合同管理在工程建设管理中的应用价值

翁彬鑫

（福州市规划设计研究院集团有限公司，福建 福州 350000）

工程建设项目在建设和施工过程中，由于涉及到的内容较多、工期较长、投入的资金巨大，所以工程建设项目施工过程管理非常复杂，想要进一步提升工程建设项目质量，就必须要重视工程管理水平和强化管理力度，而合同作为建设项目组织的重要纽带，强化合同管理力度直接关系到整个项目的管理水平。现阶段，随着我国建筑行业的飞速发展，建设工程项目越来越多，项目规模也越来越大，但是由于工程项目在建设过程中会受到诸多因素的影响，进而造成项目施工造价、进度和安全质量都会受到较大的影响。因此，工程建设单位必须要结合项目特点落实好合同管理工作。科学健全的管理机制对于合同管理的各个环节都必须有应对措施，这样才能够充分的体现出合同管理的价值和合理性[1]。同时科学有效的合同管理也直接关系到工程质量和进度，可以为项目投资控制、施工索赔等提供科学规范的依据。因此，研究合同管理在工程建设管理中的重要性有十分重要的现实意义。

1 工程建设管理中合同管理存在的问题

为了进一步体现合同管理对工程建设管理的重要性，本文以具体的案例来深入分析。

案例介绍：该案例为某国有大型建筑施工企业（以下简称A 公司），A 公司具有建筑工程、市政工程施工总承包等多项国家一级资质以及市政公路、隧道工程专业承包等多项二级资质。A 工程组织结构主要是实施董事会决策制，公司所有的重大战略规划均需要董事长召开董事会来集中商议。2019 年10 月份，A公司承接了一项工程，该项目估算总投资人民币约18 248.68 万元，建安费用10 006.20 万元。项目占地面积16.09 hm2，计划新建建筑总面积17 474 m2，其中，地上建筑12 886 m2，地下车库3 908 m2，人防工程680 m2。配套建设公用动力设施、网络及信息化管理系统、道路、围墙、停车位、绿化景观、外管外线等室外工程。该项目管理模式由董事会全面负责，建设项目施工按照总价承包制、设计咨询制和工程监理制进行。但是在具体的建设过程中，A 公司过于重视该项目施工、项目质量、工程投资和进度等问题，在项目整体管理战略中不重视合同管理，甚至对于合同管理事项既没有成立专门的部门，施工现场也没有专门的管理人员，以至于项目合同管理出现了诸多问题。

1.1 建设项目标前评审不够充分

（1）任何建设工程项目的设计规划、用地等都必须在得到政府审批之后才可以施行，由于相关规划、建设等许可证的报建流程相对繁琐，所以一些开发商为了尽快落实项目进度与施工单位协商之后会出现“先施工再补证”的情况，而为了迎合这些开发商，A 公司在特殊情况下也会答应开发商按照上面的错误流程进行施工，一旦工程建设过程中开发商报建失败、设计图纸审核不达标，必然会对项目建设产生巨大的损失。

（2）A 公司对于招标公司履约能力的审查也不够完善。案例中，A 公司所承建的项目在2020 年下半年出现了施工停滞，诱因是在招投标中没有对招标公司近期业绩、财务状况以及相应的履约能力进行充分调研，施工过程中开发商现金流出现问题，进而导致施工停滞。尽管之后有其他开发商接盘该项目，但是停滞期仍旧造成了巨大的经济损失。

1.2 施工合同管理制度不够完善

A 公司工程建设合同管理工作是由合同管理小组来完成的，小组下设4 个部分，分别是市场营销组、成本控制组、技术组和法务组，具体如图1 所示。

图1 A 公司合同管理小组构成及其工作内容

从图1 可以看出，A 公司有专门负责合同管理的部门，项目合同管理各个环节也有各自对应的小组来负责，合同管理难度大幅度降低。但是A 公司在合同管理制度规定中只是确定了各个部门在进行合同管理中所需要承担的角色定位，但是各部门之间的工作衔接没有明确的规定，所以合同管理工作中，各部门职能划分不够完善、相互之间的工作衔接不到位。所以很容易导致各个部门只会认真负责各自的工作，部门间的动态衔接存在较大问题，进而导致合同管理效能降低[2]。例如，该案例中的项目施工过程中，A 公司某个项目负责人在进行阶段性项目结算的过程中，以个人的名义直接和转包方办理了结算，并且还以个人名义预定了项目款的支付时间，由于该项目负责人也是工程负责人，所以带有个人签名的结算文件也是具有法律效力的。而在结算的时候发现该项目负责人和转包方签订的工程量远远超出实际的工程量，而转包方则要求严格按照该项目负责人签订的结算凭证进行结算，最终A 公司不得不按照该项目负责人和转包方办理的结算要求支付了更多的工程价款。

