新时期灵活就业人员的档案管理服务智能化对策

文/郓城县人力资源和社会保障局 赵泓棣

灵活就业是指以自由职业、个体经营、临时工、兼职等方式从事的就业活动，是适应市场经济发展和社会变革的一种新型就业形态。灵活就业人员包括正规部门的非全日制、临时性、季节性、弹性工作用工，或在非正规部门的小微企业、家庭企业和个体经营等处就业的人员，如自由职业者、创业者、平台经济从业者等。灵活就业人员的档案管理服务是指人力资源和社会保障部门依法为灵活就业人员提供人事档案的接收、转递、收集、鉴别、归档、整理、保管、查（借）阅、出具证明等服务。随着互联网技术的发展和创新创业思维的普及，灵活就业人员的数量不断增加，为社会经济发展和就业稳定做出了重要贡献。

智能化的档案管理是指利用信息技术，如云计算、大数据、区块链等，对灵活就业人员的档案进行数字化、标准化、共享化和安全化的管理。与传统雇用劳动关系相比，灵活就业人员跨地区、跨行业、跨领域的就业、创业活动更为频繁，流动性强，劳动关系多元化、劳动契约形式多样化，其权利义务相对也就更加分散，因而对档案管理服务的智能化提出了更加紧迫的需求。根据《流动人员人事档案管理服务规定》，灵活就业人员的人事档案由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理，档案管理服务机构应当提供免费的档案接收、转递等服务，保证档案安全、及时和准确的流转。但在实际操作中，灵活就业人员的人事档案流转还存在一些问题，如档案管理服务机构的数量和分布不均衡，导致部分地区的档案接收和转递效率低下；与全国流动人员人事档案管理服务运行平台对接不畅，影响信息共享和数据交换；社保缴纳和待遇核定等方面缺乏明确规定和操作细则，导致一些灵活就业人员在参加机关公务员考录、国企或事业单位招聘，以及办理政审考察、申报职称评审时遇到困难。为了解决这些问题，利用档案管理保障灵活就业人员的权益，实现档案管理智能化迫在眉睫。

一、灵活就业人员档案管理的特点

（一）人事档案的流转速度更快。灵活就业人员的工作变动频繁，可能涉及不同的行业、地区和单位，因此其人事档案需要及时跟随其工作变化进行流转。灵活就业人员的档案管理特点之一是人事档案的流转速度更快，这是因为灵活就业人员的工作性质决定了他们与传统企业员工不同，更容易频繁地更换工作或者更换工作地点，可能同时在多家企业工作，通常以短期合同、项目合作、自由职业等方式开展工作，在取得更多工作机会和发展空间的同时，人事档案的流转和使用频率也更高，为档案管理带来了巨大挑战。传统的档案管理思路可能无法满足其高速流转的需求，因此，需要更快速、高效、灵活的智能化档案管理模式。

（二）人事档案的使用频率更高。灵活就业人员的人事档案是其参加机关公务员考录和国有企事业单位招聘、办理政审考察、申报职称评审和核定社保待遇等事项的重要依据，在求职、就业、退休手续办理等业务中，也是灵活就业人员最有效的身份、技能的证明材料。由于灵活就业人员的工作性质多变，可能频繁更换雇主或参与短期项目，其人事档案也会经常被不同的雇主、客户所需求。因此，灵活就业人员使用人事档案的频率更高，对档案信息做核实与更新，实现灵活就业人员档案的智能化管理，可以提高人事档案使用的便捷程度，更好地为灵活就业人员提供就业服务。

（三）人事档案的管理难度更大。多样化、流动性强、自主性高的工作性质，造成灵活就业人员的人事档案管理难度更大，主要体现在以下几个方面：档案来源多样，如人才市场、招聘平台、雇主公司等，可能包括身份证明、学历证明、工作证明、薪资证明等多种类型[1]；档案归属不明确，灵活就业人员可能同时为多个用人单位或个人提供服务，或者在一段时间内频繁更换工作，导致人事档案归属不清，难以确定由哪个单位或部门具体负责对档案的建立、保管和更新；档案的内容完整性不足，灵活就业人员的人事档案可能分散在不同的单位或部门，或者存放在个人手中，缺少正式的劳动合同、工资单、社保缴纳证明等文件，或未及时向相关部门报告或登记其工作变动情况，都会导致档案中工作经历、职业技能、社会保险等信息可能不完整或不准确，影响系统管理。

