷整体较重。而造成手工审批工作量过大的主要原因，是信息系统仍不完善，费用报销模块智能化程度较低，无法支持大规模的智能审批，因此只能依赖人工审批单据。

图3 费用报销单年处理数量变化趋势图

四、Y 公司财务共享服务中心费用报销流程优化

针对存在的问题，作者在原业务流程基础上，设计出了Y 公司财务共享服务中心费用报销流程的优化方案，如图4 所示，图中的灰色底色为流程中优化的环节。费用报销业务流程的优化主要包括自动采集报销发票信息、精简报销流程及报销单智能审批。

图4 Y 公司务共享服务中心费用报销业务流程优化

（一）自动采集报销发票信息

Y 公司财务共享服务中心的费用报销单在优化前仍采用最传统的录入方式，根据发票等原始凭证，由提交人手工录入费用类型、金额及税额等信息，造成费用报销单的准确性不高。为了解决这一问题，可以在费用报销业务流程的最前端，即费用提报环节引进OCR 光学字符识别系统，自动采集发票信息。具体的操作方式是，首先，在报销系统中设置发票模板与取数规则，报销人在费用报销时利用手持移动扫描仪，按公司统一要求将业务发票整理后，扫描发票。扫描完成后，系统按预先设定的发票模板及取数规则自动对发票进行分割、取数。系统首先判断所扫描的发票是否合规、合法，确认合规性没有问题后则开始获取发票信息，并利用中间表的形式将信息同步传输到费用报销系统的对应字段。利用这一技术，报销人不需要再将发票信息手输至报销单，尤其存在计算抵税情况时，也不需要手工计算税额，不仅提高了报销的效率，也提高了报销数据的准确性。

（二）精简报销流程，提高审批效率

针对审批层级过多的问题，可以简化集中报销模式下的费用报销审批流程，取消繁杂、冗余的审批环节，并保留必要的审批环节。在具体流程设计上，主要是增加系统对费用报销金额的判断，根据金额确定审批流程，减少分管领导审批。提交费用报销单据后，系统自动判断金额是否超过预算金额，超过预算金额的单据自动退回并提示说明原因。金额在预算内则进入报销人的直接上级等待审批，直接上级若审批通过，则费用报销在各级经理的审批环节结束，流程进入共享审批。利用此种方式，不仅可以精简审批流程，还能控制费用的真实性。另外，为了进一步提高报销单的审批效率，在直接上级审批节点设置超时短信催批的提醒功能，超过1 天仍未审批的单据会被系统判断为超期单据，系统会向该审批节点的负责人发送短信，提醒审批人及时审批报销单据。这不仅可以提高审批效率，也可以让审批人养成按时审批的习惯。

（三）费用报销单智能审批

报销流程到达费用报销组的审批任务池后，对审批任务池的单据进行审批是费用组的核心的任务。而依赖于人工逐个审批的工作方式，工作量很大。在机器人流程自动化技术的应用下，可以替代大部分人工审核工作，提高审批效率。一方面，利用报销环节的OCR 技术，可以自动提取发票信息并验证发票真伪，保证数据的准确性，替代了人工核查发票的工作，可减少工作量。另一方面，将费用报销单的各字段之间的关系及检查逻辑写入报销系统，单据在到达费用组节点时，系统按预先设定规则进行检查。例如，将费用承担部门与费用报销人的岗位匹配；报销金额与报销人收款金额匹配，当核对不一致时，自动打回修改。对报销单收款人、收款账号等字段为空的报销单执行退回指令等。只有所有设定的检查项目都没有问题，系统才会自动审批通过。此时，费用报销组的财务人员只处理异常的费用报销单据和问题，并对审批通过单据进项整体复核。基于机器人流程自动化技术的费用报销单自动审批，将减少人员工作量，提高费用报销流程运行效率。

五、结语

针对费用报销业务流程存在的问题，本文对费用报销流程的部分流程节点进行优化设计。这不仅能够解决Y 公司财务共享服务模式下的费用报销业务流程运行问题，也能最终促进费用报销流程整体运行效率的提高，并进一步提升服务质量，本文的研究结论如下。

（一）运行中的费用报销业务流程取得一定效果，但还有改善空间

基于标准化的业务流程，原费用报销业务能够集中处理，实现了整体工作效率的提高。此外，通过对费用报销业务员岗位的调整，压缩了费用报销财务人员规模，减少财务成本。Y 公司财务共享服务中心建立的时间不长，仍未达到成熟时期，目前仍有业务流程需要进一步优化，例如如何缩短审批流程等。

（二）智能信息技术促进费用报销业务流程优化

机器人流程自动化技术等智能化信息技术的应用，给财务共享服务中心费用报销业务流程的优化提供了支持，为费用报销业务自动化和智能化创造了技术条件。这些技术应用于费用报销业务流程优化，也能针对性地解决当前费用报销业务流程中存在的问题，是解决当前流程问题的有效途径。如通过OCR 技术提取发票信息并自动填充报销单信息，可以解决报销单错误率高的问题。通过将单据的审批控制活动写入系统，能够实现单据的智能审批，极大地提高费用业务单据的审批效率，最终实现费用报销业务的智能化、自动核算，使费用报销业务流程高效运行。