因此，从这个案例来看，A 公司本身就存在合同管理制度不规范、不严谨的情况，在签订项目施工合同的过程中，必须在合同中约定好项目结算的方式。

1.3 缺乏项目合同索赔意识

合同索赔是合同管理的重要环节，索赔的处理过程就是在执行合同的过程。当然索赔事项成立需要一定的条件，具体如图2 所示。

图2 项目合同索赔事项成立条件

当然可以索赔的费用也有严格的规定，这里以直接费用为例，包括了人工费、材料费、机械使用费为例，具体包含的内容如图3 所示。

图3 合同管理中可索赔的直接费用内容

可以说合同索赔直接关系到项目建设单位和施工单位的共同利益。而该项目中，A 公司作为该项目的施工单位，缺乏项目合同索赔意识，并且公司管理人员并不重视合同索赔，并未将索赔管理纳入到合同管理中，具体表现在以下几个方面：

（1）项目合同签订过程中，并未针对合同开票条款、程序及相关事项达成一致协议，对于包括项目账单在内的需要开票的特定事件缺少明确的记录。需要索赔的项目信息、账单数额签订合同期限不清晰[3]。

（2）由于A 公司在该项目合同管理过程中对于所涉及到的索赔事件缺少敏感度，所以在合同条款履行中相关证据、材料保存不够重视，很多证据资料都不具法律效力。

（3）由于缺乏合同索赔意识，在施工过程中对于需要索赔的事件内容不知道如何索赔，甚至对索赔流程不清晰。甚至一些情况下为了赶工期、避免不必要的麻烦会放弃项目索赔，严重影响自身利益。

2 强化合同管理在工程建筑管理中的策略

2.1 严格落实合同签订制度修订和优化工作

针对施工合同签订过程中A 公司出现的前期评审工作不完善的问题，要进一步严格落实招标企业资质审查制度。在项目招标之前必须对招标企业近期项目业绩、财务情况以及相应的履约能力进行充分调研审查，具体包含了招标企业的营业执照信息、资质等级证书情况、财务指标状况、生产经营风险情况等，全面落实好招标方资质审查工作后才可以开展投标工作[4]。在招投标过程中，一旦发现招标方的资格存在问题，必须及时地进行核查。利用公司的信息公示系统、网络等平台对招标方的资格进行严格审查，并将最终的审查文件作为投标决策依据进行保存，对于一些大型项目甚至要实地的考察招标方的经营情况，严格落实好合同签订前的评审工作。

2.2 进一步完善项目合同管理制度

文章案例中，该项目施工中所有的管理制度均来自于A 公司，而公司的管理制度和施工工艺工法基本上每个月都会有所更新，所以从合同管理的角度来讲，根据公司的制度变更进度及时地更新项目合同管理制度，同时要结合项目特点及时调整项目内部管控措施。例如，在案例项目建设过程中，由于之前钢筋材料市场价格总是高低不定，所以A 公司为了解决项目造价的问题，对于钢筋材料的采购按照“固定单价”招标的方式进行。随后的施工过程中发现这种方式无法满足项目进度要求，钢筋材料经常性出现跟不上施工进度的情况，以至于延误项目进度。为此，A 公司项目管理人员对合同制度作出调整，进一步完善供应商目录，改变单一供货机制，在保证钢筋等大宗物资质量的前提下，避免出现材料进场跟不上进度的情况。

由此可见，完善合同管理制度直接关系到项目施工进度和造价，所以合同管理工作规范性至关重要[5]。对于项目管理企业来讲，要从合同签订的全过程着手，制定科学严格、充分可行、细致完善的合同管理制度，为各个阶段合同管理工作提供科学指导。有了完善的合同管理制度，即便是合同管理人员或施工人员存在工作失误、经验缺失的问题，也可以在合同管理制度的指导下及时的纠正失误，确保项目如期、高质量完工[6]。

2.3 重视项目索赔合同管理

为了科学制度化的规避项目索赔产生的影响，合同索赔管理要注意以下几点：

（1）索赔时效性。案例中的项目由于没有重视索赔时效，所以在后期合同管理人员才提出建议在后续的合同中设置索赔时限的问题。所以针对不同的项目应该设置一定的索赔时限，例如在造成索赔事件后的2 周内，要求项目承包商提出索赔书面报告，并在报告出具的3 周内提交索赔相关材料，并在合同内注明“超期索赔失效”的字目。

（2）确保索赔资料完整性。案例中的项目施工过程中，曾出现过由于事先口头承诺没有保留索赔证据材料，最终导致A 公司索赔困难的情况。因此合同管理中，索赔资料完整性至关重要，不仅需要书面合同和相关附件，项目招标文件、工程施工图纸、技术数据、项目预算和决算、数据清单、项目纪要、项目合同、说明等所有与项目以及索赔内容相关的各种签证表格都需要完善，并确保资料的完整性。

3 结语

总而言之，合同管理对于工程项目建设管理质量和成效至关重要，工程项目单位以及各个参与方要善于从以往的项目中吸取经验教训，进一步明确合同管理中的各类问题，从项目建设前、建设中、竣工后各个环节着手落实好合同管理工作，严格按照动态化管理、全程化管理、系统化管理的原则进行合同管理，在充分利用合同管理提高项目质量的同时，更不能被合同管理漏洞所“牵连”，全方位提高合同管理水平，为后续的工程项目合同管理工作提供更有效的帮助。