二、灵活就业人员档案管理的主要问题

（一）多头管理问题显著。灵活就业人员档案管理涉及多个部门，如人力资源和社会保障、公安、税务、工商等，各部门之间的协调沟通不够，导致档案管理的标准不统一，信息不共享，责任不明确。这给灵活就业人员档案的归属、保管、使用、更新等造成了困难。

（二）弃档现象仍有发生。灵活就业人员档案是记录其个人信息、职业资历、社会保障等方面的重要证明材料，对于维护其合法权益具有重要作用。但由于灵活就业人员的流动性大，对档案的重视程度不高，有些人在离开原单位后没有及时办理档案转移手续，或者在档案转移过程中丢失或损坏，甚至有些人主动放弃自己的档案。这些弃档现象不仅影响了灵活就业人员的个人发展和社会保障，也造成了档案资源的浪费和损失。

（三）档案转寄过程不畅。灵活就业人员档案转寄是指灵活就业人员在变更工作单位或地点时，将其原单位或地点的档案转寄到新单位或新地点的过程。这个过程涉及多个环节，如申请、审核、批准、寄送、接收、登记等，需要多方参与和配合。但由于缺乏统一的规范和流程，以及各方面的监督和服务，导致档案转寄过程中出现了许多问题，如申请手续烦琐、审核效率低下、批准权限不明确、寄送方式不安全、接收方态度不积极等。这些问题不仅延长了档案转寄的时间，也增加了档案转寄的成本和风险。

三、灵活就业人员档案管理服务智能化的必要性

（一）档案管理智能化可以有效优化档案管理服务。档案管理智能化是指利用人工智能、大数据、云计算等技术，对档案的生产、收集、整理、保存、利用等环节进行智能化的改造和优化，提高档案管理的效率和质量，实现档案资源的最大化利用。具体而言，档案管理智能化可以提高档案管理的效率，实现档案快速识别、分类、归档、检索、借阅等功能，以减少人工的干预和错误，节省时间成本；提高档案管理的质量，实现档案的自动校验、修复、加密、备份等功能，保证档案的完整性、安全性；提高档案利用价值，实现档案的多维度、多层次分析，挖掘档案中蕴含的历史、文化、社会等信息，为决策、教育、科研等提供支持；提高档案管理效率和质量，实现灵活就业人员档案信息的自动采集、存储、更新和传递，减少人工干预和错误，提高档案管理效率和质量。

（二）智能化档案管理与大数据、云技术相辅相成。大数据与智能化档案是相辅相成的关系。一方面，大数据为智能化档案提供了丰富的数据源和分析手段，使档案可以从单一的文本文件扩展到图像、音频、视频等多媒体文件，从静态的存储转变为动态的处理。另一方面，智能化档案为大数据提供了重要的数据对象和应用场景，使得大数据可以从简单的统计描述升级到深度的语义理解，从孤立的数据集合变成有机的数据网络。云技术提供档案的云端存储和云端共享服务，可以降低档案的存储成本和维护难度，扩大档案的利用范围，节省硬件设备的购置和维护费用，实现资源的共享和优化配置。弹性的计算能力和存储空间可以根据档案管理的需求动态调整，以多点分布和异地备份对档案数据进行保护。引入基于大数据和云技术的人工智能，还可以对档案自动识别、分类、标注、检索、推荐，提高档案的利用效率和价值。

（三）灵活就业人员档案的智能化管理具有重要意义。灵活就业人员的工作内容、工作岗位、工作形式、雇用形式日趋多元化，工作层次涵盖高中低端，新职业不断涌现。利用信息技术和人工智能等手段，实现对灵活就业人员档案的数字化、网络化、智能化的采集、存储、处理、分析和应用，提高档案管理的效率和质量，具有以下几个方面的意义：第一，有利于提高灵活就业人员的就业竞争力。通过实时更新完善灵活就业人员的档案信息，帮助其提高职业素养和能力，增加其在就业市场上的曝光度，为其寻找更适合的就业机会和平台提供便利。第二，有利于保障灵活就业人员的合法权益，维护灵活就业人员的档案信息安全，防止其被篡改、泄露或滥用，根据档案信息为其提供相应的社会保障和福利。第三，从档案数据有效掌握灵活就业人员的数量、结构、分布动态，为政府制定相关的政策措施提供科学依据，协调灵活就业人员与用工单位之间的信息沟通，增进双方的信任与合作。

四、针对灵活就业人员档案管理服务的策略

（一）构建共享平台，实现数据互通。为了提高灵活就业人员档案管理的效率和质量，需要构建一个基于云计算和大数据技术的信息服务平台，实现不同部门、地区和行业之间的灵活就业人员档案数据的共享和交换。该共享平台旨在为灵活就业人员提供便捷、高效的档案管理服务，为档案管理部门提供全面、准确的数据支撑，为灵活就业人员提供个性化、精准化、智能化的数据服务。共享平台的具体功能包括：在线查询、修改、转移和存储等，以便灵活就业人员随时随地管理自己的档案信息；在线审核、验证和备份，以便档案管理部门及时掌握灵活就业人员的动态情况；在线分析、数据挖掘，为档案管理部门和灵活就业人员提供有价值的数据洞察和建议。该共享平台在优化灵活就业人员档案管理服务上有着明显的优势，可以降低档案管理成本，节省时间，同时提高档案服务效率，增强透明度，保障档案信息安全，提高灵活就业者对档案管理的满意度。当然，共享平台的建设和运行也要面对诸多挑战，如数据标准不统一、格式不兼容、数据安全风险、隐私风险等，因此需要采取配套措施，如制定统一的数据标准，规范数据格式，保证数据质量，要采用先进的加密技术，建立完善的安全机制，保护数据安全。在共享平台的建设中，还要始终征求用户意见，设计合理的服务模式，提升数据价值。

（二）优化资源整合，消除信息孤岛。灵活就业人员档案管理的效果和水平受到数据资源的整合和利用程度的影响。资源整合的必要性在于消除信息壁垒，促进数据资源的整合和利用，为灵活就业人员提供更加全面、准确地档案管理服务。因此，必须以不断提升档案数据的质量和完整性为目标，由政府牵头，增强各地档案管理部门之间的沟通和协作，提高档案管理服务的满意度和信任度，制定统一的档案管理政策、标准、接口，将不同部门、地区和行业之间的灵活就业人员档案数据有效整合，协调利用[2]。通过优化档案管理服务的组织架构和流程，避免数据的重复录入，注重档案信息的质量与价值，实现跨区域、跨部门、跨行业的多方协同，增强档案管理服务的协调性和一体化程度。通过资源整合，还可以构建灵活就业人员的全面动态画像，准确反应灵活就业人员的就业能力、发展潜力和风险防范能力，为制定有针对性的政策和措施提供依据。各级各类档案管理机构和服务机构之间应当沟通协调，形成有效的工作分工和责任落实，建立健全灵活就业人员档案管理服务的监督评估和考核奖惩机制，提高档案管理服务质量和水平。

（三）结合前沿技术，挖掘深度数据。灵活就业人员档案管理的创新性和智能性受到前沿技术的支撑和推动，利用人工智能、区块链、物联网等技术，可以实现灵活就业人员档案数据的智能采集、分析、验证、存证等功能。例如，人工智能可以对灵活就业人员档案数据进行智能分类、标注、推荐等操作，为其提供个性化的职业发展建议；使用区块链技术可以对灵活就业人员档案数据进行加密、验证、存证等操作，从而保证档案数据安全可溯；使用物联网技术，可以实时采集、传输、更新灵活就业人员档案数据，从而增强档案数据的实时性和动态性。1.档案数据化。运用光学字符识别（OCR）、语音识别、人脸识别等技术，将纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案等非结构化数据转换为计算机可处理、分析、检索的结构化数据，可以实现对档案内容的全文检索和智能分析，提高档案利用效率和价值。2.档案分类与划控。通过运用卷积神经网络等技术，对档案进行自动分类和赋予保管期限，减少人工干预和误差，提高归档准确性和一致性，使用自然语言处理进行自动划控鉴定，实现对涉密信息的智能识别和控制。前沿技术在灵活就业人员档案管理中也存在一些难点和问题，比如需要解决技术的成熟度、兼容性、可靠性等问题，需要加强技术的研发、推广、培训等工作，需要建立技术的监督、评估、更新等机制。通过数据挖掘，可以预测灵活就业人员的就业趋势、需求变化、风险因素等，为提升灵活就业人员的就业质量和幸福感提供参考。

五、结语

灵活就业人员档案管理服务智能化是适应新时期就业形态变化的必然要求，也是提升档案管理水平和服务质量的有效途径。除了构建共享平台、优化资源整合、结合前沿技术三个策略以外，还应当加强政策引导、法律保障和社会参与，形成一个良好的、服务于档案管理服务智能化的外部发展环境，同时鼓励和引导社会各界的参与和监督，充分利用社会组织、媒体与专家的力量，为灵活就业人员档案管理服务智能化提供咨询、评估、反馈等服务，推动档案管理服务智能化的创新和改进，扎实解决灵活就业人员档案管理中存在的问题和困难，依法保障灵活就业人员的信息权益。